重點民生檔案管理和利用的實踐與反思

王賽春

青龍滿族自治縣國家檔案館（以下簡稱青龍檔案館）成立于1959年，是我縣唯一一家縣級綜合檔案館，現(xiàn)館藏量近23萬卷，檔案資源豐富，門類眾多。內(nèi)容除涵蓋縣域內(nèi)各機關(guān)、企事業(yè)單位形成的文書檔案外，還保存有知青、婚姻、公證、移民、土地承包（流轉(zhuǎn)）、林權(quán)登記、企業(yè)改制、招工、二胎審批、戶籍（人口普查）、工傷保險、醫(yī)療保險、新農(nóng)合檔案等重點民生檔案。民生問題，是人民群眾最關(guān)心的問題，也是直接關(guān)乎群眾利益的問題。民生檔案的管理與利用涉及社會各個領(lǐng)域，涉及不同的群體層面。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和國家各項政策的貫徹落實，民生檔案涉及的范圍也越來越廣，民生檔案的管理與利用已然成為檔案館工作的一項重要內(nèi)容。青龍檔案人用最樸實的行動為每天來電來館的查詢利用者提供了檔案憑證和熱情服務(wù)，為人民群眾解決相關(guān)“疑難雜癥”，使他們享受了應(yīng)有的待遇，通過健全檔案管理和查詢利用，切實為人民群眾提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為縣域經(jīng)濟建設(shè)和社會的和諧穩(wěn)定做出了應(yīng)有貢獻。

一、摸清存儲，查詳查準(zhǔn)婚姻登記檔案，保障個人婚內(nèi)婚外權(quán)益

婚姻登記檔案是婚姻登記機關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。目前，青龍縣域內(nèi)2010年（含2010年）以前的婚姻登記檔案保管在縣檔案館內(nèi)，年度跨越40余年，最早為1965年。其中1985年以前的婚姻檔案涉及51個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，分別保存在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)全宗下的文書檔案中，缺失嚴(yán)重，原始紙張、存儲方式、存儲質(zhì)量參差不齊，是婚姻登記檔案查閱中較難的內(nèi)容。1986年至2010年（含2010年）的婚姻登記檔案（共2166卷102085件），由縣民政局統(tǒng)一移交，保存在縣檔案館民政局全宗下的專門檔案中，特別是1990年之后，紙質(zhì)檔案保存相對較完整。2010年以后形成的婚姻檔案仍保存在縣民政局。婚姻檔案是館藏重點民生檔案之一，目前利用率最高，查檔利用人次占全年館藏檔案利用人次的45%，每天或多或少都會有人來查找。婚姻檔案常用來作為補辦婚姻登記證、辦理離婚登記手續(xù)、再婚手續(xù)、獨生子女證、樓房貸款、財產(chǎn)分割、公證等事宜的重要憑證。

隨著數(shù)字化工程的推進，青龍檔案館優(yōu)先完成了婚姻檔案數(shù)字化，數(shù)字化率100%，實現(xiàn)了科怡系統(tǒng)內(nèi)利用姓名、婚姻登記時間等信息進行“盲搜”，查準(zhǔn)率高達99%以上。這類檔案雖利用人次較多，但查檔耗時相對較短，查閱利用效率高。略有不足之處：一是原始檔案姓名或文字與現(xiàn)在姓名不符，需根據(jù)當(dāng)事人提供的信息換字、換方式再查詢，若提供信息不詳，會有查不到的現(xiàn)象；二是年代久遠的檔案，由于當(dāng)年的整理基礎(chǔ)是按卷整理，且保存在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案案卷中，婚姻檔案只是很少的紙條存根，雖是一卷中的一件，卻包含了很多對夫妻的婚姻信息。受原有技術(shù)的限制，數(shù)字化過程中沒有精確到每對夫妻，只題名為XXX等XX對婚姻檔案，這就需要檔案工作者根據(jù)當(dāng)事人或委托人在提供詳細的婚姻登記地點的情況下，耐心地在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案中查找，才能保證查詳查準(zhǔn)；三是年代久遠的檔案歸檔不全，查無實體，略有遺憾。但檔案工作者盡量做到“應(yīng)查盡查”，查詳查準(zhǔn)，確?；橐鰴n案在保障當(dāng)事人婚內(nèi)婚外合法權(quán)益等方面發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時，在當(dāng)事人因不方便本人實地查詢的情況下，青龍檔案館為利用者架起了綠色通道，可以通過電話、微信、QQ等方式對代辦者進行遠程身份確認，依法為各單位或委托人提供婚姻檔案。這一舉措，令利用者少跑了彎路，得到了各級領(lǐng)導(dǎo)和社會各界的廣泛好評。

