提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的對策思考

［摘 要］在現(xiàn)代科技迅速發(fā)展和公民民主意識不斷提升的背景下，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作理念和工作方法也要不斷創(chuàng)新。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案主要記錄單位在管理、服務(wù)等活動中的憑證資料，包含了單位發(fā)展歷史、管理經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)成果等多項(xiàng)內(nèi)容，可以為單位的創(chuàng)新發(fā)展以及各個建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施提供依據(jù)和支持。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且采取有效的管理措施。在現(xiàn)代檔案管理中，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)信息技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用，根據(jù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及檔案管理要求，采取有效的創(chuàng)新手段，全面提升機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化水平。

［關(guān)鍵詞］機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化

［中圖分類號］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》增加了檔案管理信息化相關(guān)章節(jié)，對電子檔案的地位、作用、安全需求等進(jìn)行了明確的規(guī)定。各個機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行信息化規(guī)劃的過程中，應(yīng)該將檔案管理信息化融入其中，為電子檔案的歸檔、分類、使用等提供更多的保障，確保傳統(tǒng)平臺的各項(xiàng)數(shù)字化結(jié)果、資源可以得到有效運(yùn)用和全面保存；電子檔案必須具備可靠且安全的源頭，同時具備規(guī)范化的程序及合法要素，電子檔案具有與傳統(tǒng)平臺檔案同等的法律效力、應(yīng)用效力，可以作為電子化憑證使用；對電子檔案信息化系統(tǒng)、數(shù)字化檔案館等作出明確要求，從立法的角度完善了檔案管理信息化基礎(chǔ)。由此可見，國家對檔案管理信息化極其重視。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該遵守國家規(guī)范、響應(yīng)國家號召，采取有效的檔案管理信息化提升策略。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題

1.1 標(biāo)準(zhǔn)不健全

從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，大部分檔案已經(jīng)進(jìn)行分類，并且根據(jù)信息化要求落實(shí)管理工作。但部分檔案館沒有制定業(yè)務(wù)范圍、主要內(nèi)容、資源配置等方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，尤其針對各個新行業(yè)、新崗位的從業(yè)人員檔案，欠缺統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，造成信息化管理與服務(wù)水平受限［1］。檔案館應(yīng)該強(qiáng)化館藏檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，針對具體的單位業(yè)務(wù)、從業(yè)人員等進(jìn)行精細(xì)化的分類，然后制定有針對性的標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 投入不充分

很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位為滿足信息化檔案管理要求，不僅采購了硬件設(shè)施，也搭建了軟件系統(tǒng)，落實(shí)全面信息化改造工作，通過信息化技術(shù)提升檔案管理服務(wù)水平。但在實(shí)際應(yīng)用中，很多硬件設(shè)施的利用率較低，檔案管理受到傳統(tǒng)模式的限制，管理者的業(yè)務(wù)能力有待提升，對用戶、服務(wù)內(nèi)容了解不充分，所以很多硬件設(shè)施無法得到充分的利用，軟件系統(tǒng)也沒有得到及時的更新和維護(hù)，在實(shí)際建設(shè)的過程中，欠缺足夠的資金支持，所以設(shè)施、系統(tǒng)的更新不及時。

1.3 人才不專業(yè)

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，人才是重要的支撐動力。但從目前的情況來看，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏檔案管理信息化人才，同時缺少完善的內(nèi)部培育制度，無法滿足信息化建設(shè)的人才需求［2］。部分檔案管理人員學(xué)歷比較低，主要為?？苹虮究?，檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生較少，在日常管理實(shí)踐的過程中，缺少專業(yè)理論與技術(shù)的支持，且單位不重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，所以專業(yè)能力很難提升。

1.4 利用率不高

檔案管理旨在為檔案使用者提供完善的服務(wù)，包括檢索、查詢等。根據(jù)相關(guān)要求，在運(yùn)用檔案辦理登記手續(xù)時，信息化系統(tǒng)可以通過高拍儀獲取身份證、工作證中的信息數(shù)據(jù)，登記效率明顯提升。但檔案業(yè)務(wù)服務(wù)渠道依舊比較單一，很多用戶對系統(tǒng)應(yīng)用并不了解，所以查詢利用效率依舊很低。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平不高的原因

