醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案集約化管理及實現(xiàn)路徑探究

周明明

摘 要：隨著醫(yī)改政策的深入推進，醫(yī)療聯(lián)合體建設(shè)已落地全國?；趯︶t(yī)聯(lián)體建設(shè)背景下，各醫(yī)院分散管理檔案模式的弊端進行分析，提出醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案實行集約化管理的必要性。建設(shè)覆蓋全國醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案一體化管理平臺，形成多全宗、多層次的檔案信息集約化管理模式，加深醫(yī)聯(lián)體內(nèi)各級醫(yī)院間信息共享，統(tǒng)一檔案管理標準規(guī)范，從而大大提高檔案的查找率和利用率，提升醫(yī)院檔案的分類管理能力，有效縮減醫(yī)院人力和管理成本的目的。

關(guān)鍵詞：醫(yī)聯(lián)體；醫(yī)院檔案；集約化管理；實現(xiàn)路徑

隨著全國醫(yī)改政策的深入推進，為促進醫(yī)療資源合理配置，解決看病難、看病貴的問題，醫(yī)聯(lián)體建設(shè)已落地全國多個省市。醫(yī)聯(lián)體建設(shè)將實現(xiàn)責任、管理、服務(wù)以及利益的一體化，并促進各醫(yī)院間的合作意識，打造以“患者”為中心的醫(yī)療服務(wù)體系，真正實現(xiàn)“醫(yī)療聯(lián)盟”的價值，實現(xiàn)聯(lián)盟醫(yī)院人、財和物的統(tǒng)一管理，資源共享，從而全面提高全國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)健康全國的發(fā)展目標。該建設(shè)框架下，各醫(yī)院分散管理檔案的模式已明顯落后，其弊端越發(fā)明顯，具體為：（1）醫(yī)院傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查檔效率低，信息更新不及時，嚴重影響醫(yī)聯(lián)體內(nèi)各醫(yī)院的分級診療合作；（2）醫(yī)聯(lián)體內(nèi)各醫(yī)院檔案分類上難以做到統(tǒng)一規(guī)范，不利于各級診療醫(yī)院間信息高度共享；（3）各醫(yī)院會隨著檔案保管數(shù)量的增加造成庫房緊張和檔案員的嚴重缺乏，若增加管理檔案所需的軟硬件設(shè)備設(shè)施和人員，定會增加管理成本，給醫(yī)院帶來較重的經(jīng)濟負擔；（4）分散管理檔案會使醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案管理各自為政，互不隸屬，無法實現(xiàn)跨醫(yī)院間的檔案實時查閱利用，也不利于檔案資源的綜合管理、加工、篩選、編研和傳遞，難以取得較好的經(jīng)濟效益和社會效益。

一、國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

目前，國內(nèi)可以獲悉的檔案集約化管理研究，代表性的有：李國慶指出，檔案管理現(xiàn)代化就是運用系統(tǒng)理論和集約化理論來組織，采用先進、有效的科技手段來管理檔案和檔案事業(yè)；張筠強調(diào)，檔案集約化管理是檔案工作“集中統(tǒng)一管理”基本原則的現(xiàn)實體現(xiàn)；邢維萍提到，實行檔案的集約化管理，是實現(xiàn)檔案高效管理，主動適應檔案保護需求……也是現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展趨勢。集約化管理的思路和理念已逐漸被社會各界認知和熟悉，并在實踐中得到應用。2016年，長慶油田率先在銀川區(qū)域進行試點探索，整合成立銀川檔案中心，集中統(tǒng)一管理銀川9家單位檔案業(yè)務(wù)。2017年初，太倉市國稅局創(chuàng)新采用“1+X”檔案管理模式，實施全系統(tǒng)檔案集約化管理。對檔案進行集約化管理是未來檔案管理發(fā)展的趨勢。2021年，國網(wǎng)江蘇電力正式立項啟動了“基于信息化背景的檔案管理新模式探索研究”，探索建設(shè)集約化管理模式、智能化管理平臺。

