有效提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略

［摘 要］在電力企業(yè)中，辦公室文秘工作是企業(yè)的核心工作，其與企業(yè)的發(fā)展、運(yùn)作效率密切相關(guān)。由于文秘要處理電力企業(yè)中的各類(lèi)信息及文件，因此其工作內(nèi)容復(fù)雜且繁重，文秘的工作水平在很大程度上決定了工作的質(zhì)量和效率。在此基礎(chǔ)上，本文以文秘工作的原則及重點(diǎn)為切入點(diǎn)，對(duì)電力企業(yè)中辦公室文秘工作的重要性進(jìn)行分析，并探討當(dāng)前電力企業(yè)中辦公室文秘工作存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，為相關(guān)人員提供一些建議。

［關(guān)鍵詞］電力企業(yè)；辦公室文秘；工作水平

［中圖分類(lèi)號(hào)］C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在電力企業(yè)，文秘人員負(fù)責(zé)處理和管理所有文件，包括但不限于登記、傳閱、催促、分發(fā)、打印、整理、分類(lèi)、歸檔等，還需要與其他部門(mén)保持密切溝通，確保工作的有效實(shí)施。隨著時(shí)代的發(fā)展，文秘的工作職責(zé)越來(lái)越重，對(duì)工作效率的要求越來(lái)越高，其能力、技能、經(jīng)驗(yàn)等都將成為促進(jìn)辦公室部門(mén)全面發(fā)展的關(guān)鍵因素。本文將深入研究如何提升文秘的工作水平，為未來(lái)的辦公室事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 文秘人員需要具備的專業(yè)精神

首先，一名優(yōu)秀的辦公室文秘應(yīng)具備出色的專業(yè)技能，不僅要嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度，還要準(zhǔn)確把握工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還要充分利用業(yè)余時(shí)間，不斷提高工作效率和質(zhì)量。其次，文秘人員要合理管控工作時(shí)間，尤其是遇到突發(fā)事件時(shí)，要及時(shí)想出應(yīng)對(duì)的辦法，以免給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失和負(fù)面影響。再次，文秘人員還需要根據(jù)自己的工作量及工作種類(lèi)，進(jìn)行合理的工作分配，這樣才能有效地提高辦公室的工作效率。最后，文秘人員在工作中應(yīng)當(dāng)以企業(yè)利益和聲譽(yù)為重，積極統(tǒng)籌組織、合理協(xié)調(diào)，確保工作順利進(jìn)行，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更大價(jià)值。隨著不斷深入改革，電力企業(yè)應(yīng)更加清楚地意識(shí)到辦公室文秘工作的重要性，并且要努力提高辦公室文秘人員的專業(yè)技能［1］。

2 電力企業(yè)文秘工作的作用

2.1 助手作用

在電力行業(yè)，辦公室文秘工作者經(jīng)常需要與領(lǐng)導(dǎo)溝通，是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。文秘工作的重點(diǎn)是撰寫(xiě)各種重要的文件，包括但不限于職代會(huì)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)工作報(bào)告和領(lǐng)導(dǎo)演講稿等。此外，電力公司的文秘人員還會(huì)深入基層，仔細(xì)了解當(dāng)?shù)氐那闆r，深入探討行業(yè)的政策，并將所獲得的信息、資料和文件等提交給領(lǐng)導(dǎo)。在當(dāng)今復(fù)雜多變的環(huán)境下，辦公室文秘工作顯得尤為重要，不僅能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供有效的參考，還能夠?yàn)槠渲朴営行У墓ぷ饔?jì)劃，從而為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.2 樞紐作用

電力企業(yè)的文秘工作是至關(guān)重要的，不僅要幫助領(lǐng)導(dǎo)和管理層進(jìn)行有效的溝通和交流，還要及時(shí)將信息發(fā)送給相應(yīng)的部門(mén)，以確保企業(yè)內(nèi)部的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。電力企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜多變，其中總部、分支機(jī)構(gòu)及基層管理者，共同構(gòu)建了一個(gè)龐大而精細(xì)的體系。因此，在電力企業(yè)管理體系中，各級(jí)辦公室文秘不僅要接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示和安排，還要將本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示和安排及時(shí)傳達(dá)給下一級(jí)單位，以確保其能夠按照企業(yè)的規(guī)定和要求來(lái)完成各項(xiàng)決策。因此，辦公室管理部門(mén)和文秘人員需要具備良好的溝通能力，包括與上級(jí)的協(xié)作、左右安排等，使得公司的領(lǐng)導(dǎo)層能夠快速、準(zhǔn)確地獲取最新的國(guó)家電網(wǎng)政策、行業(yè)市場(chǎng)信息，并在需要的時(shí)候，運(yùn)用各種重要的文件和政策指南向公眾宣傳用電知識(shí)。提供全面的培訓(xùn)和指導(dǎo)使電力企業(yè)的員工能夠快速掌握、精通和實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)者的戰(zhàn)略規(guī)劃，為電力企業(yè)的高效運(yùn)營(yíng)提供有效支持［2］。

