基于內(nèi)控風(fēng)險視角下的合同全生命周期管理研究
——以醫(yī)療機(jī)構(gòu)為例

王 琳

(陜西省腫瘤醫(yī)院，陜西 西安 710061)

1 引言

隨著國家全面依法治國的深入推進(jìn)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)在完成以患者為中心，治病救人提供社會公共衛(wèi)生服務(wù)使命的過程中需要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，合同內(nèi)容涵蓋醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)運(yùn)營的方方面面。為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范合同管理工作，衛(wèi)生部頒發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理工作的通知》，從經(jīng)濟(jì)合同的制度建設(shè)、事前控制、事中監(jiān)督、事后追責(zé)等方面做出了明確的規(guī)定，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的合同管理提供了政策依據(jù)。文章基于內(nèi)控的視角，通過深入剖析醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同管理的現(xiàn)狀，努力發(fā)掘合同管理在全流程各環(huán)節(jié)存在的內(nèi)控風(fēng)險，有針對性地提出合同管理的規(guī)范化流程，制定出符合醫(yī)療機(jī)構(gòu)實際的合同管理全生命周期解決方案，為提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同管理水平提供參考。

2 合同管理的意義

合同是自然人、法人等民事主體之間進(jìn)行設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議，它是以產(chǎn)生、變更或終止債務(wù)債權(quán)關(guān)系為目的簽訂的，是兩個以上法律地位平等的當(dāng)事人意思表達(dá)一致的體現(xiàn)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)作為市場經(jīng)濟(jì)活動的重要主體，擁有獨立的經(jīng)營自主權(quán)，可以與外部發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來并平等簽訂合同。近年來由于醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展，醫(yī)療機(jī)構(gòu)在醫(yī)療藥品物資采購、專業(yè)設(shè)備購置、房屋建筑物購建、信息化平臺搭建等方面的服務(wù)需求不斷增加，相關(guān)的經(jīng)濟(jì)合同簽訂數(shù)量逐年攀升，建立規(guī)范化的合同管理體系迫在眉睫。合同的全生命周期管理貫穿合同管理的全流程，涵蓋合同的擬定、簽訂、履行、結(jié)算、終止等各個環(huán)節(jié)。提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同全生命周期的管理水平，有助于規(guī)避各類糾紛風(fēng)險，保障醫(yī)療機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益，提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)高質(zhì)量發(fā)展水平。

3 醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同管理存在的問題

近年來我國醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展迅猛，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的各類經(jīng)濟(jì)往來激增，對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同也不斷增多，明顯存在著體量大、種類多、金額高、專業(yè)性強(qiáng)、管理欠佳的特點，這就給醫(yī)療機(jī)構(gòu)的合同管理增加了難度。經(jīng)過深入分析，許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)在合同管理方面暴露出了諸多問題，其中包括：合同管理的制度建設(shè)不夠完善，沒有形成規(guī)范化的制度體系；合同管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全，各部門的職責(zé)劃分不清楚；醫(yī)療機(jī)構(gòu)對合同相對人的主體審查不夠嚴(yán)格；在合同的選商環(huán)節(jié)沒有經(jīng)過嚴(yán)格的程序，存在不符合政府采購規(guī)定的選擇供應(yīng)商程序；合同擬定環(huán)節(jié)的條款不夠完整，表述不嚴(yán)謹(jǐn)不準(zhǔn)確；合同的簽訂也存在著權(quán)限區(qū)分不明確，未經(jīng)授權(quán)私自簽訂合同，合同單方面被篡改的情況；合同檔案登記信息不完整，存在合同檔案的丟失和泄密現(xiàn)象，合同印章管理未建立制度，存在著蓋章程序不規(guī)范、蓋章審批不嚴(yán)格的現(xiàn)象。總結(jié)以上問題歸根結(jié)底都是內(nèi)部控制失效造成的結(jié)果，需要從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，規(guī)范醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同全生命周期的各個環(huán)節(jié)的行為，確保合同管理合法有效。

4 醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同全生命周期管理方案

醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同管理包括合同的申請、審批、簽訂、執(zhí)行、控制、結(jié)算、監(jiān)督、終止的全流程，需按照國家衛(wèi)生健康委會同國家中醫(yī)藥管理局聯(lián)合下發(fā)的《醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制管理辦法》(國衛(wèi)財務(wù)法〔2020〕31號)文件的要求，基于內(nèi)部控制風(fēng)險管理的角度，挖掘合同運(yùn)行各個環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制風(fēng)險點，堵塞一切合同管理漏洞，建立起貫徹合同的事前、事中、事后全生命周期管理體系，保障醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)合同合法規(guī)范的實施，圖1為合同管理的不相容職責(zé)。