國外檔案界主要關(guān)注5G技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算以及互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)在檔案工作中的融合應用研究。

當前，國內(nèi)外對檔案集約化管理研究呈上升趨勢，這為檔案集約化管理提供了理論基礎(chǔ)，但現(xiàn)階段開展的相關(guān)研究碎片化嚴重，大多只是對信息技術(shù)的簡單運用或是理論探究，還不能從整體布局上解決集約化管理建設(shè)所涉及的問題。尤其是目前中國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系整合既有體制性、政策性的宏觀障礙，也有整合過程中內(nèi)部運行體制等微觀問題，對醫(yī)院檔案實行集約化管理的研究尚未啟動，缺乏實踐基礎(chǔ)和嚴謹論證，需要進一步開展研究。為實現(xiàn)檔案信息資源的充分利用與最大增值，需要構(gòu)建一個基于計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化以及服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源管理系統(tǒng)。

二、醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案集約化管理的主要特征

1.集約化管理內(nèi)涵與特性

集約化管理是順應時代潮流，它是現(xiàn)代企業(yè)提高效率與效益的基本趨勢。集約化的“集”就是指集中，集合人力、物力、財力以及管理等生產(chǎn)要素，進行統(tǒng)一配置；集約化的“約”是指在集中、統(tǒng)一配置生產(chǎn)要素的過程中，以節(jié)儉、約束以及高效為價值取向，從而達到降低成本、高效管理，進而使企業(yè)集中核心力量，獲得可持續(xù)競爭的優(yōu)勢。在企業(yè)經(jīng)營管理中，集約化意味著企業(yè)資源的集中使用，以及使用中的資源利用最大化、節(jié)約最大化，以致最后達到收益最大化。

醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案集約化管理是指在“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”檔案事業(yè)管理體制下，由醫(yī)聯(lián)體牽頭醫(yī)院負責，以現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段及相關(guān)法律法規(guī)為依托，根據(jù)實際需要，借助各成員醫(yī)院檔案管理軟件平臺，對相對分散的檔案實體、檔案信息及其相關(guān)技術(shù)、人員以及設(shè)備設(shè)施等資源進行融合、類聚和重組，對檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用等各環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，以相對集中地反映醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案基本情況，最終實現(xiàn)醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案信息資源共享及統(tǒng)一管理的目的。

2.集約化管理運行機制研究

醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案集約化管理更加注重滿足實現(xiàn)醫(yī)聯(lián)體各成員醫(yī)院檔案信息資源的共享利用，提高對檔案人、財以及物的有效使用，節(jié)約檔案管理成本為主要出發(fā)點，為保障此項工作順利進行，需要醫(yī)聯(lián)體各成員醫(yī)院管理者支持、協(xié)調(diào)和配合，需要醫(yī)聯(lián)體牽頭醫(yī)院制定一套完善、科學以及合理的工作程序，尤其，加大對集約數(shù)字化平臺建設(shè)項目的構(gòu)思，如對各全宗單位名稱、全宗編碼以及全宗內(nèi)所涉及的檔案類型、電子文件存儲格式、檔案整理規(guī)則以及檔案排序規(guī)則等基礎(chǔ)性設(shè)置做詳細規(guī)劃。在已定制好的系統(tǒng)基礎(chǔ)上再進行具體醫(yī)院的檔案管理業(yè)務(wù)個性化定制，包括檔案管理目錄樹、權(quán)限及流程等。同時，通過公眾號、維基、微博、微信和Living Lab等工具和方法強化各成員醫(yī)院的參與，從而確保集約化管理工作順利開展。

三、醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案實行集約化管理的意義

醫(yī)院檔案實行集約化管理主要采取類似緊密型醫(yī)療協(xié)助模式，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將分散在醫(yī)聯(lián)體內(nèi)各醫(yī)院的檔案信息資源組合、連接起來，有以下作用：

