我國人事檔案管理改革若干問題的思考

蘇斌

摘 要：本文根據(jù)我國人事檔案管理的理論與實踐現(xiàn)狀，梳理分析人事檔案現(xiàn)代化管理的模式，本文提出最大限度地使傳統(tǒng)的人事檔案手工管理向數(shù)字化、多媒體化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變。計算機、多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以其存儲數(shù)量大，占用面積小，檢索速度快，交互式傳輸、異地查閱、資源共享等優(yōu)勢成為實現(xiàn)人事檔案社會化管理的現(xiàn)代化手段。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；資源共享

1 我國人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理體系已經(jīng)建成

我國的人事檔案工作在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由中央組織部、國家人事部、勞動部領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實行集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)的管理體制，以維護人事檔案的準(zhǔn)確、完整與安全，并以為人事工作和其他工作服務(wù)為原則。全國各級單位的組織、人事部門基本上都設(shè)立了人事檔案管理機構(gòu)，并配備了專職或兼職檔案人員，接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

（二）業(yè)務(wù)水平和人員素質(zhì)較高

人事檔案注重對個人德、能、勤、績綜合材料的收集，基本上能滿足觀其卷而知其人的要求，為科學(xué)用人、正確評價人提供了較為準(zhǔn)確的參考依據(jù)。另外，人事檔案的案卷質(zhì)量、保管、鑒別、轉(zhuǎn)遞、查閱等管理環(huán)節(jié)較之以前有了明顯的改觀，使人事檔案發(fā)揮了其應(yīng)有的經(jīng)濟效益和社會效益。隨著我國人事檔案工作的深入開展，人事檔案工作者隊伍正日益壯大，越來越多政治素質(zhì)高，思想品德好，工作責(zé)任心強，熱愛此項工作，特別是專業(yè)知識水平高的人員加入到這一行列，并保持著較高的相對穩(wěn)定性。在實際工作中，人事檔案工作者不斷提高知識水平與業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

（三）人事檔案工作已引入現(xiàn)代化管理

人事檔案管理現(xiàn)代化，就是把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。隨著社會的發(fā)展和信息時代的到來，計算機以其存儲量大、運行速度快、查找簡便等優(yōu)勢迅速滲透到社會各個領(lǐng)域，人事檔案工作領(lǐng)域也不例外。一些單位與軟件研發(fā)部門聯(lián)合，共同開發(fā)單機條件下的人事檔案管理系統(tǒng)軟件。

2 人事檔案管理現(xiàn)狀存在的問題

（一）人事檔案信息資源未能發(fā)揮應(yīng)有作用

人事檔案信息資源的開發(fā)利用仍然是滯后的、被動的。歷來人事檔案工作就被認(rèn)為是保密性很強的工作，人事檔案作為國家檔案的重要組成部分，是黨和國家的機密，這給人事檔案披上了神秘的面紗?！斑€有就是現(xiàn)單位人事檔案利用工作大多是被動服務(wù)，只是等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來查閱，缺乏主動精神，而且利用材料主要是黨團材料，落實材料和工資調(diào)資方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)及預(yù)算等方面的較少，沒有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用?！?/p>

（二）人們在人事檔案管理的認(rèn)識上存在部分不足

在實際工作中，有的領(lǐng)導(dǎo)將創(chuàng)造經(jīng)濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻不重視，檔案意識薄弱，他們未能充分認(rèn)識到人事檔案潛在的人才信息價值。而人事檔案管理人員“看堆守攤”式等待利用者上門的被動服務(wù)狀態(tài)也很普遍，文化素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平更待提高，隊伍穩(wěn)定性不強，而且有很多領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理人員仍堅守傳統(tǒng)的“管人”與“管檔”思維，不能適時把觀念調(diào)整到“用人”與“用檔”的新思路上來。

