檔案工作中大數(shù)據(jù)管理模式的構(gòu)建與應(yīng)用

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的來臨，改變了各個行業(yè)的工作模式。信息總量的增加和數(shù)據(jù)種類的多元化，使得檔案管理工作難度極大提升，傳統(tǒng)檔案管理模式難以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。為更好地滿足新時代檔案管理要求，本文圍繞檔案大數(shù)據(jù)管理模式的特點和優(yōu)勢、面臨的問題和未來發(fā)展路徑開展深入分析，為檔案管理部門單位提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；發(fā)展路徑

隨著信息化逐漸融入到各行各業(yè)，每時每刻都在產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)，不僅推動社會向大數(shù)據(jù)時代邁進(jìn)，而且促進(jìn)檔案管理工作依托大數(shù)據(jù)的快速增長受到社會各界的廣泛關(guān)注。有關(guān)部門面對社會發(fā)展，積極采取措施應(yīng)對檔案管理工作提出的需求與挑戰(zhàn)，重視利用新的技術(shù)、設(shè)備、方法、手段，全方位提升檔案的收集整理、保管利用、開放鑒定等流程的管理效率和質(zhì)量，從而實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)管理模式的落實和推廣。

1 檔案大數(shù)據(jù)管理模式特點和優(yōu)勢

1.1 外部發(fā)展環(huán)境優(yōu)勢

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實施好“強(qiáng)基工程”，推動檔案信息化固本強(qiáng)基邁上新臺階。同時，針對檔案信息化建設(shè)目前存在的區(qū)域間發(fā)展不平衡，檔案信息資源共享不充分，電子檔案備份尚未形成體系的情況，提出解決方案和實施項目，為加快信息化與檔案工作融合發(fā)展和以信息化驅(qū)動檔案工作走向現(xiàn)代化指明了方向路徑。這是對全國檔案部門和廣大檔案工作者的極大鼓舞和鞭策，在頂層設(shè)計上為檔案信息化工作的發(fā)展、實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理模式營造了良好的政策環(huán)境。

1.2 增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)可用性

大數(shù)據(jù)時代的顯著特征是數(shù)據(jù)的幾何式增長，檔案信息總量也隨之增長迅速。面對如此海量的檔案資源，傳統(tǒng)的管理模式顯然無法滿足對檔案信息的全面整理、深入研究、高效利用、對外宣傳。對于利用率高的各類檔案，數(shù)十次數(shù)百次的手工查詢檢索，不僅需要大量的時間去翻閱尋找，而且在一定程度上會損害檔案本身。對于利用率低的檔案，其中可能夾雜有價值的檔案很難被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致檔案的價值被湮沒。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)于檔案管理工作，大量的數(shù)據(jù)清晰地展現(xiàn)在管理人員面前，可實現(xiàn)廣泛的收集篩選和深度加工；對于長時間存儲、不具備利用價值的“垃圾數(shù)據(jù)”也可實時清除。埋藏在深處有價值的檔案被發(fā)現(xiàn)，有效提升了檔案數(shù)據(jù)的參考價值。

1.3 提升檔案管理便捷性

在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式逐漸被電子檔案的信息化管理模式所取代。在檔案收集過程中，固有的時間空間等限制因素問題逐漸弱化，檔案管理方式也隨之得到拓展。檔案工作者進(jìn)行動態(tài)化的檔案收集、整理、保管，大大提升了工作效率，實現(xiàn)檔案的應(yīng)收盡收和實時更新。例如人事檔案管理過程中，檔案中人物的入職、提拔、退休、婚姻、學(xué)歷等信息經(jīng)常性改變，大數(shù)據(jù)管理可將其每一個階段的變動信息及時上傳給系統(tǒng)平臺完成更新工作，保證了檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性和可查性，為人事工作提供有力的信息基礎(chǔ)。同時，多元化的數(shù)據(jù)來源渠道擴(kuò)充了檔案數(shù)據(jù)類型，檔案資源庫中增加了大量的結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，大數(shù)據(jù)檔案管理模式可利用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、云存儲、云計算等技術(shù)，對聲像檔案、紙質(zhì)檔案、圖片檔案的類型進(jìn)行針對性的統(tǒng)一轉(zhuǎn)換并高效存儲，系統(tǒng)平臺可在高度復(fù)雜的檔案分類中尋找共同點，實現(xiàn)信息種類的準(zhǔn)確控制，避免信息庫出現(xiàn)內(nèi)部不連貫、整體混亂的問題，大大降低了檔案的管理難度。

