“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，事業(yè)單位檔案信息化應(yīng)用措施探析

李亞楠

摘 要：檔案信息化有利于保存檔案資料，方便查閱，減少翻閱資料帶來的人為磨損和破壞。因此，研究“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，事業(yè)單位檔案信息化方面的應(yīng)用措施很有必要。文章分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題，研究了“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案管理中的優(yōu)勢，提出搭建檔案信息化平臺、深度挖掘檔案大數(shù)據(jù)規(guī)律、落實檔案保密工作等措施，利用互聯(lián)網(wǎng)解決檔案信息化問題。希望能夠為檔案信息化工作提供思路和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；信息技術(shù)；“互聯(lián)網(wǎng)+”；事業(yè)單位

引言

事業(yè)單位的檔案室存儲著大量的初始數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)是員工工作結(jié)果的具體化，涵蓋了許多有價值的內(nèi)容。由于技術(shù)環(huán)境和其他因素的限制，許多項目文件都是手寫稿，而實物資料以及地質(zhì)圖等其他材料閱讀起來十分不便，其材料特性十分容易損壞。檔案信息不僅能將初始文件實現(xiàn)電子化，也能減少閱讀時造成的人為磨損和毀壞。因此，加強檔案信息工作是有必要的。在這一過程中，檔案信息化平臺建設(shè)、海量數(shù)據(jù)分析和保密性都可以在工作中應(yīng)用信息化技術(shù)手段，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)促進事業(yè)單位的發(fā)展，讓事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)更加便捷，帶來更多的效益。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案資料管理存在的主要問題

1.檔案資料分散

不同類型的事業(yè)單位的檔案資料在正式提交之前都會進行單獨管理，因此，管理周期長是檔案資料管理方面的重大問題，導(dǎo)致檔案交付周期不同，要經(jīng)過復(fù)雜的審批程序和嚴(yán)格的查閱規(guī)則才能進行查閱。事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展水平普遍不高，一般使用傳統(tǒng)的收集模式。由于檔案室存儲著許多事業(yè)單位的重要信息，保證檔案資料的安全性和可靠性非常重要。為實現(xiàn)檔案管理的信息化，需要將檔案資料與事業(yè)單位的日常運作和管理需求相結(jié)合，以促進事業(yè)單位的發(fā)展。因此，檔案資料模式的創(chuàng)新發(fā)展需要綜合考慮安全性和可靠性等因素。

2.對檔案原件保護度不高

目前，大多數(shù)檔案都是以紙質(zhì)形式進行利用。查閱或打印都可能損壞原始文件，長期借用或延遲文件歸檔，很容易造成文件丟失。此外，檔案備份不足，也將對事業(yè)單位檔案的完整性造成影響。

3.檔案數(shù)據(jù)再利用程度不高

檔案記錄著事業(yè)單位的發(fā)展史，每份報告都是技術(shù)人員研究和努力的結(jié)果。相對于大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)的應(yīng)用，一些單位的熟練程度不高，導(dǎo)致在提取、收集、歸納和信息資源的分類方面效率低下，存檔資源的系統(tǒng)分類困難，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)速度也緩慢。因此，提高單位的總體管理水平，必須充分利用數(shù)據(jù)分析工具和先進的技術(shù)手段，對檔案資料進行安全可靠的管理。如果不能將完整的信息集成到技術(shù)人員的工作中，那么，信息化轉(zhuǎn)型勢必受阻。同時，信息資源壓縮技術(shù)的滯后，致使檔案存儲成本過高，特別是批量數(shù)據(jù)資源的存儲需求很難通過硬盤來滿足，長期存儲的目的很難通過有限的成本來實現(xiàn)。此外，因為檢索技術(shù)應(yīng)用不夠熟練，檔案管理人員的檢索能力需要進一步提高。事業(yè)單位數(shù)字檔案的編輯已經(jīng)滯后，仍然存在大量紙質(zhì)檔案的編輯和使用習(xí)慣，這不僅增加了編輯成本，而且保存時間也較短，必須在事業(yè)單位檔案管理工作中盡快應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的編輯和管理。

4.對檔案信息化工作重視程度不高

一是檔案信息化工作需要長期投入大量的人力、物力和財力。一方面，為實現(xiàn)系統(tǒng)的功能和安全使用要求，必須購買相應(yīng)軟件和設(shè)備設(shè)施。另一方面，應(yīng)在職業(yè)教育和培訓(xùn)方面投入資金，以培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。然而，由于缺乏資金支持或各部門的重視程度較低，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)被推遲。某些事業(yè)單位對檔案的信息化建設(shè)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字掃描和整理、電子材料的記錄都沒有給予足夠的重視，無法建立合適的檔案數(shù)據(jù)庫，更談不上建立檔案數(shù)據(jù)庫的后期建設(shè)維護。由于種種原因，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程緩慢，紙質(zhì)文檔的數(shù)字化轉(zhuǎn)型被迫推遲，也無法實現(xiàn)使用微縮相機或高速掃描設(shè)備等處理紙質(zhì)檔案的設(shè)想。在一些事業(yè)單位中，文件轉(zhuǎn)換器或軟件使用率不高，很難在紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換和電子文件格式化操作之間產(chǎn)生連接。二是缺乏人力資源。在過去幾年里，為建設(shè)檔案庫，事業(yè)單位不斷擴大檔案收集范圍，從而大大增加檔案的數(shù)量。然而，在這個發(fā)展的過程中，很多單位也堆積了大量的紙質(zhì)檔案，增加了對檔案進行數(shù)字化掃描的壓力。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案資料中的優(yōu)勢

