新形勢下做好辦公室行政管理工作的思考

李豪

[摘 要]新形勢下，辦公室行政管理工作依然是促進(jìn)單位發(fā)展的重點(diǎn)工作之一，其意義也在不斷豐富。但其在開展過程中仍存在一些問題，需要盡快解決。因此，文章將從新形勢下辦公室行政管理的重要性、存在的問題入手，探討開展綜合辦公室行政管理需要具備的思想意識(shí)以及具體的工作措施建議，以期幫助相關(guān)單位更好地開展辦公室行政工作。

[關(guān)鍵詞]新形勢；辦公室行政管理；問題；重要舉措

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1674-1722（2023）13-0031-03

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，國家的高速建設(shè)和發(fā)展，不論是在事業(yè)單位、高校等單位的組織機(jī)構(gòu)建設(shè)上，還是在企業(yè)或公司的組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)上，辦公室行政管理都是至關(guān)重要的一環(huán)。因此，辦公室行政管理也受到了各領(lǐng)域越來越多的關(guān)注。辦公室的綜合行政管理作為單位的樞紐環(huán)節(jié)，既保障著一個(gè)單位和團(tuán)隊(duì)的日常運(yùn)行，同時(shí)也能通過能力的提升促進(jìn)單位的建設(shè)和發(fā)展。

一、新形勢下辦公室行政管理的重要性

（一）國家層面

從國家層面來看，國家已在政府工作報(bào)告中提到了關(guān)于我國行政體制及其改革的問題，并強(qiáng)調(diào)要從根本入手，不斷發(fā)現(xiàn)并解決過去傳統(tǒng)行政管理中的問題。這些指示是改革和完善辦公室行政管理的根本依據(jù)。

（二）單位層面

從工作單位層面來看，日新月異的社會(huì)發(fā)展形勢，對辦公室的行政管理也不斷提出新的要求與任務(wù)。當(dāng)前，服務(wù)意識(shí)、服務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量等詞語已成為該領(lǐng)域的熱門詞匯，由此可見，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)已成為新形勢下辦公室行政工作的重點(diǎn)方向。今后，辦公室行政管理工作也將邁上一個(gè)新臺(tái)階。

（三）個(gè)人層面

從個(gè)人層面來看，大多數(shù)人的工作崗位，都具備較強(qiáng)的針對性和一定的專業(yè)性?？此坪唵蔚霓k公室行政管理工作，卻可以在不知不覺中鍛煉培養(yǎng)崗位工作者多方面的能力。在未來，復(fù)合型的人才將能在社會(huì)發(fā)展的洪流中具備更強(qiáng)的競爭力與優(yōu)勢，原因就在于，其在從事種類繁多、瑣碎細(xì)致的辦公室行政管理工作中，掌握了單位工作需要具備的多種能力[1]。同時(shí)，不同崗位職能的交叉重疊，拓寬辦公室工作人員的知識(shí)面和認(rèn)知領(lǐng)域，使其綜合能力得到不斷增強(qiáng)。

二、新形勢下辦公室行政管理存在的問題

（一）辦公室行政管理理念滯后

辦公室行政管理觀念未能滿足新形勢下辦公室行政工作的需求?，F(xiàn)階段，無紙化辦公已在各類單位得到廣泛的普及，辦公室行政管理無疑需要學(xué)習(xí)利用好無紙化辦公的優(yōu)勢和技能，以達(dá)到節(jié)約辦公資源、提高辦公效率、整合辦公資源等目的。

然而，經(jīng)研究和考察發(fā)現(xiàn)，我國很多地區(qū)和不同性質(zhì)單位的綜合辦公室行政管理人員，依然沒有學(xué)習(xí)和普及計(jì)算機(jī)領(lǐng)域相關(guān)知識(shí)，無法實(shí)現(xiàn)全部人員的無紙化辦公，從而使得一些原本計(jì)算機(jī)就可以便捷完成的簡單工作，花費(fèi)了大量人力，行政工作效率無法得到保證[2]。

（二）辦公室行政管理崗位工作人員能力差距大

辦公室行政管理崗位工作人員的專業(yè)能力差距較大。辦公室行政管理崗位雖不需要在某方面具備較強(qiáng)的能力和優(yōu)勢，但要求相關(guān)工作人員在各個(gè)方面都應(yīng)具備一定的能力和素質(zhì)，以應(yīng)對復(fù)雜多樣的工作環(huán)境。然而現(xiàn)階段，人們對此類崗位依然缺乏重視，人員水平差距較大，綜合能力水平較低。加之新形勢下未來的工作環(huán)境和工作內(nèi)容必將更加復(fù)雜，因此，無論是通過培訓(xùn)提高該崗位人員的綜合能力和水平，還是選拔綜合能力更強(qiáng)的人加入辦公室行政管理崗位的隊(duì)伍，都是相關(guān)單位需要關(guān)注與重視的。

