中學檔案管理現(xiàn)狀分析及改進措施

許奮

摘 要：檔案是中學教育實踐活動的真實寫照，是中學教育實踐的結(jié)晶，是教育實踐活動的重要組成部分。目前，鑒于學校對檔案管理工作重視不夠，檔案管理不規(guī)范、信息記錄載體單一、人員不夠穩(wěn)定等問題，建議從思想上重視學校檔案管理工作，積極完善檔案管理各項制度，加大財政資金支持力度，穩(wěn)定學校檔案管理人員隊伍等相關(guān)措施。學校要從基層檔案管理入手，真實反映學生的學業(yè)、生活狀況，完善本校的檔案管理工作，使管理層更好地掌握學生成長歷程。加強中學檔案管理工作，不僅有利于學生自身的發(fā)展，還有利于學校整體建設(shè)。本文結(jié)合中學檔案的定義，以及當前中學檔案工作的特征，重點對存在的各種問題進行了剖析，并提出相應(yīng)解決措施。

關(guān)鍵詞：中學；學生檔案；檔案管理

從檔案本身的功能來看，檔案在升學、就業(yè)、轉(zhuǎn)正、工齡計算、職稱申報、職務(wù)晉升、社會保險辦理、檔案專項核查和退休等工作中起著重要的輔助作用。因此，學生檔案在各個領(lǐng)域的作用日益受到人們重視。中學檔案管理工作質(zhì)量好壞，直接關(guān)系到學校的綜合素質(zhì)和教育人才的效果，其作用是顯而易見的。因此，要不斷完善學校的檔案工作，提高學校檔案工作水平，具有十分重要的實際作用。其中，學生檔案對學生的學業(yè)歷程進行了較為客觀的記錄，是中學開展各項評價工作、促進教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要依舊。在新的時代，中學的檔案工作也將迎來新的發(fā)展機會和挑戰(zhàn)。

一、中學學生檔案管理的內(nèi)容和重要性分析

近幾年，中學的檔案管理工作越來越規(guī)范化，中學檔案資料可劃分為紙質(zhì)和電子化兩大類。由于中學實行電子學籍管理，學生在網(wǎng)絡(luò)上進行志愿填報，因此，建立電子文件是中學招生工作的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。可以說，中學的學生資料涵蓋了所有的校園生活，其內(nèi)涵十分豐富。

1.中學學生檔案概念

我國現(xiàn)行的中學學生檔案缺乏一個比較明確的定義，《高等學校檔案管理辦法》只對其構(gòu)成進行了簡單的解釋和闡述。根據(jù)工作實踐，中學學生檔案是一種用來記錄和反映學生個人經(jīng)歷、學習和成績的重要資料，包括報考、入學、個人履歷、學習培養(yǎng)、組織關(guān)系、獎懲和學歷等，可以劃分為中學學生的人事檔案和中學學籍檔案。

（1）組成內(nèi)容

中學畢業(yè)生個人檔案通常只記載了學生個人各種有關(guān)資料，是對其個人發(fā)展歷程的一種歷史記錄。而中學學籍檔案則是一種文件或?qū)W籍文件，用于記載和反映學生在校期間的學業(yè)成績。該系統(tǒng)不但涵蓋了學校自身有關(guān)資料，還涵蓋了學校管理部門在招生、培養(yǎng)等方面所形成的具體檔案，如招生計劃、培養(yǎng)計劃等。

（2）產(chǎn)生時間

中學畢業(yè)生個人資料可以發(fā)生在入學之前，如大學之前的中學生教育，中學的學籍記錄只能從學生的教育階段生成。

（3）流轉(zhuǎn)和利用方式

學生的人事資料通常會在離開學校后轉(zhuǎn)入下一個歸檔機構(gòu)，而歸檔工作則是由原來的歸檔機構(gòu)來完成。中學的學生資料，則是由學校檔案室負責保存，并在此基礎(chǔ)上使用。

2.中學學生檔案管理工作的特點

（1）管理工作的長期性

從構(gòu)成的視角來分析，中學學生的檔案資料大多是從學生教育階段生成的，是其成長歷程的一種客觀歷史記錄；從資源使用的視角，中學學生個人信息資源是與其個人的興趣密切聯(lián)系在一起的。因此，中學學生檔案工作是一個長期的工作，它必須與學生的整個生命過程相適應(yīng)。

（2）管理工作的復雜性

中學畢業(yè)生的檔案管理工作十分繁雜，資料類型多樣化，整理過程復雜，有關(guān)文件的制定和使用工作涉及多個單位和部門，協(xié)調(diào)和保證工作困難。所以，要確保責任明確和信息整合，做到“全封閉”是中學學生檔案工作的根本需求。

