新時(shí)期，信息資源共享下的基層檔案管理探析

趙新美

摘 要：檔案資料管理工作是基層單位管理工作內(nèi)容中極為重要的部分，在新時(shí)期信息資源共享下的基層檔案管理工作，要突破傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理工作的束縛，重視信息化技術(shù)手段在檔案管理工作中的應(yīng)用，不斷提升檔案信息的安全性和完整性，為基層單位管理工作的開展提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。目前，隨著信息技術(shù)手段的不斷深化發(fā)展，在一定程度上為基層檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，基層檔案管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化的重要性，從思想、管理機(jī)制和工作內(nèi)容上尋求新的發(fā)展路徑?；诖耍闹嗅槍?duì)新時(shí)期信息資源共享背景下的基層檔案管理工作創(chuàng)新策略進(jìn)行簡(jiǎn)要論述，旨在為相關(guān)行業(yè)人員提供經(jīng)驗(yàn)借鑒和幫助，助力基層檔案管理工作的有序開展。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；信息化；檔案信息；管理模式；優(yōu)化策略

隨著現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段在各個(gè)領(lǐng)域的滲透應(yīng)用，極大促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在基層檔案數(shù)據(jù)管理工作中強(qiáng)化信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，能夠行之有效地提升基層檔案數(shù)據(jù)管理工作的質(zhì)量。傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)版檔案管理除了極容易受到意外損壞外，在查閱和檢索過程中需要的人力較多，使得檔案管理工作的效率較低，不能契合信息化時(shí)代發(fā)展的需求。因此，基層檔案管理工作要對(duì)信息化技術(shù)手段的應(yīng)用引起重視，對(duì)現(xiàn)有管理理念進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)手段和設(shè)備設(shè)施，使基層檔案管理工作能夠高效開展。

一、檔案信息資源管理和共享概念

信息資源管理和共享理論指的是以文檔管理實(shí)踐為基礎(chǔ)，經(jīng)過信息管理領(lǐng)域的專家學(xué)者長(zhǎng)期摸索實(shí)踐所形成的，基層信息資源管理是由個(gè)體、社會(huì)組織、行業(yè)區(qū)域以及國(guó)家層面所組成。開展信息資源管理工作的核心在于社會(huì)組織層面上的信息資源數(shù)據(jù)管理，其主要目的在于為社會(huì)組織提供服務(wù)，以及保障社會(huì)組織的發(fā)展生存，基本上規(guī)模較大的社會(huì)組織都設(shè)置了專門的信息資源管理機(jī)構(gòu)，使得信息資源管理的目標(biāo)較為明確。

信息資源管理本身是開展管理活動(dòng)的一種模式，同樣也是信息資源管理的手段和技巧，并非信息資源管理的主要對(duì)象。集約化的管理理念使得檔案資源管理和檔案管理工作存在較大的差異，集約化管理指的是管理手段和管理對(duì)象的集約化應(yīng)用，管理對(duì)象的集約化指的是基層檔案管理工作中的人員、設(shè)備設(shè)施、資源等利用的集約化，管理方式和管理手段的集約化是多種信息管理手段的綜合。開展信息資源共享從其結(jié)構(gòu)上可以分為以下幾個(gè)方面：一是基層檔案數(shù)據(jù)信息需求人員——充分利用基層檔案數(shù)據(jù)信息資源；二是檔案信息的傳播機(jī)構(gòu)——開展協(xié)作交互；三是基層檔案數(shù)據(jù)信息——有序化的應(yīng)用開發(fā)。在信息資源共享的三個(gè)要素中，信息資源都是其中不可或缺的重要基礎(chǔ)，作為基礎(chǔ)性的信息資源，必須要經(jīng)過統(tǒng)一性的劃分和分工，才能夠形成獨(dú)屬于信息傳播機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，為用戶提供契合實(shí)際需求的數(shù)據(jù)信息資源。因此，基層檔案管理工作中開展信息資源管理的最終目標(biāo)在于對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的交互共享。

