高?；üこ绦畔⒒到y(tǒng)的構(gòu)建及應(yīng)用探索

夏俊彥 李旭鵬 吳建華

關(guān)鍵詞：高校；信息化建設(shè)；工程管理審計(jì)

在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，信息化技術(shù)開(kāi)始在高校審計(jì)工作中逐漸推廣。教育部先后出臺(tái)《教育系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》《關(guān)于推進(jìn)直屬高等學(xué)校審計(jì)信息化建設(shè)的意見(jiàn)》等文件，對(duì)教育系統(tǒng)審計(jì)工作提出了新要求，指出要更新審計(jì)理念、革新審計(jì)手段，運(yùn)用信息化手段提高審計(jì)效率，強(qiáng)調(diào)審計(jì)信息化建設(shè)的時(shí)代必然性和必然趨勢(shì)。高校必須充分認(rèn)識(shí)審計(jì)信息化建設(shè)的重要性和必要性，高度重視信息化建設(shè)在提升審計(jì)能力方面的戰(zhàn)略性地位。

1 信息化系統(tǒng)的建設(shè)背景

1.1 新校區(qū)項(xiàng)目概況

北京化工大學(xué)新校區(qū)項(xiàng)目位于北京市昌平區(qū)南澗路29號(hào)，占地約1964畝，總建筑規(guī)模90.3萬(wàn)平方米（不含地下），按照“一次規(guī)劃，分期實(shí)施”的原則分三期建設(shè)，項(xiàng)目建設(shè)一期：2011—2017年，征地、建設(shè)部分配套基礎(chǔ)設(shè)施和圖書(shū)館、體育館等10個(gè)單體項(xiàng)目共34萬(wàn)平方米。項(xiàng)目建設(shè)二期：2018—2025年，建設(shè)部分配套基礎(chǔ)設(shè)施和教學(xué)科研用房等26萬(wàn)平方米。項(xiàng)目建設(shè)三期：2025年后，根據(jù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展需要建設(shè)各類科研用房等[1]。

1.2 信息化建設(shè)的必要性

新校區(qū)項(xiàng)目是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，項(xiàng)目按類型可分為征地、前期服務(wù)項(xiàng)目、單體項(xiàng)目、基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，各類項(xiàng)目又可劃分為不同的階段實(shí)施，包含投資估算、設(shè)計(jì)概算、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、工程量清單與招標(biāo)控制價(jià)、投標(biāo)報(bào)價(jià)、簽訂合同、變更洽商簽證、付款、結(jié)算等各類審批環(huán)節(jié)。具體到每個(gè)單體又會(huì)涉及不同的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、造價(jià)咨詢、全過(guò)程審計(jì)等眾多參建單位[2]。

針對(duì)新校區(qū)項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)、工程類型復(fù)雜、參建單位多、審批事項(xiàng)多等特點(diǎn)，急需構(gòu)建統(tǒng)一的項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)，以合同管理與資金管理為紐帶，讓各參建單位足不出戶進(jìn)行瀏覽、審批、監(jiān)督和管理等工作，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的精細(xì)化和參建單位管理的規(guī)范化。校內(nèi)參與新校區(qū)項(xiàng)目管理的各部門(mén)、各單位，對(duì)各類審批事項(xiàng)的審批結(jié)果留存痕跡，將審批權(quán)限暴露在陽(yáng)光下，各部門(mén)、各單位互相監(jiān)督，減少和化解干部的廉政風(fēng)險(xiǎn)，真正實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和監(jiān)控，降低新校區(qū)項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)。

2 信息化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)優(yōu)化

2.1 信息化系統(tǒng)的立項(xiàng)開(kāi)發(fā)

