高校房地產(chǎn)信息化建設(shè)的研究與實(shí)現(xiàn)——以北京林業(yè)大學(xué)為例

王麗君

高校房地產(chǎn)信息化建設(shè)的研究與實(shí)現(xiàn)——以北京林業(yè)大學(xué)為例

王麗君

[北京林業(yè)大學(xué)]

北京林業(yè)大學(xué)經(jīng)過(guò)立項(xiàng)籌備，需求分析及整理，業(yè)務(wù)需求方案調(diào)研，需求確認(rèn)與方案論證等環(huán)節(jié)，最終建設(shè)完成適用于學(xué)校土地、公用房、職工住宅日常業(yè)務(wù)辦理及信息管理的房地產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)成功解決了以前房地產(chǎn)管理難題，使得房地產(chǎn)管理和服務(wù)工作便捷與科學(xué)。當(dāng)前系統(tǒng)部分功能已上線運(yùn)行，效果良好，凸顯出高校房地產(chǎn)管理信息化建設(shè)的重要意義。

高校房地產(chǎn)；公用房；職工住房；信息管理系統(tǒng)

一、房地產(chǎn)信息化建設(shè)的意義

高校房地產(chǎn)一般包含學(xué)校土地、公用房以及職工住宅，其中公用房是指教學(xué)、科研、行政、生活和后勤等產(chǎn)權(quán)或使用權(quán)歸屬學(xué)校的房屋[1]，職工住宅包括學(xué)校分配的職工住房、職工周轉(zhuǎn)住房等。房地產(chǎn)作為高校基本辦學(xué)條件之一，關(guān)系到學(xué)校未來(lái)的發(fā)展和穩(wěn)定。因此房地產(chǎn)管理在高校國(guó)有資產(chǎn)管理中占據(jù)重要地位，提升學(xué)校房地產(chǎn)管理水平，優(yōu)化資源配置，盤(pán)活房屋資源是房地產(chǎn)管理單位的主要任務(wù)。近年來(lái)，高校辦學(xué)規(guī)模逐步擴(kuò)大，在房地產(chǎn)日常管理中涉及房地產(chǎn)數(shù)據(jù)種類多、數(shù)量大，且房屋資源不斷增加或翻新改造，房屋分配和基本信息的變更頻繁，經(jīng)常會(huì)遇到土地、房屋數(shù)據(jù)核準(zhǔn)難、查詢統(tǒng)計(jì)難等問(wèn)題[2-3]，學(xué)校不同部門上報(bào)和統(tǒng)計(jì)的房地?cái)?shù)據(jù)經(jīng)常不一致，有時(shí)候因?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T調(diào)動(dòng)，出現(xiàn)房屋管理信息不完整、檔案缺失等問(wèn)題。北京林業(yè)大學(xué)占地面積13176畝，其中校本部占地面積696畝，實(shí)驗(yàn)林場(chǎng)占地面積12480畝，總建筑面積731851㎡。在學(xué)校經(jīng)過(guò)多輪售房以及新項(xiàng)目建成后公用房調(diào)整等工作后，房產(chǎn)管理面臨的困難和問(wèn)題越來(lái)越多，房地產(chǎn)管理信息化和數(shù)據(jù)資源共享顯得尤為重要，開(kāi)發(fā)基于房地產(chǎn)信息為平臺(tái)的辦學(xué)條件支持的信息系統(tǒng)對(duì)于提高房地產(chǎn)管理水平和工作效率，實(shí)現(xiàn)高校房地產(chǎn)科學(xué)化、信息化、規(guī)范化、流程化、精細(xì)化、可視化管理有著重要意義。[2]

二、高校房地產(chǎn)信息化建設(shè)現(xiàn)狀

隨著高校擴(kuò)招，各類用房資源日趨緊張，越來(lái)越多的高校開(kāi)始改革房地產(chǎn)管理模式，注重房地產(chǎn)信息化建設(shè)，并針對(duì)本校實(shí)際情況建設(shè)開(kāi)發(fā)了公用房管理系統(tǒng)或住房管理系統(tǒng)，但由于各高校房地產(chǎn)現(xiàn)狀、管理部門和管理模式等不同以及計(jì)算機(jī)信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速等原因，各高校的房地產(chǎn)管理系統(tǒng)在功能和信息化程度上存在較大差異。[4-8]北京林業(yè)大學(xué)在系統(tǒng)研發(fā)初期對(duì)京內(nèi)外20多所高校以及4家軟件研發(fā)公司進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研，調(diào)研的高校大都研發(fā)了房地產(chǎn)系統(tǒng)平臺(tái)，軟件公司也為多所京內(nèi)外高校開(kāi)發(fā)了功能各異的房地產(chǎn)管理系統(tǒng)。在這些房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中，普遍針對(duì)公用房管理開(kāi)發(fā)，部分學(xué)校開(kāi)發(fā)了適用于本校周轉(zhuǎn)房管理、住房管理的系統(tǒng)。經(jīng)過(guò)立項(xiàng)籌備，需求整理，業(yè)務(wù)需求方案調(diào)研，公司方案交流與系統(tǒng)演示，高校案例與業(yè)內(nèi)公司走訪，需求確認(rèn)與方案論證等前期籌劃工作，學(xué)校結(jié)合調(diào)研情況并根據(jù)國(guó)家及學(xué)校房地產(chǎn)規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程等編制了《北京林業(yè)大學(xué)房地產(chǎn)管理系統(tǒng)需求分析》，為系統(tǒng)研發(fā)人員提供了系統(tǒng)用戶角色、數(shù)據(jù)字段、功能模塊和業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)接口、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等詳細(xì)的需求說(shuō)明。