（三）辦公室行政管理制度不完善

辦公室行政管理的規(guī)章制度亟待完善。雖然辦公室配套有相應(yīng)的行政管理制度，但是其內(nèi)容的系統(tǒng)性、完整性和時(shí)效性較為缺乏。之前的行政管理制度和辦法已不能滿足新形勢下開展工作的需求，同時(shí)，不夠全面、完善的管理制度也為工作人員開展工作造成一定的障礙，不僅會(huì)影響某一項(xiàng)工作的處理，還會(huì)影響并降低工作人員的積極性，不利于今后工作的開展。

（四）辦公室行政管理工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)

隨著辦公室綜合行政管理方式的成熟，其工作作風(fēng)的建設(shè)時(shí)常被忽略，成為新形勢下辦公室行政管理在思想建設(shè)領(lǐng)域的重要問題。從工作角度來看，很多該崗位的工作人員思想懈怠，缺乏持續(xù)學(xué)習(xí)的習(xí)慣，對于上級和前輩的工作安排，存在執(zhí)行浮于表面的情況，這都不利于行政管理工作的開展[3]。

從生活角度來看，很多行政管理工作人員缺乏踏實(shí)的生活作風(fēng)，不僅影響其生活，同時(shí)也會(huì)對其工作作風(fēng)產(chǎn)生誤導(dǎo)，影響其個(gè)人的發(fā)展。

三、新形勢下辦公室行政管理工作需具備的思想意識(shí)

任何領(lǐng)域的工作為取得理想的效果，在各個(gè)階段都應(yīng)有正確的安排和部署。但究其根本，要從思想上端正態(tài)度，要樹立正確的開展管理工作的思想意識(shí)。

（一）辦公室行政管理人員應(yīng)具備全局觀念

作為各部門交叉的綜合辦公人員，應(yīng)有較強(qiáng)的政治敏銳性。這里的政治敏銳性體現(xiàn)在，辦公室行政管理人員是否具備及時(shí)獲取和傳播國家最新時(shí)政方針的能力。同時(shí)，辦公室行政管理人員應(yīng)堅(jiān)持以學(xué)習(xí)馬克思主義為根本學(xué)習(xí)內(nèi)容，學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想及其相關(guān)的科學(xué)思想理念，從而為單位的建設(shè)和發(fā)展提供基本的、科學(xué)的知識(shí)理論保障，使辦公室行政管理崗位成為單位和企業(yè)發(fā)展的基石[4]。

由此可見，作為辦公室綜合管理人員，更應(yīng)具備全局觀念和大局思想，要立足崗位，善于從單位和企業(yè)的發(fā)展形勢出發(fā)，在實(shí)際工作中全面看待單位的發(fā)展，為單位的發(fā)展把握基本方向。

（二）辦公室行政管理人員應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)

綜合辦公室的行政管理人員應(yīng)具備超強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。辦公室工作本身的工作特點(diǎn)和性質(zhì)，決定了行政管理崗位具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和超強(qiáng)的服務(wù)性。辦公室作為單位的重要組成部分，需要對接的部門和人員都是多變的、多樣的。不同的部門和人員，需要的內(nèi)容和信息具備較強(qiáng)的特殊性。因而，辦公室工作人員需要全面、及時(shí)、系統(tǒng)地把握所需對接部門和人員的關(guān)聯(lián)信息，并根據(jù)不同需求提供針對性的服務(wù)。辦公室工作人員不單單只是提供打字、復(fù)印、接打電話等機(jī)械性的服務(wù)內(nèi)容，更重要的是如何通過辦公室這個(gè)部門，將分散的、獨(dú)立的各個(gè)部門有機(jī)協(xié)調(diào)起來，將信息的上傳下達(dá)工作通過專業(yè)的、有效的服務(wù)技巧和服務(wù)意識(shí)凸顯出來[5]。

（三）辦公室行政管理人員應(yīng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性

辦公室作為企業(yè)和單位管理者的重要助力，工作內(nèi)容復(fù)雜多元，工作對象隨時(shí)變化，故該崗位的管理人員要能站在全局的角度，想管理者之所想，要能在工作中結(jié)合自己遇到的實(shí)際情況，提出超前預(yù)見性的見解和建議，不能只是機(jī)械被動(dòng)地傳遞信息，而是需要具備更加強(qiáng)大的信息獲取及分析組合能力，在發(fā)揮主觀能動(dòng)性的基礎(chǔ)上，在為企業(yè)和單位的管理者提供真實(shí)客觀的信息的同時(shí)，提出建設(shè)性的參考意見。

（四）辦公室行政管理崗位應(yīng)堅(jiān)持創(chuàng)新和發(fā)展觀念

辦公室綜合行政管理崗位的人員要堅(jiān)持創(chuàng)新和發(fā)展的思想觀念。辦公室人員要深刻解讀事物發(fā)展和變化的實(shí)質(zhì)，并將其運(yùn)用于實(shí)際工作中。

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的新形勢下，辦公室綜合行政管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思維和工作方式，要樹立以服務(wù)為核心、提高工作效率的工作理念，更要在工作中圍繞社會(huì)當(dāng)前的熱門問題，對其展開思考，提出解決問題的新思路和新方法，用以化解工作中的難題[6]。