2013 年9 月，根據(jù)新校區(qū)項(xiàng)目對(duì)管理軟件的需求，新校區(qū)建設(shè)指揮部聯(lián)合監(jiān)督審計(jì)辦公室對(duì)上級(jí)基建主管部門(mén)和兄弟院校使用管理軟件情況進(jìn)行了調(diào)研，并對(duì)滿足管理需求的軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)進(jìn)行了實(shí)地考察。2013年11月，通過(guò)學(xué)校規(guī)定的采購(gòu)比選程序，引入信息化系統(tǒng)。2014年3月，信息化系統(tǒng)開(kāi)始正式運(yùn)行，將勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、造價(jià)咨詢、審計(jì)等各參建單位，與校內(nèi)各相關(guān)部門(mén)納入統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)。按照各部門(mén)職能與人員崗位職責(zé)，配置控制流程和審批權(quán)限，完成各類事項(xiàng)的線上流轉(zhuǎn)和審批，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃管理、綜合管理、合同管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、工作報(bào)表、知識(shí)查詢及全過(guò)程跟蹤審計(jì)的信息化功能[3]。

2.2 信息化系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)

1） 審批程序和控制流程的升級(jí)

根據(jù)各部門(mén)管理職能與人員崗位職責(zé)，首先確定了土地購(gòu)置（征地）項(xiàng)目、前期服務(wù)項(xiàng)目、基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目三類事項(xiàng)的審批程序和控制流程，完成各項(xiàng)審批流程的預(yù)先配置工作，保證信息化系統(tǒng)投入前期使用。隨后又確定了單體項(xiàng)目立項(xiàng)階段、勘察階段、設(shè)計(jì)階段、招投標(biāo)階段、實(shí)施階段、結(jié)算階段各類事項(xiàng)的審批程序和控制流程，完成各項(xiàng)審批流程的預(yù)先配置工作，信息化系統(tǒng)完成第一次升級(jí)改造，審批流程的配置更加合理。

2） 審批權(quán)限的優(yōu)化

根據(jù)信息化系統(tǒng)使用過(guò)程中的工作需要，對(duì)“設(shè)計(jì)變更單”“設(shè)計(jì)變更費(fèi)用”“工程洽商單”“工程洽商費(fèi)用”“工程簽證單”“工程簽證費(fèi)用”等業(yè)務(wù)流程及“工程進(jìn)度款支付”“服務(wù)類進(jìn)度款支付”等業(yè)務(wù)流程的審批權(quán)限進(jìn)行優(yōu)化，采用按金額配置流程的方式，優(yōu)化審批權(quán)限配置，提高事項(xiàng)審批的效率和精度。

3） 信息化系統(tǒng)使用途徑的升級(jí)

在桌面客戶端的基礎(chǔ)上，開(kāi)通了移動(dòng)客戶端，增加企業(yè)微信掃碼登錄和企業(yè)微信審批功能，實(shí)現(xiàn)了通過(guò)手機(jī)就能完成各類事項(xiàng)審批，不再受辦公地點(diǎn)的限制。增加審批事項(xiàng)短信自動(dòng)提醒和超時(shí)跳轉(zhuǎn)功能，對(duì)每位審批人員設(shè)置了審批時(shí)限，提高流程審批的時(shí)效性，徹底解決流程審批滯后的問(wèn)題。

4） 信息化系統(tǒng)功能的拓展

根據(jù)工作需要增加了計(jì)劃管理功能，實(shí)現(xiàn)了各單體項(xiàng)目從投資估算到設(shè)計(jì)概算，招標(biāo)控制價(jià)、合同價(jià)逐步計(jì)劃控制。增加單體項(xiàng)目設(shè)計(jì)概算預(yù)警功能、招標(biāo)控制價(jià)預(yù)警功能，發(fā)揮審計(jì)預(yù)警作用，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)控制工程投資[4]。

3 信息化系統(tǒng)的功能模塊

根據(jù)各部門(mén)管理職能與人員崗位職責(zé)搭建系統(tǒng)框架（圖1） ，預(yù)先配置各類事項(xiàng)的控制流程和審批權(quán)限（圖2） 。

3.1 計(jì)劃管理模塊

計(jì)劃管理模塊包含階段計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃匯總、調(diào)整、計(jì)劃匯總、對(duì)比分析等二級(jí)模塊。