圖1 合同管理的不相容職責(zé)

4.1 合同管理事前階段控制

醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同管理在事前階段應(yīng)涵蓋合同管理的制度建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)劃分、合同的主體審查、選商、擬定、審批以及簽署環(huán)節(jié)，現(xiàn)針對以上各個環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制風(fēng)險分析，并提出相應(yīng)的解決方案。

4.1.1 合同管理制度建設(shè)

由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)合同的種類繁雜，涉及的領(lǐng)域比較廣泛，在合同管理的制度建設(shè)環(huán)節(jié)存在的內(nèi)控風(fēng)險包括：未建立合同管理制度，合同管理制度不規(guī)范不完整，可能導(dǎo)致合同管理失控。針對以上內(nèi)控風(fēng)險醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要根據(jù)自身合同管理的實際情況，建立起適宜自身發(fā)展?fàn)顩r的合法、科學(xué)合理、責(zé)權(quán)分明、職責(zé)明確合同管理制度，規(guī)定合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)、授權(quán)簽約、合同立項、訂立、合同簽訂、審批與管理、履行與結(jié)算、印章的管理和使用、監(jiān)督與責(zé)任等方面的內(nèi)容，規(guī)范了醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)合同管理業(yè)務(wù)，明確規(guī)范合同簽訂程序，禁止不具備法人主體資格的部門直接或假借法人名義對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同，以維護(hù)單位合法權(quán)益，確保對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同真實、規(guī)范、合法，保證經(jīng)濟(jì)合同管理有章可循。

4.1.2 合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同管理的歸口管理部門較多，在合同管理的機(jī)構(gòu)及職責(zé)方面存在的內(nèi)控風(fēng)險包括：未合理設(shè)置合同管理機(jī)構(gòu)，未明確合同管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)，可能造成合同管理混亂。針對以上內(nèi)控風(fēng)險醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)建立起分工明確、職責(zé)清晰、權(quán)限確定的合同管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)合同起草、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等全流程的歸口管理工作，保證合同管理活動有序開展。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)由合同管理部門、歸口審查部門、合同申報部門組成，根據(jù)各自合同管理職責(zé)，相互協(xié)作、分工管理。

4.1.3 合同的訂立

醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同的訂立環(huán)節(jié)存在的內(nèi)控風(fēng)險包括：未經(jīng)合同選擇供應(yīng)商的程序，可能造成違反國家相關(guān)法律法規(guī)；合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)、不準(zhǔn)確，或存在重大疏漏或選擇合同形式不恰當(dāng)，合同內(nèi)容違反國家法律法規(guī)，可能導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清、訴訟風(fēng)險或醫(yī)療機(jī)構(gòu)利益受損；合同審核人員不具備專業(yè)能力，未發(fā)現(xiàn)合同漏洞。針對以上內(nèi)控風(fēng)險醫(yī)療機(jī)構(gòu)在訂立書面合同時要經(jīng)過申報、擬定、主體審查、審批、授權(quán)、蓋章等程序進(jìn)行。合同選擇供應(yīng)商對合同相對人主體資格、履約能力、資信情況等進(jìn)行調(diào)查，確定對方資質(zhì)的真實性和合法性；合同審查資質(zhì)主要包括《營業(yè)執(zhí)照》(或《事業(yè)單位法人證書》)、《開戶行許可證》是否齊全、有效；建設(shè)工程類項目合同上報部門還須對《企業(yè)資質(zhì)證》 《安全生產(chǎn)許可證》《安監(jiān)局備案函》進(jìn)行審查；按照國家相關(guān)法律以及醫(yī)療機(jī)構(gòu)政府采購管理辦法，確定合同相對方；未經(jīng)合同項目立項程序、合同選擇供應(yīng)商的程序，單位和個人不得申報合同，不能違反程序訂立合同，也不能將合同項目化整為零、拆分合同，規(guī)避招標(biāo)。合同內(nèi)容和條款不完整，表述不嚴(yán)謹(jǐn)、不準(zhǔn)確，或存在重大疏漏或選擇合同形式不恰當(dāng)，合同內(nèi)容違反國家法律法規(guī)，可能導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清、訴訟風(fēng)險或醫(yī)療機(jī)構(gòu)利益受損，應(yīng)確保醫(yī)療機(jī)構(gòu)的合同內(nèi)容完整表述準(zhǔn)確。