二、基層檔案管理信息化建設(shè)的重要性及創(chuàng)新優(yōu)化意義

傳統(tǒng)形式上的檔案管理工作以紙質(zhì)版檔案管理為主，紙質(zhì)版檔案在外部環(huán)境，如溫度、蟲鼠災(zāi)害、灰塵以及水火意外事故的影響下極容易出現(xiàn)一定程度上損壞。同時(shí)，紙質(zhì)版檔案儲(chǔ)存所需的空間范圍較大，在后續(xù)的維護(hù)保養(yǎng)過程中需要持續(xù)不斷地投入資金，大量的紙質(zhì)版檔案數(shù)據(jù)信息還給查閱工作形成了阻礙。在信息技術(shù)手段不斷深化發(fā)展的過程中，電子化、信息化的技術(shù)手段得到了廣泛應(yīng)用，包括光盤刻錄技術(shù)、電腦文字掃描技術(shù)、微縮處理技術(shù)等。先進(jìn)的技術(shù)手段在基層檔案管理中的應(yīng)用使得檔案管理存儲(chǔ)量得到了顯著提升，且信息化檔案數(shù)據(jù)信息占用的空間較小，能夠進(jìn)行較長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，使得檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率得到了顯著提升。電子政務(wù)及辦公自動(dòng)化得到了廣泛性發(fā)展，社會(huì)各領(lǐng)域?qū)n案數(shù)據(jù)信息化的需求在不斷增大，這就需要基層單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，真正意義上滿足新時(shí)期信息資源共享背景下對(duì)檔案管理工作的開展需求。

1.信息化時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求

創(chuàng)新發(fā)展一直是促進(jìn)人類社會(huì)和文明發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力，創(chuàng)新發(fā)展程度同樣也代表了社會(huì)文明是否具備長(zhǎng)期發(fā)展的狀態(tài)。積極創(chuàng)新發(fā)展可以在一定程度上輔助人們更好地認(rèn)識(shí)世界并改造世界，最終為人們的工作、生活提供便利。在檔案管理事業(yè)的發(fā)展歷程中，傳統(tǒng)形式上的檔案管理理念已經(jīng)不能契合現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)際需求，只有通過不斷的技術(shù)創(chuàng)新才能夠真正意義上提升基層檔案管理的工作質(zhì)量和效率，才能夠有效推動(dòng)基層檔案管理事業(yè)有序發(fā)展。

2.有效解決基層檔案管理工作中存在的現(xiàn)實(shí)問題

當(dāng)前階段的檔案管理環(huán)境和以往的檔案管理環(huán)境有著明顯的區(qū)別，在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境不斷優(yōu)化的基礎(chǔ)上，基層檔案管理工作以及檔案管理信息化建設(shè)獲得了優(yōu)化提升，使得基層檔案管理的服務(wù)職能也得到了進(jìn)一步的優(yōu)化發(fā)展，人們對(duì)于基層檔案管理工作有了更深層次的認(rèn)知，擺脫了以往檔案無用化的錯(cuò)誤理念。但值得注意的是，信息技術(shù)手段在基層檔案中的應(yīng)用，并不意味著能夠徹底消除檔案管理工作中存在的問題，同樣存在著需要基層檔案管理人員亟待解決的難題，如更新基層檔案管理理念、深化基層檔案服務(wù)意識(shí)等，真正意義上解決基層檔案管理中的現(xiàn)實(shí)問題，唯一的途徑就是對(duì)基層檔案管理工作不斷創(chuàng)新。

3.推動(dòng)基層檔案管理事業(yè)的發(fā)展

真正意義上做好基層檔案管理工作的前提就是檔案管理工作需要和本單位的實(shí)際情況相契合，同時(shí)，也需要和基層單位的經(jīng)營(yíng)管理理念相契合。基層單位要想有效突出其服務(wù)質(zhì)量，就需要對(duì)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)和技術(shù)發(fā)展態(tài)勢(shì)進(jìn)行綜合考量。因此，為了實(shí)現(xiàn)基層檔案管理工作有序開展，要從社會(huì)發(fā)展的角度著手，結(jié)合社會(huì)實(shí)際發(fā)展情況，讓基層檔案管理工作符合社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，真正做到和時(shí)代發(fā)展腳步同頻，為未來基層檔案管理工作開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?；鶎訖n案管理是整個(gè)檔案管理工作的重要組成部分，也是關(guān)系到基層單位信息化和管理水平的重要指標(biāo)。推動(dòng)基層檔案管理事業(yè)的發(fā)展，需要緊密結(jié)合基層單位的實(shí)際情況，充分考慮基層單位的管理理念和服務(wù)需求，切實(shí)提高基層檔案管理工作的水平和質(zhì)量，進(jìn)一步滿足其信息化和管理的需求。

