探究檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作的現(xiàn)狀及對策

文/連云港市第二人民醫(yī)院 劉笑

檔案統(tǒng)計(jì)既是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，也是我國統(tǒng)計(jì)事業(yè)的工作重點(diǎn)。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒是檔案統(tǒng)計(jì)的一種類型，在很大程度上反映著檔案統(tǒng)計(jì)的工作成效，有利于檔案部門的信息公開，對我國檔案事業(yè)的發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用。但是目前我國檔案統(tǒng)計(jì)年鑒存在著較大的缺失，無法滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需求，制約了檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。相關(guān)部門應(yīng)該深入分析我國檔案統(tǒng)計(jì)年鑒缺失的原因，采取多元化的措施為檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制工作提供更多的支持，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)年鑒與檔案事業(yè)的和諧發(fā)展。

一、關(guān)于檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的概述

目前，我國對檔案統(tǒng)計(jì)年鑒還沒有形成一個(gè)明確的概念。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒從性質(zhì)來說具有統(tǒng)計(jì)工作的性質(zhì)，其類型屬于統(tǒng)計(jì)年鑒。這類統(tǒng)計(jì)主要以圖標(biāo)或者說明的方式呈現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容，并且利用大量的數(shù)據(jù)連續(xù)性，記錄相關(guān)主體各方面的發(fā)展情況。另外，檔案統(tǒng)計(jì)年鑒還屬于檔案年鑒的一種，利用這種專業(yè)年鑒可以客觀、準(zhǔn)確地反映檔案事業(yè)的發(fā)展程度，技術(shù)應(yīng)用水平以及在各個(gè)方面取得的成就等。由此可見，檔案統(tǒng)計(jì)年鑒既具有統(tǒng)計(jì)工作的屬性，又具備檔案年鑒的屬性，是兩者交叉形成的產(chǎn)物。這也是檔案統(tǒng)計(jì)年鑒既具有統(tǒng)計(jì)性質(zhì)，又具有年鑒特點(diǎn)的主要原因。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒可以匯編各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，是一種集中反映檔案事業(yè)在年度發(fā)展情況的專業(yè)工具書，具有多方面的價(jià)值。

