計(jì)量檢定原始記錄管理模式探討

【摘要】計(jì)量檢定原始記錄是計(jì)量檢定過程中所有檢測(cè)數(shù)據(jù)的真實(shí)反映，對(duì)原始記錄管理必須要科學(xué)規(guī)范，持續(xù)不斷提高管理方法。通過分析計(jì)量檢定原始記錄管理現(xiàn)狀，明確相關(guān)管理要求，構(gòu)建原始記錄管理縱向、橫向型管理鏈模式，使原始記錄管理更加制度化、信息化，為現(xiàn)代計(jì)量檢定原始記錄管理提供新思路、新方法。

【關(guān)鍵詞】計(jì)量檢定；原始記錄；管理模式；信息化

【DOI編碼】10.3969/j.issn.1674-4977.2023.02.021

Discussion on the Management Mode of the Original Records of Metrological Verification

SU Shuang

（Fuxin Inspection，Examination & Certification Centre〔Fuxin Metrological Verification and Testing Institute〕，F(xiàn)uxin 123000，China）Abstract：The original records of metrological verification are the true reflection of all test data in the process of metrological verification. The management of the original records must be scientific and standardized，and the management methods must be continuously improved. By analyzing the current situation of the management of the original records of the existing metrological verification， the relevant management requirements are clarified，the vertical and horizontal chain models of the original records management are constructed， and they are institutionalized and informationized，providing new ideas and methods for the management of the original records of modern metrological verification.

Key words：metrological verification；original records；management mode；informational

1引言

計(jì)量檢定工作是工業(yè)生產(chǎn)領(lǐng)域的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，工作過程中的檢定、校準(zhǔn)原始記錄和證書的出具等都要求數(shù)據(jù)真實(shí)、過程完整[1]。計(jì)量檢定人員要在檢定過程中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確翔實(shí)地記錄，一旦出現(xiàn)了工作偏差，將會(huì)嚴(yán)重降低檢定校準(zhǔn)結(jié)果的可信度，給檢定結(jié)果的復(fù)核和查驗(yàn)帶來(lái)麻煩[2]。原始記錄中包含原始觀測(cè)數(shù)據(jù)、經(jīng)處理后的結(jié)果、計(jì)算公式、常數(shù)選取等。合格的原始記錄應(yīng)該具有真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性[3]。在日常計(jì)量檢定工作中應(yīng)加大管理力度，不斷探索新的管理方法和手段，確保原始記錄保存管理的系統(tǒng)化規(guī)范化[4]。

2原始記錄管理要素分析

2.1專業(yè)技術(shù)要素分析

一是，空白原始記錄的編印。空白原始記錄的編印是整個(gè)原始記錄的第一步，要按需編制，以保證原始記錄的唯一性。原始記錄需要按照計(jì)量檢定系統(tǒng)表、檢定規(guī)程以及相關(guān)的規(guī)范性技術(shù)文件等進(jìn)行編制。不同檢定項(xiàng)目有不同的記錄格式，即使同一檢定項(xiàng)目，隨著計(jì)量規(guī)程等編制依據(jù)的更新，其內(nèi)容也需要同步更新。規(guī)程中推薦使用的記錄格式應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際進(jìn)行完善和細(xì)化，保證具有可操作性。在原始記錄的編制中，記錄編號(hào)和依據(jù)出具的證書或報(bào)告編號(hào)這兩個(gè)必填項(xiàng)最容易被忽略，也是在對(duì)空白記錄審核時(shí)應(yīng)特別關(guān)注的。檢測(cè)原始記錄屬于技術(shù)記錄，其格式由各檢定科室的負(fù)責(zé)人組織制定，會(huì)同相關(guān)人員對(duì)其全面性、有效性、實(shí)用性進(jìn)行充分的論證，由業(yè)務(wù)辦負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核，報(bào)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交業(yè)務(wù)辦備案。

