新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理信息化、規(guī)范化與開(kāi)發(fā)利用研究

摘 要：當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理進(jìn)入了數(shù)據(jù)化時(shí)代，在推動(dòng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的過(guò)程中，要著力以信息化推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化，建立現(xiàn)代檔案管理模式，加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案資源的建設(shè)力度，建立以信息化為主導(dǎo)的機(jī)關(guān)檔案治理體系；要以檔案開(kāi)發(fā)利用提升機(jī)關(guān)檔案資政育人功能，建立服務(wù)中心工作和人民群眾的工作導(dǎo)向，把做精做強(qiáng)傳統(tǒng)模式作為開(kāi)發(fā)利用的基石，打造面向數(shù)字人文視角的檔案開(kāi)發(fā)利用新體系，更好地發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案資政育人作用。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；信息化；規(guī)范化；開(kāi)發(fā)利用

檔案是歷史的真實(shí)記錄。機(jī)關(guān)檔案作為政務(wù)發(fā)展的原始資料，涉及社會(huì)發(fā)展的各方面，具有很強(qiáng)的政治性、時(shí)代性，因此做好機(jī)關(guān)檔案管理工作至關(guān)重要。在新時(shí)代，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，以檔案信息化為抓手，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化建設(shè)，加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用，能更好發(fā)揮檔案資政作用。

1 新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理的新趨勢(shì)

1.1 檔案信息化成為機(jī)關(guān)檔案管理的新模式

一是信息技術(shù)為檔案管理帶來(lái)革命性變革。在信息化發(fā)展的新時(shí)代，信息技術(shù)徹底改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。以信息管理系統(tǒng)為例，檔案的收集、整理、歸檔、利用等工作環(huán)節(jié)，通過(guò)掃描儀、多媒體、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等設(shè)備，快速、完整、準(zhǔn)確地完成，提高工作效率和質(zhì)量。二是信息技術(shù)大幅度擴(kuò)大檔案服務(wù)半徑。海量的信息存儲(chǔ)空間，加上云存儲(chǔ)、云備份技術(shù)的應(yīng)用，增加了機(jī)關(guān)檔案管理的存儲(chǔ)體量，更多的檔案數(shù)據(jù)納入系統(tǒng)，為工作查考提供了更多便利。機(jī)關(guān)檔案信息化系統(tǒng)，整合了全單位的信息數(shù)據(jù)，輸入關(guān)鍵字或者題名即可共享不同部門(mén)的信息數(shù)據(jù)，檔案服務(wù)的領(lǐng)域得以拓展。三是檔案信息化延長(zhǎng)了檔案的壽命。紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)條件要求高，多次查閱易損壞原件，縮短檔案使用壽命。檔案信息化系統(tǒng)搭建后，不再接觸紙質(zhì)檔案，客觀(guān)上延長(zhǎng)了檔案的使用壽命，也更大地發(fā)揮了檔案應(yīng)用價(jià)值。

1.2 檔案規(guī)范化建設(shè)成為發(fā)揮檔案獨(dú)特作用的基石

挖掘及利用檔案信息資源是展現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案價(jià)值，提升檔案工作影響力的有力抓手，只有建立規(guī)范的檔案建設(shè)體系，才能為查詢(xún)利用檔案打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。明確的歸檔范圍、分類(lèi)方案、保管期限、價(jià)值鑒定等制度，為檔案收集整理提供政策依據(jù)，能夠確保在收集階段檔案的齊全完整。有系統(tǒng)完善的檔案查詢(xún)利用體系，為查考和編輯研究提供平臺(tái)。因此規(guī)范化的檔案管理體系，必須有健全的管理體制、科學(xué)的分類(lèi)方法、精細(xì)化的管理要求、完備的保障體系等作為支撐，才能為優(yōu)化提高館藏檔案資源打下基礎(chǔ)，更好地為國(guó)家留存檔案財(cái)富，為人民提供檔案服務(wù)。

