數(shù)字化管理在婚姻登記檔案工作中的運(yùn)用

王麗花

一、數(shù)字化管理在婚姻登記檔案工作中的運(yùn)用優(yōu)勢(shì)及重要性

（一）運(yùn)用優(yōu)勢(shì)

相比于傳統(tǒng)檔案管理模式，數(shù)字化管理在婚姻登記檔案中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，降低管理成本。傳統(tǒng)的婚姻檔案管理以粗放型模式為主，即通過投入辦公費(fèi)用、增加人力資源的方式來解決各類管理難題，這也令檔案管理成本大幅度增加。數(shù)字化管理則截然不同，將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，將其儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，既顯著減少了管理成本，而且也減少了實(shí)體空間的占用，在查找檔案時(shí)只需要輸入關(guān)鍵詞條或者名稱，就能快速檢索到所需檔案，查閱速度得到質(zhì)的提升[1]。第二，提高工作效率。在數(shù)字化管理模式下，為跨地區(qū)的檔案查詢提供了便利條件，僅需要依托局域網(wǎng)，對(duì)已經(jīng)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的婚姻檔案信息檢索即可，真正實(shí)現(xiàn)跨省通辦，大大提升了辦事效率。此時(shí)，檔案管理模式從實(shí)體檔案庫管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案庫，管理利用都極為便利。第三，加強(qiáng)檔案安全。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，可以減少反復(fù)查閱帶來的磨損，不會(huì)因溫度濕度的變化造成檔案材料老化變質(zhì)，而且任何改、刪的行為均能追溯到痕跡，提高了檔案的安全性及完整性。

（二）重要性

婚姻登記檔案屬于民生檔案信息資源，最為顯著的特點(diǎn)是記載時(shí)間跨度大、查閱頻率高、信息內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大等，也正是因?yàn)檫@些特點(diǎn)，使得檔案管理工作極為繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多且勞動(dòng)強(qiáng)度大。將先進(jìn)技術(shù)手段引入到婚姻登記檔案工作中，在技術(shù)支持下可收獲事半功倍的效果，將工作人員從簡(jiǎn)單機(jī)械的工作中解脫出來，切實(shí)降低工作中的失誤，讓數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)最大程度發(fā)揮出來，使婚姻登記檔案工作的效率再上一個(gè)臺(tái)階。此外，以往的婚姻文書檔案由于多為紙質(zhì)形式的卷宗，若要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間保存往往存在極大局限[2]。如果可以利用零邊距掃描儀、饋紙式掃描儀、大幅面掃描儀、高拍儀、非接觸式掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，同時(shí)儲(chǔ)存在云端、硬盤中，就讓檔案的永久保存成為可能，而且不會(huì)因多次翻閱、儲(chǔ)存環(huán)境、天災(zāi)人禍等因素而損壞，起到很好的保護(hù)作用。不僅如此，婚姻檔案的數(shù)字化管理也使得檔案利用更加便捷，徹底打破了“孤本”的藩籬，只要擁有查閱權(quán)限，不需要到特定場(chǎng)合就能隨時(shí)隨地瀏覽、共享檔案信息。未來，伴隨科技的不斷進(jìn)步，相信數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)會(huì)愈加突出，所以有必要對(duì)數(shù)字化管理建立系統(tǒng)全面的認(rèn)識(shí)，為落實(shí)數(shù)字化檔案管理“添磚加瓦”。

二、數(shù)字化管理在婚姻登記檔案工作中的應(yīng)用策略

（一）提高認(rèn)識(shí)，梳理工作思路

在以數(shù)字化形式開展婚姻登記檔案管理的過程中，前期應(yīng)將關(guān)注點(diǎn)放在檔案數(shù)字化建設(shè)方面，積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作意識(shí)，對(duì)數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化管理效能建立系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)，從而在日后工作中充分發(fā)揮能動(dòng)性，積極投入到婚姻登記檔案數(shù)字化建設(shè)、管理工作中?？紤]到婚姻登記檔案管理涉及諸多環(huán)節(jié)、內(nèi)容繁多，令檔案管理人員面臨著較大的工作壓力，為避免其出現(xiàn)消極工作情緒，切實(shí)提升婚姻登記檔案的數(shù)字化管理水平，需要徹底消除檔案管理人員思想層面存在的錯(cuò)誤認(rèn)知，通過多樣化手段將其工作能動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造潛能激發(fā)出來[3]。另外，根據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》的要求，其中明確強(qiáng)調(diào)“婚姻登記檔案應(yīng)定期向同級(jí)檔案部門移交”，所以婚姻登記處通常會(huì)分類保存檔案，經(jīng)過一段時(shí)間后移交檔案。隨著時(shí)間的推移，婚姻登記檔案數(shù)量越來越多，且逐步呈現(xiàn)出分散保存的現(xiàn)象，導(dǎo)致檢索起來難度極大。若要真正實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案的便捷查詢，促使檔案利用效益最大化，檔案管理人員可深入到基層群眾中，通過問卷調(diào)查、電話回訪等方式，全面了解相關(guān)單位所遇到的婚姻檔案利用問題，同時(shí)依托數(shù)字化技術(shù)，針對(duì)性地搭建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，以此來達(dá)到提高檢索準(zhǔn)確率、速度、便捷性的目的，有效滿足各單位對(duì)婚姻登記檔案應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)需求。

