新時代國家重大科研項目檔案管理問題分析及對策研究

一、新時代國家重大科研項目概況

面向國家發(fā)展戰(zhàn)略需要，尊重科技創(chuàng)新規(guī)律，通過優(yōu)化整合，“十三五”形成了國家自然科學(xué)基金、國家科技重大專項、國家重點研發(fā)計劃、技術(shù)創(chuàng)新引導(dǎo)專項、基地和人才專項[3]等五大類各有側(cè)重、相互補充的新時代國家科技攻關(guān)創(chuàng)新計劃體系。國家自然科學(xué)基金主要側(cè)重自然科學(xué)領(lǐng)域的基礎(chǔ)性、前沿性的研究課題。國家科技重大專項主要圍繞國家目標(biāo)，發(fā)揮社會主義制度集中力量辦大事的優(yōu)勢，側(cè)重若干重大戰(zhàn)略產(chǎn)品、關(guān)鍵技術(shù)或重大工程，實現(xiàn)科技發(fā)展的局部躍升帶動生產(chǎn)力的跨越發(fā)展。國家重點研發(fā)計劃主要圍繞國計民生的重大社會公益性領(lǐng)域，聚焦基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性、前瞻性重大科學(xué)問題，為產(chǎn)業(yè)核心競爭力、國民經(jīng)濟和社會發(fā)展提供持續(xù)性的支撐和引領(lǐng)等[3]。技術(shù)創(chuàng)新引導(dǎo)專項側(cè)重企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新活動、成果轉(zhuǎn)化、中小企業(yè)發(fā)展等方面的技術(shù)推進與引導(dǎo)。基地和人才專項側(cè)重科研基地建設(shè)和創(chuàng)新人才、優(yōu)秀團隊的科研活動，促進科技資源開放共享。本文把國家科技重大專項和國家重點研發(fā)計劃統(tǒng)稱為國家重大科研項目。

二、新時代加強科研檔案管理工作的重要意義

（一）國家檔案法規(guī)制度的必然要求

新時代新征程，隨著全面依法治國方略的推進，黨中央、國務(wù)院正在全力推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，新修訂的《檔案法》對檔案工作也提出了許多新要求。科研檔案是科研工作中產(chǎn)生的、可記載科研活動的重要資料，是檔案法要求的一項工作內(nèi)容，它貫穿科研活動的全生命周期，是我國檔案體系的重要組成部分，在科研工作中發(fā)揮基礎(chǔ)性作用?！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》明確要求各項目承擔(dān)單位要把科研檔案工作納入科研管理工作流程中，要與科研項目工作同期部署、同時實施、同步檢查[2]，可見科研檔案工作是科研管理業(yè)務(wù)中的一項重要內(nèi)容和必選工作。

（二）科研項目單位可持續(xù)發(fā)展需要

一項完整的科研活動一般要經(jīng)歷規(guī)劃計劃、可研論證、研究實施、過程管理、階段檢查與結(jié)題總結(jié)、驗收與績效評估、成果管理等階段。這些階段將伴隨產(chǎn)生大量的科研資料，形成有保管保存價值的科研檔案，數(shù)量眾多、內(nèi)容豐富、形式多樣，諸如文字材料、數(shù)據(jù)圖表材料、代碼、圖像與音視頻等多媒體材料，及標(biāo)本樣本、樣品樣機等有形化資料?？蒲袡n案是廣大科研人員在項目實施過程中產(chǎn)生的智慧結(jié)晶，是對科技活動的真實記載，是具有保存和參考價值的科技資料，是寶貴的有形化資產(chǎn)，能夠反映一個單位科研活動的全過程，對項目承擔(dān)單位的發(fā)展起著重要的作用?？蒲袡n案作為一份重要資產(chǎn)，對科研單位將起到巨大的信息支撐作用，比如科技規(guī)劃與決策、技術(shù)總結(jié)與創(chuàng)新、產(chǎn)品技術(shù)協(xié)作與交流、成果轉(zhuǎn)化與推廣等。

（三）科技企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需要

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，全球已進入大數(shù)據(jù)及數(shù)字經(jīng)濟時代。當(dāng)前，繼土地、勞動力、資金、技術(shù)四大主體生產(chǎn)要素后，數(shù)據(jù)作為一種新的生產(chǎn)要素類型，已成為第五大生產(chǎn)要素。科技企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心之一是數(shù)據(jù)資料，只有將數(shù)據(jù)用起來，開發(fā)出更多的創(chuàng)新數(shù)據(jù)產(chǎn)品和數(shù)據(jù)服務(wù)，才能在數(shù)字經(jīng)濟社會中生存和發(fā)展?？蒲袛?shù)據(jù)是科技型企業(yè)的核心資源，是持續(xù)競爭力和創(chuàng)新發(fā)展的力量源泉，其主要載體更多地體現(xiàn)在科研檔案中，更多的是以檔案的形式存放和保管。