二是，原始記錄的使用。計(jì)量檢定原始記錄要保證原始記錄的規(guī)范和數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確。在原始記錄的使用中要注意的內(nèi)容有：原始記錄的書寫應(yīng)字跡清晰工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤；原始記錄應(yīng)填寫完整，不能有空項(xiàng)，如無(wú)可填寫的內(nèi)容應(yīng)填“/”或“無(wú)”補(bǔ)位；原始記錄應(yīng)使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位，有效數(shù)字的取舍應(yīng)符合規(guī)程或規(guī)范要求；原始記錄中的數(shù)據(jù)處理要按照相關(guān)的規(guī)程規(guī)范執(zhí)行，誤差和不確定度的表達(dá)也要按照相關(guān)的規(guī)范來(lái)表示；檢測(cè)原始記錄應(yīng)完整地記錄規(guī)程、規(guī)范中規(guī)定的內(nèi)容，包括檢測(cè)的觀察結(jié)果、數(shù)據(jù)處理、結(jié)論，以及影響不確定度的各種因素，確保檢測(cè)過程的可復(fù)現(xiàn)性；記錄的原始性是指檢測(cè)活動(dòng)時(shí)的信息記錄、檢測(cè)過程中的結(jié)果和數(shù)據(jù)應(yīng)在產(chǎn)生時(shí)予以記錄，不允許事后補(bǔ)記或追記，原始記錄不允許重新抄寫，如需修改應(yīng)按原始記錄修改規(guī)定進(jìn)行；當(dāng)原始記錄出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，采取劃改方式予以改正，不可擦掉，以免字跡模糊或消失，記錄人員應(yīng)將正確值填寫在旁邊，對(duì)記錄的所有改動(dòng)應(yīng)有改動(dòng)人的簽名；證書/報(bào)告是計(jì)量檢定工作的最終產(chǎn)品，證書/報(bào)告的結(jié)論及不確定度來(lái)源于原始記錄，與記錄信息是一致的，內(nèi)容相符而非文字、數(shù)據(jù)等完全一致；出具證書/報(bào)告后，檢定人員應(yīng)及時(shí)將證書/報(bào)告的編號(hào)記錄到對(duì)應(yīng)的原始記錄中，保證原始記錄的信息完整，并經(jīng)整理后歸檔。

三是，原始記錄的保存。原始記錄的保存主要包括：按專業(yè)和授權(quán)項(xiàng)目由各檢定室主任對(duì)原始記錄進(jìn)行負(fù)責(zé)，并安排專人統(tǒng)一保管，督促檢定人員將檢定記錄及時(shí)整理、裝訂；每年一次將整理后的原始記錄交相關(guān)管理人員存檔，并認(rèn)真履行交接手續(xù)；記錄管理人員應(yīng)及時(shí)登記、編目，以方便檢索查閱，存檔的記錄未履行審批手續(xù)不得更改、查閱；原始記錄的保存期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般以一個(gè)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)查周期為準(zhǔn)；存放記錄的場(chǎng)所要保持干燥整潔，注意防光、防蟲、防盜、防火，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或存放易燃易爆物品，外來(lái)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。

2.2管理人員要素分析

一是，檢測(cè)人員和核驗(yàn)人員。原始記錄中應(yīng)包括檢測(cè)人員和結(jié)果核驗(yàn)人員的簽名，表明簽字人已對(duì)該原始記錄進(jìn)行了校對(duì)及審核，是對(duì)該原始記錄信息、數(shù)據(jù)及結(jié)果的確認(rèn)。核驗(yàn)員的作用是能夠發(fā)現(xiàn)檢定員的失誤，并督促檢定員及時(shí)糾正，發(fā)現(xiàn)的問題均應(yīng)在出具證書報(bào)告之前予以解決，必要時(shí)進(jìn)行復(fù)測(cè)，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤。

二是，質(zhì)量負(fù)責(zé)人。在計(jì)量檢定原始記錄管理中，質(zhì)量負(fù)責(zé)人是重要的體系和程序落實(shí)的監(jiān)督者，尤其負(fù)責(zé)各類內(nèi)外部質(zhì)量評(píng)審、過程控制、投訴處理、過程糾偏等工作，并對(duì)其實(shí)施過程效果進(jìn)行有效評(píng)價(jià)。

三是，技術(shù)負(fù)責(zé)人。計(jì)量檢定工作技術(shù)負(fù)責(zé)人是體系文件和制度的具體實(shí)施管理者，不僅要熟悉計(jì)量技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的技術(shù)活動(dòng)，掌握相應(yīng)專業(yè)技術(shù)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，還能將這些技術(shù)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范具體貫徹于實(shí)際計(jì)量檢定工作全過程中，通過不斷完善改進(jìn)具體工作和開拓檢定校準(zhǔn)服務(wù)，提高機(jī)構(gòu)技術(shù)檢測(cè)能力。