二、加大搶救力度，查全查深企業(yè)改制檔案，解決職工養(yǎng)老后顧之憂。

隨著人口老齡化和養(yǎng)老保險制度的改革與落實，適齡人員能否及時領(lǐng)到養(yǎng)老金成為事關(guān)國民養(yǎng)老的大事，關(guān)系到每個家庭的正常生活和幸福指數(shù)。企業(yè)改制檔案是企業(yè)工人接續(xù)工齡、辦好退休手續(xù)的有力證據(jù)。現(xiàn)在正值改制企業(yè)職工退休高峰期，適齡老人查閱企業(yè)當(dāng)年編制的工資表、招工表、企業(yè)改制方案、政府批復(fù)等相關(guān)改制檔案的頻率和數(shù)量與日俱增。

近年來，為進一步豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，解決“職工能否順利退休”這一重大民生問題，青龍檔案館主動調(diào)研，結(jié)合實際，與改制企業(yè)主管部門協(xié)調(diào)聯(lián)動，將大量企業(yè)改制檔案進行了搶救性征集整理，并接收進館。數(shù)量較大的有原黃金系統(tǒng)改制下的三家金礦（1971—2013年）、半壁山金礦（1975—2001年）、周杖子金礦（1987年—2010年）、興隆溝金礦（1988年—1998年）、清河沿金礦、青龍煤礦（1973—2004年）等礦企檔案，還有青龍縣第一建筑公司（1978—2012年）、青龍縣服裝廠、青龍縣纖維廠等企業(yè)檔案。這些檔案資源的集中管理，極大地減少了退休職工跑辦地點和跑辦次數(shù)，使退休人員少走冤枉路，早日實現(xiàn)順利退休，享受應(yīng)有的待遇。企業(yè)改制檔案成為職工退休手續(xù)辦理的有益補充，真正發(fā)揮了檔案資政惠民作用，在一定程度上促進了社會的繁榮與穩(wěn)定。

為提高檔案查閱利用效率，更好地服務(wù)民生，青龍檔案館科學(xué)設(shè)計、有序部署、集中人員以最短時間、最快速度把利用率較高的企業(yè)工資表、花名冊從會計檔案中明確出來，進一步單獨分類，并進行了數(shù)字化掃描，之后原卷保存。此舉，既使原始紙質(zhì)檔案得到了有效保護，避免了在長期利用過程中造成損毀，又為今后的便捷服務(wù)提供了數(shù)據(jù)支撐。然而，企業(yè)職工年齡大，記不清工作年代、工種、工作經(jīng)歷等信息，當(dāng)事人或委托人說不清查閱內(nèi)容、職工調(diào)轉(zhuǎn)信息、年代是常有之事，給檔案工作人員提出了難題。工作人員經(jīng)常說的一句話就是“我們好像破案員”“我們就像老中醫(yī)”，查不到的檔案，我們就不斷地追問知情者，不斷地分析，所需檔案有可能存放在哪個全宗，哪個年代，哪個類別中，耐心詢問，通過陸續(xù)提供的線索，一路追蹤，不放過每一個細節(jié)，才能將檔案查深查準(zhǔn)，保證讓檔案優(yōu)質(zhì)高效地發(fā)揮作用。青龍檔案人憑借“一張張工資表”“一本本花名冊”等檔案資料為眾多適齡老人解決了“老有所養(yǎng)，老有所依”問題。

三、加快數(shù)字化，“傳統(tǒng)與現(xiàn)代”查檔“雙軌并行”，為百姓確定土地、山場邊界

青龍轄區(qū)內(nèi)原有25個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、396個行政村，素有“八山一水一分田”之稱。土地、山場在農(nóng)民心中地位獨特。土地、荒山、林權(quán)登記等檔案對青龍來說，是保證農(nóng)民權(quán)益最突出的內(nèi)容，也是館藏檔案查閱率較高的檔案門類，數(shù)量眾多。由于基層保管條件差、人員更換頻繁等諸多歷史因素，鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村大量的二輪土地承包鑒證、荒山承包、林權(quán)登記等檔案遺失，損毀嚴(yán)重。隨著近幾年脫貧攻堅、鄉(xiāng)村振興等工作的推進，各村項目占山占地情況時有發(fā)生，這就使村民意識到了土地承包合同、林權(quán)登記等檔案的重要性，紛紛來館查閱當(dāng)年的“備份件”。

