基于流程引擎的高職院校網(wǎng)上辦事大廳的設(shè)計與實現(xiàn)

孫珊珊

（濰坊職業(yè)學(xué)院 信息管理中心，山東 濰坊 263727)

1 建設(shè)背景

隨著高校信息化建設(shè)的不斷深入，高校信息化建設(shè)程度越來越高，各個學(xué)校都建設(shè)了很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)。多數(shù)業(yè)務(wù)實現(xiàn)了網(wǎng)上辦理，但是由于系統(tǒng)繁多，學(xué)生、教職人員辦理不同的業(yè)務(wù)需要登錄不同的系統(tǒng)。許多高校正通過信息化“一站式”服務(wù)模式整合業(yè)務(wù)過程，根據(jù)師生角色生命周期涉及的服務(wù)項目，建立公共服務(wù)平臺，集聚服務(wù)資源，推廣移動應(yīng)用，完善服務(wù)體系，推動行政職能從管理向服務(wù)的轉(zhuǎn)變[2]。

一站式網(wǎng)上辦事大廳通過統(tǒng)一的流程引擎將散落在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的流程進(jìn)行充分整合，統(tǒng)一運行和管理，并可實現(xiàn)對所有業(yè)務(wù)流程運行情況監(jiān)控與分析，從而為高校發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)支撐。濰坊職業(yè)學(xué)院于2022年完成了網(wǎng)上辦事大廳升級改造，本文以此為背景，用一個具體業(yè)務(wù)流程“合同管理審批流程”為例，說明了基于易表通流程引擎的線上服務(wù)事項的設(shè)計與實現(xiàn)過程。

2 辦事大廳設(shè)計

2.1 建設(shè)原則

網(wǎng)上辦事大廳旨在提高服務(wù)質(zhì)量和效率，建設(shè)和實現(xiàn)是一項全局性工作，涉及多個部門的協(xié)調(diào)和管理，因此在建設(shè)服務(wù)事項前期一定要充分調(diào)研實際業(yè)務(wù)，進(jìn)行需求分析，確保系統(tǒng)方便快捷，滿足不同場景下的辦事需求[3]。在服務(wù)事項運行過程中，從師生利益出發(fā)，以提高師生滿意度為原則，根據(jù)實際運行情況調(diào)整服務(wù)內(nèi)容，開展流程優(yōu)化和流程再造工作，切實提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

2.2 訪問入口

為方便師生隨時隨地申請、審批、查看服務(wù)事項，辦事大廳支持移動端使用，包括移動App、微信公眾號、企業(yè)微信、釘釘?shù)榷喾N入口。不同入口的數(shù)據(jù)同步，師生根據(jù)自身習(xí)慣選擇合適的訪問入口。

在辦事大廳中，不同事項以服務(wù)卡片方式展現(xiàn)，用戶可點擊服務(wù)事項卡片，直接進(jìn)入申請頁面進(jìn)行業(yè)務(wù)申請。對于自己的常用業(yè)務(wù)，還可點擊服務(wù)卡片上的“愛心”符號服務(wù)進(jìn)行一鍵收藏服務(wù)，方便下次通過“我的收藏”直接訪問，也可根據(jù)需要取消收藏。

審批者在任務(wù)中心接收審批任務(wù)，可以查看待辦任務(wù)、已辦任務(wù)、我的申請、辦結(jié)任務(wù)，也可根據(jù)申請人、申請部門等條件進(jìn)行篩選查找任務(wù)。

2.3 服務(wù)查詢

平臺可根據(jù)服務(wù)主題、責(zé)任部門對服務(wù)事項進(jìn)行分類，用戶可選擇相應(yīng)分類，輸入事項名稱關(guān)鍵字，快速精準(zhǔn)搜索服務(wù)事項。用戶通過點擊事項卡片，可查看事項辦事指南。辦事指南包括事項名稱、責(zé)任部門、服務(wù)對象、前置條件、服務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)周期、辦理須知、所需材料、辦理時間和地點、咨詢電話和常見問題等，并可在辦事指南中關(guān)聯(lián)在線應(yīng)用、提供咨詢、評價等服務(wù)。