二、檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作的重要性

（一）有利于提升統(tǒng)計(jì)年鑒和檔案年鑒信息的豐富性。通過以上分析可以看出檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的雙重屬性，但是從內(nèi)容來看，無論是檔案年鑒還是統(tǒng)計(jì)年鑒都不盡詳細(xì)和全面。首先，從統(tǒng)計(jì)年鑒來看，各地綜合統(tǒng)計(jì)年鑒具有較強(qiáng)的代表性，這種統(tǒng)計(jì)年鑒內(nèi)容覆蓋較為廣泛，比如社會、經(jīng)濟(jì)以及其他各個(gè)方面都會有所兼顧。統(tǒng)計(jì)年鑒在對這些方面的內(nèi)容進(jìn)行說明時(shí)往往會采用最典型的指標(biāo)，在量表數(shù)量方面的控制較為嚴(yán)格，具有一定的概要性。在這種情況下，很多統(tǒng)計(jì)年鑒不論是量表還是指標(biāo)都比較簡潔，只是對檔案內(nèi)容的基本情況進(jìn)行反映，無法滿足相關(guān)人員對具體內(nèi)容了解的需求。其次，從檔案年鑒來看，這種年鑒主要以文字描述為主。主要借助一些基礎(chǔ)信息和大的事件詳細(xì)介紹檔案工作在年度內(nèi)的開展情況。相關(guān)人員利用檔案年鑒可以了解本年度內(nèi)檔案各方面工作的開展情況，能充分說明檔案工作取得的一些成績以及發(fā)展特點(diǎn)，也有利于反映檔案在編研方面取得的成果。雖然有一些檔案年鑒也使用了統(tǒng)計(jì)資料對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行說明，但是篇幅較少。相對于文字說明，圖表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更加直觀、形象，有利于人們更好了解相關(guān)內(nèi)容。由此可以看出，目前檔案年鑒主要以文字描述的方式已經(jīng)無法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展。有些人認(rèn)為，可以在檔案年鑒中加入單獨(dú)的篇章，呈現(xiàn)相應(yīng)的檔案統(tǒng)計(jì)信息，這雖然在一定程度提升了檔案年鑒形式的豐富性，但是內(nèi)容的詳盡性也會受到篇幅的影響。另外，檔案年鑒出版總量較少，加之主要采用紙質(zhì)出版方式，相關(guān)人員在獲取信息數(shù)據(jù)時(shí)存在較大難度，影響了檔案年鑒工作的高效開展?；谝陨锨闆r，編制檔案統(tǒng)計(jì)年鑒有很大的重要性和必要性，有利于彌補(bǔ)檔案年鑒和統(tǒng)計(jì)年鑒的不足。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒在編制過程中具有一定的獨(dú)立性，有利于檔案事業(yè)專業(yè)統(tǒng)計(jì)年鑒更好發(fā)揮作用。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒無論在報(bào)表的設(shè)置還是指標(biāo)的選擇上都具有更加全面的特點(diǎn)，覆蓋檔案事業(yè)的各個(gè)方面。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒具有更大的包容性，它可以對各級各類檔案機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)行全面詳細(xì)地揭示，全面反映出檔案工作的實(shí)際情況，充分發(fā)揮檔案年鑒的價(jià)值。從內(nèi)容來看，檔案統(tǒng)計(jì)年鑒不僅包含了傳統(tǒng)年鑒的指標(biāo)，還開發(fā)了電子檔案，有利于進(jìn)行檔案的管理。有些地方的檔案統(tǒng)計(jì)年鑒還建立了數(shù)字檔案館，有利于后期檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制和相關(guān)人員的使用。這些都體現(xiàn)出檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的優(yōu)勢，也是加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制的主要原因。基于檔案統(tǒng)計(jì)年鑒內(nèi)容的豐富性，其在很大程度上能夠解決檔案年鑒和統(tǒng)計(jì)年鑒在內(nèi)容方面的不足，對我國檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)行更加全面、準(zhǔn)確的說明，更好地滿足社會各個(gè)方面的需求。

（二）檔案統(tǒng)計(jì)年鑒具有更高的價(jià)值。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒借助數(shù)據(jù)圖表的形式形象、直觀地記錄了檔案事業(yè)的發(fā)展情況，有利于人們更好了解我國檔案事業(yè)在各個(gè)階段的發(fā)展，進(jìn)而對后期檔案事業(yè)的發(fā)展起到一定的指導(dǎo)作用。相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員和決策人員可以制定策略或者規(guī)章制度為檔案統(tǒng)計(jì)年鑒提供翔實(shí)可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，還能對具體檔案工作的落實(shí)起到一定的監(jiān)督作用。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的發(fā)行有利于提升檔案事業(yè)發(fā)展的透明化，使檔案資源發(fā)揮出更大的價(jià)值，推動社會進(jìn)一步的發(fā)展。

三、檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作現(xiàn)狀

目前，我國檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制工作主要由相關(guān)的政府部門開展。該工作具有一定的獨(dú)立性，在編制完成后借助不同的出版社印刷、發(fā)行，有些地方檔案統(tǒng)計(jì)年鑒主要作為內(nèi)部資料使用，不對外發(fā)行。從目前檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制實(shí)際情況來看，種類較少，而且有些檔案統(tǒng)計(jì)年鑒不包含統(tǒng)計(jì)資料，具有較大的缺失性。從出版情況來看，有些檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制缺少連續(xù)性，存在著滯后性等，不利于此類年鑒發(fā)揮應(yīng)有的作用。大部分檔案統(tǒng)計(jì)年鑒以紙質(zhì)形式保存在少量圖書館中，使得檔案統(tǒng)計(jì)年鑒傳播性較差，公眾很難獲取這些資源加以利用，其社會價(jià)值的發(fā)揮自然會受到較大程度的制約。另外，從省級以上的檔案統(tǒng)計(jì)年鑒調(diào)查來看，其中的檔案統(tǒng)計(jì)信息較少，而且不同省份將統(tǒng)計(jì)信息納入年鑒的時(shí)間也不一致。大部分省份的檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作具有一定的組織性，統(tǒng)計(jì)局在其中發(fā)揮出了牽頭作用，對具體工作的開展有較好的監(jiān)督效能。根據(jù)對各地檔案局官網(wǎng)的調(diào)查可以看出，國家和地方檔案局官網(wǎng)會不定期發(fā)布檔案統(tǒng)計(jì)的摘要或簡報(bào)，但是這些內(nèi)容具有較高的概括性，數(shù)據(jù)信息不夠豐富和詳細(xì)。我國檔案統(tǒng)計(jì)年鑒整體還未能具備專門性和獨(dú)立性，相關(guān)人員要獲取系統(tǒng)性資料只能到各個(gè)檔案局或者官網(wǎng)進(jìn)行搜集，有很大的不方便性。基于以上分析，我國檔案統(tǒng)計(jì)年鑒還存在諸多的不足，缺失比較嚴(yán)重。相關(guān)部門人員應(yīng)該積極推進(jìn)這項(xiàng)工作的開展，提升編制質(zhì)量，最大化發(fā)揮檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的作用。

