基于平臺化和系統(tǒng)化的高校辦公自動化系統(tǒng)升級優(yōu)化實踐

文/南京航空航天大學信息化處 周俐霞

南京航空航天大學是一所以工科見長的重點大學。學校第一代OA系統(tǒng)上線于2003年，采用Asp技術(shù)架構(gòu)搭建，功能單一，主要支持學校文件和通知的在線發(fā)布，不具有收文管理和公文流轉(zhuǎn)等核心功能。2017年，在工信部信息化專項的支持下，學校率先啟動了辦公自動化系統(tǒng)的新建，新系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，收發(fā)文流程引擎的方式，支持在線收發(fā)文管理和公文流轉(zhuǎn)，公文制作。并且同步建設了手機端移動APP，支持移動端審批，極大地提高了公文管理效率。近年來，伴隨著學校高質(zhì)量內(nèi)涵式發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)所承載的功能亟待進一步完善和拓展。

2021年底，學校啟動了綜合辦公系統(tǒng)的升級優(yōu)化工作。新系統(tǒng)以人為核心、以用戶體驗為導向、以管理訴求為重心、以“一賬號、一密碼、多終端、一屏聚合、一鍵處理”為目標，對整體架構(gòu)和系統(tǒng)的性能以及功能進行優(yōu)化。新系統(tǒng)將現(xiàn)有辦公門戶引擎、流程引擎、消息引擎、報表引擎、系統(tǒng)安全運維中心、低代碼構(gòu)建平臺等核心底層架構(gòu)進行了整體升級優(yōu)化，并在此基礎上完成了公文模塊、日程模塊、會議模塊、值班模塊、請銷假模塊等已建應用的優(yōu)化，同時還進一步深化拓展并新建了督查督辦模塊、信訪模塊、規(guī)章制度模塊、干部履職模塊、對外合作模塊、校外掛職模塊、合同管理模塊等。同時，為深化協(xié)同化辦公，一站式服務，加強高黏性信息系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，突出基于平臺化的大OA系統(tǒng)開發(fā)思想，新系統(tǒng)與學校統(tǒng)一身份認證、人員基礎數(shù)據(jù)、在線編輯+預覽、電子簽章、綜合服務平臺、移動端綜合服務平臺、統(tǒng)一消息平臺、數(shù)據(jù)中心以及檔案管理系統(tǒng)等平臺實現(xiàn)了數(shù)據(jù)互聯(lián)，流程互通。新系統(tǒng)自2022年5月升級上線以來，兼容性、易用性、友好性以及安全性都得到了全面提升，受到了師生員工的好評。

一、原辦公自動化系統(tǒng)的突出問題

（一）兼容性不強。瀏覽器方面支持單一，與除360安全瀏覽器以外的其他主流瀏覽器不兼容；同時在線公文的編譯方面需要安裝插件，編輯器軟件對WPS等國產(chǎn)化文字編輯器不夠友好。

（二）新需求無法覆蓋。缺少數(shù)據(jù)查詢和數(shù)據(jù)報表統(tǒng)計功能，用戶不能對自己涉及的公文或事項有直觀的感受。由于在線公文編輯需要安裝指定的瀏覽器和插件，協(xié)同處理的功能不強。

（三）用戶體驗感不好。系統(tǒng)首頁不支持主題配置，不支持主題元素的拓展。內(nèi)容角色的權(quán)限設置分配按板塊配置，內(nèi)容不夠細化。流程引擎的性能不夠強大和靈活，處理方式固定且單一，不支持流程轉(zhuǎn)辦、流程傳閱、意見征詢等功能。缺少對多人會簽、多人依次逐個處理、多人非會簽、加簽與減簽等不同場景的流程處理模式。

（四）移動端魯棒性弱。2017年，綜合辦公系統(tǒng)開發(fā)了APP移動端應用，首次支持在線移動審批公文，但是移動端穩(wěn)定性差強人意，手機清理緩存或者重啟時會引發(fā)用戶信息登錄超時，瀏覽和處理不了文件等情況。