（1）可以實現(xiàn)檔案的收、存、管和用等工作一體化，從而在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)對檔案信息資源的共享，提高醫(yī)療資源的總體配置和利用效率；（2）對豐富檔案學理論研究方法，拓寬研究視野，為醫(yī)院檔案管理朝著規(guī)范化、科學化和整合化方向發(fā)展提供指導；（3）可以推動檔案科學研究與時俱進，促進檔案科學理論研究與社會實踐發(fā)展緊密結(jié)合，推動全國檔案信息資源管理的協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展；（4）對依托5G、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能以及數(shù)據(jù)融合等前沿技術(shù)，構(gòu)建智慧檔案管理一體化的智慧醫(yī)院體系起到重要的推動作用；（5）對醫(yī)院管理創(chuàng)新、節(jié)約管理成本、完善檔案管理資源、優(yōu)化人才配置提高、檔案管理效率起到重要作用。如圖1所示。

四、醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案集約化管理建設(shè)內(nèi)容

1.管理機制建設(shè)

醫(yī)聯(lián)體建設(shè)是為了實現(xiàn)共同管理、共同服務(wù)以及共同利益的目的。目前，各家醫(yī)院所設(shè)檔案門類、分類方案和管理方式不統(tǒng)一，需先統(tǒng)一各醫(yī)院檔案門類及管理辦法，再成立由醫(yī)聯(lián)體牽頭醫(yī)院總負責、檔案行政管理部門指導和各成員醫(yī)院共同參與的檔案管理一體化緊密型工作組織。（見圖2）

（1）設(shè)立檔案集約管理中心

醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案集約管理中心是以大檔案為理念，改變醫(yī)院分散管理檔案的局面，以資源整合為手段，提供收、管、存和利用一體化的全程服務(wù)，實現(xiàn)向醫(yī)聯(lián)體牽頭醫(yī)院檔案部門集中的管理模式，該中心主要做好兩方面工作：一方面，為“實體”檔案信息資源的集中保管；另一方面，為“虛擬”檔案信息資源共建共享的整合?？紤]醫(yī)聯(lián)體內(nèi)各醫(yī)院比較分散，短期內(nèi)難以實現(xiàn)實體檔案的集中保管，因而，筆者主要對“虛擬”檔案信息資源共享進行研究。

（2）強化制度建設(shè)引領(lǐng)

由于我國檔案管理奉行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的體制，致使醫(yī)院檔案信息資源高度分散，完全不利于信息的整合共享。如果在檔案集約的過程中再缺乏一個明確的制度約束，必定會對集約管理產(chǎn)生影響，為此，需要各醫(yī)院以新《檔案法》為引領(lǐng)，結(jié)合實際，制定配套管理制度，先實現(xiàn)各家醫(yī)院檔案的集約加工，進而實現(xiàn)醫(yī)聯(lián)體內(nèi)全部醫(yī)院檔案的集約管理。

2.分類方案建設(shè)

目前，眾多醫(yī)院檔案管理比較混亂，對檔案分類界定不明，習慣性地見到檔案就存入文書檔案，這種現(xiàn)狀勢必會影響集約化管理的進程和質(zhì)量。為此，需要先對醫(yī)院檔案的具體分類方案進行研究。筆者結(jié)合實踐把醫(yī)院檔案分為病歷檔案、文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、醫(yī)德醫(yī)風檔案、科技檔案、會計檔案、招標檔案、審計檔案、合同檔案、聲像檔案、實物檔案、出版物檔案、人事檔案以及醫(yī)保檔案等類別。

3.智慧化管理平臺建設(shè)

有了統(tǒng)一的分類標準，下一步則需要考慮如何實現(xiàn)檔案信息資源共享。醫(yī)院檔案集約管理中心建設(shè)的內(nèi)容主要是通過構(gòu)建檔案的智慧收集、智慧管理、智慧保管以及智慧利用等平臺，實現(xiàn)檔案資源的高度智慧化管理和開發(fā)利用。（如圖3所示）