1） 階段計(jì)劃模塊實(shí)現(xiàn)錄入投資估算、設(shè)計(jì)概算、招標(biāo)控制價(jià)、根據(jù)模板導(dǎo)入并自動(dòng)識(shí)別清單的功能。

2） 實(shí)施計(jì)劃模塊實(shí)現(xiàn)“增刪改查”實(shí)施計(jì)劃，自動(dòng)按照時(shí)間段關(guān)聯(lián)實(shí)際完成金額和在途發(fā)生金額，形成計(jì)劃金額、實(shí)際完成金額和在途發(fā)生金額統(tǒng)計(jì)表的功能。

3） 實(shí)施計(jì)劃匯總模塊實(shí)現(xiàn)按照計(jì)劃模板生成項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃匯總表的功能。

4） 調(diào)整模塊實(shí)現(xiàn)自動(dòng)根據(jù)調(diào)整類型（變更、洽商、簽證、索賠等）分類統(tǒng)計(jì)出預(yù)計(jì)調(diào)整金額、實(shí)際已發(fā)生金額、在途發(fā)生金額的功能。

5） 計(jì)劃匯總模塊實(shí)現(xiàn)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)投資估算、建設(shè)內(nèi)容、審批概算、資金來(lái)源和支出的功能。

6） 對(duì)比分析模塊實(shí)現(xiàn)按照計(jì)劃分步對(duì)比投資估算、設(shè)計(jì)概算、招標(biāo)控制價(jià)的金額并圖形顯示的功能。

3.2 綜合管理模塊

綜合管理模塊包含項(xiàng)目信息、事項(xiàng)審批、函件管理、項(xiàng)目協(xié)同、工作底稿、工作臺(tái)賬、工作檔案、人員績(jī)效等二級(jí)模塊。

1） 項(xiàng)目信息模塊實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息查閱、圖片展示、工作人員配置、項(xiàng)目計(jì)劃、方案配置、檔案配置、臺(tái)賬規(guī)則設(shè)置、結(jié)項(xiàng)配置、項(xiàng)目狀態(tài)調(diào)整、報(bào)告輸出的功能。

2） 事項(xiàng)審批模塊實(shí)現(xiàn)待辦事項(xiàng)提醒、事項(xiàng)發(fā)起、事項(xiàng)查看、事項(xiàng)催辦、流程監(jiān)控（包括處理中的流程、處理完成的流程、已凍結(jié)的流程、已刪除的流程）、文件審批（包括流程附件、蓋章文件、轉(zhuǎn)簽單、會(huì)簽單、支出申請(qǐng)單）的功能[5]。

3） 函件管理模塊實(shí)現(xiàn)函件發(fā)送、函件接收、函件審核的功能。

4） 項(xiàng)目協(xié)同模塊實(shí)現(xiàn)新建項(xiàng)目協(xié)同、討論主題、附件上傳的功能。

5） 工作底稿模塊實(shí)現(xiàn)工作底稿列表、校審轉(zhuǎn)簽單列表（校審記錄表、轉(zhuǎn)簽單、外部轉(zhuǎn)簽單、會(huì)簽單、支出申請(qǐng)單、附件下載）的功能。

6） 工作臺(tái)賬模塊實(shí)現(xiàn)自動(dòng)形成臺(tái)賬列表，補(bǔ)充、編輯、刪除和共享臺(tái)賬的功能。

7） 工作檔案模塊實(shí)現(xiàn)檔案文件自動(dòng)歸檔、檔案數(shù)據(jù)共享、紙質(zhì)檔案列表、日志管理（跟蹤、共享）、會(huì)議紀(jì)要編寫(xiě)與共享的功能。