二、中學學生檔案管理的問題分析

1.檔案管理意識有待加強

加強檔案管理的認識，是保證檔案工作順利進行的關(guān)鍵。在中學，學生是構(gòu)成個人信息的主要因素。這一時期，學生的注意力集中在學業(yè)上，他們對于檔案的認識不夠清楚，檔案觀念比較弱，沒有充分認識到在今后的發(fā)展過程中，如升學、出國、入黨和就業(yè)等方面檔案起著非常重要的作用，在填寫有關(guān)材料時往往會出現(xiàn)誤填、漏填等問題。由于沒有注意到文件的搜集和流向，導致文件信息的殘缺，乃至遺失，從而給以后的發(fā)展帶來不利的后果。學生是檔案填寫和材料的主要來源，而學校的檔案管理工作存在著較大的問題。因此，要強化學校管理，建立健全檔案管理機制，制定相應(yīng)的管理體系，并配置專業(yè)的管理人才。但是，當?shù)卣拖嚓P(guān)教育部門對學校的檔案工作認識不足，對普通中學的學生檔案管理工作存在一定的制約作用，并未發(fā)揮出引導、協(xié)調(diào)和監(jiān)督的作用。

2.檔案管理信息化建設(shè)有待提高

隨著時代的發(fā)展，學校檔案工作必須按照時代發(fā)展的要求，逐步實行信息化管理。從學校檔案管理的實際運行狀況來看，學生檔案信息系統(tǒng)還處于較低的水平。目前，許多學校還采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，無法適應(yīng)當前學校的檔案管理工作需要。中學的學生資料年年變動，資料要不斷更新，尤其是在轉(zhuǎn)校或升學期間，資料勢必發(fā)生變動，落后的檔案資料處理方式會造成極大的工作困難，如手工輸入不但會降低檔案資料的效能，還會影響檔案資料的準確度。一些學校利用檔案信息系統(tǒng)進行檔案管理，但目前信息化水平還很低下，只限于學生姓名、檔案號等基礎(chǔ)信息的輸入和查詢，檔案信息共享和傳遞、檔案信息的安全性與保密性得不到保障。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待進一步提升

培養(yǎng)專業(yè)、專職和穩(wěn)定的檔案工作人員，有助于學校檔案管理工作可持續(xù)和穩(wěn)定地開展。目前，學校檔案管理工作人員年齡較大，是制約檔案工作的重要因素。首先，許多學校沒有設(shè)立全職檔案管理人員，多數(shù)是由人事兼任，人員工作變動頻繁，工作不穩(wěn)定。其次，由于學校檔案管理工作的特殊性，檔案工作人員大都沒有接受系統(tǒng)的檔案理論培訓，缺少相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)支持，影響檔案業(yè)務(wù)的正常開展。因此，人才結(jié)構(gòu)老化，接受檔案數(shù)字化、檔案信息系統(tǒng)等新知識困難，嚴重制約了學校檔案管理工作的效能。

三、中學學生檔案管理存在問題的原因

1.對學生檔案管理工作重視程度不夠

目前，在“升學率指揮棒”的指導下，學校對教學成績的重視、對檔案管理工作的忽視，客觀上是一個很大的問題。一是中學校長沒有充分了解學生檔案管理工作的重要性，認為檔案工作質(zhì)量并不能直接關(guān)系到學生的學業(yè)進步，存在對檔案工作認識不夠、在政策扶持上支持不夠和在經(jīng)費保障上資金不到位等問題。二是部分中學檔案工作人員工作不積極，敷衍了事，造成檔案保管、移交過程中存在丟失、破損等問題。三是部分中學老師對檔案管理存在不正確的認知，未能提供完整的檔案，造成了學生檔案材料不完整，中學檔案管理比較混亂。

2.中學學生原始檔案管理缺乏規(guī)范性

檔案的完整性和真實性是最根本的要求。然而，由于受客觀和主觀因素的制約，尤其是缺乏專業(yè)檔案管理員和良好的工作環(huán)境，導致中學學生檔案完整性不能保證。比如，在一些邊遠中學，很多中學畢業(yè)生登記表、入學體檢表、學業(yè)獎罰和入學申請表等，這些最基礎(chǔ)的信息都會丟失，影響他們的升學和就業(yè)。

3.中學學生檔案信息記錄的載體較為單一

檔案數(shù)據(jù)中的各類信息都要以特定的方式記載與存儲，檔案的內(nèi)容和信息的真實性、完整性就會得以保證，從而更好地反映學生的整體素質(zhì)。然而，在某些中學，由于相關(guān)設(shè)備設(shè)施比較落后，記錄和保存的檔案資料大多是紙質(zhì)材料。作為傳統(tǒng)的檔案儲存方式，紙質(zhì)文件雖然具備了現(xiàn)代化手段所沒有的優(yōu)點，但其保存難度大，容易損壞和被修改。例如，曾經(jīng)有同學因為不喜歡自己的名字而私自修改名字，這對學校的檔案工作產(chǎn)生很大的影響，也導致以后的升學和就業(yè)等方面出現(xiàn)問題。