同時(shí)，要堅(jiān)持“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的基本思想，運(yùn)用好科學(xué)技術(shù)在工作中的輔助功能，積極拓展視野，使能力不斷得到提升。

四、新形勢下開展辦公室行政管理工作的重要舉措

（一）更新辦公室行政管理理念

辦公室行政管理不能只停留在表面的形式管理和面子工作上，而要更新管理理念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，開展辦公室綜合行政管理工作。辦公室行政管理工作的誤區(qū)，就在于粗暴地將辦公室的服務(wù)對象直接連接到領(lǐng)導(dǎo)層面。實(shí)際上，辦公室需要對接和服務(wù)的對象，既有領(lǐng)導(dǎo)和部門，也有基層員工，因此，服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變和更新，是頗為重要的一環(huán)。

此外，辦公室行政管理的觀念更新，也體現(xiàn)在對創(chuàng)新服務(wù)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、服務(wù)他人、主動(dòng)作為、上下一致等觀念的架構(gòu)和執(zhí)行方面，要通過科學(xué)合理的理念，引領(lǐng)辦公室更好地發(fā)揮行政職能。

（二）提升辦公室行政管理人員的素質(zhì)

結(jié)合辦公室部門的實(shí)際發(fā)展情況，從根本上提高行政管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平極為重要。

其一，要轉(zhuǎn)變行政管理模式，增強(qiáng)員工的服務(wù)意識(shí)，提升相關(guān)人員的素質(zhì)。辦公室綜合管理行政部門的工作要從全局入手，不能只考慮本部門的工作職責(zé)和利益，而使單位的利益和發(fā)展速度受到影響[7]。

因此，在工作中，要在始終堅(jiān)持高度的大局意識(shí)的基礎(chǔ)上，妥善處理各方面的關(guān)系，以科學(xué)有效的服務(wù)方式，優(yōu)化辦公室部門的服務(wù)效果。辦公室綜合行政管理的工作內(nèi)容和工作范圍廣泛而又瑣碎，涉及文件、檔案、行政、財(cái)務(wù)及服務(wù)等多個(gè)領(lǐng)域的工作內(nèi)容。因此，辦公室行政管理工作要實(shí)事求是、堅(jiān)持服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮實(shí)際效用。

其二，行政管理辦公室的工作中也經(jīng)常涉及財(cái)務(wù)方面的內(nèi)容，因而，該崗位人員要從自身出發(fā)，保持勤儉節(jié)約的良好習(xí)慣，以身作則，為單位其他部門的同事做表率。

其三，辦公室工作人員的素質(zhì)，在某種程度上會(huì)影響其他部門人員的情緒和態(tài)度。因此，辦公室綜合行政管理人員要從單位實(shí)際情況出發(fā)，在多種辦事方式中做出合理的、合規(guī)的、科學(xué)的選擇，確保為其他部門的人員做出榜樣。因此，無論是從轉(zhuǎn)變管理模式還是從增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)來看，具備這些素質(zhì)都是未來開展行政管理工作的關(guān)鍵。

（三）完善辦公室行政管理制度

完善辦公室行政管理的制度規(guī)范，是當(dāng)前優(yōu)化辦公室行政管理工作的重點(diǎn)。辦公室需要處理的工作事項(xiàng)不斷增加，其要求也在不斷提高，因此，需要更加完善、具體、與時(shí)俱進(jìn)的規(guī)章制度提供保障。有據(jù)可依才能更好地幫助管理人員發(fā)現(xiàn)問題、解決問題和規(guī)避問題[8]。只有制定符合發(fā)展規(guī)律的制度規(guī)范，才能實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的建設(shè)目標(biāo)，同時(shí)為管理體系的完善發(fā)揮積極作用，提升管理人員的綜合素質(zhì)。

（四）優(yōu)化辦公室行政管理工作作風(fēng)

從辦公室管理工作的角度分析，必須采取有效措施，培養(yǎng)良好的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)。在辦公室日常管理工作中，涉及很多的信息傳達(dá)及信件收發(fā)等工作任務(wù)，包括對煩瑣事務(wù)的處理，這對于相關(guān)工作人員也是一種挑戰(zhàn)[9]。因此，可以針對辦公室人員進(jìn)行全局性的工作部署，使其在掌握基本工作技能的基礎(chǔ)上，全心全意為其他部門人員提供服務(wù)。

五、結(jié)語

在各單位及企業(yè)的改革創(chuàng)新發(fā)展過程中，辦公室行政管理工作具有極為重要的作用。文章立足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的新形勢，剖析當(dāng)前辦公室行政管理中存在的問題，從觀念意識(shí)領(lǐng)域入手，立足現(xiàn)實(shí)中存在的問題，提出更新辦公室行政管理理念、提升辦公室行政管理人員的素質(zhì)及優(yōu)化辦公室行政管理工作作風(fēng)等措施，以期為推動(dòng)單位和企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供助力。

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