基于文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型的電子文件單套制歸檔探析

王明華

一、背景介紹

（一）新《檔案法》：檔案信息化建設(shè)

與2016版《檔案法》相比，2020年6月20日新修訂《檔案法》新增第五章檔案信息化建設(shè)，其中部分規(guī)定如下：

第三十六條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。

第三十七條 電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第三十九條 電子檔案應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲(chǔ)介質(zhì)向檔案館移交。檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

（二）《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》：加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收

2021年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出：加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收。貫徹落實(shí)電子文件歸檔相關(guān)規(guī)定，建立健全電子文件歸檔、電子檔案移交相關(guān)制度。強(qiáng)化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作，著力推進(jìn)在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能，保障電子文件歸檔工作廣泛開展，切實(shí)推動(dòng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。

（三）從業(yè)務(wù)實(shí)踐的角度，分析電子單套制歸檔的必要性

文件產(chǎn)生環(huán)節(jié)的管控（即前端控制）是歸檔文件質(zhì)量控制的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，電子文件在系統(tǒng)上產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)和保存，不僅更好地控制了文件的完整性，而且可以避免紙質(zhì)文件易出現(xiàn)的丟失、損壞、頁(yè)面傾斜、內(nèi)容不清晰等問題發(fā)生，從而提高歸檔文件的質(zhì)量，保障檔案的完整性和規(guī)范性。

與紙質(zhì)文件歸檔整理操作相比，電子文件歸檔減少了紙質(zhì)的頁(yè)碼編制、掃描、搬運(yùn)、標(biāo)簽制作等整理環(huán)節(jié)的工作量，節(jié)約了時(shí)間成本、人力成本，節(jié)省了紙張資源、人力資源，起到了保護(hù)環(huán)境、節(jié)約成本的作用；同時(shí)，電子文件通過系統(tǒng)在線接口一鍵歸檔或自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)了文件產(chǎn)生時(shí)同步歸檔或分步歸檔，突破了紙質(zhì)文件按年度或工程竣工后歸檔的模式，大大縮短了文件歸檔的周期、提高了歸檔工作的效率。另外，電子單套制減少了紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生，減輕了庫(kù)房實(shí)體檔案的存儲(chǔ)壓力，并進(jìn)一步起到節(jié)省建筑面積、節(jié)約成本等作用。

二、重難點(diǎn)分析

電子文件單套制歸檔不是簡(jiǎn)單的取消紙質(zhì)案卷，而是一種業(yè)務(wù)新生態(tài)的開始，需要在文檔業(yè)務(wù)原來的運(yùn)作模式基礎(chǔ)上有策略、分步驟地推進(jìn)和施行，需要文檔工作者思想認(rèn)識(shí)、技術(shù)措施、管理體系等全方面的同步轉(zhuǎn)型。

一是要做好思想準(zhǔn)備和認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變。盡管單套制歸檔已從國(guó)家層面開始推廣，但轉(zhuǎn)型過程中會(huì)遇到很多問題，如對(duì)新生事物天然的“抗拒性”、與相關(guān)方達(dá)成共識(shí)、資源落實(shí)、業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)明確等，需要文檔工作者有充分的心理準(zhǔn)備接受轉(zhuǎn)型過程中的困難，并要有堅(jiān)定的決心解決各種困難，推進(jìn)單套制順利轉(zhuǎn)型。同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到單套制不等同于徹底拋棄紙質(zhì)，各單位推行電子單套制應(yīng)適應(yīng)性調(diào)整業(yè)務(wù)模式、不能按某種方式生搬硬套，應(yīng)按照“實(shí)施-發(fā)現(xiàn)問題——改進(jìn)——再實(shí)施”循環(huán)迭代、持續(xù)優(yōu)化的過程推進(jìn)，不可一蹴而就、急于求成。

