辦公室如何在企業(yè)中發(fā)揮好橋梁紐帶作用

萬江蘭 貴陽市城市發(fā)展投資集團(tuán)股份有限公司

為了提升辦公室的橋梁紐帶作用，應(yīng)提升辦公室人員的專業(yè)能力與服務(wù)意識(shí)，使其明確自身的責(zé)任，并根據(jù)相關(guān)制度開展工作，為辦公室工作運(yùn)行發(fā)展提供動(dòng)力。

一、辦公室的職能

辦公室擔(dān)任著監(jiān)督、協(xié)調(diào)、推動(dòng)管理工作改革發(fā)展的重要作用。辦公室工作內(nèi)容比較復(fù)雜，需要相關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)揮帶頭作用，積極配合辦公室工作，落實(shí)辦公室人員的責(zé)任、工作內(nèi)容，為提升辦公室工作質(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（一）監(jiān)督管理作用

辦公室工作中，需要根據(jù)企事業(yè)單位的需求進(jìn)行會(huì)議、落實(shí)經(jīng)營計(jì)劃等工作，以保證企事業(yè)單位的經(jīng)營管理效果。需要發(fā)揮辦公室的監(jiān)督作用，對會(huì)議的召開、決策的執(zhí)行、制度的落實(shí)等進(jìn)行全過程管理，以保證辦公室工作的實(shí)施效果[1]。

（二）促使企事業(yè)單位改革

辦公室工作中，可以發(fā)現(xiàn)較多類型的問題，如制度不完善、決策不合理等等，通過與其他部門的溝通互動(dòng)，可以將經(jīng)營管理問題反饋給管理層，使管理人員意識(shí)到自身工作問題，并做出相應(yīng)的改變，解決以往的管理問題。

（三）綜合協(xié)調(diào)作用

辦公室擔(dān)任著綜合協(xié)調(diào)的工作，通過與職能部門、員工的溝通協(xié)調(diào)，可以了解各項(xiàng)工作的實(shí)施情況與經(jīng)營管理質(zhì)量，對提升企事業(yè)單位的綜合管理效果具有積極作用。若是辦公室不能發(fā)揮自身的溝通作用，忽略與上下級(jí)部門的交流，那么會(huì)影響相關(guān)工作的實(shí)施效果，無法保證工作質(zhì)量。由此可以看出辦公室橋梁紐帶的作用，為發(fā)揮辦公室職能作用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（四）對外協(xié)調(diào)作用

辦公室作為對外協(xié)調(diào)工作實(shí)施的重要組織機(jī)構(gòu)，是外界了解企事業(yè)單位形象的重要媒介。為了提升企事業(yè)單位的社會(huì)形象，獲得更多群眾的認(rèn)可，應(yīng)發(fā)揮辦公室溝通職能，將企事業(yè)單位的政策或者相關(guān)發(fā)展方針呈現(xiàn)給外界，為公眾了解企事業(yè)單位情況提供渠道，促使企事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展。

二、辦公室運(yùn)行現(xiàn)狀

辦公室作為一個(gè)綜合部門，負(fù)責(zé)較多的工作，對辦公室工作人員有較高的要求。若想提升辦公室運(yùn)行管理效果，需要明確當(dāng)前辦公室運(yùn)行中存在的問題，并結(jié)合辦公室的職能制定解決問題的措施，以此發(fā)揮辦公室的橋梁紐帶作用。首先，少數(shù)辦公室人員主動(dòng)工作意識(shí)薄弱，處于被動(dòng)工作狀態(tài)。辦公室工作內(nèi)容比較復(fù)雜，需要工作人員主動(dòng)與其他職能部門人員互動(dòng)，通過信息交流的方式，為上級(jí)部門與基層部門工作的開展及時(shí)提供數(shù)據(jù)信息。實(shí)際工作中，一些辦公室人員處于被動(dòng)工作狀態(tài)，忽略與其他部門人員的互動(dòng)，影響了辦公室上傳下達(dá)職能的發(fā)揮。其次，部分辦公室工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。辦公室工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、職業(yè)能力會(huì)對辦公室工作產(chǎn)生直接的影響。部分工作人員缺乏服務(wù)意識(shí)，且專業(yè)能力不強(qiáng)，無法勝任辦公室工作要求。此外，企業(yè)在辦公室人員管理方面存在一些不足，缺少針對辦公室工作人員的培訓(xùn)管理，不能為辦公室人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的理論知識(shí)與工作方法提供有效的渠道，無法為優(yōu)秀人才隊(duì)伍的建設(shè)提供支撐。