1.3 檔案開(kāi)發(fā)利用是機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最有效手段

檔案開(kāi)發(fā)利用是指機(jī)關(guān)檔案從靜態(tài)信息變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，從“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”，是讓檔案動(dòng)起來(lái)的重要方式?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將加大檔案資源開(kāi)發(fā)力度作為“十四五”時(shí)期檔案工作的主要任務(wù)之一?？偟膩?lái)看，檔案信息資源開(kāi)發(fā)的目標(biāo)就是獲取有用的檔案信息，彰顯檔案的實(shí)際價(jià)值。具體來(lái)說(shuō)，檔案雖然不直接創(chuàng)造生產(chǎn)力，但是它在促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步和生產(chǎn)發(fā)展中，為各種技術(shù)的進(jìn)步提供了數(shù)據(jù)資料支撐。過(guò)往的生產(chǎn)技術(shù)、改革經(jīng)驗(yàn)等，都為將來(lái)的革新奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案也是經(jīng)濟(jì)、政治、文化等人類(lèi)各方面活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)，是國(guó)家重要的戰(zhàn)略信息資源。因此，著力加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，是機(jī)關(guān)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的基本要求，是檔案事業(yè)適應(yīng)新形勢(shì)新時(shí)代的必然之路，也是檔案工作展現(xiàn)資政育人功能的有效途徑。

2 以信息化推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化的實(shí)踐策略

2.1 從管理模式上，由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變

檔案規(guī)范化管理可分為流程規(guī)范化和制度化，主要包括收集、整理、利用，以健全的全過(guò)程管理制度、細(xì)化的管理實(shí)施辦法、明確要求和責(zé)任分工，確保檔案資源的完整與安全。從目前來(lái)看，機(jī)關(guān)檔案管理存在檔案資料沒(méi)有得到妥善保管以及整理的問(wèn)題，老的放不下、新的檔案進(jìn)不來(lái)，還有的檔案編目不詳細(xì)，很難實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查檔，難以被查閱者搜索到。信息化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的流程再造，需要樹(shù)立現(xiàn)代的規(guī)范化管理模式。一是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)國(guó)家和行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，讓存儲(chǔ)條件日益規(guī)范化。以庫(kù)房為例，需要單獨(dú)設(shè)立檔案室，滿(mǎn)足庫(kù)房面積建設(shè)要求，并進(jìn)行科學(xué)預(yù)判，滿(mǎn)足單位增量檔案存儲(chǔ)要求，落實(shí)“九防”要求。庫(kù)房要有防火設(shè)施，并定期進(jìn)行防蟲(chóng)處理，溫濕度控制要到位等。二是健全管理制度體系建設(shè)。根據(jù)不同的檔案性質(zhì)的管理要求，依據(jù)整理標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)制定工作方案，明確管理的目標(biāo)、要求和方法，強(qiáng)化結(jié)果運(yùn)用，修改不符合要求的內(nèi)容，消除管理上的盲區(qū)。建立檔案人員管理考核制度，明確分工，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，特別是在收集整理環(huán)節(jié)，檢查檔案的完整性和規(guī)范化，強(qiáng)化考核問(wèn)責(zé)，抓好源頭治理。三是加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化技術(shù)的引入，重塑了檔案規(guī)范化管理的流程。要加大信息化設(shè)施資金投入力度，條件允許的單位，可以設(shè)置單獨(dú)的信息化庫(kù)房和服務(wù)器，用于軟件和硬件配置。四是推進(jìn)流程再造。隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案規(guī)范化管理的思路和流程已完全不同，要從文件制發(fā)環(huán)節(jié)強(qiáng)化信息化思維，制定信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，形成一整套標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)增量檔案數(shù)字化建設(shè)。

2.2 從資源建設(shè)上來(lái)看，加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案資源的建設(shè)力度