1.4 促進(jìn)檔案資源共享性

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案的共享程度較低。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和云分享等科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案行業(yè)也引入“互聯(lián)網(wǎng)+”的管理模式，實現(xiàn)信息技術(shù)和檔案管理相結(jié)合，為檔案資源的共享發(fā)展提供更多可能。根據(jù)共享對象的不同，檔案的共享主要分三個層次：一是內(nèi)部共享。實現(xiàn)數(shù)據(jù)更新的同時，單位全部管理人員均可在辦公室了解到更新內(nèi)容。二是單位共享。完善的檔案系統(tǒng)管理共享平臺，可將部分接口分配到各個單位中，工作人員可進(jìn)行線上查檔、在線歸檔，有效提升相關(guān)部門的內(nèi)部信息運轉(zhuǎn)效率以及資源利用水平。三是社會共享。人民精神生活水平不斷提升，對文化信息的需求也逐漸走向多樣化、多層次。大數(shù)據(jù)檔案管理模式讓檔案的獲取方式變得更為多樣化，人們可利用APP、微信公眾平臺、互聯(lián)網(wǎng)等隨時隨地獲取信息資源。不僅提升了檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量，更拉近了檔案部門和使用者之間的關(guān)系，增強(qiáng)了人們在檔案工作中的獲得感、參與感、滿足感。

2 檔案大數(shù)據(jù)管理模式面臨的問題與挑戰(zhàn)

2.1 管理思路落后、管理方法不夠創(chuàng)新

雖然社會進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，但是仍有部分單位的檔案管理工作尚未與信息化技術(shù)融合，導(dǎo)致部分流程仍然采用較為傳統(tǒng)的管理模式。例如在檔案收集方面，仍采用以人工收集為主的方式，收集效率低，而且容易在收集過程中因為外部環(huán)境、人為等因素對檔案造成遺失，為今后實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理產(chǎn)生一定的限制性影響。

2.2 管理平臺建設(shè)不完善

目前大多檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者未能認(rèn)識到大數(shù)據(jù)管理模式的優(yōu)勢和帶來的巨大便利，嚴(yán)重影響了管理平臺的建設(shè)進(jìn)程。一是對檔案信息化關(guān)注程度不高。未充分調(diào)研便開展檔案信息化工作；系統(tǒng)平臺建設(shè)方向不清晰，應(yīng)用針對性不夠，未充分考慮系統(tǒng)實用性、與其他系統(tǒng)的兼容性等；盲目增加資金投入，部分信息系統(tǒng)未能真正發(fā)揮預(yù)期效用，存在重復(fù)建設(shè)、運行生命周期短，使用效用低、數(shù)據(jù)維護(hù)不到位，開發(fā)程序不合規(guī)、驗收流于形式等問題。二是信息系統(tǒng)建成后部分功能與實際業(yè)務(wù)脫節(jié)。外包公司未對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不能完全掌握系統(tǒng)各模塊的功能及用法。三是信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、信息整合不足。部門只立足自身職能，獨立分散地建設(shè)信息系統(tǒng)，未嘗試對接其他部門已有數(shù)據(jù)，各軟件外包公司技術(shù)水平與開發(fā)平臺各不相同，各系統(tǒng)間缺乏接口聯(lián)系，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和傳輸，遠(yuǎn)不能達(dá)到平臺數(shù)據(jù)共建共享的目的。四是系統(tǒng)未配置水平較高的安全設(shè)備，沒有對殺毒軟件病毒庫進(jìn)行定期升級和更新，很容易受到黑客、病毒的攻擊，增加檔案文件泄露的風(fēng)險。

2.3 人員素質(zhì)低下、服務(wù)質(zhì)量有待提升

在傳統(tǒng)管理模式下工作多年的老檔案員，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)驗較為豐富，庫房檔案管理水平很高。但由于年齡問題、知識儲備問題，導(dǎo)致其對新興技術(shù)的接受能力不強(qiáng)。新進(jìn)年輕職工，學(xué)歷水平高，能夠熟練操作計算機(jī)，卻沒有豐富的檔案管理經(jīng)驗。整體來講，在資源共享平臺建設(shè)過程中，工作經(jīng)驗豐富、管理水平高、對計算機(jī)操作熟練的復(fù)合型人才十分缺乏。