三、發(fā)揮辦公室橋梁紐帶作用的思路

（一）掌握辦公室工作內(nèi)容

辦公室工作發(fā)揮著不可代替的作用，是落實(shí)上級(jí)任務(wù)，輔助相關(guān)部門解決問題的重要媒介。為了提升辦公室工作質(zhì)量，提升辦公室橋梁紐帶作用，應(yīng)使辦公室工作人員了解辦公室的職能、范圍、工作內(nèi)容，基于此開展工作，提升辦公室工作的效果。日常工作中，要求辦公室按照相關(guān)的規(guī)則與規(guī)定操作，落實(shí)辦公室責(zé)任的同時(shí)，提升辦公室服務(wù)水平[2]。首先，加強(qiáng)對新時(shí)期辦公室工作要求的分析，了解辦公室工作的規(guī)律與任務(wù)，明確辦公室相關(guān)任務(wù)與責(zé)任，為高質(zhì)量服務(wù)工作的開展提供保障。其次，從管理角度入手，了解不同部門對辦公室工作的需求，將其與辦公室管理工作有機(jī)融合，為提升辦公室工作質(zhì)量與效率打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過對不同部門需求的分析，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公室管理中存在的問題，有利于辦公室橋梁紐帶作用的發(fā)揮。

（二）堅(jiān)定政治立場

辦公室工作中，工作人員應(yīng)具備堅(jiān)定的政治立場，可以根據(jù)上級(jí)部門的要求、黨組織的要求進(jìn)行各項(xiàng)工作，在提升辦公室工作水平的同時(shí)，促使辦公室工作順利進(jìn)行。政治立場是推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營管理工作實(shí)施的媒介，也是優(yōu)化辦公室質(zhì)量的前提。若是辦公室人員不具備堅(jiān)定的政治立場，就會(huì)影響相關(guān)工作的實(shí)施效果，無法為上下級(jí)部門溝通提供保障[3]。因此，辦公室工作中，工作人員應(yīng)做好企事業(yè)單位形象、利益的維護(hù)工作，利用有效的溝通，提升各部門的信息互動(dòng)效果與合作意識(shí)，通過通力合作解決經(jīng)營管理問題，發(fā)揮辦公室的作用。

（三）提升服務(wù)水平

辦公室具有為上下級(jí)提供相關(guān)服務(wù)的職能，通過上傳下達(dá)的方式，能夠落實(shí)規(guī)章制度，提升相關(guān)工作的約束與規(guī)范化管理效果。為發(fā)揮辦公室橋梁紐帶作用，應(yīng)提升辦公室的服務(wù)水平，使辦公室工作人員意識(shí)到自身的職責(zé)、工作內(nèi)容與工作范圍，為職能部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使職能部門在辦公室的輔助下更好地運(yùn)行，創(chuàng)造更多的效益與價(jià)值。

四、提升辦公室橋梁紐帶作用的對策

（一）明確辦公室的定位

為提升辦公室橋梁紐帶作用，應(yīng)明確辦公室發(fā)揮的作用，確定辦公室的定位，通過有針對性地操作的方式提升辦公室工作的質(zhì)量，為高質(zhì)量管理工作的開展做好鋪墊。首先，以國家政策方針為指導(dǎo)思想，按照相關(guān)政策要求進(jìn)行辦公室工作，提升辦公室工作服務(wù)水平，防止出現(xiàn)與國家政策或者法律法規(guī)不符的問題，為提高企事業(yè)單位綜合管理水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。辦公室工作比較復(fù)雜，若是工作中過于強(qiáng)調(diào)工作內(nèi)容、職責(zé)，忽略國家政策方針，會(huì)影響辦公室工作效率。因此，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，自覺用習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想武裝自身的頭腦與思想，為推動(dòng)辦公室工作發(fā)展做好鋪墊，其次，參與企事業(yè)單位管理工作，了解單位綜合工作、重點(diǎn)工作、難點(diǎn)工作，掌握上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，了解基層員工的意見，為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的參考，為企事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展提供保障。具體操作中，辦公室工作人員應(yīng)主動(dòng)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、基層員工互動(dòng)，利用多種有效的溝通獲取相關(guān)的信息，解決辦公室工作問題，提升辦公室管理效果[4]。最后，樹立信息數(shù)據(jù)的收集管理意識(shí)，為辦公室工作的開展提供便利。日常工作中，辦公室需要處理較多的電子郵件、文件、報(bào)刊，此類文件中包含較多的信息，這些信息與企事業(yè)單位經(jīng)營管理工作密切相關(guān)，是辦公室了解各個(gè)部門工作情況、工作能力的重要媒介。若是信息管理不到位，就會(huì)影響辦公室橋梁紐帶作用的發(fā)揮，無法提升溝通效果。因此，需要工作人員做好信息收集與管理工作，將重點(diǎn)信息及時(shí)分享給職能部門，為提升信息應(yīng)用價(jià)值打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)