1.壓縮檔案存儲成本

傳統(tǒng)的檔案存儲工作主要依靠人工方法，從存儲、整理到歸檔的工作過程中需要大量人力和物力的支持，導(dǎo)致工作效率低、質(zhì)量差、人為的潛在錯誤以及糾錯困難等問題。每年由于紙質(zhì)檔案不斷增加，就需要頻繁購置存儲空間，而在檔案借用過程中，紙質(zhì)檔案也容易被損壞，增加保存和管理所需的高昂成本。采用信息化手段和檔案信息管理平臺系統(tǒng)來處理檔案，可以有效提高檔案分類的效率，適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需求，也有助于技術(shù)分析并縮短查找檔案所需的時間，降低存檔管理成本。

2.提取檔案數(shù)據(jù)的二次價值

近年來，檔案管理服務(wù)不斷完善，如“全網(wǎng)通辦”和“最多跑一次腿”活動，服務(wù)的改進歸功于數(shù)據(jù)共享的實現(xiàn)。為促進事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)利用，檔案信息交換平臺的建設(shè)也在不斷努力，使用VPN終端可以將信息上傳至統(tǒng)一平臺，讓每個部門都可以共享，事業(yè)單位工作人員可以使用內(nèi)部賬戶和帶有配置授權(quán)的密碼，獲取所需的信息。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用措施

1.搭建檔案信息化平臺

首先，需要一個數(shù)據(jù)交換平臺，滿足多個層次中所有單位的保密要求，并結(jié)合多層數(shù)據(jù)收集機制來執(zhí)行動態(tài)的數(shù)據(jù)采集。隨著當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字存儲已經(jīng)成為信息資源管理的必然趨勢。事業(yè)單位需要改進硬件設(shè)備設(shè)施和軟件組合的配套工作，以滿足數(shù)字存儲的需求。同時，根據(jù)時間調(diào)整措施的基本原則，不斷擴大檔案隊伍，解決檔案工作者人數(shù)不足和工作量過大的結(jié)構(gòu)性矛盾。因此，所有事業(yè)單位都應(yīng)以大局意識為工作導(dǎo)向，加快檔案管理信息化建設(shè)流程，深入開發(fā)檔案資源。事業(yè)單位可以組織人員負責(zé)掃描文件，繼續(xù)促進檔案信息的專業(yè)化，確保掃描的檔案質(zhì)量，并實現(xiàn)精細化管理的目標(biāo)，確保數(shù)據(jù)的真實性、清晰性和完整性。其次，明確制定實施目標(biāo)，成立數(shù)字化管理小組和數(shù)字化指導(dǎo)小組，對于檔案管理工作進行充分研究。區(qū)分檔案信息歸檔的不同任務(wù)，參與系統(tǒng)建設(shè)，確保檔案信息建設(shè)能夠長期發(fā)展。事業(yè)單位應(yīng)尊重科學(xué)部署的基本原則，并對此做出充分回應(yīng)。處理檔案資源時，需要應(yīng)用多種信息技術(shù)來確保數(shù)據(jù)質(zhì)量和資源數(shù)量相輔相成。另外，事業(yè)單位需要改革電子文檔分類，明確數(shù)據(jù)庫建設(shè)層級，積極豐富數(shù)據(jù)庫功能。對音頻、視頻檔案和其他類型的電子文檔進行篩選，提高數(shù)據(jù)服務(wù)的質(zhì)量。最后，檔案信息化管理分為兩個階段，一是對檔案進行分類，使用高分辨率相機等設(shè)備，采用數(shù)字掃描技術(shù)和自動讀取技術(shù)創(chuàng)建電子檔案。在這個過程中，需要注意解決語義沖突問題，可以使用數(shù)據(jù)技術(shù)來實現(xiàn)。二是利用信息技術(shù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫并實現(xiàn)檔案信息化。例如，將紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，利用技術(shù)建立一個數(shù)據(jù)中心，更新檔案數(shù)據(jù)庫，并建立各種數(shù)據(jù)庫來收集、導(dǎo)入和整理信息，為提高數(shù)據(jù)收集效率、創(chuàng)建和識別數(shù)字檔案提供服務(wù)。以事業(yè)單位的檔案資料為例，如圖1所示。