二是需重點(diǎn)關(guān)注技術(shù)措施的實(shí)現(xiàn)和管理體系的建立。技術(shù)措施是不唯一的，信息化技術(shù)更新較快，技術(shù)措施的目的是為了達(dá)到當(dāng)前可達(dá)到的管理目標(biāo)，隨著技術(shù)的發(fā)展，單套制中所使用的技術(shù)也在不斷更新，各單位根據(jù)各自情況選用合適的技術(shù)措施開展電子文件歸檔“四性”檢測(cè)，從而實(shí)現(xiàn)單套制的電子檔案滿足《檔案法》和相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求。同時(shí)，根據(jù)《檔案法》的要求，來源可靠、要素合規(guī)、程序規(guī)范，可見電子文件管理不是單單依靠技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)，應(yīng)建立一套成熟的支撐電子單套制全面運(yùn)轉(zhuǎn)的文檔管理體系。

三、制定多層次的電子文件（含數(shù)據(jù)）歸檔方案

（一）過渡性的單套制歸檔操作措施

1.離線歸檔

在實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)在線歸檔之前，電子文件單套制歸檔的雛形是線下進(jìn)行系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件離線歸檔，即大多采用的操作方式是將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的原生電子文件導(dǎo)出并線下歸檔至文檔部門，文檔工作者再對(duì)歸檔的電子文件開展線下整理、組卷并導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。

這種電子文件單套制歸檔的方式不涉及系統(tǒng)功能的更改優(yōu)化，雖然操作原始，并未發(fā)揮系統(tǒng)和技術(shù)的任何優(yōu)勢(shì)，但已經(jīng)是一種思想認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變、業(yè)務(wù)行動(dòng)的進(jìn)步，大膽地摒棄了原生電子文件打印整理紙質(zhì)案卷的傳統(tǒng)紙電雙套制模式。

2.數(shù)據(jù)對(duì)接方式的在線歸檔

在國(guó)家檔案局陸續(xù)實(shí)施電子文件單套制試點(diǎn)項(xiàng)目及電子單套制歸檔大規(guī)模推廣之前，電子文件在線歸檔采用的主要方式是從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到文檔系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接。與離線歸檔相比，數(shù)據(jù)對(duì)接方式需要對(duì)系統(tǒng)搭建相應(yīng)的功能模塊，涉及的主要系統(tǒng)功能點(diǎn)以及歸檔流程介紹如下：

（1）確定業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔需求和改造情況：根據(jù)歸檔范圍，梳理和確定需歸檔的電子文件（含元數(shù)據(jù)）范圍，明確系統(tǒng)電子文件在線歸檔的改造條件并進(jìn)行在線歸檔改造。

（2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行電子文件的預(yù)歸檔整理：在業(yè)務(wù)系統(tǒng)上對(duì)電子文件的相關(guān)組成材料及元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、初步整理、封裝和檔案固化等過程，形成完整的歸檔信息包。

（3）建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)與文檔系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口：建立基于Web Service、REST FULL等通用標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與文檔系統(tǒng)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換接口。

（4）文檔系統(tǒng)捕獲電子文件并進(jìn)行歸檔整理：建立數(shù)據(jù)抓取標(biāo)準(zhǔn)、文檔系統(tǒng)捕獲后的數(shù)據(jù)整理和檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)XML格式的歸檔信息包進(jìn)行解析，并進(jìn)行歸檔檢查、整理和入庫(kù)。

（二）滿足“四性”檢測(cè)的在線歸檔

符合電子單套制管理要求的電子文件歸檔，其流程與數(shù)據(jù)對(duì)接的方式基本相同，核心和不同是增加了對(duì)歸檔文件真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)（以下簡(jiǎn)稱“四性”檢測(cè)）。根據(jù)《DA/T 70-2018 文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》的規(guī)定：“四性”檢測(cè)的內(nèi)容包括歸檔環(huán)節(jié)、移交與接收環(huán)節(jié)、長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)，即進(jìn)行電子文件歸檔的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文檔系統(tǒng)均應(yīng)具備“四性”檢測(cè)功能。

另外，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文檔系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)“四性”檢測(cè)功能模塊配置之前，還可通過建立歸檔平臺(tái)（即中間庫(kù)）的模式進(jìn)行歸檔電子文件的“四性”檢測(cè)，此模式可較為清晰地展示電子文件在線歸檔流程中數(shù)據(jù)的捕獲和檢測(cè)環(huán)節(jié)工作，具體如下：