8） 人員績(jī)效模塊實(shí)現(xiàn)根據(jù)數(shù)據(jù)計(jì)算期內(nèi)人員的工作效率進(jìn)行考核的功能。

3.3 合同管理模塊

合同管理模塊包含單位合同、共享合同等二級(jí)模塊。

對(duì)項(xiàng)目所有合同進(jìn)行統(tǒng)一分類管理，包括勘察設(shè)計(jì)合同、施工總承包合同、分包合同、招標(biāo)代理合同、監(jiān)理合同、材料采購(gòu)合同、設(shè)備購(gòu)置合同、其他經(jīng)濟(jì)合同等，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行便捷查看。實(shí)現(xiàn)查看合同的執(zhí)行情況、合同工作事項(xiàng)、合同類型、合同編號(hào)、合同名稱、合同金額、合作單位、簽訂時(shí)間、預(yù)付款、預(yù)付款比例、進(jìn)度款、進(jìn)度款比例、變更金額、結(jié)算金額、與合同金額比較、結(jié)算款支付、最終結(jié)清支付的功能。

3.4 風(fēng)險(xiǎn)管理模塊

風(fēng)險(xiǎn)按屬性可以劃分為建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)和廉政風(fēng)險(xiǎn)，按照《教育部直屬高?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防控手冊(cè)》要求，在信息化系統(tǒng)中配置了相關(guān)廉政風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防控措施，對(duì)項(xiàng)目投資全過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)分階段進(jìn)行識(shí)別、分析、評(píng)估、整理，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)分類及實(shí)時(shí)提醒，將項(xiàng)目?jī)?nèi)的可控風(fēng)險(xiǎn)降到最低，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查看每個(gè)階段每個(gè)工作事項(xiàng)所存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，風(fēng)險(xiǎn)的類型、級(jí)別、防控措施，風(fēng)險(xiǎn)提前預(yù)警并采取措施的功能。

3.5 工作報(bào)表模塊

工作報(bào)表模塊包含項(xiàng)目資金使用情況匯總表、項(xiàng)目動(dòng)態(tài)成本統(tǒng)計(jì)表、變更數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、經(jīng)費(fèi)使用情況表、概算計(jì)劃執(zhí)行情況表、項(xiàng)目工作進(jìn)展情況匯總表、項(xiàng)目付款匯總表、工作簡(jiǎn)報(bào)等二級(jí)模塊。

1） 項(xiàng)目資金使用情況匯總表模塊實(shí)現(xiàn)按照項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)合同金額、價(jià)款調(diào)整金額、結(jié)算金額、累計(jì)支付金額、累計(jì)支付比例的功能。

2） 項(xiàng)目動(dòng)態(tài)成本統(tǒng)計(jì)表模塊實(shí)現(xiàn)按照當(dāng)前時(shí)間自動(dòng)匯總當(dāng)月動(dòng)態(tài)成本（列取項(xiàng)目名稱、控制成本、已發(fā)生成本比例、已發(fā)生金額、合同金額、變更金額、已付款金額及比例）的功能。

3） 變更數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表模塊實(shí)現(xiàn)按照調(diào)整類型動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)的功能。

4） 經(jīng)費(fèi)使用情況表模塊實(shí)現(xiàn)按照付款時(shí)間及資金來(lái)源分析統(tǒng)計(jì)經(jīng)費(fèi)使用情況（列取資金來(lái)源、合同名稱、合同金額、付款金額、付款性質(zhì)、付款時(shí)間）的功能。

5） 概算計(jì)劃執(zhí)行情況表模塊實(shí)現(xiàn)按照概算文件內(nèi)容分析概算計(jì)劃執(zhí)行情況（列取項(xiàng)目名稱、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)內(nèi)容分項(xiàng)、可研批復(fù)金額、審定設(shè)計(jì)概算金額、招標(biāo)控制價(jià)、合同名稱、合同金額、已支付金額、已支付比例）的功能。

6） 項(xiàng)目工作進(jìn)展情況匯總表模塊實(shí)現(xiàn)查看各項(xiàng)目工作事項(xiàng)完成情況、查看催辦流程、查看歷史數(shù)據(jù)的功能。