特別是在新一輪農(nóng)村土地承包確權(quán)工作開展過程中，二輪土地承包合同檔案的利用率驚人。未保管好這類檔案的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，需集中到縣檔案館查閱利用，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)需利用部分未保存下來的承包合同復(fù)印件，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)遺失、損毀嚴(yán)重，幾乎是把整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的二輪土地承包合同檔案全部復(fù)印了。當(dāng)時，為應(yīng)對突如其來的查閱利用量，青龍檔案館立即啟動應(yīng)急措施，克服人員和經(jīng)費等困難，優(yōu)先對“一個行政村至少上百戶，一戶至少四頁”的一半鄉(xiāng)鎮(zhèn)（村）二輪土地承包鑒證檔案進行了數(shù)字化，配備了專用打印復(fù)印一體機，提供“雙軌（傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種方式）”查檔，在關(guān)鍵時刻，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村及村民解決了后顧之憂，避免了“無證可依”帶來的社會不穩(wěn)定因素。青龍檔案人在新一輪土地確權(quán)工作中做出了突出貢獻，也為該項工作的快速推進提供了時間保障?！皞鹘y(tǒng)與現(xiàn)代”雙軌查檔有效運行，既提高了檔案時效性，也為百姓確定土地、山場邊界提供了客觀依據(jù)。

四、運用數(shù)字化成果，提速增效，跨區(qū)域為“移民”提供客觀憑證

青龍檔案館館藏移民檔案主要形成于1995年至1997年，除文書檔案外，共195卷（共9568件）。包含了桃林口、水胡同、洋河、潘家口、三旗桿、廟宮、密云、于橋、觀音閣、黃河、二龍湖、蓮花共12座大中型水庫移民檔案，涉及23個鄉(xiāng)鎮(zhèn)180個行政村。大多數(shù)是桃林口水庫和水胡同水庫移民檔案，其他水庫檔案較少。移民檔案也是館藏第一批100%數(shù)字化內(nèi)容之一，早已實現(xiàn)電腦查詢檢索，大大提高了查閱利用效率。

根據(jù)《財政部、水利部關(guān)于印發(fā)<大中型水庫移民后期扶持項目資金管理辦法>的通知》和《河北省財政廳、河北省水利廳關(guān)于印發(fā)<河北省大中型水庫移民后期扶持項目資金管理實施細則>的通知》等文件精神，符合條件的移民可以申請移民后期項目扶持資金。我縣把大中型水庫庫區(qū)和移民安置區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施和經(jīng)濟發(fā)展納入移民后期項目資金扶持范圍的共有3個鄉(xiāng)鎮(zhèn)8個行政村，其中成建制移民安置村1個，即馬圈子鎮(zhèn)唐杖子村。建隊建組移民安置村7個，分別是茨榆山鄉(xiāng)上白城子村、下白城子村，朱杖子鄉(xiāng)臥龍池、老李洞、前白棗山村，馬圈子鎮(zhèn)孤山子、二道杖子村。因此，隨著國家、省、市、縣各項“移民后扶政策”的不斷出臺和落實，移民檔案的查閱人次和利用頻率不斷升高，每年都會出現(xiàn)一兩次移民檔案集中查閱高峰期。

此外，眾多搬遷到異地的移民為了生活、創(chuàng)業(yè)，也經(jīng)常來查閱移民登記卡、婚姻登記、移民政策補助等各類檔案信息，更多的是通過委托親屬或電話、微信等方式查檔?！斑h程查檔”本來也并非難事，但過去形成的檔案信息模糊、不準(zhǔn)現(xiàn)象太多，如：移民核實卡中會出現(xiàn)“丫頭、小二等”字樣，且當(dāng)年孩童已成人，早已不使用其稱呼，而查檔人或委托人不了解移民戶主、移民方式等相關(guān)信息的現(xiàn)象很常見，嚴(yán)重影響檔案的查閱利用效率。工作人員只有多次詢問、解釋、溝通，甚至親自通過聯(lián)系鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村、個人，追蹤查閱信息，才能準(zhǔn)確地為利用者提供檔案。檔案館工作人員充分發(fā)揮了青龍人善良、樸實的優(yōu)良品格，熱情、耐心地為“老鄉(xiāng)”服務(wù)，令他們深深感受到老家人的情誼綿長，有的人被感動得熱淚盈眶，直言“還是老家人好啊”！

五、干與思相結(jié)合，立足本職，打造中國式現(xiàn)代化青龍檔案場景

（一）精心設(shè)計，打造新館，為縣域檔案安全保管提供堅實保障

因歷史和財政狀況等原因，青龍檔案館近幾年一直使用臨時館庫。2022年，在新一屆縣委縣政府領(lǐng)導(dǎo)班子的大力支持下，在各相關(guān)單位和部門的共同協(xié)調(diào)和努力下，檔案新館主體已完工，我縣檔案安全體系建設(shè)邁上了一個新臺階。新館主體建成后，青龍檔案館多次召開專題會議，研究和部署新館搬遷籌備工作，精心設(shè)計，合理安排辦公區(qū)域、業(yè)務(wù)用房和館庫布置，積極向同級財政爭取資金，籌備軟硬件設(shè)施設(shè)備，以確保檔案實體和信息安全，為縣域檔案安全保管提供堅實保障。