檔案資源體系建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)。一是精準(zhǔn)落實(shí)檔案管理的“三合一”制度。主要是加強(qiáng)各門(mén)類(lèi)檔案管理，規(guī)范機(jī)關(guān)檔案門(mén)類(lèi)劃分、統(tǒng)一檔案分類(lèi)方法、理順檔案整理要求。機(jī)關(guān)檔案涉及文書(shū)、會(huì)計(jì)、科技、人事檔案等，存儲(chǔ)形式有紙質(zhì)、電子、實(shí)物等，要將機(jī)關(guān)檔案保管期限表的編制內(nèi)容從文書(shū)檔案擴(kuò)展到各個(gè)門(mén)類(lèi)，真正做到全面、系統(tǒng)反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，真正實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、鑒定等環(huán)節(jié)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)立到底[1]。二是做好重大活動(dòng)檔案的收集整理。重大活動(dòng)檔案是機(jī)關(guān)檔案的重要組成部分，在發(fā)揮資政作用上體現(xiàn)出特殊的價(jià)值。以《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》為根本，明確收集的范圍、分類(lèi)方法、日常管理和開(kāi)發(fā)利用，通過(guò)建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)提升重大活動(dòng)檔案管理的科學(xué)化水平。三是堅(jiān)持優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案結(jié)構(gòu)。把結(jié)構(gòu)調(diào)整放在突出位置，堅(jiān)持質(zhì)量和結(jié)構(gòu)兩手抓兩手硬，加強(qiáng)涉及經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)民生的檔案資料的收集，定期開(kāi)展整理和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。四是加強(qiáng)電子文件歸檔管理。加強(qiáng)電子文件的收集和銜接，強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)與電子公文系統(tǒng)（OA）和各專(zhuān)業(yè)專(zhuān)項(xiàng)系統(tǒng)的信息對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案管理的無(wú)縫對(duì)接，避免重復(fù)收集、遺失、損壞等。推動(dòng)建設(shè)目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，打通查詢(xún)利用最后一公里。

2.3 從標(biāo)準(zhǔn)化上來(lái)看，建立信息化數(shù)據(jù)化為主導(dǎo)的機(jī)關(guān)檔案治理體系

隨著信息化的推進(jìn)，檔案治理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。要把信息化的技術(shù)、思維貫穿機(jī)關(guān)檔案管理的全過(guò)程，重新塑造檔案管理新模式。這是數(shù)字政府建設(shè)的必然要求，也是機(jī)關(guān)檔案服務(wù)社會(huì)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然選擇。一是加強(qiáng)檔案開(kāi)放審核機(jī)制。健全開(kāi)放審核體制機(jī)制，明確開(kāi)放審核屬性，明晰鑒定標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建鑒定網(wǎng)絡(luò)和小組，將開(kāi)放審核與檔案解密、信息公開(kāi)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)放審核工作的有序、穩(wěn)步、高效開(kāi)展。二是加快信息化系統(tǒng)升級(jí)保護(hù)。重點(diǎn)是加強(qiáng)檔案安全保護(hù)，優(yōu)化信息安全工作體制機(jī)制，通過(guò)防火墻、防水墻、身份識(shí)別等技術(shù)，提升數(shù)字檔案信息資源系統(tǒng)的獨(dú)立性，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)異地備份的安全措施。積極引入新技術(shù)（VR、AR等），提高檔案應(yīng)用場(chǎng)景，讓檔案從紙張和圖片中走出來(lái)，以鮮活的感染力提升檔案的精彩度。三是提升數(shù)字監(jiān)管能力。提升對(duì)檔案資源的智慧化管理，著力在自主編研、數(shù)據(jù)分析、資料合成等方面優(yōu)化系統(tǒng)配置，提高智能化水平，為機(jī)關(guān)決策提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐，提升檔案數(shù)字治理效能。