7） 項(xiàng)目付款匯總表模塊實(shí)現(xiàn)自動(dòng)匯總項(xiàng)目付款情況（列取項(xiàng)目名稱、合同名稱、合同編號(hào)、收款單位、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、合同金額、截至上月累計(jì)付款金額、截至上月累計(jì)付款比例、本月付款金額、累計(jì)付款金額、累計(jì)付款比例）的功能。

8） 工作簡(jiǎn)報(bào)模塊實(shí)現(xiàn)自動(dòng)提取系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成初步簡(jiǎn)報(bào)、用戶自行編輯快捷生成項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)的功能。

3.6 知識(shí)查詢模塊

提供了大量的法律法規(guī)文件、造價(jià)信息數(shù)據(jù)、計(jì)價(jià)規(guī)范、定額庫(kù)、圖集數(shù)據(jù)庫(kù)、咨詢案例與經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)方便用戶查詢和參考的功能，提高了審核效率和質(zhì)量。

4 信息化系統(tǒng)對(duì)工程管理審計(jì)的重要作用

4.1 完善內(nèi)部控制，落實(shí)管理責(zé)任

將校內(nèi)參與新校區(qū)管理的各部門(mén)納入統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)，按照各部門(mén)管理職能與人員崗位職責(zé)，配置不同的控制流程和審批權(quán)限，并且在實(shí)踐中不斷開(kāi)發(fā)優(yōu)化，這本身就是內(nèi)部控制制度的建立健全過(guò)程。通過(guò)各類事項(xiàng)的在線流轉(zhuǎn)、審批及留痕，對(duì)部門(mén)及人員的履職盡責(zé)能力與工作效率進(jìn)行評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)管理審計(jì)工作目標(biāo)。

4.2 控制項(xiàng)目造價(jià)，提高資源績(jī)效

通過(guò)線下工程造價(jià)審計(jì)，對(duì)投資估算、設(shè)計(jì)概算、招標(biāo)控制價(jià)、變更洽商簽證估價(jià)、竣工結(jié)算進(jìn)行審查和確認(rèn)，將審計(jì)結(jié)果在信息化系統(tǒng)中進(jìn)行配置，通過(guò)計(jì)劃管理、招標(biāo)控制價(jià)預(yù)警、設(shè)計(jì)概算預(yù)警等功能，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)控制工程投資，確保招標(biāo)控制價(jià)不超設(shè)計(jì)概算、設(shè)計(jì)概算不超投資估算、竣工決算不超投資估算。結(jié)合線下績(jī)效審計(jì)，對(duì)質(zhì)量、工期、安全等建設(shè)目標(biāo)及效益情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)管理審計(jì)工作目標(biāo)。

4.3 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，強(qiáng)化廉政建設(shè)

按照《教育部直屬高校基本建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防控手冊(cè)》要求，在信息化系統(tǒng)中配置廉政風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防控措施，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)管理功能實(shí)時(shí)提示風(fēng)險(xiǎn)，降低項(xiàng)目?jī)?nèi)的可控風(fēng)險(xiǎn)。結(jié)合線下全過(guò)程參與、全過(guò)程監(jiān)督，減少廉政風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)管理審計(jì)工作目標(biāo)。

5 結(jié)束語(yǔ)

北京化工大學(xué)新校區(qū)項(xiàng)目通過(guò)信息化手段實(shí)行全方位、全過(guò)程的規(guī)范管理與投資控制，將建設(shè)、施工、監(jiān)理、造價(jià)咨詢、審計(jì)等參建單位納入同一套信息化系統(tǒng)，各方之間互相配合、互相監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了完善內(nèi)部控制、落實(shí)管理責(zé)任、提高資源績(jī)效、強(qiáng)化廉政建設(shè)的建設(shè)工程管理審計(jì)工作目標(biāo)。高校需加快工程管理審計(jì)信息化建設(shè)，在工作中揭示風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)完善內(nèi)部管理，實(shí)現(xiàn)高校治理體系和治理能力的現(xiàn)代化。