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.系統(tǒng)用戶角色

系統(tǒng)用戶角色包括系統(tǒng)管理員和普通用戶，不同用戶角色進(jìn)入系統(tǒng)后有不同的界面和管理權(quán)限。其中系統(tǒng)管理員分三級(jí)，分別是超級(jí)管理員、一級(jí)管理員和二級(jí)管理員。超級(jí)管理員具有查看和修改系統(tǒng)的最高權(quán)限；一級(jí)管理員為房地產(chǎn)管理處具體工作人員，根據(jù)個(gè)人分工設(shè)置管理權(quán)限；二級(jí)管理員包括主管校領(lǐng)導(dǎo)、房產(chǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)、各學(xué)院職能處室系統(tǒng)管理員等。普通用戶即學(xué)校職工，用戶進(jìn)入系統(tǒng)后可在系統(tǒng)各模塊中查詢本人相關(guān)信息并進(jìn)行修改、提交相關(guān)申請(qǐng)等。

2.功能模塊

系統(tǒng)每一個(gè)功能模塊都是結(jié)合國(guó)家及北京市相關(guān)政策并根據(jù)學(xué)校房地產(chǎn)管理現(xiàn)狀、規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)主要包括土地及公用房管理和職工住宅管理兩大功能模塊（見(jiàn)圖1）。

圖1 系統(tǒng)功能模塊示意圖

土地及公用房管理包含房地基本信息、房地查詢統(tǒng)計(jì)、公用房使用管理、固定報(bào)表統(tǒng)計(jì)，其中公用房使用管理模塊一級(jí)管理員使用功能主要包括房屋分配給各單位、房屋分配給職工、定額面積核算、生成房屋使用協(xié)議等，二級(jí)單位管理員使用功能主要包括查看公房情況、查看本單位各教職工情況、給本單位教職工分配辦公室、修改本單位房屋用途等。

職工住宅管理包含職工基本信息、職工住房檔案、住房補(bǔ)貼發(fā)放、校內(nèi)補(bǔ)貼發(fā)放、物業(yè)服務(wù)和供暖補(bǔ)貼發(fā)放、周轉(zhuǎn)房管理、房屋上市、售房檔案、樓宇信息、綜合查詢統(tǒng)計(jì)及報(bào)表。其中周轉(zhuǎn)房管理模塊中包括線上選房功能，職工可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登錄系統(tǒng)提交申請(qǐng)，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)分排名參加選房，房屋管理工作人員通過(guò)系統(tǒng)管理各類周轉(zhuǎn)用房，完成職工周轉(zhuǎn)房入住、合同續(xù)簽、退房及生成租金收繳報(bào)表工作。

（二）系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

3.建立數(shù)據(jù)庫(kù)

房地產(chǎn)數(shù)據(jù)是信息管理系統(tǒng)的血液，有了全面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)才能保持系統(tǒng)的運(yùn)行活力。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中包含了房地基礎(chǔ)信息、職工信息、住房信息、補(bǔ)貼數(shù)據(jù)信息等。房地基礎(chǔ)信息的建立需將全校土地、建筑物信息電子化，自完成軟件公司招標(biāo)，歷時(shí)2年，通過(guò)深入檔案館查詢建筑物建設(shè)檔案和實(shí)地測(cè)量、復(fù)核，繪制完成了全校135棟建筑物的Auto CAD圖紙，同時(shí)采集并復(fù)核全校約10300間公用房房間信息，最終在系統(tǒng)平臺(tái)上將房間數(shù)據(jù)與CAD平面圖紙進(jìn)行了關(guān)聯(lián)。職工個(gè)人信息（基本信息、配偶信息等）、職工現(xiàn)住房及曾住房數(shù)據(jù)、周轉(zhuǎn)房基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及歷史租賃數(shù)據(jù)、各類補(bǔ)貼歷史數(shù)據(jù)等都可按照數(shù)據(jù)字段要求直接導(dǎo)入系統(tǒng)，同時(shí)為每位職工添加檔案編號(hào)，便于將職工電子住房檔案與紙質(zhì)版檔案匹配。

