基層中小企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀調(diào)查與研究

崔進(jìn)

一、基層中小企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案室設(shè)置不規(guī)范，檔案存在泄密、丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)

為守住18億畝的耕地紅線，國家對土地控制得越來越嚴(yán)格，最近幾年，土地價(jià)格逐年上漲，中小企業(yè)拿地成本越來越大，加之全球經(jīng)濟(jì)形勢低迷，中小企業(yè)融資成本逐年增大，他們很難拿到一塊屬于自己的土地，租賃廠房是他們普遍的選擇，即使拿到了土地，為了集約利用土地，他們往往也是建設(shè)多層廠房，土地集約利用率非常高，很少建設(shè)辦公樓等公共服務(wù)場所。這也造成了中小企業(yè)辦公室面積緊張，企業(yè)負(fù)責(zé)人不愿意拿出專門的房間建設(shè)規(guī)范化的檔案室的原因。他們往往把企業(yè)綜合辦公室和檔案室放在一起，節(jié)省辦公空間。由于檔案室和其他辦公室合用，加之辦公室人員復(fù)雜，對檔案和檔案工作不熟悉，檔案保護(hù)和保密意識(shí)不強(qiáng)，這就非常容易造成檔案資料的丟失或者泄密。

（二）檔案從業(yè)人員不專業(yè)，沒有經(jīng)過專業(yè)的技能培訓(xùn)

中小企業(yè)的最大特點(diǎn)就是企業(yè)用工數(shù)量不多，管理靈活。其中一線產(chǎn)業(yè)工人相對較多，后勤管理人員相對較少，崗位的可替代性較強(qiáng)，人員流動(dòng)性較大。工人受教育程度普遍偏低，文化層次水平不高。為了節(jié)約成本，企業(yè)往往沒有專職檔案管理員，要么是管理后勤的年齡大的老同志兼職檔案管理，要么是車間負(fù)責(zé)人兼職管理檔案或者直接沒有人管理檔案。所以這些企業(yè)的檔案管理人員不專業(yè)，沒有經(jīng)過專業(yè)化的檔案管理技能培訓(xùn)，對計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備知之甚少，不會(huì)使用檔案管理系統(tǒng)，更談不上檔案管理的信息化和數(shù)字化。

（三）檔案材料收集不及時(shí)，整理不規(guī)范，移交不徹底

中小企業(yè)檔案材料涉及很多內(nèi)容，既有工程項(xiàng)目建設(shè)檔案，也有機(jī)械設(shè)備檔案、產(chǎn)品儀器檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等。每一種檔案的收集、鑒定、整理、移交等都有自己的特點(diǎn)，由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，企業(yè)沒有形成自己的檔案管理相關(guān)制度，同時(shí)企業(yè)負(fù)責(zé)人很少邀請上級檔案業(yè)務(wù)人員到場進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案從業(yè)人員完全憑著自己的感覺對檔案材料進(jìn)行收集、鑒定、整理、保管、移交等。這就可能造成一些有價(jià)值的檔案材料應(yīng)收未收、應(yīng)鑒未鑒、應(yīng)銷未銷、應(yīng)交未交的現(xiàn)象，這容易造成檔案資料的丟失，且不利于企業(yè)后期對檔案資料的利用。

（四）檔案室保管條件簡陋，不符合檔案長期保管要求

基層中小企業(yè)的檔案室往往是由廠房改造而成，或者與車間主任辦公室、綜合辦公室共用。為了工作方便，車間主任辦公室、綜合辦公室通常設(shè)在廠房的一層。防塵、防潮、防水、防高溫、防污染、防鼠、防有害生物等都很難做到。室內(nèi)僅僅只有幾個(gè)鐵皮檔案櫥、一些檔案盒和一些簡單的辦公桌椅。部分對檔案工作重視一點(diǎn)的中小企業(yè)，檔案室的硬件設(shè)施稍微好一些，可能還會(huì)配有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)讀取設(shè)備等現(xiàn)代化的數(shù)字設(shè)備，但是使用效果不理想，有時(shí)幾周不開一次電腦，檔案室的管理人員不固定，檔案管理相對混亂。