三、傳統(tǒng)基層檔案管理工作中存在的不足之處

1.基層檔案管理的范圍較小

在傳統(tǒng)形式上的基層檔案管理工作中，檔案管理的內(nèi)容基本以原件為主，以檔案原件的收集整理、保管儲(chǔ)存環(huán)節(jié)為其中的重要方面，即便是利用檢索工具和檔案類目編制工作，也基本上以案卷或者文件袋的方式為主，只能通過檢索工具檢索到檔案數(shù)據(jù)的皮毛，不能真正接觸到檔案資料的內(nèi)在。只有深入檔案資料的內(nèi)部，加強(qiáng)對(duì)信息資料單位和數(shù)據(jù)資料單元的分析，才能夠最大限度地提升檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率。

2.基層檔案服務(wù)效率較低

目前，雖然大部分的基層單位已經(jīng)配置了計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行檔案信息管理工作，但大部分的計(jì)算機(jī)只是進(jìn)行較為簡(jiǎn)單的操作，鑒于長(zhǎng)期發(fā)展下產(chǎn)生的數(shù)量龐大的基層檔案數(shù)據(jù)信息，信息化、電子化檔案數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)化耗時(shí)較長(zhǎng)，借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)檢索，也只能瀏覽到檔案資料編制的目錄，獲得的檔案數(shù)據(jù)信息資料有限，檔案資料信息利用的效率較低，使得基層檔案的服務(wù)職能沒有得到有效發(fā)揮。

3.基層檔案管理人員的信息化素養(yǎng)有待提升

目前，從事基層檔案管理工作的人員知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，對(duì)于專業(yè)的檔案管理知識(shí)和理論較為熟練，但對(duì)于計(jì)算機(jī)、掃描儀、微縮技術(shù)等自動(dòng)化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)手段的掌握程度不高，使得基層檔案管理工作的效率較低。除此之外，由于基層單位的特殊性以及社會(huì)發(fā)展條件的制約，使得部分基層檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化、信息化的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致整體基層檔案管理人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)不高。

4.基層檔案管理信息化建設(shè)程度不高

雖然部分基層檔案管理單位已經(jīng)引入信息化技術(shù)輔助開展檔案管理工作，但大部分的設(shè)備設(shè)施基本用于日常辦公處理，對(duì)于基層檔案數(shù)據(jù)信息的加工、儲(chǔ)存以及創(chuàng)新應(yīng)用尚處于效率較低的人工處理階段，基層檔案管理的信息化程度較低。部分基層單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不高，對(duì)基層檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不足，使得基層檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展程度不足，極大阻礙了基層檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程。

四、新時(shí)期信息資源共享下的基層檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化策略

1.對(duì)基層檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃

在信息化時(shí)代背景下，基層檔案管理單位在進(jìn)行檔案管理工作信息化系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，要結(jié)合本區(qū)域?qū)嶋H情況進(jìn)行科學(xué)、統(tǒng)一的規(guī)劃管理，制定契合本地區(qū)域特點(diǎn)的管理方案，要盡可能加強(qiáng)各個(gè)部門之間的信息交互和溝通能力，實(shí)現(xiàn)部門間檔案數(shù)據(jù)資源的優(yōu)化共享，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息高效利用，為提升檔案管理工作質(zhì)量提供幫助。與此同時(shí)，在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)管理制度建設(shè)，盡可能提升領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)信息化建設(shè)的重視程度，在多方配合下為基層檔案信息化建設(shè)奠定制度基礎(chǔ)。

2.逐步增強(qiáng)基層檔案管理的資金扶持力度

推進(jìn)基層檔案管理工作的信息化程度，需要相關(guān)單位加大對(duì)檔案管理工作的扶持力度。首先，要加強(qiáng)引入先進(jìn)技術(shù)手段，為建設(shè)更為順暢的基層檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)，行之有效地提升基層檔案管理的先進(jìn)性?；鶎訂挝灰獮闄n案管理工作配置專業(yè)的信息化設(shè)備設(shè)施，及時(shí)對(duì)老舊的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施進(jìn)行更新迭代，還需要積極引入和開發(fā)先進(jìn)的檔案管理軟件，借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段和設(shè)備設(shè)施實(shí)現(xiàn)基層檔案管理工作的電子化、信息化、智能化，確?；鶎訖n案數(shù)據(jù)信息能夠得到最大限度地利用，發(fā)揮出基層檔案數(shù)據(jù)信息的重要價(jià)值。除此之外，基層檔案管理工作還需要配置較為專業(yè)的信息化管理人員，確保檔案管理相關(guān)人員能夠熟練應(yīng)用信息化技術(shù)手段，為基層檔案管理工作的信息化發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.建立健全信息化檔案管理制度體系