3 以檔案開(kāi)發(fā)利用提升機(jī)關(guān)檔案資政育人功能的路徑選擇

3.1 服務(wù)中心工作和人民群眾是機(jī)關(guān)檔案開(kāi)發(fā)利用的主攻方向

從技術(shù)上來(lái)講，檔案的價(jià)值需要通過(guò)實(shí)際應(yīng)用得以彰顯。信息化時(shí)代，檔案已經(jīng)滲透在機(jī)關(guān)事務(wù)的各個(gè)方面，檔案資源的信息價(jià)值、資政價(jià)值、文化價(jià)值正隨著利用形態(tài)的改變而越來(lái)越凸顯，檔案利用的需求也隨之持續(xù)增加。隨著檔案數(shù)據(jù)化的發(fā)展，實(shí)體利用向數(shù)據(jù)查詢(xún)轉(zhuǎn)變，極大提升了檔案資政的便捷性，實(shí)現(xiàn)檔案利用從分散到集中的轉(zhuǎn)變，突破時(shí)間和地域限制，機(jī)關(guān)檔案對(duì)黨委、政府中心工作的支撐作用更加精準(zhǔn)和高效。從檔案的屬性上來(lái)講，檔案工作就是幫助人們把需要建立的檔案建立起來(lái)，把需要保留的檔案收集保管起來(lái)，并提供良好的服務(wù)。機(jī)關(guān)檔案工作如果不服務(wù)于大局，檔案事業(yè)就會(huì)逐漸邊緣化。目前，黨和國(guó)家發(fā)展需要機(jī)關(guān)檔案服務(wù)的領(lǐng)域很多，特別是為一系列惠民利民政策提供資政服務(wù)，能夠大大提升檔案工作的影響力。同時(shí)，在社會(huì)的眾多領(lǐng)域，更需要機(jī)關(guān)檔案給予配合和支持，服務(wù)于國(guó)家重大主題學(xué)習(xí)教育。因此，機(jī)關(guān)檔案管理工作應(yīng)該堅(jiān)持服務(wù)為先的理念，瞄準(zhǔn)黨委、政府中心工作和人民群眾需求，采取傳統(tǒng)開(kāi)發(fā)和新媒體開(kāi)發(fā)相結(jié)合的路徑，彰顯檔案價(jià)值。

3.2 把做精做強(qiáng)傳統(tǒng)模式作為開(kāi)發(fā)利用的基石

開(kāi)發(fā)利用就是要把沉積的資源喚醒，從“死檔案”變成“活資源”。傳統(tǒng)的檔案開(kāi)發(fā)模式主要有編研出版、展覽展示、專(zhuān)題節(jié)目、專(zhuān)欄等。編研出版是圍繞中心工作的主題，主動(dòng)把具有研究?jī)r(jià)值和實(shí)用價(jià)值的機(jī)關(guān)檔案信息進(jìn)行集中、研究、編輯、加工，使之成為更適合用戶(hù)利用的形式，并將成果公開(kāi)出版[2]。福建省檔案館編寫(xiě)的《檔案有什么用》、漳州市檔案局編寫(xiě)的《我們這些年——漳州市檔案局創(chuàng)建成果掠影》，滄州市人社局編寫(xiě)的《新形勢(shì)人力資源發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì)》等，都為政府決策提供了有益參考。檔案展覽是根據(jù)一定的專(zhuān)題，以展出檔案原件或者復(fù)制品的形式，充分利用檔案的真實(shí)性、原始性，給參觀(guān)者以深刻的印象和教育啟迪，是檔案價(jià)值的集中宣傳和展示。福建省檔案館舉辦的“百年跨國(guó)兩地書(shū)——福建僑批檔案展”、青島市海關(guān)舉辦的“青島百年海關(guān)變遷”等，展現(xiàn)了檔案的育人功能。檔案類(lèi)電視節(jié)目是指將檔案信息資源作為主要題材內(nèi)容，或者明顯運(yùn)用檔案領(lǐng)域核心概念、理論和方法等檔案元素作為敘事方式的電視節(jié)目。這類(lèi)節(jié)目強(qiáng)調(diào)檔案元素在電視節(jié)目中的支撐地位，借助電視媒體開(kāi)發(fā)檔案內(nèi)容，由講解員充當(dāng)敘述者的角色，為觀(guān)眾呈現(xiàn)視聽(tīng)結(jié)合的檔案故事[3]。中央檔案館拍攝的《紅色檔案》、漳州市檔案館主辦拍攝的《檔案中的故事》等，使檔案走進(jìn)百姓生活，打破檔案“鎖在深閨人未識(shí)”的狀態(tài)，擴(kuò)大檔案資源的受益面。這些傳統(tǒng)的檔案開(kāi)發(fā)利用手段，為機(jī)關(guān)檔案服務(wù)中心、服務(wù)人民群眾提供廣闊的空間和載體，無(wú)論技術(shù)如何進(jìn)步，傳統(tǒng)的開(kāi)發(fā)利用形式仍然是檔案發(fā)揮作用的重要平臺(tái)。