2.4 服務(wù)事項評價

提供用戶對服務(wù)事項、辦結(jié)的流程進(jìn)行滿意度評價，將自己最真實的使用感受分享給其他用戶、反饋給服務(wù)事項管理員。用戶使用服務(wù)事項前也可以查看其他用戶對該事項的評價。服務(wù)事項管理員可以查看來自用戶的使用評價，為進(jìn)一步優(yōu)化升級應(yīng)用提供參考依據(jù)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層可以隨時查看所有事項的評價得分，根據(jù)評價得分對事項責(zé)任部門采取獎懲措施，以此促進(jìn)流程再造，服務(wù)質(zhì)量提升。事項評價結(jié)果也可為部門年終考核提供參考依據(jù)。為保證評價質(zhì)量，防止惡意評價，用戶須通過認(rèn)證登錄系統(tǒng)后才可進(jìn)行評價。

2.5 服務(wù)事項管理、統(tǒng)計

對事項清單進(jìn)行全生命周期管理，建設(shè)學(xué)校統(tǒng)一事項清單庫。新建設(shè)的事項按時上架，過時廢棄事項及時下架，有業(yè)務(wù)變動的及時變更?？梢园凑辗?wù)事項的重要程度、使用頻率高低對事項進(jìn)行排序。

管理員和普通用戶均可通過服務(wù)分析模塊查看辦事大廳運行數(shù)據(jù)，包括當(dāng)前進(jìn)駐事項、可在線辦理事項、當(dāng)前正在辦件、已完成辦件、累計服務(wù)師生數(shù)等內(nèi)容。

平臺可通過訪問流量、使用次數(shù)、評分高低、流程平均耗時等維度對流程事項進(jìn)行排名，形成各種直觀展示的圖表，如折線圖、餅圖、柱狀圖等，點擊圖表，可查看數(shù)據(jù)詳情。

2.6 流程監(jiān)控

流程管理員可以對權(quán)限范圍內(nèi)的流程進(jìn)行監(jiān)控，包括全部流程實例，當(dāng)前運行節(jié)點任務(wù)狀態(tài)，是否超時未處理、是否駁回、終止等。在流程監(jiān)控模塊，流程管理員可以用申請人、申請部門、申請時間、流程狀態(tài)等條件搜索某條具體流程實例或某個流程任務(wù)，對流程或流程任務(wù)進(jìn)行強制干預(yù)，如終止、刪除、掛起、轉(zhuǎn)辦等操作[4]。

2.7 權(quán)限管理

流程管理平臺支持多級管理。多級管理是指對各種管理操作的權(quán)限范圍內(nèi)再授權(quán)，這種授權(quán)機制可以無限細(xì)分下去，如學(xué)校信息管理中心擁有平臺完整管理權(quán)限，A、B、C 三個部門有相對獨立的二級管理權(quán)限，每個二級管理權(quán)限可以繼續(xù)細(xì)分的技術(shù)。每一級管理員都只能查看和管理自己權(quán)限范圍內(nèi)的流程及流程實例。分級管理扁平高效，服務(wù)用時更短，更加精準(zhǔn)。

權(quán)限包括發(fā)起流程、編輯、查看、審核、批量審核、導(dǎo)出、刪除、終止、轉(zhuǎn)辦、掛起等，根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，可給相關(guān)人員配置不同權(quán)限。支持電腦端和移動端權(quán)限同步配置，避免不同入口權(quán)限不同的問題。

3 “合同管理審批流程”設(shè)計與實現(xiàn)