2.1 標(biāo)準(zhǔn)脫離實(shí)際

大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)開始檔案管理信息化建設(shè)，并且取得了一定的建設(shè)成果。例如，很多單位已經(jīng)設(shè)立了專職檔案管理人員，做到各部門檔案資料應(yīng)收盡收，并及時進(jìn)行分類管理和信息化處理，日常檔案查詢需求得到滿足，但標(biāo)準(zhǔn)化水平不高［3］。雖然制定了相關(guān)的管理制度，但與實(shí)際不符，缺少可操作性，無法轉(zhuǎn)化為具體的操作準(zhǔn)則，造成實(shí)際工作中依舊存在檔案材料缺失、分類與編目不規(guī)范等問題，甚至有一些單位會出現(xiàn)檔案遺失的情況。

2.2 經(jīng)費(fèi)投入不足

信息化建設(shè)需要大量資金、資源的投入，進(jìn)而滿足檔案更新、系統(tǒng)優(yōu)化等需求。但機(jī)關(guān)事業(yè)單位為非營利單位，經(jīng)費(fèi)獲取渠道比較單一，主要為財(cái)政補(bǔ)貼，很難滿足信息化建設(shè)中的大量資金需求。部分單位的設(shè)備設(shè)施已經(jīng)落后，系統(tǒng)也需要更新升級，但由于資金不足，無法采購新設(shè)備，系統(tǒng)維護(hù)、技術(shù)人員聘請等工作也難以落實(shí)。

2.3 人才留用困難

很多單位都存在檔案管理人才短缺的問題，主要缺少掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才。具體來說，缺少日常管理與維護(hù)人員，部分檔案管理人員對信息技術(shù)了解不足，并非信息化、檔案學(xué)的專業(yè)人士。也有一些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)并不重視，欠缺科學(xué)的人才管理與培訓(xùn)機(jī)制，考核指標(biāo)體系不健全，所以管理人員缺少學(xué)習(xí)提升的渠道與積極性。

2.4 服務(wù)意識欠缺

隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，檔案管理信息化建設(shè)水平不斷提升，但受到環(huán)境、經(jīng)濟(jì)、政策等多項(xiàng)因素的影響，很多機(jī)關(guān)單位的信息技術(shù)應(yīng)用水平還有待提升，很多先進(jìn)的技術(shù)手段沒有及時推廣，對新技術(shù)、新政策的宣傳力度不足［4］。尤其在檔案管理方面，從業(yè)者缺少創(chuàng)新和服務(wù)意識，對新事物的接受能力較低，很難在短時間內(nèi)適應(yīng)信息化的工作模式。很多工作人員習(xí)慣性采用傳統(tǒng)的查詢與管理模式，對信息化系統(tǒng)不了解，對信息技術(shù)的應(yīng)用也不熟練，導(dǎo)致檔案管理服務(wù)質(zhì)量難以提升，檔案的查詢效率與利用效率受到影響。

3 提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的策略

3.1 整合資源，完善標(biāo)準(zhǔn)