二、優(yōu)化方案和路徑

（一）建立統(tǒng)一綜合辦公門戶。首先，優(yōu)化門戶引擎，支持所有信息的分類組合與聚合推送、展現(xiàn)，實現(xiàn)通過一個窗口，將所有來源于各系統(tǒng)的工作事項和消息提醒進行集中抽取，同時根據(jù)崗位職責以及系統(tǒng)權(quán)限實現(xiàn)了智能推送和聚合展現(xiàn)，主要包括：個人信息、日程查詢、流程中心、學校文件、通知公告、快捷入口、統(tǒng)計報表等具體應用。其次，延續(xù)用戶原有使用習慣，繼續(xù)采用B/S模式（即瀏覽器/服務器模式），兼容IE、UCBrowser、Fire Fox、Chrome等更多瀏覽器，重新進行了整體界面UI設計，布局設計，讓工作桌面更加清晰簡潔，一目了然。再次，完善提醒中心，針對收發(fā)文、會議、督辦、合同等模塊提供了更多預警提醒機制，實現(xiàn)對于事務的提醒、預警以及強弱管控，進一步助力工作的有效及時開展。最后，增加了數(shù)據(jù)統(tǒng)計中心，讓更多沉淀的系統(tǒng)數(shù)據(jù)可追溯、可查詢、可統(tǒng)計、可分析，如實時查看本單位收發(fā)文情況、本人流程處理情況。

（二）建立統(tǒng)一公文管理平臺。系統(tǒng)實現(xiàn)以公文流轉(zhuǎn)為核心的全生命周期管理，圍繞辦文、辦事、辦會推動了一體化協(xié)同辦公。

1.去插件化。支持公文在線編輯，在線預覽，不受本地插件限制，不受瀏覽器限制。

2.公文核稿審批過程更加智能。支持一文雙屏，支持敏感詞過濾，支持一鍵排版，支持文號自助管理，審批意見自動歸集。

3.公文收發(fā)全程電子化。通過與契約鎖電子簽章平臺充分融合，實現(xiàn)發(fā)文在線核稿、在線套紅、在線簽章、自動分發(fā)、在線存檔。同時，支持多種方式智能化來文登記，公文流轉(zhuǎn)可以通過圖形化的方式根據(jù)需要自由增加審批節(jié)點，讓公文處理更貼近實際管理需要。

4.全面移動化。流程表單全面H5化，支持適配各類型移動終端。一部手機滿足所有辦公需求，實現(xiàn)PC、移動一體化。移動審批流程數(shù)據(jù)完全與PC同步，同時支持多種審批方式，如語音回復、手寫批注、圈批圈閱等。

（三）建立統(tǒng)一流程管控中心。通過流程中心將日常事務中線下模式流程全部線上化，與傳統(tǒng)的線下模式相比，通過在線發(fā)起的每件工作事項、每一份請示文件、每一次流程處理過程都會被自動記錄并全程留痕保存下來，同時結(jié)合與電子簽章的融合利用，實現(xiàn)全程電子化，進一步助力工作有序開展。

統(tǒng)一的流程中心可根據(jù)實際流轉(zhuǎn)要求，提供多種不同的處理方式，包括：流程批準、流程審批、流程回退、流程轉(zhuǎn)發(fā)、流程轉(zhuǎn)辦、流程傳閱、意見征詢等。同時流程也支持多人會簽、多人依次逐個處理、多人非會簽、加簽與減簽等不同流程處理模式，真正支持和滿足各類流轉(zhuǎn)需求以及未來的深化拓展。

統(tǒng)一流程中心具有多樣的表單展現(xiàn)和便捷的權(quán)限賦予能力?？筛鶕?jù)不同業(yè)務場景設計不同表單樣式，例如公文擬稿紙、請銷假表單、呈報送批單、通知公告單、協(xié)議單、制度審批單等。通過流程進行權(quán)限的轉(zhuǎn)移，無須進入后臺進行維護，便于內(nèi)部之間的共享交流。