依法治校過程中，高校面臨的內(nèi)外部環(huán)境越來越復(fù)雜，高校的辦學(xué)、管理等活動逐漸被納入司法審查。合同管理成為學(xué)校行政管理的重要組成部分。從合同起草、審核、法律審查到修訂、蓋章簽訂，每個環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格把關(guān)，不容出錯。傳統(tǒng)的線下溝通、修改的方式不能留痕，無法追溯，給日后審查帶來了不便。為了解決這些問題，實現(xiàn)合同規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的高效管理，通過流程引擎搭建了線上合同管理審批流程，包括基本信息設(shè)置、表單設(shè)計、流程設(shè)計、權(quán)限配置、頁面設(shè)計、服務(wù)部署上架6個步驟。

3.1 基本信息設(shè)置

該部分定義了服務(wù)事項的中英文名稱、服務(wù)類別、圖標(biāo)、基本描述、服務(wù)對象、責(zé)任部門、辦事指南等基本內(nèi)容。這些信息簡潔明了，讓用戶快速了解該流程。

3.2 表單設(shè)計

流程平臺了提供Web方式、面向業(yè)務(wù)人員的可視化、拖拽式、所見即所得的表單設(shè)計器，無須安裝任何專業(yè)設(shè)計工具或插件。表單設(shè)計器提供單行文本、多行文本、附件控件、頭像控件、單選框組、多選框組、下拉菜單、樹形控件、超鏈接控件、簽章控件、 位置坐標(biāo)、富文本編輯器等標(biāo)準(zhǔn)控件。每個控件都可以單獨設(shè)置屬性，包括是否必填、是否隱藏、是否只讀、是否有值校驗、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)源等[5]。還可建立字段關(guān)聯(lián)事件，比如當(dāng)字段A的值為“是”時，則需要顯示字段B/C/D，并提示用戶填寫，同時隱藏字段E/F/G；當(dāng)字段A字段為“否”時，則需要顯示字段E/F/G,并提示用戶填寫，同時隱藏字段B/C/D。

表單支持移動端和電腦端同步配置，配置一次，即可實現(xiàn)多終端的使用。

合同管理審批流程需要填寫的字段包括申請人、申請部門、聯(lián)系方式、合同名稱、類型、合同標(biāo)的、合同編號、金額、履行開始時間、履行結(jié)束時間、對方單位名稱、對方單位聯(lián)系人和電話、印章類別、合同文本、合同份數(shù)等內(nèi)容。其中申請人、申請部門、聯(lián)系方式等基本信息可關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)源，即從數(shù)據(jù)中心直接讀取當(dāng)前用戶信息，避免了申請人重復(fù)填寫。具體表單設(shè)計見圖1。

圖1 表單設(shè)計

3.3 流程設(shè)計

流程平臺自帶Web方式的、面向業(yè)務(wù)管理人員的交互式流程設(shè)計器，無須寫代碼，不需要安裝專業(yè)的流程設(shè)計軟件或者插件，只需要簡單可視化配置操作即可生成復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程。流程引擎支持并行、串行、串并混合等多種模式。每個環(huán)節(jié)均可單獨配置操作按鈕，如提交、追回、退回、終止流程、轉(zhuǎn)辦、催辦、保存草稿、查看流程圖等。當(dāng)一個環(huán)節(jié)下一步有多個路由時可通過網(wǎng)關(guān)配置不同的條件，系統(tǒng)根據(jù)條件自動判斷下一環(huán)節(jié)，這就避免了人為選擇路由容易出錯的問題。每個環(huán)節(jié)可以配置是否會簽，會簽?zāi)Ｊ桨ú⒑灪痛瀮煞N。

合同管理審批流程，流程環(huán)節(jié)包括提出申請、部門負(fù)責(zé)人審核、相關(guān)部門會簽、法律顧問審核、財務(wù)審核、審計科審核、合同修正、院長審批、蓋章處理等環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)配置相應(yīng)的審批人員，審批人員有三種情況：一是不固定人員，由上個環(huán)節(jié)處理人從組織架構(gòu)中選人；二是固定用戶或用戶組，這種情況在流程中配置角色即可；三是人員不固定但是有具體規(guī)則，比如“部門負(fù)責(zé)人審批”環(huán)節(jié)審批人是上個環(huán)節(jié)中提出申請者所在部門的部門負(fù)責(zé)人，這種情況配置相應(yīng)規(guī)則即可。具體流程圖見圖2。