二、造成中小企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀的原因

（一）思想重視程度不夠，主觀上認(rèn)為檔案工作可有可無

思想決定行動(dòng)，有什么樣的思想，就會(huì)產(chǎn)生什么樣的行動(dòng)。為了在激烈的市場競爭中不被淘汰，中小企業(yè)負(fù)責(zé)人把大部分的時(shí)間和精力都放到了企業(yè)生產(chǎn)和安全、環(huán)保等能夠直接帶來益處的各項(xiàng)硬性指標(biāo)上，對檔案工作關(guān)注不夠，甚至是對檔案工作弱化。不僅企業(yè)負(fù)責(zé)人思想重視程度不夠，而且辦公室管理人員在檔案管理工作上花費(fèi)的時(shí)間也不多，他們與企業(yè)負(fù)責(zé)人保持著高度的一致，把精力重點(diǎn)用在了企業(yè)負(fù)責(zé)人關(guān)心的工作上，完成上級領(lǐng)導(dǎo)交給的各項(xiàng)任務(wù)，而不是收集、鑒定、整理、保存有價(jià)值的檔案材料。

（二）減少開支，節(jié)約成本，不愿意聘用檔案管理專業(yè)人員

中小企業(yè)負(fù)責(zé)人往往把經(jīng)濟(jì)利益放在重要位置，認(rèn)為檔案管理工作短期內(nèi)不能夠給他們帶來什么經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益，因此他們不愿意在檔案管理工作上投入大量的資金，更喜歡聘用一些車間一線產(chǎn)業(yè)工人，不愿意聘用檔案管理專業(yè)人員。一方面是因?yàn)檫@些檔案管理專業(yè)人員不能夠直接給企業(yè)創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)價(jià)值，另一方面是因?yàn)檫@些檔案管理專業(yè)人員的工資水平相對較高，因此，只要在崗的管理人員能夠勝任企業(yè)基本的檔案管理工作，就不會(huì)讓他們脫產(chǎn)到高等院校、科研院所接受正規(guī)專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，或者邀請上級檔案業(yè)務(wù)管理人員到企業(yè)現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)教學(xué)，以提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

（三）上級檔案主管部門監(jiān)管力度不夠，檔案執(zhí)法不嚴(yán)格

2020年6月新修訂的《檔案法》增加了監(jiān)督檢查章節(jié)，其中明確規(guī)定檔案主管部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學(xué)、公正、嚴(yán)格、高效。由此可見檔案行政執(zhí)法是《檔案法》賦予檔案主管部門的權(quán)利。各地檔案行政主管部門內(nèi)部都設(shè)立了檔案法規(guī)科等類似科室，但事實(shí)上，檔案執(zhí)法還是停留在日常監(jiān)督檢查等形式上，對發(fā)現(xiàn)的檔案不規(guī)范的現(xiàn)象以告知督促提醒為主，檔案主管部門很少對檔案違法行為進(jìn)行處罰，向司法機(jī)關(guān)提起民事或者刑事訴訟的案件更少。

三、做好中小企業(yè)檔案管理工作的重大意義

（一）有利于中小企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策

檔案是歷史的真實(shí)記錄，中小企業(yè)在日常的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，往往有一些每年都需要周而復(fù)始的工作，企業(yè)負(fù)責(zé)人為了更好地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、突破創(chuàng)新，完全可以查考以往的檔案材料、歷史記錄，因?yàn)檫@樣有利于實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)化，提高辦事成功的可能性。

（二）有利于提高中小企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

中小企業(yè)檔案內(nèi)容涉及的范圍很廣，特別是科技檔案，往往產(chǎn)生于現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目建設(shè)、科研活動(dòng)或者儀器設(shè)備的采購、出售等，這些檔案材料記錄和反映了生產(chǎn)建設(shè)、科研活動(dòng)的基本情況、經(jīng)驗(yàn)成果等。因此，可以為以后企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理、科學(xué)研究提供充分的檔案材料，對促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展、提高經(jīng)濟(jì)效益具有直接的推動(dòng)作用。

（三）有利于維護(hù)中小企業(yè)的合法權(quán)益

檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，檔案的本質(zhì)屬性就是原始記錄性，檔案具有憑證和參考價(jià)值。中小企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的各種檔案資料在反映各種具體活動(dòng)的同時(shí)，也反映了當(dāng)事人應(yīng)有的合法權(quán)益，其中就包含了證明文件、相互交往的各種材料等。這些都可以作為證據(jù)證實(shí)當(dāng)事人的合法權(quán)益，因此，中小企業(yè)檔案也發(fā)揮了廣泛的法律書證的作用。

（四）有利于培育和提高中小企業(yè)職工的檔案意識(shí)

檔案意識(shí)是人們對檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)，包括對檔案工作的性質(zhì)、價(jià)值及地位、檔案法治觀念、檔案利用需求等方面的認(rèn)識(shí)和了解，是一個(gè)整體的觀念。目前，各中小企業(yè)對檔案工作重視程度不夠，檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的作用不明顯，企業(yè)職工檔案意識(shí)水平不高，但是隨著檔案宣傳工作的不斷深入，檔案在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用會(huì)日益凸顯，中小企業(yè)職工的檔案意識(shí)水平一定會(huì)逐步提高。