（二）加大資金投入，搭建數(shù)字化管理系統(tǒng)

為進(jìn)一步推動(dòng)婚姻登記檔案的數(shù)字化管理，有關(guān)部門應(yīng)盡快搭建數(shù)字化管理系統(tǒng)，以此來為檔案管理工作提供支撐。工作人員在開展婚姻登記工作時(shí)，需要細(xì)致準(zhǔn)確地將每一份婚姻登記檔案錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中，并設(shè)置好關(guān)鍵詞條、檔案文號(hào)、創(chuàng)建時(shí)間、相關(guān)人物等，如此就能替代以往人工查詢的方式，讓檔案檢索逐步走向自動(dòng)化、規(guī)范化，促使婚姻登記檔案保存達(dá)到理想化效果，不斷提升其利用效率[4]。另外，規(guī)范的操作平臺(tái)也是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，需要依托現(xiàn)有的數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)其中的管理功能進(jìn)行完善，積極購置計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、零邊距掃描儀、饋紙式掃描儀等設(shè)備，充分發(fā)揮先進(jìn)設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，為婚姻登記檔案的數(shù)字化管理提供硬件支持。各級(jí)檔案管理部門應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用，面向婚姻登記檔案管理人員定期組織教育培訓(xùn)活動(dòng)，著重傳授其先進(jìn)檔案管理理論、檔案掃描技巧、數(shù)據(jù)整合方法等，確保其可以高質(zhì)量地完成原文掃描、檔案信息整理等工作，將檔案數(shù)據(jù)同原文緊密關(guān)聯(lián)起來，逐步構(gòu)建出數(shù)字化婚姻登記檔案管理體系，從而實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確定位檔案的目的，通過提升檔案查詢效率的方式，打造讓群眾“只跑一次”的服務(wù)模式，促使群眾的滿意度得到顯著提升，真正讓群眾順心。

（三）提升共享程度，實(shí)施統(tǒng)一管理

當(dāng)前，我國(guó)大部分地區(qū)的婚姻登記檔案管理信息系統(tǒng)的共享程度并不高，這也導(dǎo)致當(dāng)事人信息未能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，部門之間依舊存在不同程度的信息壁壘。要知道，婚姻登記檔案最終是服務(wù)于當(dāng)事人自主查閱的，如果要實(shí)現(xiàn)各地、各部門之間信息的互聯(lián)互通，關(guān)鍵是要通過提高信息共享程度的方式，來替代人為操作?；诖耍ㄗh民政部門、婚姻登記處將關(guān)注點(diǎn)放在跨地區(qū)、跨部門的檔案信息系統(tǒng)上，將日常收集的婚姻登記檔案，根據(jù)當(dāng)事人身份證號(hào)，以關(guān)聯(lián)匯總的形式統(tǒng)一上傳到信息管理系統(tǒng)中。如此，就能令婚姻登記檔案實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)查詢，不論是公安戶籍還是房產(chǎn)交易等部門的工作人員，均能根據(jù)崗位權(quán)限或者當(dāng)事人需求，按照制度規(guī)定規(guī)范化調(diào)取當(dāng)事人檔案，做到讓數(shù)字檔案多跑路、當(dāng)事人少跑腿，有效節(jié)約當(dāng)事人的辦事時(shí)間。