2.3 機(jī)要、保密作用

作為電力企業(yè)重要的工作崗位，辦公室文秘人員肩負(fù)著維護(hù)商業(yè)機(jī)密、了解內(nèi)部運(yùn)營(yíng)情況、掌握管理實(shí)踐的重任。文秘工作人員必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)，恪盡職責(zé)，確保工作安全，并且對(duì)所處理的事務(wù)負(fù)責(zé)。當(dāng)今的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，若文秘人員不慎泄露企業(yè)的機(jī)密，將會(huì)嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)的利益，甚至引發(fā)公眾的擔(dān)憂，給社會(huì)帶來(lái)極大的不安。

3 現(xiàn)階段電力企業(yè)辦公室文秘工作存在的問(wèn)題

3.1 實(shí)際問(wèn)題處理經(jīng)驗(yàn)較為缺乏

在電力企業(yè)辦公室文秘工作的實(shí)踐中，文秘人員更多的是注重對(duì)文件事務(wù)的處理，而對(duì)某些具體問(wèn)題的處理經(jīng)驗(yàn)比較欠缺。若堅(jiān)持采用傳統(tǒng)的管理模式，將無(wú)法有效地提升辦公室工作的效率，也無(wú)法獲得足夠的靈活性。盡管文秘人員擁有豐富的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，但他們?nèi)匀淮嬖跍贤ê蛥f(xié)調(diào)能力不足的問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了文秘工作的效率和質(zhì)量。

3.2 電力企業(yè)文秘工作人員綜合素質(zhì)較低

隨著社會(huì)的發(fā)展，文秘人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)技能，但部分人員由于沒(méi)有接受正規(guī)的培訓(xùn)，無(wú)法勝任現(xiàn)階段的工作。同時(shí)，由于現(xiàn)代電力企業(yè)技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，辦公形式和新科技的轉(zhuǎn)變也越來(lái)越快，文秘人員的知識(shí)更新速度相對(duì)較慢，而且參與學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)也相對(duì)較少，這使得他們很難根據(jù)工作需求來(lái)提升自身的綜合素養(yǎng)［3］。

3.3 電力企業(yè)文秘人員沒(méi)有明確的工作目的

電力企業(yè)的文秘工作需要日常處理大量的事務(wù)，但是當(dāng)前部分電力企業(yè)文秘工作沒(méi)有良好的組織和管理，導(dǎo)致工作流程混亂，從而影響整體的工作效率。同時(shí)，部分辦公室文秘難以準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的意思，很容易導(dǎo)致信息的誤傳。造成這一問(wèn)題的主要原因是部分文秘人員缺乏對(duì)工作內(nèi)容的全面計(jì)劃和協(xié)調(diào)。

4 提高電力企業(yè)文秘工作水平的有效策略

文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)能力，對(duì)辦公室文秘工作的總體水平有直接的影響。為了提升文秘工作的效率，文秘人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)自身專業(yè)技能的培養(yǎng)，增強(qiáng)自己的創(chuàng)新思維和綜合協(xié)調(diào)能力，以便更好地完成文秘任務(wù)。同時(shí)，文秘人員應(yīng)該不斷地學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，以增強(qiáng)自身的公文處理、文書(shū)草擬及會(huì)議組織等方面的技能。

4.1 提升職業(yè)素質(zhì)

首先，文秘人員要提高自身的創(chuàng)新能力。為了提升電力企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，文秘工作者應(yīng)當(dāng)摒棄陳腐的思維方式，勇于挑戰(zhàn)，不斷嘗試新的方法，構(gòu)建一種更加有效率、精簡(jiǎn)的工作流程。對(duì)于文秘工作而言，公文管理的核心職責(zé)包括妥善保存、復(fù)制、發(fā)送等。隨著時(shí)代的發(fā)展，電力企業(yè)的內(nèi)部文件數(shù)量急劇上升，為了更好地管理這些文件，文秘管理人員必須充分利用信息化技術(shù)，如大數(shù)據(jù)分析、互聯(lián)網(wǎng)等，以期實(shí)現(xiàn)更有效、更優(yōu)質(zhì)的文檔處理。