圖2 流程設(shè)計

流程每個環(huán)節(jié)可單獨配置關(guān)聯(lián)表單字段的權(quán)限，包括隱藏、只讀、必填、查看，默認(rèn)情況為可編輯狀態(tài)。當(dāng)某些字段需要特殊權(quán)限配置時，如合同管理審批流程中，“審核材料上傳”字段只有法律顧問審核環(huán)節(jié)有權(quán)限上傳，則法律顧問審核環(huán)節(jié)配置此字段為必填，其他環(huán)節(jié)配置此字段為只讀權(quán)限。

3.4 權(quán)限配置

本流程的申請權(quán)限開放給全體教職工，審批權(quán)限根據(jù)各環(huán)節(jié)情況具體配置，如“財務(wù)處審核”環(huán)節(jié)配置財務(wù)處長角色。當(dāng)人員調(diào)整時，只需在角色管理模塊維護(hù)人員變更信息，各個引用此角色的流程環(huán)節(jié)會自動更新人員。管理權(quán)限分配給合同管理部門學(xué)校辦公室。管理員可以查看和導(dǎo)出所有合同管理審批流程實例，包括表單填寫的字段、流程的基本信息、流程狀態(tài)等內(nèi)容，方便統(tǒng)計分析、流程監(jiān)控。

3.5 頁面設(shè)計

一站式網(wǎng)上辦事大廳將每個服務(wù)事項作為一個獨立的應(yīng)用，可獨立配置申請、審核、統(tǒng)計、管理頁面。每個頁面配置相應(yīng)的操作按鈕，如發(fā)起申請、編輯、查看、審核。采用Web 端配置的方式，不需要寫代碼，即可完成頁面設(shè)計。

3.6 服務(wù)部署

完成以上步驟后，一鍵部署，服務(wù)即可上線，用戶即可在辦事大廳中看到此流程。

4 辦事大廳運行情況分析

濰坊職業(yè)學(xué)院網(wǎng)上辦事大廳于2022 年完成升級改造，建成公文收發(fā)、教學(xué)管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、人事管理、學(xué)工管理、差旅管理等124項服務(wù)事項，其中117條事項可在線辦理，同時支持電腦端和移動端事項辦理、審批，部分服務(wù)事項見表1。

表1 部分服務(wù)事項

圖3 服務(wù)事項統(tǒng)計

2022年完成13 700余項事項辦理，為師生日常工作、學(xué)習(xí)、生活提供了極大的便利，極大提高了審批效率和服務(wù)水平，提高了師生滿意度，有效提升了行政效能。

5 下一步工作

業(yè)務(wù)流程建設(shè)是一個持續(xù)優(yōu)化調(diào)整的過程，通過發(fā)現(xiàn)在日常執(zhí)行中的問題，逐步優(yōu)化完善，實現(xiàn)流程再造。通過流程再造，反向促進(jìn)業(yè)務(wù)改進(jìn)，為師生提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，提高師生滿意度。接下來，應(yīng)重點推進(jìn)以下兩項工作：一是深入思考研究如何利用辦事大廳提高辦事效率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)積累，為學(xué)院發(fā)展決策提供更準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)支撐；二是實現(xiàn)線上線下閉環(huán)辦事服務(wù)。建設(shè)線下自助服務(wù)大廳，自助查詢、打印成績單等，實現(xiàn)一門式自助服務(wù)[6]。建設(shè)電子簽章系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)院公章、合同章及人事、財務(wù)等部門公章電子化，對接網(wǎng)上辦事大廳及線下自助服務(wù)設(shè)備，實現(xiàn)電子簽章，提高服務(wù)效率。