（四）保護科研成果和科技工作者的現(xiàn)實需要

新時代國家在科技領(lǐng)域?qū)嵤┝恕胺殴芊备母镏卮笈e措，全面激活了科技創(chuàng)新活力，同時科技監(jiān)督與監(jiān)管也將更加嚴格。近幾年，國家科技主管部門公開查處了許多涉及科研失信方面的案件，科研活動失信問題集中反映在科研數(shù)據(jù)造假、科技成果造假、抄襲剽竊篡改他人科研成果、侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)、違規(guī)使用科研經(jīng)費等方面。在釋放科技活力的同時，科研誠信制度體系尚未完全建立起來，更多的是靠科研工作者的自律。如果科研活動中的原始數(shù)據(jù)等檔案資料都能及時積累和保存下來，一方面科研產(chǎn)出的科技成果、科研論文就可以追溯，科研活動造假行為也會大大減少，對形成良好的科研生態(tài)意義重大；另一方面，也可以最大限度保護科研成果和科技工作者，可為澄清污蔑或虛假舉報提供強有力的技術(shù)支持。

三、新時代國家重大科研項目檔案管理現(xiàn)狀與問題分析

（一）對科研檔案的重要性認識不到位

當(dāng)前，一些科研工作者、科研團隊、科研單位仍存在重科學(xué)研究、輕技術(shù)檔案管理的現(xiàn)象，對科研檔案的重要性認識不足，覺得把科學(xué)研究工作實施好、把科學(xué)實驗完成好、把論文寫成發(fā)表好就夠了，日常項目運行中沒有考慮或很少考慮科研檔案的形成與管理工作；一些科研人員非常看重自己的科研成果，不愿意把自己的科研成果主動分享，往往是自行保管，即使項目結(jié)束后也不愿意提交檔案管理部門；一些科研人員和科研管理人員對科研檔案的價值及今后發(fā)揮的作用認識也不夠，覺得科研檔案與其他諸如人事檔案財務(wù)檔案相比不太重要。

（二）對科研檔案收集整理的主動性不夠

科研人員在重大科研項目科研活動中積累了大量的有意義、有價值的科研信息記錄，然而檔案的收集工作主動實施的少、被動應(yīng)付的多，日常保存在科研人員手中是常態(tài)，主動上交的情況少，科研管理人員也多是等著收的情況多、主動溝通上門收集的情況少，普遍存在檔案資料收集滯后、被動的現(xiàn)象，對科研檔案的完整性、真實性產(chǎn)生極大影響。

（三）科研檔案收集整理的質(zhì)量仍不高

科研檔案日常欠收集積累，驗收移交靠突擊，往往造成缺失較多，有些重要資料也很難補齊全，項目全生命周期科研檔案收集的不系統(tǒng)不全面，無法形成成套性檔案資料；科研檔案質(zhì)量審查工作不具體、不詳實，重形式輕實質(zhì)?？蒲袡n案數(shù)質(zhì)量問題比較突出，比如：有些科研檔案存在字跡不清、圖片模糊等難以辨識性問題；有些存在缺頁、跳頁等完整性問題；有些存在紙質(zhì)版與對應(yīng)電子版內(nèi)容不一致問題；有些提交的是過程版、不是最終版；有些科研檔案目錄與實際存放的檔案不對應(yīng)；有些科研檔案命名或歸類不科學(xué)，快速查找比較困難。這些均不利于今后科研檔案的利用共享和價值發(fā)揮。

四、新時代國家重大科研項目檔案管理對策建議

（一）管理原則與行動策略

1.堅持“應(yīng)歸必歸、能歸盡歸”原則

按照科研項目全生命周期各階段主要任務(wù)，有則必存的科研檔案應(yīng)盡數(shù)歸檔，選存的科研檔案根據(jù)其重要性分類實現(xiàn)能歸盡歸。按《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》的具體要求全部高質(zhì)量地進行整理和歸檔，確保歸檔的科研檔案能體現(xiàn)科研活動的全過程、能反映科研工作的客觀完整性、能保證科研數(shù)據(jù)與科研活動的可再現(xiàn)性。

2.堅持“日常規(guī)范整理與驗收集中存放”的原則

科研活動過程產(chǎn)生大量的科研資料、實驗試驗報告、技術(shù)報告、技術(shù)方案、合同協(xié)議、數(shù)據(jù)軟件，建議在一次科研活動結(jié)束后或按月或按季度，進行相關(guān)科研檔案的規(guī)范整理，分門別類，紙質(zhì)材料應(yīng)清晰準(zhǔn)確地預(yù)先存放到項目課題組的資料柜，并做好簡單標(biāo)識，同時對應(yīng)電子檔案材料建好文件目錄，分層存放到電腦中；在項目課題研究工作結(jié)束后，按照歸檔目錄要求，結(jié)合日常積累的科研檔案，再次查缺補漏，可以很快速地形成全套科研檔案；驗收后按規(guī)定及時歸檔移交檔案管理部門集中存放。