3 檔案大數(shù)據(jù)管理模式未來發(fā)展路徑

3.1 轉(zhuǎn)變管理思路、優(yōu)化管理方法

為了保證檔案管理工作能夠盡快適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展，需要做到以下幾點，一要升級檔案管理人員的管理意識，通過最新理論研學(xué)、外出交流借鑒等方式改變檔案管理思路，使其充分認(rèn)可大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響，形成大數(shù)據(jù)思維，進(jìn)而樹立更高層次的工作目標(biāo)，使自身管理工作方式方法能夠與大數(shù)據(jù)時代相適應(yīng)，為大數(shù)據(jù)管理模式建設(shè)工作主動添磚加瓦。二是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)自身優(yōu)勢，將各單位現(xiàn)存檔案進(jìn)行分類整理，開展集中數(shù)字化工作，對已形成的電子檔案進(jìn)行全面檢查，保證其頁碼連貫、PDF圖像清晰。對未數(shù)字化的紙質(zhì)檔案開展調(diào)查、摸排和歸集工作，全面摸清館藏全部檔案資料的數(shù)量門類、完整程度及開放審核等情況，確認(rèn)是否應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化，做到家底清、情況明，切實避免分散數(shù)字化、重復(fù)數(shù)字化。三是徹底解決檔案管理工作在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方面存在的不足，有針對性地對檔案的管理實現(xiàn)不斷優(yōu)化、流程再造，保證在檔案存儲、數(shù)據(jù)安全等各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)都能夠利用新興技術(shù)提高工作水準(zhǔn)，切實推動檔案管理工作能夠向安全高效的路徑前行。

3.2 完善管理平臺、促進(jìn)共建共享

檔案資源大數(shù)據(jù)管理模式的實現(xiàn)，必須依托于專業(yè)的大數(shù)據(jù)管理平臺。檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要深入調(diào)研市場，尋求適合自身發(fā)展的外包公司和有效方案，積極與上級部門爭取政策、資金上的幫助，推動平臺快節(jié)奏、高水平建設(shè)。在實際建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)同志要與外包公司工程師緊密溝通，保質(zhì)保量完成系統(tǒng)檔案管理、分類、搜索、共享等功能的開發(fā)工作，為后期系統(tǒng)正常運行打下堅實基礎(chǔ)。在共建共享方面，一要在系統(tǒng)平臺的基礎(chǔ)上建立檔案遠(yuǎn)程查詢共享機(jī)制，與其他城市的檔案館簽訂跨館查檔協(xié)議，實現(xiàn)多地域檔案跨館查詢?nèi)采w和省市縣檔案資源共享，讓“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”，給群眾帶來實實在在的便利。二要在共享平臺建設(shè)過程中高度重視共享平臺數(shù)據(jù)資源的安全利用，不斷加強(qiáng)安全管控工作?？刹捎媚夸浖小⑷姆稚⒌姆椒?，分級開放權(quán)限。例如：市民可到所在轄區(qū)的檔案館，通過全市檔案信息資源共享平臺進(jìn)行館際間檔案資源的目錄查詢；如果想進(jìn)行全文查詢，則需經(jīng)原件所屬檔案館審核同意。三要積極探索應(yīng)用前沿技術(shù)，將區(qū)塊鏈技術(shù)運用到共享平臺建設(shè)中，并且借助分布式存儲和共識機(jī)制等技術(shù)，有效地提高檔案查詢的公信力和容災(zāi)能力。群眾可以就近在系統(tǒng)鏈條覆蓋的任一檔案館查詢檔案、申請出證，并在鏈上核驗檔案證明的真實性、可靠性，給群眾帶來更好的檔案服務(wù)體驗。

3.3 引進(jìn)專業(yè)人員、強(qiáng)化人才培養(yǎng)