4.中學學生檔案管理較為混亂

中學檔案管理工作缺乏專門的辦公條件、專業(yè)的檔案管理設(shè)備設(shè)施和專業(yè)的管理人才，導致中學檔案管理工作混亂、缺乏規(guī)范性等問題。首先，中學沒有嚴格按照相關(guān)程序，將學生檔案資料送到指定的學?；蛘邌挝唬亲寣W生拿著去學?；蛘邌挝粓蟮?，這違背相關(guān)規(guī)定。部分學生對檔案文件的保存認知比較差，不能按時交還相關(guān)部門，甚至有的同學私自打開檔案資料，嚴重影響了檔案的保密性和嚴肅性。其次，學校往往存在著學生重名的情況，不能對這些學生的檔案進行有效管理，導致其個人資料不夠完善，后續(xù)管理出現(xiàn)很多問題。

5.中學檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定

當前，部分中學的師資人員流動頻繁，缺乏專業(yè)人才，有些中學檔案管理員常常是由學校的老師擔任，經(jīng)常發(fā)生人事變動，造成檔案管理崗位缺額，檔案資料不能妥善保管。新舊人員工作交接不順利，檔案管理工作開展十分困難。

四、中學學生檔案管理工作完善措施

1.要強化中學檔案管理意識

重視是做好工作的根本。加強學校檔案管理工作，加強對中學檔案工作的認識，是搞好中學檔案工作的重要因素。如果沒有引起校領(lǐng)導的重視，將導致學校機構(gòu)設(shè)置、設(shè)備設(shè)施配置和工作人員配備等方面出現(xiàn)問題，而檔案管理工作人員在學校沒有被充分關(guān)注，也很難保證他們的工作積極性，從而導致他們覺得檔案工作是無關(guān)緊要的。中學檔案管理部門要深入了解檔案管理的有關(guān)政策，認識到檔案對于學生的重要性，以及檔案管理對于學校發(fā)展的重要性。

2.建立健全學生檔案管理制度

要使中學學生檔案管理制度化和規(guī)范化，必須持續(xù)完善有關(guān)管理制度。首先，要在學校明確檔案收集、歸類、整理、歸檔、存檔和查詢等各項工作，并對有關(guān)方面作出詳細的規(guī)范要求，加強制度落實，為中學學生檔案工作的開展提供制度保障。

其次，要積極吸取本校和國外中學在學生檔案工作方面的成功做法，建立健全中學檔案管理有償使用制度、檔案管理制度，以充實中學學生的檔案管理內(nèi)容，增強學生的檔案利用效能，提高學校教師參與到學生檔案管理中的積極性。要根據(jù)當前檔案管理員多為兼職、職業(yè)技能不高和工作流動性大的實際情況，制定檔案管理員AB崗位制度和學生檔案管理持續(xù)管理制度，提高檔案管理人員愛崗敬業(yè)精神和業(yè)務(wù)能力，不斷提高中學學生檔案管理的服務(wù)能力。

3.加強對檔案管理人員隊伍建設(shè)

首先，要加強對檔案工作人員能力的培養(yǎng)。中學檔案管理工作要注重培養(yǎng)事業(yè)心強、政治思想較強、對教學管理熟悉和掌握一定檔案管理知識的教師，要加強對學生檔案的管理工作，努力保持學校檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。其次，各級教育主管機關(guān)應(yīng)與學校檔案主管部門聯(lián)合開展相關(guān)專業(yè)知識培訓班，以提升檔案管理人員的工作能力。要切實改善中學檔案管理員的福利，按時發(fā)放工資，增加升職的可能，還可以制定相應(yīng)的激勵措施，以激發(fā)他們的工作熱情，使其更好地投身到學校的檔案管理工作之中。

4.加大投入檔案部門辦公設(shè)備設(shè)施

首先，要將檔案管理資金納入學校預(yù)算之中，將中學檔案館的建設(shè)納入整個校園基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃之中，并在整個校園基礎(chǔ)設(shè)施的整體規(guī)劃和施工過程中，為檔案管理預(yù)留足夠場地。其次，要按照學校財政狀況，分步驟和有計劃地購置檔案管理的設(shè)備設(shè)施，尤其是掃描儀、打印機、傳真機、復印機和電腦等，加快學校檔案管理信息化建設(shè)。最后，應(yīng)結(jié)合當前信息化的需要，在合適的條件下，將建立遠程網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)作為重點，逐步提升中學教育教學信息化程度。

五、結(jié)語

中學檔案管理工作在學生的升學、工作、生活中起著舉足輕重的作用，總之，加強中學檔案管理工作，不僅有利于學生自身的發(fā)展，還有利于學校的整體建設(shè)。

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（作者單位：海南省文昌中學）