（三）人事檔案管理存在的新問題

伴隨社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，市場機制成了調(diào)節(jié)人才流動的指揮棒，加之人事制度改革的深入，企事業(yè)單位的優(yōu)勝劣汰，畢業(yè)生的自主擇業(yè)和出國熱潮的沖擊及人們就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，人員流動愈加頻繁，這些“社會人”的流動檔案便交由人才交流服務(wù)機構(gòu)進行代管。但隨著實踐的發(fā)展，其在實際管理中的新問題也日益暴露出來。

人事檔案多頭管理，可能分散在不同部門，加之流動人員與用人單位是建立在聘用合同基礎(chǔ)上的勞動雇傭關(guān)系，單位多重視其創(chuàng)造的經(jīng)濟效益而忽視對其工作中形成人事材料的收集歸檔，即使有的單位收集員工的業(yè)績考核檔案，也不愿向檔案托管機構(gòu)移交，且人才流動頻繁，工作單位變換復(fù)雜，給人才交流服務(wù)機構(gòu)檔案收集工作帶來一定困難。在計劃經(jīng)濟時代出臺的人事檔案制度，如果不及時創(chuàng)新、變革，就會違背其初衷，從而成為我國經(jīng)濟發(fā)展的阻力，進而危及整個和諧社會目標(biāo)的最終實現(xiàn)。

3 進一步提升人事檔案管理的對策建議

（一）人事檔案管理電子化

人事檔案管理現(xiàn)代化的前提，是實現(xiàn)人事檔案的電子化。要求把原先的紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，也就是將人事檔案有關(guān)信息輸入計算機，通過電子手段建立個人信息體系。在此基礎(chǔ)上，“建立準(zhǔn)確、完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，方便、快捷地為各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供所需要的人員基本情況、建立及綜合信息，使‘無紙化辦公、無紙檔案與‘紙質(zhì)檔案相互配合，充分發(fā)揮作用。人事檔案電子化意義在于采集真實、管理規(guī)范、節(jié)約成本、減少風(fēng)險、建構(gòu)社會信用系統(tǒng)。

（二）人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化

人事檔案社會化管理的目標(biāo)之一就是整合人才信息資源，包括本機構(gòu)、本地區(qū)的人才信息資源，也包括全國的人才信息資源。而整合的手段就是通過系統(tǒng)軟件支持，實現(xiàn)在線統(tǒng)計、查詢、利用等功能。因此，為達到整合、共享人才信息資源的目標(biāo)，除了要求建設(shè)信息高速公路連通全國各個管理機構(gòu)及利用者外，還要求各機構(gòu)統(tǒng)一計算機等設(shè)備的軟、硬件環(huán)境，實現(xiàn)人事檔案信息形成、存儲、交換的標(biāo)準(zhǔn)化，便于全社會、各方面的利用，早日實現(xiàn)與世界接軌的愿望。

（三）人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

人事檔案網(wǎng)絡(luò)化是人事檔案電子化之后，在不違背檔案保密規(guī)定的基礎(chǔ)上，充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，實行人事檔案信息資源異地共享。網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)與人事檔案的保密特性相結(jié)合，對具有檔案保管權(quán)利的部門設(shè)置權(quán)限，使其可以通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱查看跨地區(qū)、跨省市的相關(guān)人事檔案，而沒有權(quán)限的單位則不能自行調(diào)閱。這樣，能夠最大限度地發(fā)揮人事檔案對社會、組織和個人的價值。在利用現(xiàn)代化管理手段提高管理效能的同時，人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)也要與時俱進。

（四）加強人事檔案的信息服務(wù)功能

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢，受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，人事檔案利用信息的要求提高，因此，加快檔案信息化建設(shè)成了創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容。展望未來人事檔案管理工作的景象，將看不到包羅萬象的檔案袋，代之以各種編碼、數(shù)據(jù)庫等電腦數(shù)據(jù)資料。用人單位如果需要養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等方面內(nèi)容，或各種考試機構(gòu)提供的資格證書、考試資料等，都可憑一定手續(xù)被授權(quán)上網(wǎng)查找，這樣得到的信息既準(zhǔn)確，又快捷。

參考文獻

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