（1）智慧入庫平臺。既可實現(xiàn)電子檔案自動、手動采集，支持按檔案載體和門類來分類，又可實現(xiàn)集約管理中心對音像、網(wǎng)站以及電視等媒體信息的智能采集、信息識別和自動歸檔功能。

（2）智慧管理平臺。通過智慧技術(shù)實現(xiàn)各醫(yī)院或醫(yī)院內(nèi)各部門檔案的全程管理。通過智慧技術(shù)能夠?qū)λ邮盏母黝悢?shù)字檔案信息進行整理、比對、分類、著錄、鑒定以及檢驗等，實現(xiàn)檔案實體信息與內(nèi)容信息的一體化、交互化管理。

（3）智慧保管平臺。配備由數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、備份服務(wù)器以及文件存儲器等構(gòu)成的存儲服務(wù)平臺，以及采用SAN、NAS和DAS或其他形式的先進存儲技術(shù)方法，實現(xiàn)電子檔案封裝技術(shù)、電子檔案智能備份遷移技術(shù)和各類數(shù)據(jù)資源的分層次存儲技術(shù)。

（4）智慧利用平臺。需醫(yī)聯(lián)體各醫(yī)院對現(xiàn)有的檔案管理軟件進行智能化改造，實現(xiàn)檔案編研、綜合查詢、光盤備份和利用、全文檢索、OCR識別、電子檔案脫機利用、借閱審批以及瀏覽申請等功能的信息化服務(wù)。

五、醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案集約化管理實現(xiàn)路徑研究

檔案集約化管理實現(xiàn)的技術(shù)路徑就是要綜合運用最新智慧技術(shù)，探索建設(shè)檔案集約管理中心平臺，實現(xiàn)醫(yī)聯(lián)體內(nèi)各醫(yī)院檔案的互聯(lián)互通，業(yè)務(wù)協(xié)同、資源共享，推進集約管理中心檔案資源、服務(wù)、流程以及日志管理等一體化。

1.檔案信息采集平臺建設(shè)

智能化管理平臺是以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的，廣泛收集檔案資料信息，并將采集到的數(shù)據(jù)按歸檔要求進行有效整合，提供檔案的收集、接口、導入以及檔案數(shù)字化等功能。

2.檔案信息審核平臺建設(shè)

在信息采集完畢后，要對匯總信息進行篩選和審核，自動過濾無價值信息，從而確保所采集到的檔案信息資源可利用、可共享，進而提升信息的使用價值。

3.檔案信息服務(wù)平臺建設(shè)

在信息審核完成后，就可以利用5G和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將不同類型的檔案信息資料通過共享模塊傳導給使用者，實現(xiàn)檔案的查詢。在移動互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上利用多種不同的瀏覽終端，滿足用戶需求，從而，提升檔案查找率和利用率。

4.檔案信息保護平臺建設(shè)

要根據(jù)檔案服務(wù)對象的不同，在功能上可以有所側(cè)重，進一步拓展和補充個性化數(shù)據(jù)信息。同時，采用虛擬化等檔案信息長久保存檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的智能備份、數(shù)據(jù)安全的智慧檢測等。

5.檔案庫房管理平臺建設(shè)

搭建集成檔案庫房管理系統(tǒng)、檔案環(huán)境智能控制系統(tǒng)以及檔案智能安防系統(tǒng)等多種系統(tǒng)，通過檔案集約管理中心平臺即可實現(xiàn)對各醫(yī)院實體檔案庫房的管理以及對電子檔案信息的數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)精準的檔案信息控制。

六、結(jié)束語

總之，醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院檔案集約化管理中心建設(shè)是實現(xiàn)醫(yī)院檔案工作全面、協(xié)調(diào)以及可持續(xù)發(fā)展的價值取向，能在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)對檔案信息資源的共享，滿足不同角度、不同層次的開發(fā)和利用，提高檔案資源的總體配置和利用效率。

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（作者單位：安徽醫(yī)科大學第二附屬醫(yī)院）