（二）上下一心，科學(xué)謀劃，為縣域檔案事業(yè)發(fā)展合理布局

青龍檔案館為縣委直屬事業(yè)單位，也是一家公益性事業(yè)單位。堅決服從縣委領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格貫徹黨中央和省、市、縣委關(guān)于檔案管理工作的方針政策和會議精神，落實青龍檔案局的各項安排部署，履職盡責(zé)，力爭上下一心，形成合力，獻計獻策，科學(xué)謀劃，積極參與和推動縣域檔案事業(yè)健康發(fā)展。

（三）攻堅克難，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加快縣域檔案資源整合步伐

縣檔案館克服人員少、經(jīng)費嚴(yán)重不足等困難，變被動接收為主動指導(dǎo)與接收，深入縣直單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)，摸排檔案存儲現(xiàn)狀，根據(jù)館庫承受能力穩(wěn)步推進縣域檔案資源整合步伐。一是加大對各單位文書檔案的接收力度。受原臨時館庫空間不足、硬件設(shè)施落后等因素的影響，各立檔單位2016年之后的文書檔案，只有極少數(shù)單位已接收進館，大部分仍保存在原單位。檔案館將盡快安排好下步接收計劃，確保館庫搬遷后文書檔案順利接收。二是加強重點民生檔案管理與接收。隨著國家各項政策的落實，青龍縣域內(nèi)近幾年形成了大量的“新型”民生檔案，主要包括新一輪土地承包確權(quán)登記檔案、脫貧攻堅檔案、疫情防控檔案等等。陸續(xù)將各類民生檔案接收進館，是檔案資源整合的必要條件。截至目前，2022年以前形成的疫情防控檔案已接收進館，并完成了數(shù)字化掃描工作，實現(xiàn)了“現(xiàn)代”方式檢索。脫貧攻堅檔案由于數(shù)量龐大，僅部分扶貧檔案接收進館，大部分還需要新館搬遷后逐步進行計劃接收。其他類檔案也要根據(jù)檔案利用率逐步推進接收進程，如：2010年之后的婚姻檔案、公證檔案、新一輪土地承包確權(quán)登記檔案等，最好引進先進技術(shù)，直接接收部分數(shù)字化成果數(shù)據(jù)，實現(xiàn)資源優(yōu)化整合和資源共享。三是加大對非遺檔案等民族特色檔案、珍貴歷史檔案、重大活動檔案、名人檔案等檔案的搶救征集力度。多渠道、多角度豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，逐步建立起覆蓋人民群眾的檔案資源體系。青龍檔案館將一直秉承“先增量后存量，先民生后其他”的原則，按照服務(wù)外包和機關(guān)人員自行搶救性掃描、著錄的工作思路，扎實推進檔案數(shù)字化工程，有效提高地方檔案工作整體實力和現(xiàn)代化水平。

（四）提升質(zhì)量，打造品牌，充分彰顯檔案“資政惠民”功能

“加強黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹實施好新修訂的《檔案法》，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，特別是要把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾！”青龍檔案館認真貫徹習(xí)近平總書記對檔案工作作出的重要批示精神，以“小檔案、大服務(wù)，高效快捷提供檔案利用”為奮斗目標(biāo)，把提供檔案信息服務(wù)作為公共服務(wù)的一部分，統(tǒng)籌安排檔案服務(wù)、政府公開信息服務(wù)和愛國主義教育等其他服務(wù)，緊緊圍繞縣委、縣政府中心工作和廣大人民群眾的需要，主動開發(fā)檔案資源，拓展服務(wù)渠道，改進查閱方式，簡化利用手續(xù)，免除利用收費，努力提供一站式服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，最大限度滿足利用者需求，打造青龍檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)品牌，依法做好檔案工作，充分發(fā)揮檔案“資政惠民”作用。

參考文獻：

1.《 “互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下基層檔案管理體制機制轉(zhuǎn)型增效策略研究》（《檔案天地》2020年第12期）；

2.《新時代縣級民生檔案管理及利用研究》（《檔案天地》2021年第6期）；

3.《對基層檔案事業(yè)發(fā)展的思考與探究》（《檔案天地》2021年第9期）；

4.《民生檔案資源建設(shè)的科學(xué)方法與途徑》（《檔案天地》2015年第12期）；

5. 《做好新一輪農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記檔案管理工作的探索與實踐》（《檔案天地》2015年第12期）

作者單位：秦皇島市青龍滿族自治縣國家檔案館