4.2 合同管理事中階段控制

醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同管理的事中階段應(yīng)涵蓋合同的履行、變更、結(jié)算、終止環(huán)節(jié)，現(xiàn)針對以上各個環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制風(fēng)險分析，并提出相應(yīng)的解決方案。

設(shè)目標(biāo)數(shù)列（母序列）為X0=｛X0|i=1,2,···,n｝；比較數(shù)列（子序列）Xi=｛Xi(k)|k=1,2,···,n｝。

4.2.1 合同履行

醫(yī)療機(jī)構(gòu)在合同的履行環(huán)節(jié)存在的內(nèi)控風(fēng)險包括：合同相對人未按照合同約定條款履行合同，不能恰當(dāng)?shù)穆男衅鋺?yīng)盡義務(wù)，給醫(yī)療機(jī)構(gòu)帶來經(jīng)濟(jì)損失甚至面臨訴訟風(fēng)險，缺乏定期有效的審查監(jiān)督，導(dǎo)致合同相對人違約行為未被及時發(fā)現(xiàn)。需要加強(qiáng)對合同履行情況的監(jiān)控，確保合同雙方履行合同義務(wù)，督促對方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效地執(zhí)行。合同申報部門是合同履行的責(zé)任主體，也就是合同的履行部門。合同訂立后，合同的履行部門應(yīng)當(dāng)全面負(fù)責(zé)履行合同約定，落實質(zhì)量、數(shù)量、進(jìn)度、變更、工程變更、工期(交貨期限)、驗收、工程交接、結(jié)算付款等內(nèi)容。 合同履行涉及的有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照職責(zé)分工，協(xié)同做好合同履行工作，并對合同履行情況實施監(jiān)督，醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同履行監(jiān)督流程應(yīng)為合同申報部門每月填寫合同履約情況表，并由部門負(fù)責(zé)人審核簽字上報歸口管理部門，歸口管理部門對合同的履行情況予以監(jiān)督，規(guī)避可能違約的風(fēng)險，如有涉及法律事項應(yīng)交由醫(yī)療機(jī)構(gòu)法律部門審查監(jiān)督。

4.2.2 合同結(jié)算

合同結(jié)算是合同事中階段十分重要的環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)較易出現(xiàn)的內(nèi)控風(fēng)險有以下三點：一是合同付款的簽字審批不規(guī)范，對合同的付款要求審核不嚴(yán)。二是合同履行部門未按照合同中約定的完工執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行付款，存在人為的提前和推后付款情況。三是由于同一時間內(nèi)合同履行部門運(yùn)行多項合同，或是某一合同持續(xù)時間較長等原因，合同履行部門對合同付款的各個節(jié)點不清楚，存在未及時向合同相對人付款而導(dǎo)致的合同糾紛問題。針對以上合同結(jié)算環(huán)節(jié)的內(nèi)控風(fēng)險需要建立起規(guī)范化的合同結(jié)算流程，即由合同履行部門提出合同付款的申請，由合同履行部門負(fù)責(zé)人在合同付款申請單審核簽字，上呈分管院長在合同付款申請單上審批簽字，如若付款申請未被批準(zhǔn)應(yīng)修改申請后重新提交審批。付款申請通過后，合同履行部門需填制費(fèi)用報銷單據(jù)并附發(fā)票、合同、付款申請、相關(guān)黨委會議紀(jì)要等憑據(jù)，交由財務(wù)部門審核簽字，最后由院長審批簽字。合同的結(jié)算、簽字審批的流程通過后將報銷單據(jù)交由財務(wù)部，由出納確認(rèn)信息并辦理相關(guān)轉(zhuǎn)賬匯款業(yè)務(wù)。