3.3 打造面向數(shù)字人文視角的檔案開(kāi)發(fā)利用新體系是發(fā)展趨勢(shì)

數(shù)字人文是數(shù)字技術(shù)與人文學(xué)科交流碰撞而成的新興領(lǐng)域，現(xiàn)已滲透到許多學(xué)科并對(duì)其產(chǎn)生重大影響[4]。檔案開(kāi)發(fā)利用的前沿課題，是如何讓檔案從“活起來(lái)”到“火起來(lái)”。數(shù)字人文背景下的檔案資源開(kāi)發(fā)，必須以用戶(hù)需求為導(dǎo)向，以場(chǎng)景體驗(yàn)、趣味互動(dòng)等形式吸引公眾參與，最終實(shí)現(xiàn)檔案的多元價(jià)值。因此，機(jī)關(guān)檔案管理的開(kāi)發(fā)必須面向受眾，開(kāi)發(fā)多層次的產(chǎn)品，滿(mǎn)足受眾知識(shí)水平和需求的差異。一是多角度價(jià)值呈現(xiàn)。利用不同場(chǎng)景的切換，形成古今對(duì)比，從時(shí)間、空間上體現(xiàn)出差異性，讓受眾透過(guò)檔案鑒古知今。二是多場(chǎng)景再現(xiàn)。在檔案展覽大廳、故事發(fā)生地等設(shè)置虛擬技術(shù)體驗(yàn)點(diǎn)，在虛擬的再現(xiàn)環(huán)境中體驗(yàn)檔案中蘊(yùn)含的故事和道理，也可以通過(guò)增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)（AR）實(shí)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)和原場(chǎng)景的重疊，在對(duì)比中使受眾感受到社會(huì)變遷的歷程。二是檔案文化生產(chǎn)。自由開(kāi)放是數(shù)字人文文化生產(chǎn)的重要理念，為機(jī)關(guān)檔案文化產(chǎn)品開(kāi)發(fā)提供了廣闊空間。通過(guò)設(shè)置體驗(yàn)館，引導(dǎo)受眾親自體驗(yàn)，相互碰撞，啟發(fā)思維再創(chuàng)作。通過(guò)受眾講述體驗(yàn)，或者創(chuàng)造藝術(shù)作品、手工作品，不僅可以使機(jī)關(guān)檔案資源得到拓展，也可以使檔案的文化價(jià)值得到更好傳承。

結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代，機(jī)關(guān)檔案既迎來(lái)千載難逢的發(fā)展機(jī)遇，也經(jīng)歷著轉(zhuǎn)型升級(jí)帶來(lái)的困難與挑戰(zhàn)。要圍繞“四個(gè)體系”建設(shè)，著力踐行“三個(gè)走向”的要求，順應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展潮流，積極建設(shè)數(shù)字人文背景下的檔案治理新體系，使機(jī)關(guān)檔案工作更好服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾，彰顯檔案文化價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]丁德勝.奮進(jìn)“十四五”：機(jī)關(guān)檔案工作的十大重點(diǎn)任務(wù)[J].中國(guó)檔案，2021（08）：20.

[2]陳碧馳.醫(yī)院檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用實(shí)踐思考——以中國(guó)科學(xué)院大學(xué)寧波華美醫(yī)院為例[N].檔案管理理論與實(shí)踐——浙江省基層檔案工作者論文集，2021（08）：31.

[3]張潤(rùn)蘭.檔案資源的敘事性開(kāi)發(fā)研究[J].檔案天地，2021（11）：10.

[4]加小雙，姚靜.數(shù)字人文賦能檔案資源體系建設(shè)：機(jī)制與路徑[J].山西檔案，2022（02）：28.

作者簡(jiǎn)介：鄭玲玲，中共漳州市委黨校技師，研究方向：機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理。