辦公室最主要的職能就是溝通協(xié)調(diào)。通過與上下級(jí)的有效交流，可以獲取重要信息，對落實(shí)辦公室職責(zé)具有很大的幫助。為避免出現(xiàn)辦公室人員各自為政的局面，應(yīng)建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制，確定辦公室人員的職責(zé)，要求工作人員按照相關(guān)的管理制度與機(jī)制開展工作，以此保障辦公室工作的合理性與科學(xué)性。為了更好地發(fā)揮辦公室的溝通協(xié)調(diào)職能，要做好以下工作：首先，明確辦公室與其他部門之間的關(guān)系，充分發(fā)揮辦公室指導(dǎo)、協(xié)調(diào)與服務(wù)的職能作用，幫助其他職能部門解決問題，提升辦公室管理效果。日常工作中，辦公室人員應(yīng)樹立協(xié)調(diào)、指導(dǎo)與服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)利用自身的崗位工作，解決辦公室經(jīng)營管理問題，為提升辦公室管理效果奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次，創(chuàng)新溝通協(xié)調(diào)的方法，提升交流效果。由于辦公室服務(wù)對象不同，所以采取的交流方法也不同[5]。為了提升辦公室溝通協(xié)調(diào)效果，應(yīng)以工作性質(zhì)、要求為前提，將此作為溝通方法選擇的依據(jù)，利用有效互動(dòng)解決問題，促使管理工作有序進(jìn)行。最后，加強(qiáng)與基層部門、上級(jí)部門的信息互動(dòng)，通過多元化溝通的方式了解企事業(yè)單位各項(xiàng)工作實(shí)施情況，并輔助上級(jí)部門制定科學(xué)管理策略，為提升各部門的工作效率、工作質(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）充分發(fā)揮辦公室的職能

為了提升辦公室工作質(zhì)量，促使企事業(yè)單位職能部門工作順利進(jìn)行，應(yīng)發(fā)揮辦公室的職能，從統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、信息集成管理與監(jiān)督管理三個(gè)方面入手，優(yōu)化辦公室工作質(zhì)量，促使企事業(yè)單位經(jīng)營管理工作順利進(jìn)行。

首先，利用辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)功能，優(yōu)化辦公室經(jīng)營管理效果。日常工作中，要發(fā)揮辦公室的牽頭作用，協(xié)調(diào)各個(gè)部門，為企事業(yè)單位健康運(yùn)行提供保障[6]。辦公室人員可以根據(jù)職能部門在企事業(yè)單位中的地位或者職能，制定統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理方案，通過對職能部門的協(xié)調(diào)管理，調(diào)動(dòng)各級(jí)人員的工作積極性，為推動(dòng)企事業(yè)單位經(jīng)營管理工作的開展提供保障。

其次，借助信息技術(shù)提升信息管理效果。辦公室每天會(huì)產(chǎn)生較多的數(shù)據(jù)信息，若是采用傳統(tǒng)方法開展工作，會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息利用率不高的問題，不利于辦公室工作開展。為提升數(shù)據(jù)信息管理效果，要引進(jìn)信息技術(shù)手段，建立信息化管理平臺(tái)，將各部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息有機(jī)融合，為辦公室了解上級(jí)、下級(jí)部門工作情況提供依據(jù)。在信息化管理平臺(tái)的支持下，不僅可以提升數(shù)據(jù)收集、處理效果，同時(shí)還可以輔助辦公室人員挖掘數(shù)據(jù)信息背后蘊(yùn)含的價(jià)值，對提升企事業(yè)單位運(yùn)行效果具有重要意義。辦公室可以建立信息化檔案系統(tǒng)，將辦公室產(chǎn)生的信息有機(jī)融合，為發(fā)揮辦公室橋梁樞紐作用提供資源保障，促使辦公室管理工作有序進(jìn)行。