4.2.3 合同變更與解除

醫(yī)療機(jī)構(gòu)在合同變更與解除環(huán)節(jié)存在的內(nèi)控風(fēng)險包括：未建立明確的合同變更程序；合同生效后發(fā)現(xiàn)，合同條款不明確，未與合同相對人及時協(xié)商溝通簽訂變更協(xié)議。針對以上內(nèi)控風(fēng)險醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)在合同履行中出現(xiàn)需要變更或解除的事項時，若出現(xiàn)金額較小的變更事項，合同履行部門應(yīng)與合同相對人及時溝通，能溝通解決的事項簽訂變更協(xié)議繼續(xù)履行合同；如若金額較大且未能溝通解決的事項，合同履行部門需要提交變更或解除合同的內(nèi)容及相關(guān)原因，并向歸口管理部門提交進(jìn)行審核審批，審批通過后由審計部、財務(wù)部等相關(guān)部門就變更內(nèi)容等進(jìn)行專家論證，金額較大、專業(yè)性較強(qiáng)的合同變更必要時可以外請專家進(jìn)行可行性論證，論證通過后將結(jié)果交由合同管理委員會審批，審批通過后上報醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨委會商議，商議通過后簽訂變更補(bǔ)充協(xié)議或者簽訂新合同。

4.3 合同管理事后階段控制

醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同管理在事前階段應(yīng)涵蓋合同管理的糾紛管理、檔案管理以及印章管理環(huán)節(jié)，現(xiàn)針對以上各個環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制風(fēng)險分析，并提出相應(yīng)的解決方案。

4.3.1 合同糾紛管理

4.3.2 合同檔案管理

醫(yī)療機(jī)構(gòu)在合同檔案管理環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制風(fēng)險主要包括歸檔保管不全、資料丟失，可能造成合同泄密；缺乏對合同管理情況的檢查評估，可能造成合同管理問題積少成多；未及時登記合同臺賬、合同信息登記不準(zhǔn)確、不及時、不完整。針對以上內(nèi)控風(fēng)險醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)明確規(guī)定合同管理部門對所有簽訂的合同統(tǒng)一編號，統(tǒng)一加蓋印章，并進(jìn)行歸檔管理。合同臺賬未及時登記合同臺賬，合同信息登記不準(zhǔn)確、不及時、不完整。及時登記合同臺賬，合同信息登記時要準(zhǔn)確完整地反映合同履行情況，建立合同登記保管制度，明確規(guī)定合同管理歸口部門，保證合同安全完整；定期對合同管理進(jìn)行檢查評估。在合同日常管理中，應(yīng)建立合同的借閱管理流程，編制合同檔案借閱登記表，合同借閱部門應(yīng)填報合同借閱申請表，由合同借閱部門和合同檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，上交合同檔案專管人員，并填報合同檔案借閱登記表，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、借閱時間、借閱部門、借閱經(jīng)手人等信息并簽字確認(rèn)，在借閱結(jié)束后歸還時應(yīng)由經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。如存在長期未歸還合同檔案的情況，應(yīng)由合同檔案管理人員催促歸還。

4.3.3 合同印章管理

醫(yī)療機(jī)構(gòu)在合同印章管理環(huán)節(jié)主要存在的內(nèi)控風(fēng)險包括：未建立合同印章管理制度，合同印章管理制度條款不明確，蓋章程序不規(guī)范，未經(jīng)審批蓋章，可能給醫(yī)療機(jī)構(gòu)帶來經(jīng)濟(jì)或法律糾紛。針對以上內(nèi)控問題，醫(yī)療機(jī)構(gòu)建立合同印章管理制度，規(guī)范合同印章管理制度條款內(nèi)容，保證合同印章安全合理使用。另外，還應(yīng)明確合同印章管理的流程，刻制專門用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)合同簽訂時的用章即 “合同專用章”，由合同歸口管理部門負(fù)責(zé)印章的保管和使用。合同簽訂過程中經(jīng)審查審批通過后，由申報部門打印紙質(zhì)的合同文本，對方單位法定代表人或者授權(quán)代表簽字(簽章)，對方單位蓋章；最后申報部門持會簽完畢的《經(jīng)濟(jì)合同會簽審批單》前往合同歸口部門履行登記用印手續(xù)后，方可加蓋合同專用章。

5 結(jié)語

合同管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)運(yùn)營中的重要管理內(nèi)容，也是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。合同管理的內(nèi)容涉及醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的眾多方面，需要醫(yī)療、藥事、基建、后勤、財務(wù)、法律等各個部門通力合作，以醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制為抓手，規(guī)范合同全生命周期的各環(huán)節(jié)經(jīng)濟(jì)行為，維護(hù)市場經(jīng)濟(jì)的秩序，保障醫(yī)療機(jī)構(gòu)的正當(dāng)權(quán)益，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)節(jié)約成本提高運(yùn)營效益，助力醫(yī)療機(jī)構(gòu)高質(zhì)量發(fā)展。