統(tǒng)一流程中心維護簡單方便。BPM流程引擎提供強大的流程自定義（新增、修改、刪除等）和表單自定義（新增、修改、刪除等）功能。流程支持圖形化設計，用戶可自由添加流程節(jié)點，所見即所得。且流程設計/維護后，表單自動更新，報表也同步更新。

（四）建立統(tǒng)一督辦管理中心。系統(tǒng)支持從督辦立項、審核確認、任務分解、任務執(zhí)行、任務處理、跟蹤反饋、任務完成等監(jiān)控到分析的全閉環(huán)管理，清晰化每一項重點工作的目標、責任、時效、結(jié)果，并且對督查工作的制度化、標準化、規(guī)范化進行嚴格把控。

1.提供督辦門戶，根據(jù)用戶權(quán)限展示督辦數(shù)據(jù)、進展情況、辦結(jié)情況、部門督辦事項統(tǒng)計等信息。涵蓋從督辦立項—任務分解—進展反饋—辦結(jié)申請—數(shù)據(jù)展現(xiàn)全過程閉環(huán)管理。

2.支持根據(jù)不同維度篩選、查詢督辦事項，不同項目狀態(tài)展現(xiàn)，通過進度條直觀展現(xiàn)各項目最新進度。實現(xiàn)督辦事項臺賬式管理，學校主要領(lǐng)導可隨時查看、統(tǒng)計全部工作進展；副職校領(lǐng)導可查看分管工作進展；單位負責人可以定期、主動反饋工作進展，并在部門內(nèi)部分解工作。

3.支持針對分解子任務進行催辦和延期提醒?？梢员憬葑粉櫠睫k工作完成進度，跟蹤領(lǐng)導點評意見；延期或緊急事項可批量催辦，督促辦理，并按照督辦事項的狀態(tài)（快到期、事項超期），督辦反饋的狀態(tài)（未反饋、已反饋、已辦結(jié)）等等，系統(tǒng)自動生成紅綠黃燈預警提醒。支持自動化消息提醒，包括PC和移動端消息提醒、短信提醒等，支持多場景、多方式，信息快速傳遞，不錯過每一項工作。

4.報表直觀展現(xiàn)各項目反饋情況、督辦事項情況等。豐富的督辦統(tǒng)計報表以圖形化的方式展現(xiàn)不同維度、不同類型的數(shù)據(jù)信息，方便校領(lǐng)導實時掌握各類督辦的辦理統(tǒng)計情況。

5.移動端支持督辦事項以及分解任務查詢、進展反饋查詢、辦結(jié)事項查詢等。

（五）建立統(tǒng)一文檔管理中心。通過統(tǒng)一文檔管理中心實現(xiàn)了針對學校制度、部門文件、收發(fā)公文、合同、請示報告、工作報告等各類文檔的多渠道自動歸集、分類存儲和按權(quán)限分類管理，支持各類文件的無插件在線預覽、編輯等，不受瀏覽器影響；并且在此基礎上建立統(tǒng)一的檢索中心，支持針對全校所有教職工可以通過檢索平臺輸入關(guān)鍵詞，按標題、正文、附件等內(nèi)容進行智能檢索，進行權(quán)限控制下的全平臺文檔內(nèi)容數(shù)據(jù)的精準、便捷、快速的檢索利用，并能夠?qū)⑴c檢索文檔相關(guān)的任務、項目、審批、用戶、日程等相關(guān)的所有信息結(jié)構(gòu)化、有組織性地呈現(xiàn)出來。系統(tǒng)自動記錄每個文檔的操作日志、查閱日志，全面保障辦公系統(tǒng)各類文件安全。支持多種形式的文檔分發(fā)，也可通過QQ、微信、郵件、短信等多種方式一鍵分發(fā)文件到指定人員。

（六）建立統(tǒng)一報表管理平臺。系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)報表平臺，全面支持數(shù)字化轉(zhuǎn)型。實現(xiàn)數(shù)據(jù)按不同維度的分析展現(xiàn)，同時提供強大的交互查詢分析功能。圖表分析看板可以更直觀看到系統(tǒng)各個模塊數(shù)據(jù)的變動、業(yè)務數(shù)據(jù)變換的趨勢等，且圖表支持數(shù)據(jù)的逐級穿透，可穿透至最末級數(shù)據(jù)，也支持圖表導出。