最后，發(fā)揮辦公室監(jiān)督職能。辦公室可以通過監(jiān)督職能的貫徹落實(shí)，提升對職能部門的監(jiān)管，為職能部門健康運(yùn)行提供保障[7]。通過日常的工作，辦公室工作人員可以了解規(guī)章制度、上級(jí)政策方針的貫徹落實(shí)情況，并利用自身的監(jiān)管作用與協(xié)調(diào)職能，主動(dòng)與相關(guān)部門互動(dòng)，提升職能部門的工作積極性，為高質(zhì)量工作開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（四）優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量

為發(fā)揮橋梁紐帶的作用，辦公室應(yīng)不斷優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使企事業(yè)單位在辦公室的輔助下更好地發(fā)展。首先，要提升辦公室人員服務(wù)意識(shí)，使其對自身工作重點(diǎn)、工作范圍等產(chǎn)生初步的認(rèn)識(shí)，并以積極熱情的態(tài)度參與崗位工作，以此提高辦公室工作質(zhì)量。部分辦公室人員缺乏服務(wù)意識(shí)，認(rèn)為自己只要完成崗位工作即可，不需要在其他環(huán)節(jié)工作投入更多的精力，所以不能體現(xiàn)出辦公室的職能優(yōu)勢。實(shí)際工作中，可以組織相關(guān)的宣傳活動(dòng)，對辦公室人員進(jìn)行思想方面的熏陶，提升工作人員的責(zé)任感與使命感，為提升辦公室工作質(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次，增加與基層員工的互動(dòng)?；鶎訂T工的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)會(huì)影響辦公室工作質(zhì)量。若是基層員工工作態(tài)度不熱情或者配合意識(shí)不強(qiáng)，會(huì)影響上級(jí)政策的執(zhí)行與實(shí)施。為解決這一問題，辦公室人員應(yīng)主動(dòng)與基層員工互動(dòng)，了解基層員工的思想狀態(tài)，將重要信息反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員，使企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者了解基層情況，并在辦公室的輔助下提升基層員工的工作積極性，促使相關(guān)工作順利進(jìn)行。

（五）優(yōu)化辦公室人員的專業(yè)性

辦公室工作人員的專業(yè)素養(yǎng)會(huì)影響辦公室統(tǒng)籌管理、協(xié)調(diào)互動(dòng)效果。為了提升辦公室工作質(zhì)量，促使相關(guān)工作順利進(jìn)行，應(yīng)做好辦公室人員隊(duì)伍的建設(shè)工作，提升從業(yè)人員的專業(yè)性，使其掌握專業(yè)知識(shí)與技能，為高質(zhì)量工作開展提供保障。首先，要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代化工作方法與技能，促使辦公室工作有序進(jìn)行[8]。應(yīng)針對辦公室工作中常見的問題，制定個(gè)性化培訓(xùn)內(nèi)容，對辦公室人員進(jìn)行多維度的教育，使其在培訓(xùn)中提高綜合素質(zhì)。如，為了提升辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)，組織專題培訓(xùn)活動(dòng)，圍繞公文處理、保密業(yè)務(wù)知識(shí)、合同管理、督查督辦工作、會(huì)務(wù)接待、信息公開等開展專題培訓(xùn)。其次，提升辦公室人員的創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)，引導(dǎo)其利用現(xiàn)代化工作方法開展工作，提升辦公室工作質(zhì)量，促使管理工作有序進(jìn)行。實(shí)際工作中，可以邀請行業(yè)中的專家，將辦公室使用的現(xiàn)代化系統(tǒng)、先進(jìn)理念等作為主要內(nèi)容，利用案例與理論結(jié)合的方式，激發(fā)辦公室工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，使其在潛移默化中樹立正確的價(jià)值觀與人生觀。

五、結(jié)語

總而言之，發(fā)揮好辦公室橋梁樞紐作用是提升企事業(yè)單位經(jīng)營管理效果，促使各項(xiàng)工作順利實(shí)施的前提。為此，應(yīng)明確辦公室的職責(zé)，堅(jiān)定辦公室人員的政治立場，使其明確辦公室工作內(nèi)容，利用專業(yè)優(yōu)勢提升服務(wù)工作質(zhì)量。日常工作中，應(yīng)根據(jù)辦公室的定位，利用良好的溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)水平，提升辦公室工作效果，使辦公室在優(yōu)秀工作人員隊(duì)伍的支持下健康發(fā)展。