（1）業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)歸檔：同3.1.2（2）。

（2）歸檔平臺(tái)正式歸檔：將歸檔信息包交換到歸檔平臺(tái)上進(jìn)行的正式歸檔，并進(jìn)行電子文件“四性”檢測(cè)等。

（3）文檔系統(tǒng)接收移交：將“四性”檢測(cè)通過的歸檔信息包從歸檔平臺(tái)交換至文檔系統(tǒng)，歸檔整理操作同3.1.2（4）。

四、電子文件在線歸檔實(shí)施策略

（一）完善制度建設(shè)

電子文件在線歸檔，單套制管理作為業(yè)務(wù)發(fā)展新生態(tài)，原有的標(biāo)準(zhǔn)制度無法實(shí)現(xiàn)有效全面規(guī)范，應(yīng)在貫徹落實(shí)國(guó)家、行業(yè)制定的電子文件與電子檔案相關(guān)法律、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等要求的基礎(chǔ)上，單位結(jié)合各自文檔系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及電子文件的情況，制定配套的標(biāo)準(zhǔn)制度（如業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理、電子文件歸檔操作指南、電子文件歸檔系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案等），明確業(yè)務(wù)部門與文檔部門的分工、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔需求、電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔的要求與流程、統(tǒng)一業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔格式等，實(shí)現(xiàn)制度對(duì)電子文件在線歸檔、單套制管理的全覆蓋、相匹配、無漏空指導(dǎo)。

（二）總體部署，全面推進(jìn)系統(tǒng)在線歸檔

隨著越來越多的活動(dòng)記錄在電子工作環(huán)境中產(chǎn)生，具有電子文件在線歸檔需求的業(yè)務(wù)系統(tǒng)越來越多，為有序、穩(wěn)步地推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線歸檔工作，應(yīng)采取試點(diǎn)先行、分步推進(jìn)的方式，制定科學(xué)合理的在線歸檔部署與推廣策略。首先，對(duì)實(shí)施電子文件在線歸檔的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行選擇，明確業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線歸檔的需求，通過梳理業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件及元數(shù)據(jù)現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)部門在線歸檔需求的迫切性等，結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)情況及改造的可行性，對(duì)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一全面梳理和評(píng)估，制定業(yè)務(wù)系統(tǒng)與文檔系統(tǒng)的對(duì)接計(jì)劃。然后，按照對(duì)接計(jì)劃，根據(jù)電子文件歸檔、電子檔案單套制管理相關(guān)規(guī)范要求和歸檔需求，采用當(dāng)前成熟的技術(shù)保障手段，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行功能的優(yōu)化和改造，以滿足“四性”檢測(cè)要求。最后，根據(jù)歸檔范圍，進(jìn)行已對(duì)接業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件及元數(shù)據(jù)的全面梳理，明確各系統(tǒng)的歸檔范圍。

在業(yè)務(wù)系統(tǒng)改造的同時(shí)，需同步進(jìn)行文檔系統(tǒng)相應(yīng)功能的優(yōu)化和改造。除在線歸檔功能之外，文檔系統(tǒng)還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注歸檔后的電子檔案的管理（如長(zhǎng)期保存、利用、備份、統(tǒng)計(jì)、元數(shù)據(jù)維護(hù)等）功能，尤其要特別重視系統(tǒng)安全問題，并采取電子檔案的離線存儲(chǔ)、“異質(zhì)異地”備份等措施，使單套制保管的電子檔案及元數(shù)據(jù)可以脫離系統(tǒng)長(zhǎng)久保存，提高數(shù)據(jù)抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

（三）技術(shù)手段加強(qiáng)電子文檔合法合規(guī)

針對(duì)新《檔案法》關(guān)于電子檔案應(yīng)當(dāng)“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，為滿足“四性”檢測(cè)的標(biāo)準(zhǔn)，在等級(jí)保護(hù)、安全制度、人員權(quán)限等管理措施的基礎(chǔ)上，可通過采取區(qū)塊鏈、電子簽名、可信時(shí)間戳等多種技術(shù)措施，對(duì)電子文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、利用的全流程進(jìn)行防篡改管控、簽名有效認(rèn)證等，確保電子文檔的合法合規(guī)性。