四是，部門負(fù)責(zé)人。計(jì)量技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)按照專業(yè)劃分，通常下設(shè)很多部門，實(shí)行扁平化管理。這些負(fù)責(zé)人在技術(shù)、質(zhì)量等部門擔(dān)任一定職務(wù)，以確保本專業(yè)工作的具體實(shí)施。他們是檢測(cè)人員的第一管理者，對(duì)計(jì)量檢定工作質(zhì)量提升起著舉足輕重的管理作用，為此在原始記錄管理中必須加以重視。

五是，機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人。計(jì)量技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人是本單位最高管理者，全面負(fù)責(zé)本單位技術(shù)、質(zhì)量責(zé)任。機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人有義務(wù)通過會(huì)議、教育培訓(xùn)等方式提高機(jī)構(gòu)全體成員的質(zhì)量意識(shí)和法治觀念，制定和實(shí)施質(zhì)量方針、目標(biāo)，開展管理評(píng)審等活動(dòng)，持續(xù)提高機(jī)構(gòu)計(jì)量檢定水平和能力。

六是，授權(quán)簽字人。計(jì)量檢定授權(quán)簽字人是機(jī)構(gòu)一切檢定校準(zhǔn)活動(dòng)的報(bào)告或證書的簽發(fā)負(fù)責(zé)人，必須具備較強(qiáng)的法律和專業(yè)綜合知識(shí)，嚴(yán)格履職盡責(zé)，其工作必須對(duì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，同時(shí)也對(duì)客戶負(fù)責(zé)。

3原始記錄管理工作要求

原始記錄管理工作除了按照國(guó)家法規(guī)政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求外，還要包括如下內(nèi)容：一是，所有管理者必須具有與其職責(zé)相匹配的法規(guī)和專業(yè)技術(shù)技能水平，實(shí)施、保持和改進(jìn)管理體系的有效運(yùn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理體系、檢定校準(zhǔn)、檢測(cè)程序?qū)嵤┻^程中存在的問題，采取積極措施加以改進(jìn)提高。二是，制定相應(yīng)的質(zhì)量保證體系和管理制度，在確保正常運(yùn)行的條件下，加強(qiáng)內(nèi)部考核和評(píng)審，強(qiáng)化監(jiān)督抽查和隨機(jī)檢查，提高制度的有效實(shí)施。三是，提供與開展項(xiàng)目相適應(yīng)的計(jì)量基準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)裝置和配套保障設(shè)備，制定和完善原始記錄表，提高原始記錄保存條件，在確保計(jì)量檢定原始記錄完整、可追溯的前提下，提高原始記錄管理的信息化水平。四是，完善計(jì)量檢定原始記錄、原始數(shù)據(jù)資料的保密工作，安排專人專管，嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)保密要求開展工作，確保原始記錄和數(shù)據(jù)的安全可靠。

4原始記錄管理模式構(gòu)建

4.1設(shè)計(jì)思路

通過梳理分析計(jì)量檢定原始記錄管理要素和管理流程，以系統(tǒng)思想為原則，統(tǒng)籌各類技術(shù)、設(shè)備、人員和環(huán)境條件，構(gòu)建基于體系文件的自上而下和自下而上的雙重監(jiān)督管理機(jī)制，形成原始記錄管理縱向型管理鏈；同時(shí)，以技術(shù)檢測(cè)部門為單位，建立基于“查培結(jié)合”的部門互查機(jī)制，形成部門間的橫向型管理鏈，構(gòu)建雙鏈互動(dòng)管理模式，實(shí)現(xiàn)計(jì)量檢定原始記錄全方位、全鏈條管理。

4.2縱向管理模式構(gòu)建

由主要負(fù)責(zé)人或授權(quán)簽字人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、審核人員和檢測(cè)人員組成縱向管理鏈，實(shí)施自上而下監(jiān)督考核，在體系運(yùn)行的同時(shí)，自下而上的人員進(jìn)行開放式問題反饋，提出工作建議和意見，以此不斷豐富和完善體系文件，實(shí)現(xiàn)原始記錄管理過程的持續(xù)修正。在現(xiàn)實(shí)運(yùn)行中通過相互監(jiān)督、相互促進(jìn)，發(fā)現(xiàn)原始記錄的管理不足，使體系文件更加符合實(shí)際，運(yùn)行更加暢通。