1.數(shù)據(jù)圖形化。圖表分析看板提供多種常用的統(tǒng)計圖表，滿足用戶統(tǒng)計分析需求，包括柱形圖、餅圖、折線圖、地圖、區(qū)域圖、時間走勢圖、儀表盤等等。對于一些比較特殊的個性化元素，圖表分析看板也支持用戶自定義擴展，維度可配置。

2.圖表配置化。用戶在數(shù)據(jù)模型構(gòu)建完成后，即可在看板中添加各種圖表對數(shù)據(jù)進行分析。用戶可以將字段拖拽到維度或度量區(qū)域，變更度量的統(tǒng)計方式，如總和、平均值、最大最小值、計數(shù)等，變更維度、增減度量項，這些操作系統(tǒng)都可以實時展現(xiàn)結(jié)果，進行交互分析。

3.個性化嵌入門戶展現(xiàn)?；跀?shù)據(jù)報表平臺，可個性化定制公文報表門戶、督辦報表門戶等，以圖形化形式展現(xiàn)公文數(shù)據(jù)、督辦事項進度等。

（七）建立統(tǒng)一移動工作平臺。系統(tǒng)頁面H5化，全面助力所有PC端功能應用均可直接延展至智能移動終端進行呈現(xiàn)和操作，真正實現(xiàn)PC、移動一體化辦公，使工作溝通更加便捷、高效。

1.全面適配。智能終端可以運行在IOS、Android、鴻蒙等智能移動設備上，如手機，平板電腦等便攜式電子設備。

2.全員交流。建立校內(nèi)IM通訊，通過網(wǎng)頁端、客戶端等終端智能模式，讓圍繞工作的溝通交流、文件傳遞等所有過程均留在校內(nèi)服務器上，讓溝通更加正式、更加高效、更加安全。

三、結(jié)語

南京航空航天大學各類信息系統(tǒng)的建設已經(jīng)“從無到有”邁入“從有到好”的階段。OA辦公系統(tǒng)通過實施平臺化和集成化升級，功能更加全面，性能更加靈活，更能適應學校多層級、多樣化、進階式的辦公需求。系統(tǒng)升級優(yōu)化，帶給用戶優(yōu)質(zhì)的使用體驗，在兼容性方面實現(xiàn)了公文全程無插件，任意終端設備可使用，不受flash插件影響，支持全面國產(chǎn)化；在易用性方面，支持信息智能聚合，主動推送，內(nèi)容一屏展現(xiàn)，一步操作，數(shù)據(jù)穿透，管理者可以能夠解數(shù)據(jù)的產(chǎn)生明細，支撐流程的審批決策；在友好性方面，界面及功能更加的人性化，支持門戶數(shù)據(jù)和代表數(shù)據(jù)預警提醒，圖表化分析呈現(xiàn)數(shù)據(jù)，流程處理更加高效；在安全性方面，OA系統(tǒng)已通過信息系統(tǒng)等級保護三級認證，運維系統(tǒng)安全可靠便捷，實現(xiàn)普通員工、部門OA秘書和校領(lǐng)導權(quán)限分立以及審計日志追溯分析。目前，通過“主動抽取、智能分揀、集中展現(xiàn)”的方式已經(jīng)將分散在各業(yè)務系統(tǒng)中的消息提醒、事項工作、信息通知等進行了匯總，全校教職工均可以通該平臺訪問、處理、跟蹤、關(guān)注相關(guān)事宜，形成核心業(yè)務有支撐、專項業(yè)務能拓展，集政務辦理、事務管理、行政辦公于一體的高效協(xié)同信息平臺。與此同時，OA系統(tǒng)極具開放性的特征，為未來校級OA系統(tǒng)功能向二級單位和學院延伸、下沉打好了基礎。