大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位綜合檔案管理創(chuàng)新研究

摘 要：本文圍繞新時代大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位綜合檔案管理的創(chuàng)新性研究，從工作開展的必要性、面臨的問題、如何開展三個方面進(jìn)行論述。事業(yè)單位部門要在檔案管理體制改革和發(fā)展的過程中，對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行取舍與改正，多途徑、多角度、多方式、多渠道采取有效的措施辦法，保證檔案管理能夠在合理的范圍內(nèi)開展創(chuàng)新工作，為實現(xiàn)綜合檔案管理事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；綜合檔案管理；創(chuàng)新

引言

互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)時代深刻影響著人們的生活思維和生產(chǎn)方式，為人類世界帶來全新的面貌。大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)與檔案事業(yè)的深度融合，使得綜合檔案管理工作進(jìn)入了全新的變革時代。近年來，人民群眾對檔案利用率的不斷提升和對檔案事業(yè)關(guān)注度的不斷增強(qiáng)，對于事業(yè)單位而言，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理力度，提升檔案管理效率和整體質(zhì)量，成為當(dāng)前發(fā)展的主流方向，需要我們創(chuàng)新思路，對工作流程進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，確保檔案事業(yè)在大數(shù)據(jù)時代浪潮下能夠?qū)崿F(xiàn)良性健康發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位綜合檔案管理工作創(chuàng)新性開展的必要性

1.1 提高事業(yè)單位檔案管理效率

大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得檔案管理由以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)庫房時代進(jìn)入以電子檔案為主的數(shù)字時代。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位每天所形成的檔案不計其數(shù)，檔案資源總體數(shù)量與日俱增，文件管理煩瑣復(fù)雜，工作人員需要花費大量的精力和耐心，且具備專業(yè)知識和技術(shù)才能對其進(jìn)行正確的分類保管。過去人工檔案管理方式顯然無法適宜當(dāng)前的工作節(jié)奏，大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息化建設(shè)，檔案部門信息化能力和管理品質(zhì)實現(xiàn)巨大飛躍，管理人員實現(xiàn)利用先進(jìn)設(shè)備對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、管理、保存、利用、資源共享、統(tǒng)計分析、異地查詢，而且操作簡單、方便，可為社會各界快速提供專業(yè)、完整及準(zhǔn)確的資料，有效減少了員工工作量，做到工作效率最大化。

1.2 實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理

過去的事業(yè)單位，檔案信息化發(fā)展速度緩慢，單位之間管理水平參差不齊，人工管理檔案為主的環(huán)境下不同檔案工作者思維方式和工作習(xí)慣也各有差異，導(dǎo)致檔案管理無法形成統(tǒng)一的規(guī)范模式，產(chǎn)生的歷史遺留問題很多未解決。大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息化建設(shè)，無論是頂層設(shè)計還是具體落實，檔案數(shù)據(jù)的收集整理、保管利用均有明確的標(biāo)準(zhǔn)要求，極大推動了檔案事業(yè)的規(guī)范化發(fā)展。

1.3 提升檔案資源的安全管理水平

檔案本身是依據(jù)、是資源、是財富，可以說是重要的不可再生資源。在傳統(tǒng)檔案保存模式下，大多是將紙質(zhì)文件放在櫥子、柜子、盒子里。在長期的收集保管、查閱利用過程中難免會因為人為或者自然原因加速檔案的老化，造成磨損、缺失、混亂等不可逆損害。大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息化建設(shè)，電子數(shù)據(jù)格式的檔案資源存儲于安全性高、兼容性強(qiáng)、符合長期保存要求的硬盤、光盤、磁盤等各類介質(zhì)中，并采用異地容災(zāi)備份、異質(zhì)定期備份的辦法有效防止檔案資料遺失[1]，是抵御突發(fā)性自然災(zāi)害破壞、確保檔案安全的一項重要措施，且極大地節(jié)省了管理費用。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的云計算技術(shù)，可保證服務(wù)器的所有節(jié)點和終端的所有接口數(shù)據(jù)實現(xiàn)精準(zhǔn)控制，避免在電子檔案利用過程中造成數(shù)據(jù)鏈紊亂的問題。數(shù)字加密技術(shù)和強(qiáng)復(fù)雜性密鑰技術(shù)，對不同用戶進(jìn)行登錄和查詢利用權(quán)限加以限制，最大程度保證專人專項查詢檔案，實現(xiàn)信息隔離，有效解決數(shù)據(jù)被篡改、亂使用問題。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位綜合檔案管理工作創(chuàng)新性開展面臨的問題