規(guī)章制度體系是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性保障，在信息化時(shí)代，基層檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展需要相對(duì)科學(xué)、完善的信息制度體系，使得檔案管理信息化建設(shè)能夠按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求來進(jìn)行，盡可能在工作中降低人為原因?qū)е碌墓芾盹L(fēng)險(xiǎn)。信息化時(shí)代背景下的檔案管理信息化建設(shè)極容易受到網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的影響，在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的過程中發(fā)生安全隱患，因此，在應(yīng)用檔案管理信息化系統(tǒng)時(shí)要注意信息技術(shù)平臺(tái)的規(guī)范性和安全性，避免在檔案管理工作中出現(xiàn)信息丟失和信息破損現(xiàn)象，以此來有效提升檔案管理的安全性。

4.強(qiáng)化基層檔案信息化建設(shè)安全管理意識(shí)

建立基層檔案管理信息化系統(tǒng)需要強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫的安全防護(hù)意識(shí)，這就在一定程度上要求基層檔案管理人員對(duì)安全防護(hù)工作引起重視，認(rèn)真開展系統(tǒng)管理維護(hù)相關(guān)工作，通過在系統(tǒng)中設(shè)置身份認(rèn)證等相關(guān)方法來提升基層檔案管理的安全性和有效性。在基層檔案管理人員應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)時(shí)明確各個(gè)管理人員的權(quán)限，確保每個(gè)管理人員能夠在自己的權(quán)限范圍內(nèi)開展工作。除此之外，在應(yīng)用電子檔案的過程中，要強(qiáng)化信息系統(tǒng)的防毒能力和防侵入能力，積極應(yīng)用先進(jìn)的殺毒軟件和防火墻來抵御未知風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，及時(shí)對(duì)電子化檔案信息進(jìn)行備份，對(duì)于保密級(jí)別的檔案信息需要進(jìn)行加密處理，最大程度地保障檔案信息的安全性，為各部門、單位間的檔案信息數(shù)據(jù)共享奠定基礎(chǔ)。

5.加大信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)力度

基層檔案管理工作需要緊密結(jié)合基層單位的實(shí)際情況和管理需求，注重實(shí)用性和針對(duì)性，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段和管理方法，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理工作人員的培訓(xùn)和管理，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)，為基層單位提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。首先，基層檔案管理單位要加大對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，使相關(guān)人員能夠明確信息化檔案管理工作的操作規(guī)范和流程，熟悉檔案管理信息化工作的操作技巧，及時(shí)收集并解決檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的問題；其次，基層檔案管理單位要對(duì)員工的培養(yǎng)工作引起重視，有效提升基層檔案管理單位員工的專業(yè)素養(yǎng)和思想道德標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)提供幫助；最后，強(qiáng)化員工的信息化素養(yǎng)，還能夠及時(shí)定位檔案信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)的問題，規(guī)避系統(tǒng)故障因素造成的糾紛，提升服務(wù)客戶規(guī)范化操作檔案管理信息系統(tǒng)的指導(dǎo)能力，降低檔案信息化管理系統(tǒng)的故障產(chǎn)生概率，提升基層檔案信息化管理的水平。

五、結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)期信息資源共享背景下，基層檔案管理工作要強(qiáng)化信息化系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)基層檔案管理工作具有極為重要的意義，能夠行之有效地提升基層檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，使基層檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠高質(zhì)量開展。因此，基層檔案管理工作相關(guān)管理人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理信息化建設(shè)、信息資源共享方面的重視程度，積極扶持基層檔案管理信息化建設(shè)，在完善基層檔案管理信息化規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)信息化檔案管理人員的培養(yǎng)，采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段和設(shè)備設(shè)施，最大程度地提升基層檔案管理工作質(zhì)量和成效。

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（作者單位：濱州市沾化區(qū)下洼鎮(zhèn)財(cái)經(jīng)綜合服務(wù)中心）