其次，文秘人員要把握工作的重心，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行整體規(guī)劃。文秘工作的重點(diǎn)是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，為了提高工作效率，應(yīng)當(dāng)遵守企業(yè)的規(guī)章制度，并熟練掌握工作技巧。一名出色的文秘工作者需要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，把握好各項(xiàng)任務(wù)的重點(diǎn)和緊迫性，并按照任務(wù)的重要性列出相應(yīng)的步驟，以確保任務(wù)的高效完成。在電力公司，由于會(huì)議的內(nèi)容很多，文秘人員必須在會(huì)議開(kāi)始前列出所有的要點(diǎn)。此外，文秘工作者需要精通會(huì)議流程，清楚地闡述會(huì)議宗旨，并嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，把握細(xì)節(jié)，使會(huì)議取得最佳效果。

4.2 提升專業(yè)能力

首先，提高公文處理能力。文秘工作中的公文管理至關(guān)重要，因?yàn)樯婕暗墓臄?shù)量眾多，范圍也極其廣泛，為了確保文件的有序整潔，應(yīng)該對(duì)其加強(qiáng)監(jiān)督。第一，建立完善的文件分類(lèi)登記制度，以確保文件的有效管理。文秘人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守文件接收程序，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)傳達(dá)，對(duì)收到的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，并將其歸類(lèi)整理。第二，正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示，做好文件的傳閱工作。對(duì)收到的文件要分門(mén)別類(lèi)，按照緊急程度，從高到低依次批閱。第三，重視時(shí)效性，靈活應(yīng)對(duì)。在公文傳達(dá)和處理過(guò)程中，嚴(yán)格遵守時(shí)間限制是至關(guān)重要的，以確保信息傳達(dá)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，這是公文管理的基本準(zhǔn)則。文秘人員應(yīng)該具備敏銳的時(shí)間感知能力，能夠靈活地跟蹤文件。第四，細(xì)心謹(jǐn)慎地完成文書(shū)歸檔工作。在辦理完公文之后，文秘人員應(yīng)該把所收集的文件整理好，按照不同的類(lèi)別進(jìn)行歸檔，以便于查閱。為了更好地完成任務(wù)，可以將這些高頻使用的文件進(jìn)行電子化備份，以便今后查詢和分析。文件的有效歸檔對(duì)于辦公室的運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要，因此文秘人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，以確保文件的完備性和精確度。第五，文秘人員在處理公文文秘事務(wù)時(shí)，必須根據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》的相關(guān)規(guī)定，確保所有機(jī)密信息的安全和完整。綜上所述，公文管理的成效可以說(shuō)是衡量文秘職業(yè)技能的重要標(biāo)準(zhǔn)，只有不斷加強(qiáng)公文管理，才能夠使文秘職業(yè)技能達(dá)到更高的水準(zhǔn)［4］。

其次，提高文件起草能力。文書(shū)起草是文秘人員的重要職責(zé)，反映了他們的專業(yè)技能。一名優(yōu)秀的文秘人員需要擁有高超的文書(shū)起草技巧，并且能夠根據(jù)不同的需求和情況來(lái)調(diào)整寫(xiě)作風(fēng)格。同時(shí)，文秘人員需要具備良好的思維素質(zhì)、豐富的學(xué)術(shù)背景以及對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的講話意圖及其表達(dá)方式的敏銳洞察力，以確保文書(shū)的準(zhǔn)確性、完整性和可讀性。第一，強(qiáng)化理論研究，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。要使文書(shū)具有較高的起點(diǎn)、深度和廣度，就必須有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)。第二，不斷增加自身的知識(shí)積累。文書(shū)寫(xiě)作技巧并不是一朝一夕就能掌握的。電力公司的文秘必須對(duì)自己所處的行業(yè)有深刻的認(rèn)識(shí)，并不斷地積累自己的專業(yè)知識(shí)。第三，多練多寫(xiě)。提高公文起草水平并無(wú)捷徑，唯有“干中學(xué)”，多寫(xiě)多練，才能獲得豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。第四，打破局限，放眼全局。文秘工作既要一絲不茍，又要統(tǒng)籌全局。文秘要從大局出發(fā)，對(duì)整體情況了如指掌，這是文秘寫(xiě)作的必要條件。第五，拓展思維，勇于創(chuàng)新。寫(xiě)公文不應(yīng)只局限于當(dāng)下，而應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，不斷探索新的可能性［5］。