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該將檔案信息資源建設(shè)作為核心內(nèi)容。需要利用已有的各項(xiàng)檔案資源、技術(shù)手段，根據(jù)實(shí)際需求，制定明確的共享標(biāo)準(zhǔn)，保障標(biāo)準(zhǔn)具有可操作性和規(guī)范性。構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)可以減少操作差異，使信息技術(shù)充分發(fā)揮作用，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的全面落實(shí)，有效提升管理的統(tǒng)一性［5］。檔案業(yè)務(wù)以信息化情境為基礎(chǔ)，圍繞檔案信息資源開展各項(xiàng)工作。為提升信息資源建設(shè)水平，應(yīng)該開展各項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)，同時強(qiáng)化資源整合工作。在實(shí)際工作的過程中，需要將現(xiàn)有優(yōu)勢資源整合起來，包括實(shí)物檔案、歷史檔案、社交檔案等。很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)量和種類較多，覆蓋多個領(lǐng)域，這些檔案匯集了與單位發(fā)展有密切關(guān)系的信息資源。所以，應(yīng)該對檔案進(jìn)行合理分類，然后根據(jù)具體分類制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)信息化采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息查找標(biāo)準(zhǔn)化等。具體來說，應(yīng)規(guī)范數(shù)字檔案格式、傳輸方式、共享平臺等，以此實(shí)現(xiàn)全品類資源管理，滿足全過程管理要求。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)腳步，運(yùn)用檔案信息化管理手段提升事業(yè)單位服務(wù)水平，全面促進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，強(qiáng)化檔案信息機(jī)構(gòu)的主體責(zé)任，針對增量檔案，可以按照“產(chǎn)生者承擔(dān)責(zé)任”的原則進(jìn)行管理。數(shù)字化檔案可以采用網(wǎng)上傳輸?shù)膱?bào)送方式，也可以采用光盤刻錄的報(bào)送方式，對檔案全文進(jìn)行全面檢索，提升檔案查全率［6］。重點(diǎn)構(gòu)建信息共享標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合國家相關(guān)規(guī)范，采用統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的相互關(guān)聯(lián)，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高效信息整合與歸檔，統(tǒng)一電子檔案入口，確保共享過程更加規(guī)范，有效提升檔案管理的安全性。在標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的過程中，可以從技術(shù)規(guī)范、數(shù)據(jù)格式、工作流程等多個方面著手，建立完善的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，同時加大監(jiān)管力度，充分發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)的導(dǎo)向性作用。根據(jù)檔案局發(fā)布的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，有序開展數(shù)字化、電子檔案歸檔、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等工作，保證檔案數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一，使其有更強(qiáng)的規(guī)范性，同時也便于閱讀和共享。

3.2 加大投入，優(yōu)化設(shè)施

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要加大資金投入力度，有效完善硬件設(shè)施，同時升級軟件系統(tǒng)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)立專職、專業(yè)的檔案管理人員，確保人員具備操作設(shè)備、管理設(shè)備的能力，根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)需求，做好新設(shè)備采購、日常維護(hù)管理等工作［7］。應(yīng)該結(jié)合實(shí)際需求購置數(shù)字化軟件，完善數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)終端、顯示屏等硬件設(shè)施，為軟件系統(tǒng)的應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。為保障系統(tǒng)的安全性，還需要設(shè)置安全防護(hù)設(shè)施，嚴(yán)格管控各項(xiàng)信息的傳輸與共享。結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際需求，購置全套的硬件和軟件設(shè)備，包括客戶端、防火墻、服務(wù)器等。在信息化辦公的基礎(chǔ)上，利用新設(shè)備、新系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案高效查詢、數(shù)據(jù)便捷提取，保障檔案全生命周期的安全性，并構(gòu)建完善的安全保密制度，確保各項(xiàng)工作切實(shí)執(zhí)行。在硬件和軟件應(yīng)用的過程中，應(yīng)該做好日常巡查工作，定期開展設(shè)備設(shè)施維護(hù)工作，保障設(shè)備在線率，同時降低故障率，為檔案管理的信息化建設(shè)奠定良好的設(shè)施基礎(chǔ)。

加強(qiáng)管理層的重視程度，合理安排財(cái)政預(yù)算，增加資金投入，使硬件與軟件設(shè)施優(yōu)化有更多資金支持?？梢愿鶕?jù)《中華人民共和國預(yù)算法》《中華人民共和國檔案法》等法律規(guī)范，制訂事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)方案［8］。根據(jù)信息化建設(shè)需求，設(shè)置專用檔案室，配備現(xiàn)代化檔案存儲柜，配置計(jì)算機(jī)、掃描儀等必要辦公設(shè)備以及防火、防潮、防高溫等智能化管理設(shè)施，以此確保檔案的安全性與完整性。重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的電子化、信息化建設(shè)，合理安排年度預(yù)算，獲取充足的財(cái)政撥款，確?？冃繕?biāo)可以順利實(shí)現(xiàn)。