檔案信息化將按照上級部門的指導(dǎo)方針進行，所有完成的數(shù)據(jù)將上傳到統(tǒng)一的云平臺，如圖2所示。

2.深度挖掘檔案大數(shù)據(jù)規(guī)律

目前，事業(yè)單位檔案管理中對現(xiàn)有資料的開發(fā)沒有給予足夠的重視，對可利用數(shù)據(jù)的價值認知也不清晰。在當(dāng)前的管理模式中，只是進行簡單數(shù)據(jù)收集，而對檔案進行整理、歸納和利用較少。檔案室中存放檔案的特點是規(guī)模大、多樣性，有些數(shù)據(jù)甚至還有重復(fù)現(xiàn)象?！靶畔⒐聧u”現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致高效的數(shù)據(jù)處理和融合挖掘出現(xiàn)新的問題。事業(yè)單位想要深入探索存檔數(shù)據(jù)規(guī)則，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的重復(fù)使用，應(yīng)對當(dāng)前存儲的數(shù)據(jù)進行分類研究。檔案數(shù)字化后，技術(shù)人員以網(wǎng)絡(luò)瀏覽的形式共享數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)，并對檔案管理工作提供支持。事實上，對存檔數(shù)據(jù)的價值進行搜索的過程并不簡單，MapRednce等處理模型能起到很好的參考作用。因此，有必要設(shè)置掃描和存檔控制器。事業(yè)單位可以從兩個方面著手對財務(wù)等其他數(shù)據(jù)進行分析和利用。首先，處理不同來源的檔案，使用身份證號碼和統(tǒng)一的社會信用代碼作為唯一的身份標(biāo)識。這樣，各個部門在連接和共享信息（如服務(wù)往來信息）時，不需要收集相同的數(shù)據(jù)，就可以降低管理成本。其次，可以通過可視化展示制定員工成長路線圖，為員工考核提供數(shù)據(jù)支持。同時，可以繪制現(xiàn)有資金的流程圖，為單位的預(yù)算、供應(yīng)、年終薪酬以及風(fēng)險管理提供參考。

3.落實檔案保密工作

檔案管理和保密工作密不可分，兩者相互滲透。在安全方面，事業(yè)單位需要著重考慮制度和技術(shù)，對檔案的保密安全負起責(zé)任。在制度建設(shè)和管理方面，必須從三個方面開展工作。首先，簡化管理制度，形成編制制度，明確有關(guān)部門的責(zé)任，建立具體負責(zé)人和活動管理制度。為有效應(yīng)用其他類型的檔案數(shù)據(jù)進行整理和收集工作，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)收集格式，并為數(shù)據(jù)交換和使用奠定基礎(chǔ)。同時，完善安全保密應(yīng)急機制，能夠?qū)o急情況做出科學(xué)反應(yīng)，有效預(yù)防和及時監(jiān)測，制定風(fēng)險應(yīng)急計劃，包括網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)損壞的檢測等活動。其次，成立檔案保密領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，在數(shù)據(jù)使用過程中，全面負責(zé)工作。第一，為確保數(shù)據(jù)安全，可以進行云存儲，并上傳到政務(wù)云統(tǒng)一平臺。對數(shù)據(jù)集中治理，通過檔案操作系統(tǒng)的權(quán)限和安全等級劃分，進行統(tǒng)一的信息系統(tǒng)保護和平臺評估，不僅可以降低分散管理的安全風(fēng)險，還可以提高工作的有效性。第二，購買正版軟件和設(shè)備設(shè)施，使用浪潮政務(wù)云平臺，避免軟件和設(shè)備設(shè)施方面的外部風(fēng)險，安裝病毒軟件，并定期檢測系統(tǒng)安全，進行病毒查殺，可以實現(xiàn)不同技術(shù)層面的人員保密工作，防止人員操作泄密風(fēng)險。第三，使用檔案分類管理方法，配備適當(dāng)?shù)陌踩揽丶墑e，及時申報符合要求的信息，利用保密觀App、中國法律宣傳和答題小程序等工具，擴大檔案信息管理的范圍。第四，利用技術(shù)檢測定期進行安全檢查，并使用保密計算機核實網(wǎng)絡(luò)記錄。第五，鼓勵保密人員學(xué)習(xí)和宣傳保密法以及法律法規(guī)常識等，確保事業(yè)單位檔案的安全性。

4.提高對檔案資料的重視程度

電子檔案的使用雖然大大提高了事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量，但仍需要增強對電子檔案風(fēng)險防控的意識。為此，檔案管理人員在利用信息技術(shù)時，應(yīng)逐步提高對檔案資料的認識，并提升信息化水平。在工作中，按照統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加強對電子檔案的管理，還需要做好相應(yīng)的管理和維護工作，加快從紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。同時，與技術(shù)人員密切配合，定期完善和維護電子檔案管理系統(tǒng)。

四、結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)時代，事業(yè)單位需要改變發(fā)展理念，對以數(shù)據(jù)收集為任務(wù)的技術(shù)人員，要培養(yǎng)其實現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)使用的能力，提升其使用分析工具的技術(shù)能力。目前，數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)難題在被不斷突破，為了檔案數(shù)據(jù)的附加值，事業(yè)單位應(yīng)積極開展檔案管理工作，促進檔案管理信息化平臺上的信息交流，強調(diào)數(shù)據(jù)收集方法簡化的重要性，加強檔案管理的保密性，助力事業(yè)單位的良好發(fā)展。

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（作者單位：駐馬店市中心血站）