科技是第一生產(chǎn)力、人才是第一資源、創(chuàng)新是第一動力，為了推動檔案管理工作能夠迅速實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級，需要全方位加快推進(jìn)檔案人才培養(yǎng)工作，打造一支政治素質(zhì)過硬、專業(yè)能力過硬的檔案人才隊伍，為新時代檔案事業(yè)發(fā)展提供堅實的能力支撐。這就需要相關(guān)檔案部門單位緊跟檔案事業(yè)發(fā)展趨勢，超前謀劃部署，將檔案信息化人才培養(yǎng)作為大數(shù)據(jù)管理模式建設(shè)的重要內(nèi)容，以信息化培養(yǎng)創(chuàng)新型人才，以人才驅(qū)動檔案工作實現(xiàn)現(xiàn)代化。一要根據(jù)自身發(fā)展需求與單位管理工作中的人才缺口，在社會和高校有針對性地招聘專業(yè)對口人才，為檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性支撐。二要在業(yè)務(wù)工作中培養(yǎng)人才、鍛煉人才，鼓勵引導(dǎo)干部職工扎根本職崗位深入鉆研，著力培養(yǎng)檔案工匠。同時加強(qiáng)年輕干部的培養(yǎng)，主動壓擔(dān)子、搭臺子，讓他們更多地承擔(dān)主要業(yè)務(wù)工作，參與到重大項目、重點任務(wù)中，在業(yè)務(wù)工作一線熟悉掌握檔案的管理方法和技術(shù)，提升專業(yè)能力，成長為檔案業(yè)務(wù)骨干。三要豐富和創(chuàng)新人才培養(yǎng)方式。通過集中授課、經(jīng)驗分享、觀摩講學(xué)、技能比賽、輪崗鍛煉等方式，加強(qiáng)檔案干部業(yè)務(wù)培訓(xùn)。四要充分發(fā)揮檔案科技研究在人才培養(yǎng)上的引導(dǎo)作用，結(jié)合檔案科技研究新形勢和國家檔案局關(guān)于檔案科技研究的新要求，鼓勵檔案從業(yè)者積極申報國家檔案局和省檔案局檔案科技項目，在檔案項目研究過程中加深理論與實踐的結(jié)合，在更高層級的學(xué)術(shù)交流中提升自我，打造學(xué)術(shù)型、研究型檔案人才隊伍。

3.4 健全安全制度、強(qiáng)化安全措施

大數(shù)據(jù)背景下，各個地方檔案部門的管理模式參差不齊，衍生出大量的檔案保密和安全問題。作為檔案管理者，一要提高對安全工作的重視程度，時刻繃緊檔案安全這根弦，始終堅持把安全體系建設(shè)擺在檔案事業(yè)突出重要位置，扎實學(xué)習(xí)國家頒布的檔案保密制度條例和檔案安全工作細(xì)則，充分認(rèn)識自然災(zāi)害、館庫限制、新技術(shù)應(yīng)用、服務(wù)外包、對外開放等給檔案安全帶來的隱患和風(fēng)險。二要建立健全針對汛期、臺風(fēng)、火災(zāi)等突發(fā)事件的檔案安全預(yù)警和安全應(yīng)急機(jī)制，提高應(yīng)急處置執(zhí)行能力，同時建立經(jīng)常性的檔案安全監(jiān)督檢查機(jī)制和檔案安全事故問責(zé)制度，抓好安全保密工作檢查和排查。三要提升系統(tǒng)平臺的安全水平，配置殺毒軟件、防火墻、漏洞掃描等安全設(shè)備，有效防止不法分子通過病毒侵入系統(tǒng)破壞檔案數(shù)據(jù)。四要做好檔案數(shù)據(jù)異地備份工作，確保在發(fā)生自然災(zāi)害或人為因素造成的突發(fā)事件時，保證檔案資料的安全。

結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)科技為檔案管理工作提供了便利。作為檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者和實際工作者，要樹立先進(jìn)的檔案管理意識，建立健全安全高效、功能強(qiáng)大、制度嚴(yán)密的檔案管理體系與機(jī)制，打造協(xié)同辦公、共建共享的智慧型檔案管理平臺，把安全工作始終放在第一位并在工作的各個環(huán)節(jié)去切實提升風(fēng)險防控水平，還要打造一支責(zé)任心強(qiáng)、敢于擔(dān)當(dāng)、勇于創(chuàng)新的高素質(zhì)專業(yè)化人才隊伍，全力抓緊抓實各項工作，落實“四個好”“兩個服務(wù)”目標(biāo)任務(wù)，扎實推進(jìn)“四個體系”建設(shè)，切實履行為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的神圣職責(zé)，用活用足用好檔案資源，充分發(fā)揮檔案工作在推進(jìn)文化強(qiáng)國建設(shè)、促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的基礎(chǔ)性、保障性作用，為黨和國家事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)更多的“檔案智慧”和“檔案力量”。

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作者簡介：劉清熙，大學(xué)學(xué)歷，河南省政務(wù)大數(shù)據(jù)中心館員，研究方向：檔案管理。