四、做好中小企業(yè)檔案管理工作的具體舉措

（一）加大檔案宣傳教育力度，提高檔案思想認(rèn)識(shí)水平

檔案宣傳是檔案從業(yè)人員積極向社會(huì)普及檔案知識(shí)，檔案工作服務(wù)社會(huì)的成效及檔案人員投身現(xiàn)代化建設(shè)的時(shí)代精神，引導(dǎo)人們積極參與檔案的保護(hù)和利用等事務(wù)，不斷增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法治意識(shí)的過程和活動(dòng)。只有通過加大檔案宣傳力度，中小企業(yè)負(fù)責(zé)人和廣大職工的檔案意識(shí)水平不斷提高，他們才能夠有意識(shí)地保管和利用檔案，檔案的作用才能發(fā)揮得更好。反之，如果大家對檔案的作用不了解，沒有檔案意識(shí)，或者是漠視檔案信息，“有案不查”“有檔不用”會(huì)給工作造成被動(dòng)，不利于自己的工作和個(gè)人的發(fā)展。因此，加大檔案宣傳教育力度，讓人們認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值和作用，并養(yǎng)成良好的檔案收集、鑒定、整理、保管和利用的習(xí)慣，有利于提高檔案的管理和利用水平。

（二）增加檔案管理工作資金投入，完善相關(guān)的硬件設(shè)施和管理制度

改善目前中小企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，不僅要增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)，提高思想認(rèn)識(shí)水平，而且要加大資金投入力度，按照標(biāo)準(zhǔn)合理規(guī)劃和建設(shè)符合中小企業(yè)實(shí)際的檔案室，購置完善的能夠滿足當(dāng)前或者適度超前的檔案管理需要的各種硬件設(shè)備，既不盲目地超標(biāo)高配，也不將就應(yīng)付。同時(shí)，積極改善辦公條件，配置能夠滿足當(dāng)前或者適度超前的檔案管理工作需要的各種辦公硬件設(shè)施，讓檔案管理人員能夠在比較舒適的工作環(huán)境中，使用相對先進(jìn)的檔案管理手段和技術(shù)從事檔案管理。另外，要根據(jù)中小企業(yè)檔案工作的實(shí)際，結(jié)合上級檔案業(yè)務(wù)部門的要求，在現(xiàn)行檔案法律法規(guī)的框架內(nèi)制定中小企業(yè)自己的檔案管理制度，讓制度管人管事，以提高檔案管理效率和水平。

（三）嚴(yán)格檔案執(zhí)法，充分發(fā)揮《檔案法》的威懾作用

2020年6 月20日，第十三屆全國人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），這是《檔案法》自 1988年1月1日施行以來的第一次全面修訂。修訂后的《檔案法》，增加了“監(jiān)督檢查”章節(jié)。對執(zhí)法監(jiān)督檢查的內(nèi)容、手段和違法行為線索處置等作出了明確規(guī)定，這為檔案的執(zhí)法檢查提供了法律依據(jù)。檔案執(zhí)法部門要依法用好法律賦予的權(quán)利，履行好法律規(guī)定的職責(zé)，加強(qiáng)和改進(jìn)檔案執(zhí)法監(jiān)督，積極建立運(yùn)行高效、權(quán)責(zé)明確、程序規(guī)范、執(zhí)行有力的檔案執(zhí)法體制，強(qiáng)化檔案執(zhí)法的事中、事后監(jiān)管，堅(jiān)決依法查處違法行為，切實(shí)把檔案法律制度轉(zhuǎn)化為檔案治理效能，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（四）加強(qiáng)檔案從業(yè)人員技能培訓(xùn)，提高檔案管理從業(yè)人員待遇水平

新修訂的《檔案法》第十一條規(guī)定：“國家加強(qiáng)檔案工作人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)與技能，其中檔案專業(yè)人員可以按照國家有關(guān)規(guī)定評定專業(yè)技術(shù)職稱?！边@從法律的層面保障了檔案從業(yè)人員接受專業(yè)技能培訓(xùn)的權(quán)利。中小企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該主動(dòng)招聘具有檔案管理專業(yè)知識(shí)的人才從事檔案管理工作，并定期對其進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，以提高業(yè)務(wù)技能水平，保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。同時(shí)，逐步提高檔案從業(yè)人員的政治地位和經(jīng)濟(jì)待遇，暢通檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的職稱晉升渠道，讓他們切實(shí)體會(huì)到從事檔案工作一樣可以實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值，鼓勵(lì)他們長期從事檔案管理工作。

作者單位：山東蘭陵經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管委會(huì)