4.3橫向管理模式構(gòu)建

計(jì)量技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)以專業(yè)為單位，設(shè)置了長(zhǎng)度所、熱工所、力學(xué)所等部門，建立定期互檢制度，每?jī)蓚€(gè)部門結(jié)成對(duì)子，派人實(shí)行相互抽檢，以此為序進(jìn)行部門輪換，構(gòu)建部門間橫向型檢查機(jī)制，在檢查的同時(shí)分享部門間優(yōu)秀管理方法，代為培訓(xùn)宣講好經(jīng)驗(yàn)、好方法。在現(xiàn)實(shí)運(yùn)行中通過相互檢查、相互培訓(xùn)，極大提高了部門人員的工作熱情，增進(jìn)對(duì)彼此業(yè)務(wù)的了解，提升了整體原始記錄管理水平。

5原始記錄管理制度建設(shè)

好的經(jīng)驗(yàn)和做法必須通過建立制度才可以鞏固成果，實(shí)現(xiàn)可借鑒、可復(fù)制的工作方法，做到廣泛的推廣和應(yīng)用。計(jì)量技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)要在既有管理體系文件中豐富和完善原始記錄縱向型管理鏈、橫向型管理鏈相關(guān)制度?？v向型管理鏈涉及的主要制度包括原始記錄監(jiān)督管理制度、體系考核制度、信息和問題反饋制度、制度修正規(guī)則等；橫向型管理鏈涉及的主要制度有部門互查制度、部門交叉培訓(xùn)制度、問題整改跟蹤制度、經(jīng)驗(yàn)分享制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度等。制度的良好執(zhí)行和落實(shí)才是制度建設(shè)的根本。計(jì)量技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)必須強(qiáng)化教育培訓(xùn)，及時(shí)將相關(guān)理論和方法貫穿于原始記錄管理日常工作，做到制度閉環(huán)管理，充分體現(xiàn)原始記錄管理模式的實(shí)用性和可操作性。此外，在工作中還可以通過起草地方標(biāo)準(zhǔn)等方式，進(jìn)一步豐富和完善原始記錄縱向型管理鏈、橫向型管理鏈相關(guān)制度建設(shè)。

6原始記錄管理信息化建設(shè)

電子化管理系統(tǒng)因其獨(dú)特的快捷性、準(zhǔn)確性等優(yōu)點(diǎn)，正逐漸成為許多機(jī)構(gòu)處理日常事務(wù)以及數(shù)據(jù)的首選方式，也是我國(guó)大力推進(jìn)機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容[5]。原始記錄管理信息化建設(shè)是對(duì)縱向型管理鏈、橫向型管理鏈相關(guān)制度的固化。對(duì)原始記錄的電子化、信息化管理，不僅可以保證原始記錄的規(guī)范性以及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，還可以減少數(shù)據(jù)差錯(cuò)，提高工作效率。以某計(jì)量測(cè)試所構(gòu)建的《計(jì)量管理系統(tǒng)》為例，在符合相關(guān)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的同時(shí)，也具備保留修改痕跡、界面簡(jiǎn)潔友好、使用權(quán)限靈活以及模板共享等功能。這些功能使這套系統(tǒng)具有快捷查詢、資源占用小、存儲(chǔ)可靠等優(yōu)點(diǎn)，進(jìn)而大幅降低了證書的差錯(cuò)率，極大促進(jìn)了檢定機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理水平的提升。

7結(jié)語(yǔ)

原始記錄既能為計(jì)量監(jiān)督檢查、巡視抽查等提供原始證據(jù)，也是我們檢定人員合法、合規(guī)開展檢定工作的證明。在計(jì)量技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)推廣計(jì)量檢定原始記錄縱向、橫向型管理鏈模式，可以快速提高原始記錄管理質(zhì)量，進(jìn)一步夯實(shí)技術(shù)機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)建設(shè)。此外，雙鏈交互管理模式除了在原始記錄管理中進(jìn)行應(yīng)用，同時(shí)也可以拓展到計(jì)量管理的不同環(huán)節(jié)中。

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【作者簡(jiǎn)介】

蘇爽，女，1969年出生，高級(jí)工程師，學(xué)士，研究方向?yàn)橘|(zhì)量體系運(yùn)行的綜合管理。

（編輯：李加鵬）