3.堅持“三納入三融合、四同步”原則

“三納入三融合”，一是科研檔案工作納入科研管理制度，在科研制度建設(shè)上實現(xiàn)科研檔案與科研工作相融合；二是科研檔案工作納入科研業(yè)務(wù)流程，在科研檔案實踐中實現(xiàn)科研檔案工作與科研工作相融合；三是科研檔案工作納入科研職責(zé)考核體系中，在科研績效建設(shè)上實現(xiàn)科研檔案工作與科研工作相融合?！八耐健保皇窃谙逻_的科研計劃中同步部署，二是在科研活動過程中同步實施，三是在科研活動年度檢查或中期檢查中同步檢查，四是科研工作鑒定或驗收時同步驗收。

4.堅持“嚴、細、實”的行動策略

科研檔案日常管理工作執(zhí)行“細”字策略，重大科研活動周期長、行業(yè)領(lǐng)域廣、參與主體多，全生命周期產(chǎn)生的科研檔案資料多樣，日常工作不細致可能會造成檔案資料遺漏、缺失、損壞等問題。科研檔案本身要執(zhí)行“實”字策略，要避免檔案資料華而不實、多而不實，確保收集整理的檔案具有實用的后續(xù)共享利用價值?？蒲袡n案驗收工作執(zhí)行“嚴”字策略，在項目驗收時，按照國家科研檔案管理要求，對規(guī)劃計劃階段、立項論證階段、研究實施與過程管理階段、驗收階段產(chǎn)生的管理和技術(shù)類檔案資料進行嚴格審查驗收和歸檔，確保檔案資料齊全完整清晰。

（二）新時代科研檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的對策建議

1.全面提高新認識，落實新時代檔案管理新要求

國家重大科研項目規(guī)模龐大、集成性強，參加單位多、參研人員多，研究領(lǐng)域廣、學(xué)科交叉多，實施周期長、科研經(jīng)費高，組織工作復(fù)雜、管理難度大。國家重大科研項目有著重大的使命和突出的特點，各科研項目承擔(dān)單位和全體科研人員對科研檔案管理工作要提高站位，要深入細致，要全局落實。首先要提高檔案工作新認識，科研檔案覆蓋規(guī)劃計劃、立項申報、過程管理、驗收總結(jié)各階段的組織、人員、資金、文檔、成果及知識產(chǎn)權(quán)等資料；其次要把高質(zhì)量檔案要求貫穿科研日常管理工作中，項目牽頭單位要約定檔案歸屬、流向與匯交，按計劃、分階段進行審查或驗收；參加單位要及時保存本單位承擔(dān)任務(wù)所形成檔案，也有義務(wù)將檔案目錄、檔案副本或復(fù)制件送交牽頭承擔(dān)單位集中管理[2]；最后，檔案管理部門要仔細學(xué)習(xí)新時代科研檔案管理的新要求，嚴格細致地審查科研項目歸檔的科研文件材料，切實提高歸檔材料的質(zhì)量水平。

2.樹立重大科研項目全生命周期檔案歸檔觀

按照科研項目全生命周期特點與要求，落實好科研檔案歸檔工作，主要歸檔內(nèi)容與范圍如下：

① 規(guī)劃計劃環(huán)節(jié)歸檔范圍。主要包括重大（重點）專項工作方案、總體實施方案、專項總概算和階段概算及相關(guān)材料、專項分年度實施計劃、專項分年度概算預(yù)算，專項組織實施、項目管理、資金管理、總結(jié)驗收、知識產(chǎn)權(quán)等管理辦法。

② 立項論證環(huán)節(jié)歸檔范圍與內(nèi)容。主要有立項指南、項目（課題）可研報告（或預(yù)申報書、申報書）及配套論證意見、項目（課題）經(jīng)費預(yù)算書、申訴材料及評審意見等文件材料，項目立項批復(fù)相關(guān)材料，項目（課題）合同書、計劃任務(wù)書及各類相關(guān)合作協(xié)議材料等。