2.1 綜合檔案管理重視程度不夠、創(chuàng)新意識不足

綜合檔案管理工作與其他工作不同，具有長期性、系統(tǒng)性的特點，難以在短時間內(nèi)看到成效，因此容易被主管領(lǐng)導(dǎo)忽視。與此同時，事業(yè)單位對龐大綜合檔案數(shù)據(jù)的處理與開發(fā)缺乏總體性、科學(xué)性的建設(shè)目標(biāo)，在數(shù)據(jù)庫分級管理、信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系、數(shù)據(jù)信息傳輸通道方面的建設(shè)無法做到統(tǒng)籌規(guī)劃，難以保證信息體系的高效性和協(xié)同性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作缺乏戰(zhàn)略性，這些問題在工程開展之前無法解決，后續(xù)的管理方向會像無頭蒼蠅，發(fā)展將會極不穩(wěn)定。

2.2 缺乏完善管理機(jī)制、管理水平較為落后

目前，隨著大數(shù)據(jù)與各行各業(yè)的結(jié)合不斷深化，各項產(chǎn)業(yè)的發(fā)展迅速提升。但是針對檔案行業(yè)，很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者并未充分關(guān)注、了解、領(lǐng)會“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”的時代優(yōu)勢[2]，未能及時依據(jù)外部社會發(fā)展趨勢來對管理機(jī)制作出進(jìn)一步的調(diào)節(jié)和創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)缺乏必要的基礎(chǔ)保障和外部支持。這樣產(chǎn)生的負(fù)面影響如：管理人員缺乏完善的培訓(xùn)、成長機(jī)制，個人素質(zhì)無法滿足社會潮流，會逐步被時代所淘汰；安全工作缺乏完善的機(jī)制，在數(shù)據(jù)庫防護(hù)、人員權(quán)限、數(shù)據(jù)處理等方面便可能會出現(xiàn)各種各樣難以把控的問題；信息系統(tǒng)缺乏完善的管理機(jī)制，軟硬件設(shè)備的運(yùn)維得不到保障，會嚴(yán)重制約電子檔案的日常利用。有的事業(yè)單位雖然具備一定的管理機(jī)制，也針對部分問題進(jìn)行了整改，但沒有結(jié)合本地域、本單位發(fā)展實際，完善后的綜合檔案管理機(jī)制實用性不強(qiáng)，也深刻影響到檔案事業(yè)與大數(shù)據(jù)的結(jié)合[3]。

2.3 檔案管理者綜合知識與能力素質(zhì)有待提升

工作質(zhì)量的高低與從事具體管理工作人員的業(yè)務(wù)能力、思維方式和專業(yè)水準(zhǔn)有著緊密的聯(lián)系?，F(xiàn)階段大多檔案管理人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)素養(yǎng)，職業(yè)性不強(qiáng)，對檔案管理業(yè)務(wù)缺乏充分的理解和認(rèn)識，傳統(tǒng)檔案管理模式下配置的人員無法滿足大數(shù)據(jù)時代的需要，此類問題在基層檔案事業(yè)單位普遍存在且難以短時間內(nèi)解決[4]。與此同時，事業(yè)單位在人員聘用、選拔、培訓(xùn)等方面力度不夠，受職業(yè)發(fā)展限制和收入水平的制約，難以招募到具有較高技術(shù)水準(zhǔn)的專業(yè)性檔案管理人員，人才隊伍綜合素質(zhì)得不到提升，無法適應(yīng)新時代環(huán)境下崗位工作要求。事業(yè)單位對綜合檔案管理者缺少長期、系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，也是導(dǎo)致管理者素質(zhì)偏低的重要因素。

2.4 檔案信息化水平仍需快速提升

在傳統(tǒng)管理模式中，以紙質(zhì)文件管理為主，幾乎是零數(shù)字化工作模式，在過程中需耗費大量的時間與精力去避免錯誤發(fā)生，還不能夠達(dá)到預(yù)期結(jié)果。在“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”的時代背景下，充分實現(xiàn)綜合檔案管理與高端信息技術(shù)融合是發(fā)展主流方向。但是目前大多事業(yè)單位沒有開展信息化建設(shè)或者信息化進(jìn)程十分緩慢，沒有根據(jù)自身發(fā)展情況去針對性地選擇管理系統(tǒng)，在軟硬件設(shè)施配置上不夠完善。部分事業(yè)單位信息系統(tǒng)雖已建設(shè)完成，但也存在功能不齊全、根基搭建不牢固、底層構(gòu)架不完整的問題，比如缺少共享與館際交流的功能，無法打通單位之間的藩籬，導(dǎo)致“信息孤島”的產(chǎn)生，極大阻礙了檔案事業(yè)向大數(shù)據(jù)時代邁進(jìn)。