（四）實(shí)施科學(xué)化管理，保障當(dāng)事人權(quán)益

為檔案整理更加快捷，為檔案管理操作提供便利，不斷提升檔案管理工作的總體水平及效率，在開展婚姻檔案管理工作的過程中需要始終堅(jiān)持科學(xué)化原則。具體來說，要根據(jù)現(xiàn)行法律法規(guī)、檔案管理制度實(shí)施分類歸檔，比如按照年份、婚姻性質(zhì)等開展婚姻檔案管理工作，其中婚姻性質(zhì)分為結(jié)婚、離婚兩種，在進(jìn)行婚姻等級(jí)管理時(shí)，管理對(duì)象為男女雙方，所以需要將兩人的材料封入同一個(gè)檔案中，如此一來就徹底改變了傳統(tǒng)的婚姻登記管理方式。另外，對(duì)雙方檔案首頁上加蓋公章，然后存檔，經(jīng)過再次確認(rèn)后，便能直接入檔[5]?，F(xiàn)階段，我國(guó)婚姻等級(jí)檔案管理基本由縣區(qū)一級(jí)民政部門負(fù)責(zé)，但是現(xiàn)存檔案有很多都是由早期鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)民政所建立的，因此在開展婚姻檔案管理工作時(shí)，第一步就是對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行合理分級(jí)，等級(jí)不同對(duì)應(yīng)歸檔內(nèi)容也就不同，從而采取針對(duì)性的分類管理措施。確定不會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容造成影響的情況下，合理分類及保存，這有助于防范因婚姻登記處保管不當(dāng)導(dǎo)致當(dāng)事人權(quán)益受損。

（五）依托信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案保密

婚姻登記檔案中包含諸多個(gè)人基本信息、家庭信息，所以具有較高的隱私性，受到我國(guó)法律保護(hù)。婚姻登記處作為我國(guó)的行政事業(yè)單位，在運(yùn)用數(shù)字化手段實(shí)施檔案管理工作的過程中，為確保相關(guān)主體的個(gè)人隱私不被竊取、泄露，有必要積極引入先進(jìn)信息技術(shù)，用于加大檔案保密管理力度。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加持，在檔案部門所用局域網(wǎng)中增加局域防護(hù)網(wǎng)，并且在檔案管理系統(tǒng)中安裝查殺軟件，在實(shí)際工作中嚴(yán)格遵守安全規(guī)范，不為攻擊留漏洞，以此來確?；橐龅怯洐n案流動(dòng)的安全性、穩(wěn)定性，避免內(nèi)網(wǎng)受到病毒、木馬、黑客的攻擊。與此同時(shí)，采取“內(nèi)外有別”的形式搭建網(wǎng)絡(luò)安全機(jī)制，在應(yīng)用內(nèi)網(wǎng)加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案?jìng)鬟f共享，并且應(yīng)用訪問權(quán)限、數(shù)字水印、文件加密等措施，為婚姻登記檔案的安全管理保駕護(hù)航[6]?；橐龅怯浱幍墓芾砣藛T、工作人員應(yīng)牢固樹立安全意識(shí)，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，定期備份存檔檔案，若識(shí)別到系統(tǒng)中存在的異常，需要在第一時(shí)間內(nèi)反饋給技術(shù)人員及時(shí)進(jìn)行處理，為當(dāng)事人的隱私安全提供多重保障。

（六）重視人才培養(yǎng)，推動(dòng)檔案管理發(fā)展

婚姻登記檔案管理工作兼具了服務(wù)性、管理性，對(duì)專業(yè)能力要求較高，需要相關(guān)管理人員專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備豐富、專業(yè)技能扎實(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)。為適應(yīng)精細(xì)化的婚姻登記檔案管理要求，需要加大人才培養(yǎng)力度，增強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性。婚姻登記處及民政部門應(yīng)根據(jù)自身戰(zhàn)略發(fā)展要求，面向現(xiàn)有檔案管理人員積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使其在前沿檔案管理理論、理念中汲取養(yǎng)分，盡可能掌握到更多的管理方法與技巧，將所學(xué)靈活應(yīng)用于崗位工作中，努力創(chuàng)造出更多價(jià)值[7]。檔案管理人員應(yīng)安心本職工作，牢固樹立責(zé)任心、事業(yè)心，利用工作之余深入研讀相關(guān)書籍，比如中外檔案史、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等，在閱讀中豐富專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)儲(chǔ)備。同時(shí)，密切關(guān)注婚姻登記檔案管理方面存在的法規(guī)制度、方針政策的變化，動(dòng)態(tài)了解檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)定，如此才能突出管理工作的針對(duì)性，使數(shù)字化婚姻登記檔案達(dá)到理想化工作效果。與此同時(shí)，婚姻登記檔案管理人員還應(yīng)適當(dāng)學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、情報(bào)學(xué)、信息技術(shù)、計(jì)算技術(shù)操作等專業(yè)知識(shí)，以此來進(jìn)一步提升婚姻登記檔案管理工作質(zhì)量、效率。檔案管理人員應(yīng)足夠尊重檔案，堅(jiān)決維護(hù)檔案內(nèi)容原貌及完整性，不得隨意篡改檔案內(nèi)容，同時(shí)也不能憑借主觀經(jīng)驗(yàn)來判斷檔案類別，要始終從事實(shí)出發(fā)科學(xué)立檔，履職盡責(zé)，認(rèn)真做好婚姻登記檔案工作。

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作者單位：平山縣民政局