③ 過程管理環(huán)節(jié)歸檔范圍與內(nèi)容。主要包括科研過程中產(chǎn)生的初始記錄類及相關(guān)衍生類，如室內(nèi)外實驗與試驗分析、現(xiàn)場考察調(diào)查等過程中形成的初始記錄材料、加工整理的記錄材料及分析報告；研究過程中形成的文件類，如研究計劃、實驗大綱、設(shè)計制作、工藝制圖、圖紙等文件，計算與數(shù)據(jù)文件、程序代碼與程序包、流程文件，數(shù)據(jù)分析與處理解釋文件，項目有關(guān)調(diào)整變更文件；形成的實物類，如實驗樣品樣本、制作的標(biāo)本、研制的樣機等實物、圖片數(shù)據(jù)、音視頻多媒體；研究形成的系統(tǒng)性文字材料，如年度工作報告、研究報告、專題報告、專家或第三方咨詢及評估評審報告、項目檢查監(jiān)督報告或意見等。

④ 驗收評價環(huán)節(jié)歸檔范圍與內(nèi)容。主要包括驗收綜合管理類，如驗收申請表、驗收通知、驗收工作方案、驗收評審文件、驗收評審結(jié)論或意見、專家名單、績效評價材料、獎勵材料等；驗收技術(shù)報告類，如技術(shù)總結(jié)報告、自評價報告及意見、科技報告、現(xiàn)場驗收報告、第三方檢測及評估報告，用戶使用情況及證明材料等；知識產(chǎn)權(quán)類文件，如專利、標(biāo)準(zhǔn)、商標(biāo)、專著、學(xué)術(shù)論文、成果獲獎證書、數(shù)據(jù)庫、信息系統(tǒng)與軟件、軟件著作權(quán)等；驗收財務(wù)類，收付款文件、預(yù)算調(diào)整報告及審批文件、財務(wù)收支情況報告、資產(chǎn)臺賬文件、結(jié)題驗收審計報告、應(yīng)付未付與后續(xù)支出情況報告、結(jié)余資金情況報告、財務(wù)決算報告等。

3.全方位加強科研檔案收集整理基礎(chǔ)工作

科研檔案收集是初始環(huán)節(jié)，事關(guān)檔案的數(shù)量，是保證科研檔案完整齊全的基礎(chǔ)性長期性工作；整理分類工作是對科研活動中產(chǎn)生并收集的文件材料進行分類整理、集中統(tǒng)一管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是文件材料成為檔案的一個重要標(biāo)志。承擔(dān)國家重大科研項目的單位應(yīng)建立與本單位實際情況相配套的科研檔案管理制度，明確具體的歸檔要求、內(nèi)容范圍、時間節(jié)點等。科研人員應(yīng)適當(dāng)掌握科研檔案的基本要求和基本要領(lǐng)，應(yīng)結(jié)合研究進展，采取隨時收集與定期整理相結(jié)合的方式收集保管科研檔案原始資料，同時也要確保原始資料的清晰性、完整性?？蒲袡n案管理部門、管理人員應(yīng)與科研部門、科研人員相互溝通、密切配合、合力完成?？蒲袡n案管理人員應(yīng)定期跟蹤了解科研進度和科研檔案資料形成情況，主動上門指導(dǎo)科研人員對科研活動中積累的資料進行收集和初步整理，以減少科研檔案資料的遺失、殘缺或損毀。

4.加快推進科研電子檔案管理工作

信息化大潮和大數(shù)據(jù)時代，隨著辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)普遍應(yīng)用，科研活動產(chǎn)生了大量的電子文件和電子數(shù)據(jù)資料，這些電子檔案正在成為科研檔案管理的主要類型。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢很突出，比如管理快捷、存放方便，存儲容量大、物理占地小等，可以滿足多樣化需求；同時，風(fēng)險也不少，比如載體穩(wěn)定性較差、內(nèi)容易被篡改、信息易泄露和被盜等。因此，各科研參與單位應(yīng)嚴格落實新修訂的《檔案法》第三十七條“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。”[1]的新要求，保證形成的科研電子文件來源真實有效，配備更加專業(yè)的電子檔案管理人員，采用安全可靠的技術(shù)措施防止科研電子檔案被篡改，加強科研電子檔案備份管理，保證電子檔案和對應(yīng)紙質(zhì)檔案的一致性，確保電子文件能夠有效接收、讀取和傳輸。

參考文獻：

[1] 國家檔案局，《中華人民共和國檔案法》，[EB/OL]．[2020-06-20].

https：//www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml.

[2] 國家檔案局、國家科技部，《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，[EB/OL]．[2020-9-11].

https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202010/6a105464e6054b09b249bc54cd56d3f6.shtml.

[3] 國務(wù)院，關(guān)于深化中央財政科技計劃（專項、基金等）管理改革的方案（國發(fā)[2014]64號），http：//www.gov.cn/zhengce/content/2015-01/12/content_9383.htm。

[4] 何治亮，齊艷平，關(guān)曉東．中國石化國家科技重大專項管理創(chuàng)新與實踐[J]．石油科技論壇，2021（3）：94-100.

作者單位：中國石化石油勘探開發(fā)研究院