系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成與業(yè)務(wù)協(xié)作運(yùn)行模式如下：與學(xué)校數(shù)字校園平臺(tái)進(jìn)行認(rèn)證級(jí)別集成、消息推送；與學(xué)校公共數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，獲取公共數(shù)據(jù)庫(kù)人事信息，推送房地產(chǎn)共享數(shù)據(jù)至公共數(shù)據(jù)庫(kù)；預(yù)留第三方系統(tǒng)可調(diào)用接口，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)信息共享；實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)角色控制、分級(jí)授權(quán)，實(shí)現(xiàn)后臺(tái)數(shù)據(jù)權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)前臺(tái)業(yè)務(wù)模塊權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)操作日志管理，數(shù)據(jù)外掛存儲(chǔ)、容災(zāi)備份，保障系統(tǒng)運(yùn)行與數(shù)據(jù)安全。

4.系統(tǒng)成果

（1）系統(tǒng)按照用戶分類需求開(kāi)放了不同的管理權(quán)限和使用功能，能夠與校園數(shù)字平臺(tái)實(shí)現(xiàn)一站式登錄，不僅滿足了房地產(chǎn)管理部門對(duì)學(xué)校土地、公用房、教職工住房、周轉(zhuǎn)房、各類補(bǔ)貼發(fā)放、公用房上市等日常管理及業(yè)務(wù)需求，學(xué)校職工還可上網(wǎng)辦理或查詢房地產(chǎn)相關(guān)的業(yè)務(wù)和信息，方便職工了解個(gè)人信息，及時(shí)變更個(gè)人信息，網(wǎng)上辦理個(gè)人業(yè)務(wù)（查詢個(gè)人及住房相關(guān)信息，申請(qǐng)各類補(bǔ)貼、周轉(zhuǎn)房業(yè)務(wù)），簡(jiǎn)化了工作流程，提高了工作效率。

（2）系統(tǒng)能夠按建筑物、使用單位、房屋類型等多維度、多方向的靈活便捷地進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)，各單位公用房管理員可對(duì)本單位管理和使用的公用房信息進(jìn)行查詢、修改。

（3）系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公用房建筑物樓層平面可視化，與CAD圖紙無(wú)縫集成，當(dāng)房屋發(fā)生改造信息變更時(shí)，管理員將改造后變更的圖紙與房間重新進(jìn)行關(guān)聯(lián)，操作直觀方便。

（4）系統(tǒng)能夠?yàn)榉慨a(chǎn)管理工作人員建立房地產(chǎn)完整檔案，信息和檔案統(tǒng)一歸集整理，更新及時(shí)準(zhǔn)確，便于不同工作人員在統(tǒng)一平臺(tái)上完成日常工作，保證房產(chǎn)檔案唯一性，減輕工作量，提高工作效率，避免因工作人員變動(dòng)導(dǎo)致工作脫節(jié)，為房產(chǎn)工作留下痕跡，個(gè)人住房電子檔案與紙質(zhì)檔案通過(guò)檔案號(hào)關(guān)聯(lián)，線上線下結(jié)合，便于工作中日常查詢。

（5）系統(tǒng)為相關(guān)職能部處提供數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享。例如系統(tǒng)中涵蓋了每個(gè)建筑物的建造及改造信息等，每個(gè)房間的圖形、面積、使用單位和人員、房屋的使用性質(zhì)、房屋名稱、開(kāi)窗、門口尺寸、用電負(fù)荷、電話、網(wǎng)絡(luò)、房間內(nèi)存放的儀器設(shè)備等信息，這些數(shù)據(jù)可以為人事處、總務(wù)處（含物業(yè)服務(wù)單位）、實(shí)驗(yàn)室管理處、信息中心、居委會(huì)、保衛(wèi)處、公寓中心等多個(gè)部門提供特定的數(shù)據(jù)接口使用。

三、結(jié)語(yǔ)

北京林業(yè)大學(xué)房地產(chǎn)管理系統(tǒng)結(jié)合學(xué)校房產(chǎn)管理特色，提高了房產(chǎn)信息處理速度和準(zhǔn)確性；解決了房產(chǎn)管理困難、數(shù)據(jù)查找難等問(wèn)題，同時(shí)將管理制度融入系統(tǒng)，建立多級(jí)多層次的管理模式；通過(guò)多方位的數(shù)據(jù)挖掘、統(tǒng)計(jì)分析為校領(lǐng)導(dǎo)、各部門、教職工以及具體管理人員提供更便捷、更科學(xué)的管理和服務(wù)。房地產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)是學(xué)校房地產(chǎn)管理改革的重要組成部分，為學(xué)校綜合改革提供了基礎(chǔ)性支持，而且隨著改革的逐步推進(jìn)和學(xué)校事業(yè)發(fā)展，學(xué)校教學(xué)、科研、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、能源等方面的管理系統(tǒng)相繼建立[9-10]，高校信息化程度不斷提高，房地產(chǎn)管理系統(tǒng)功能也要隨之改進(jìn)和升級(jí)，將會(huì)有大量可利用數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)共享。

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（責(zé)任編輯：楊書(shū)元）