最后，提高會(huì)議管理能力。會(huì)議管理在文秘工作中起著至關(guān)重要的作用，它不僅需要文秘人員具備良好的專業(yè)技能，還需要具備良好的綜合素養(yǎng)。通過(guò)舉辦會(huì)議，可以總結(jié)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，并通過(guò)交流和討論來(lái)制訂新的工作計(jì)劃。第一，建立健全會(huì)議管理體系。從公司整體上來(lái)看，建立健全會(huì)議管理體系，是確保各項(xiàng)會(huì)議能夠順利進(jìn)行的先決條件。第二，文秘人員在開(kāi)會(huì)之前，要做好充分的準(zhǔn)備，確定會(huì)議主題，并準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖。在會(huì)議開(kāi)始前，認(rèn)真準(zhǔn)備各項(xiàng)基本工作，如會(huì)議材料等。在重大的會(huì)議上，文秘人員需要仔細(xì)規(guī)劃各項(xiàng)細(xì)節(jié)和步驟，以確保會(huì)議的順利進(jìn)行。第三，會(huì)議管理涉及眾多部門(mén)，需要文秘人員具備全面的溝通和協(xié)調(diào)技巧。文秘人員需要認(rèn)真策劃會(huì)議，從接待、資料收集、新聞報(bào)道到會(huì)議記錄，都要細(xì)致入微，以確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

4.3 提升職業(yè)能力

在電力企業(yè)龐雜的機(jī)構(gòu)組織中，辦公室文秘工作是企業(yè)的關(guān)鍵，起到了參謀、助手的作用。因此，為了更好地適應(yīng)工作崗位的需求，文秘人員必須重視培養(yǎng)和提升自身的專業(yè)技能。為了提升辦公室文秘人員的職業(yè)，應(yīng)該從三個(gè)方面入手：

首先，具有良好的溝通能力。在電力公司，文秘人員扮演著重要的角色，既需要與領(lǐng)導(dǎo)保持良好的溝通，為其提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，又需要與其他部門(mén)協(xié)調(diào)配合，以便及時(shí)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指令，并完成其所賦予的任務(wù)。因此，文秘人員應(yīng)該具備出色的溝通和協(xié)調(diào)能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)面前保持正確的職責(zé)定位，既不超越職權(quán)范圍，也不濫用職權(quán)，充當(dāng)助手和參謀的角色。同時(shí)，還要善于觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作態(tài)度、習(xí)慣、方式，并從中發(fā)現(xiàn)其性格特點(diǎn)，以便更好地與領(lǐng)導(dǎo)溝通和協(xié)調(diào)。辦公室的工作人員并非完美無(wú)缺，因此文秘人員應(yīng)具備團(tuán)隊(duì)協(xié)作的精神，勇敢地承擔(dān)起自己的職責(zé)，并盡力將工作完成得更出色。

其次，具有隨機(jī)應(yīng)變能力。通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)、實(shí)踐、反思，文秘人員可以掌握有效的應(yīng)對(duì)技巧，以便在日常工作中快速處理各種突發(fā)情況，從而達(dá)成預(yù)期的目標(biāo)。他們具備良好的心理素質(zhì)，以便能夠快速做出正確的反應(yīng)。

最后，具有戰(zhàn)略思維能力。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，電力企業(yè)辦公室文秘人員應(yīng)該擁有宏觀的視野和戰(zhàn)略思維，以領(lǐng)導(dǎo)的利益為重點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和市場(chǎng)環(huán)境，深入分析問(wèn)題，以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確可靠的信息。同時(shí)，文秘人員應(yīng)該積極參與企業(yè)的管理，深入了解企業(yè)的核心任務(wù)，掌握工作的實(shí)際進(jìn)展，從宏觀的視角出發(fā)，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持，而非僅僅提供基本的服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

文秘在公司的組織架構(gòu)中發(fā)揮著內(nèi)外溝通、上下協(xié)調(diào)、左右安排等重要作用。文秘工作的質(zhì)量直接關(guān)系著公司的運(yùn)營(yíng)效率，因此要想提升電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘工作的水平，文秘人員就必須不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)和技能，有效地處理復(fù)雜的文秘事務(wù)，積極主動(dòng)地與各部門(mén)溝通，及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)信息，并樹(shù)立正確的工作態(tài)度，從而有效地提升工作水平。

參考文獻(xiàn)

［1］殷猛飛. 淺析有效提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略［J］. 絲路視野，2018（31）：105.

［2］孔高升. 有效提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略［J］. 企業(yè)文化（中旬刊），2017（11）：175.

［3］林娜. 有效提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略［J］. 信息周刊，2019（46）：493.

［4］龔愛(ài)華. 有效提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略［J］. 中外企業(yè)家，2017（8）：140-141.

［5］何保明. 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析［J］. IT經(jīng)理世界，2020，23（6）：159.

［作者簡(jiǎn)介］曹坤，女，山西大同人，國(guó)網(wǎng)山西省電力公司綜合服務(wù)中心，中級(jí)政工師，本科，研究方向：綜合事務(wù)行政管理。