四、我國檔案統(tǒng)計(jì)年鑒缺失的原因

（一）相關(guān)部門缺乏檔案統(tǒng)計(jì)信息公開意識。檔案事業(yè)的發(fā)展對我國具有重要意義，檔案統(tǒng)計(jì)信息在各個(gè)方面具有較高的價(jià)值，屬于我國政府統(tǒng)計(jì)的一種重要信息資源?！吨腥A人民共和國統(tǒng)計(jì)法》對統(tǒng)計(jì)信息作出了相關(guān)的規(guī)定，但是針對統(tǒng)計(jì)信息的公開沒有做出明確的說明，這就導(dǎo)致政府相關(guān)部門缺乏檔案統(tǒng)計(jì)信息的公開意識，編制檔案統(tǒng)計(jì)年鑒工作進(jìn)展比較緩慢。我國各級檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)對編制檔案統(tǒng)計(jì)年鑒工作具有重要的參考價(jià)值，但是由于相關(guān)部門沒有較高的統(tǒng)計(jì)信息公開意識，導(dǎo)致各級檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)不能較好地發(fā)揮出促進(jìn)作用。在各種因素的綜合作用下，檔案統(tǒng)計(jì)信息缺乏公開性，不能及時(shí)滿足大眾需求。由此可見，高效開展檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制工作具有較多的現(xiàn)實(shí)困難。

（二）缺乏充足的檔案信息編制組織力度。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和繁瑣性，需要消耗大量的人力、物力。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作的開展需要相關(guān)人員基于已搜集的檔案信息進(jìn)行整合、加工，最終形成系統(tǒng)的書面材料形式。我國檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制雖然由獨(dú)立的部門開展，但是并沒有形成系統(tǒng)性和規(guī)范性，也缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)力量來對這項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃。國家檔案年鑒的編制主要由國家檔案局開展，很多地方不編制檔案統(tǒng)計(jì)年鑒，有些地方編制檔案統(tǒng)計(jì)年鑒各個(gè)部門也缺乏聯(lián)系性。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作的缺失與相關(guān)部門組織力度不足有很大關(guān)系，因此要提升這項(xiàng)工作的組織力度，進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)編制工作高質(zhì)量發(fā)展。

（三）缺乏對檔案信息統(tǒng)計(jì)的重視。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作開展的基礎(chǔ)是相關(guān)人員擁有大量準(zhǔn)確、詳細(xì)的檔案統(tǒng)計(jì)信息?；诖?，相關(guān)人員首先要全面進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計(jì)工作，為后期編制做好鋪墊。但由于相關(guān)部門及人員對檔案信息的統(tǒng)計(jì)工作缺乏重視，不能為這項(xiàng)工作的開展提供有力支持，導(dǎo)致整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制工作無法正常進(jìn)行，嚴(yán)重影響了我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