3.3 健全隊(duì)伍，培訓(xùn)人才

為全面提升信息化水平，需要構(gòu)建專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，引進(jìn)和培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才。首先，針對人才欠缺的問題，需要從內(nèi)部培育著手，加大人才培訓(xùn)力度。定期開展專業(yè)培訓(xùn)班，夯實(shí)檔案管理人員的理論基礎(chǔ)，同時組織“業(yè)務(wù)大練兵”等活動，主要針對信息化技術(shù)應(yīng)用開展實(shí)踐培訓(xùn)，提升檔案管理人員的設(shè)備操作與技術(shù)應(yīng)用能力，使管理人員可以做好整理、歸檔、利用等各環(huán)節(jié)的工作，實(shí)現(xiàn)人人適應(yīng)崗位、精通業(yè)務(wù)的培訓(xùn)目標(biāo)［9］。重點(diǎn)強(qiáng)化實(shí)踐培訓(xùn)，針對檔案接受、存儲、立卷、共享等操作流程進(jìn)行模擬實(shí)踐，采用現(xiàn)場演示配合教學(xué)指導(dǎo)的方式，使管理人員切實(shí)掌握信息化技術(shù)手段，并在實(shí)踐中積累豐富的經(jīng)驗(yàn)。

其次，加強(qiáng)外部人才引進(jìn)，重點(diǎn)引進(jìn)專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)人才之間的專業(yè)互補(bǔ)。可以通過校園招聘的方式直接引進(jìn)專業(yè)應(yīng)屆畢業(yè)生，在畢業(yè)生進(jìn)入崗位之前，開展專題培訓(xùn)活動，幫助畢業(yè)生熟悉工作崗位，使其專業(yè)能力可以得到充分發(fā)揮。也可以采用社會招聘的方式，通過網(wǎng)絡(luò)招聘平臺或人才中介等渠道，獲取豐富的人才信息，對人才進(jìn)行嚴(yán)格篩選與考核，確保人才掌握檔案管理專業(yè)知識，同時能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、具備創(chuàng)新意識，可以為檔案管理信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

3.4 轉(zhuǎn)變理念，強(qiáng)化服務(wù)

為提升檔案管理信息化水平，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，全面提升管理服務(wù)意識，優(yōu)化檔案管理信息化服務(wù)，滿足各項(xiàng)管理與使用需求。一方面，從內(nèi)容、流程、效率等多個方面著手，加強(qiáng)對檔案管理信息化技術(shù)與方法的宣傳，使事業(yè)單位所有員工都認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，并熟練掌握信息設(shè)備、信息系統(tǒng)的應(yīng)用方式［10］。同時，加強(qiáng)對新技術(shù)、新方法的研發(fā)，開展產(chǎn)學(xué)研合作模式，與高校、科研機(jī)構(gòu)形成合作關(guān)系，針對檔案管理信息化中存在的技術(shù)問題進(jìn)行研究與改進(jìn)，有效提升信息化水平，解決檔案服務(wù)中的各項(xiàng)問題。另一方面，構(gòu)建完善的管理服務(wù)體系?；谛畔踩?、便捷服務(wù)、實(shí)時共享等服務(wù)需求，建立完善的管理系統(tǒng)，強(qiáng)化加密、存儲等工作，引入先進(jìn)的智能化技術(shù)手段。采取全生命周期管理策略，以流程驅(qū)動數(shù)字化檔案為基礎(chǔ)，貫穿檔案收集、鑒定、整理、保存、檢索、利用等所有環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，使檔案利用更加便捷。不僅要對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行管理，還要及時歸類數(shù)據(jù)文件，記錄用戶行為日記，開通手機(jī)、電腦、PAD多個終端，滿足24小時服務(wù)需求，有效提高檔案的利用率。

4 結(jié)語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，需要加強(qiáng)檔案管理工作。為提升檔案管理水平，可以引進(jìn)信息化技術(shù)手段，構(gòu)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，滿足各類檔案存儲與使用需求。在實(shí)際建設(shè)的過程中，應(yīng)該結(jié)合檔案管理信息化中存在的問題，全面分析問題產(chǎn)生的原因，然后采取有效的優(yōu)化對策。具體來說，應(yīng)該完善管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化硬件和軟件設(shè)施，建設(shè)專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，強(qiáng)化服務(wù)與利用意識。

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［作者簡介］朱偉，男，山西渾源人，渾源縣退役軍人服務(wù)中心，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。