1.區(qū)塊鏈

區(qū)塊鏈技術(shù)可將檔案數(shù)據(jù)特征信息在歸檔移交、檔案入庫(kù)、檔案巡檢和檔案借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)入鏈，利用區(qū)塊鏈防篡改、抗抵賴的特性對(duì)電子文件真實(shí)性進(jìn)行有效保護(hù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的電子證據(jù)價(jià)值，并使電子檔案全生命周期的安全性能得到保障。同時(shí)，區(qū)塊鏈技術(shù)不僅可對(duì)檔案系統(tǒng)中不同階段的電子檔案及數(shù)據(jù)進(jìn)行上鏈保護(hù)，還可作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)向其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供API接口，供業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用，為各類電子文件進(jìn)行存證保護(hù)。

2.電子簽名

通過符合國(guó)家規(guī)范的電子簽名（也叫數(shù)字簽名或電子簽章）技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)中生成的所有電子文件進(jìn)行生效簽名（每個(gè)系統(tǒng)具備專屬簽名），同時(shí)也可在歸檔環(huán)節(jié)進(jìn)行自動(dòng)電子簽名（具體以實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景為主），從而體現(xiàn)電子文件的組織認(rèn)可，保障在傳輸過程中可被驗(yàn)證并提升簽名的便捷性。

3.時(shí)間戳

時(shí)間戳技術(shù)的應(yīng)用，主要是解決文件多方簽審過程中補(bǔ)簽、代簽的問題，從而保障電子文件的法律效力。時(shí)間戳通過與人員定位技術(shù)結(jié)合應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)指定地點(diǎn)、規(guī)定時(shí)間的簽署，解決了文件補(bǔ)簽的問題；與人員信息驗(yàn)證、人像拍照等技術(shù)結(jié)合應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)特定人員的簽署，解決文件代簽的問題。

4. XML 封裝

目前，元數(shù)據(jù)信息封裝主要采用XML格式。在需要通過數(shù)據(jù)記錄電子文件各階段情況時(shí)，會(huì)面臨文檔系統(tǒng)無法滿足各個(gè)系統(tǒng)、各類文件不同字段的問題，就需要采用整體打包數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)跟隨文件的方式（即XML）。在電子文件在線歸檔業(yè)務(wù)中，需針對(duì)不同系統(tǒng)元數(shù)據(jù)差異性較大的情況，編制XML電子文件元數(shù)據(jù)封裝制度，對(duì)各類元數(shù)據(jù)的封裝進(jìn)行規(guī)范。

5. MD5碼

MD5碼又稱信息摘要算法，其主要作用有一致性驗(yàn)證、數(shù)字簽名、安全訪問認(rèn)證等，目前電子文件在線歸檔主要應(yīng)用的是其一致性驗(yàn)證功能。文檔系統(tǒng)在檔案接收時(shí)，通過信息摘要算法對(duì)歸檔文件包生成MD5碼，并與業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的MD5碼進(jìn)行一致性驗(yàn)證，從而起到防篡改的效果、確保歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)傳輸過程中的完整性。

6. PDF、PDF/A

版式固化的實(shí)現(xiàn)有多種方式，目前文檔領(lǐng)域中使用較為普遍的是PDF格式，歸檔文件通過采用PDF格式對(duì)文件進(jìn)行版式固化，達(dá)到內(nèi)容防篡改、刪除、復(fù)制和損壞等目的。另外，還可在文件形成或歸檔時(shí)將PDF格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換成PDF/A格式，PDF/A格式有利于更好地保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀、保存安全和始終如一的顯示效果。

7. 其他技術(shù)措施

在保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性上，應(yīng)用于文檔行業(yè)的成熟技術(shù)措施還有備份管理、轉(zhuǎn)換與遷移策略、文檔系統(tǒng)審計(jì)跟蹤和配套程序等等。

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作者單位：中廣核集團(tuán)臺(tái)山核電合營(yíng)有限公司