五、提升檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作質(zhì)量的策略

（一）借助信息技術(shù)提升檔案信息的公開力度。檔案統(tǒng)計(jì)信息對社會具有較大的價(jià)值，所以相關(guān)部門要滿足社會各方的需求，全面系統(tǒng)地公布這些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的價(jià)值，推動檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制工作高質(zhì)量發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案統(tǒng)計(jì)信息有了更多的公開平臺，比如政府官網(wǎng)、微信公眾號等。這些檔案統(tǒng)計(jì)信息的電子化可以大大提升統(tǒng)計(jì)信息公開的效率，降低了信息公開的滯后性，同時(shí)方便相關(guān)人員的使用，提升了信息的使用效率?；跈n案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作周期較長，相關(guān)部門在各個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺要及時(shí)更新檔案統(tǒng)計(jì)的簡報(bào)或摘要，提升統(tǒng)計(jì)信息的時(shí)效性。

（二）重視檔案信息統(tǒng)計(jì)，提升統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制需要建立在檔案統(tǒng)計(jì)信息的基礎(chǔ)上，所以相關(guān)部門應(yīng)該重視檔案信息統(tǒng)計(jì)工作的開展，并為這項(xiàng)工作的開展提供充足的支持。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制質(zhì)量在很大程度上取決于檔案信息統(tǒng)計(jì)是否全面和準(zhǔn)確，所以相關(guān)部門要從思想上認(rèn)識到檔案信息統(tǒng)計(jì)的重要性，加強(qiáng)對這項(xiàng)工作的管理，對相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核，并提供相應(yīng)的培訓(xùn)。相關(guān)部門在檔案信息統(tǒng)計(jì)的過程中還應(yīng)當(dāng)主動增強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，使檔案信息統(tǒng)計(jì)能夠?qū)崿F(xiàn)最大化地覆蓋。

（三）提升檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)的利用率，加強(qiáng)編制工作的組織力度。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作的順利進(jìn)行需要相關(guān)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，并為其提供支持。相關(guān)部門要認(rèn)識到檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制的重要性和必要性，并將其納入檔案工作計(jì)劃中。相關(guān)人員在編制檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的過程中，要積極利用檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)的原始數(shù)據(jù)，提升檔案統(tǒng)計(jì)年鑒數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。但是，由于各種因素的影響，檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)在很多情況下僅供內(nèi)部使用，其價(jià)值沒能得到充分發(fā)揮。相關(guān)部門應(yīng)該加大對檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)的使用，對其統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行深度挖掘、整合，在為檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制提供更大服務(wù)的同時(shí)，能體現(xiàn)出更大的價(jià)值，為大眾提供更有價(jià)值的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

（四）為檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，形成完善的編制體系。檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作的質(zhì)量受到多種因素的影響，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一。為此，相關(guān)部門應(yīng)該深入分析檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作，統(tǒng)籌考慮各種因素對編制過程進(jìn)行明確的規(guī)定，比如編制數(shù)據(jù)的來源、內(nèi)容架構(gòu)、編制時(shí)間、發(fā)行等。這樣才能為各地編制檔案統(tǒng)計(jì)年鑒提供依據(jù)，使相關(guān)人員在開展編制工作時(shí)更有目標(biāo)性，進(jìn)而也有利于檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的橫向比較。在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，檔案統(tǒng)計(jì)年鑒工作才能逐漸形成一個(gè)完善的體系，才能更全面地發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的作用，促使我國檔案事業(yè)獲得更大的發(fā)展空間。相關(guān)部門要認(rèn)識到檔案統(tǒng)計(jì)年鑒編制工作制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的重要性，組織相關(guān)人員要根據(jù)編制工作的實(shí)際需要制定一套科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，使編制工作更具系統(tǒng)性和體系性，提升編制工作的效率和質(zhì)量。

六、結(jié)語

由于各種因素的影響，目前我國檔案統(tǒng)計(jì)年鑒的編制工作具有一定的缺失，相關(guān)部門應(yīng)該深入分析其主要原因，進(jìn)而采取有效策略推動編制工作更好地開展。相關(guān)部門要加強(qiáng)對檔案統(tǒng)計(jì)年鑒工作的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，形成完善的體系，發(fā)揮出檔案統(tǒng)計(jì)年鑒更大的作用。