2.5 檔案安全性沒有實現(xiàn)全流程覆蓋

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，電子設(shè)備高度依賴于各類網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)安全水平?jīng)]有隨著信息化工作的開展而提升。由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境多種多樣、繁多復(fù)雜，在每個環(huán)節(jié)都存在不少危險因素，對已形成的電子檔案資源造成不小的威脅。存儲介質(zhì)的損壞或者故障，會直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒的入侵，會使系統(tǒng)崩壞，嚴(yán)重影響正常工作開展；地震、洪水等自然災(zāi)害，很有可能對檔案數(shù)據(jù)造成不可逆?zhèn)5]。所以，安全性問題必須引起各事業(yè)單位高度關(guān)注。事業(yè)單位的綜合檔案管理與單項檔案管理不同，存在很多級別類型的涉密檔案，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德如果沒有得到專業(yè)的培訓(xùn)，保密意識、法律意識達(dá)不到要求，很容易踏入違法紅線，造成麻煩。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位如何實現(xiàn)綜合檔案管理工作創(chuàng)新性開展

3.1 掌握互聯(lián)網(wǎng)思維，轉(zhuǎn)變思想理念

隨著社會水平的提升和人民物質(zhì)生活水平的不斷提高，公眾要求檔案資源管理變得更加智能化、高效化、人性化、便捷化。作為綜合檔案管理者，在思想、管理內(nèi)容、管理方式上都應(yīng)與時俱進(jìn)，充分認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，引起對于大數(shù)據(jù)與檔案深度結(jié)合的關(guān)注，并向上級部門申請相應(yīng)支持，要深度領(lǐng)悟大數(shù)據(jù)新時代主要思想，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)意識、大局意識去創(chuàng)新檔案管理和信息化工作，以數(shù)字化改革推動綜合檔案管理工作實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

3.2 創(chuàng)新工作思路、優(yōu)化管理模式

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理發(fā)生以下三種改變：一是檔案由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，存在介質(zhì)由實體轉(zhuǎn)向虛體，在管理過程中往往面對的是在線采集、待加工處理的電子資料。二是由被動向主動轉(zhuǎn)變，綜合檔案管理存在介質(zhì)的改變，由過去紙質(zhì)檔案的被動管理變成數(shù)字檔案的主動推送，相關(guān)管理人員應(yīng)樹立積極的工作意識，主動為查閱者提供完善的查詢信息，不斷增強(qiáng)群眾滿意度。三是管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變，科技的發(fā)展，使得在綜合檔案管理工作中，具體管理時間不斷縮短、管理方式不斷優(yōu)化、管理成果更加顯著，這就需要管理者將大部分的工作時間和精力放在如何提升服務(wù)質(zhì)量上。

3.3 創(chuàng)新檔案信息化管理制度

制定完善的、針對性強(qiáng)的、特色的綜合檔案信息化管理制度，是大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級的重要保障，事業(yè)單位要聚焦提供檔案資源優(yōu)質(zhì)服務(wù)這一目標(biāo)全面實施檔案信息化管理工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與綜合檔案管理者要深入貫徹落實中央關(guān)于信息化工作的決策部署，集中開展專題會議，傳達(dá)并深入學(xué)習(xí)相關(guān)文件，扎實開展信息化工作。要成立網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)導(dǎo)小組，制定《綜合檔案信息化管理制度》，落實信息化工作主體責(zé)任和工作標(biāo)準(zhǔn)，對系統(tǒng)維護(hù)、風(fēng)險評估、災(zāi)難恢復(fù)、應(yīng)急處置等方面要作出明確的規(guī)定和要求，創(chuàng)新適合自身發(fā)展的檔案管理流程。同時，制度應(yīng)明確網(wǎng)絡(luò)安全主要目標(biāo)和基本要求，制訂網(wǎng)絡(luò)安全工作計劃，為綜合檔案管理系統(tǒng)配置安全網(wǎng)關(guān)、漏洞掃描等安全設(shè)備，切實提高網(wǎng)絡(luò)安全水平。要嚴(yán)格推行監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制，部門齊抓共管，形成監(jiān)督合力，緊盯重點領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)，列出責(zé)任清單，將有關(guān)協(xié)調(diào)工作落到實處，實現(xiàn)統(tǒng)籌推進(jìn)、協(xié)調(diào)聯(lián)動，分類處置問題。針對數(shù)據(jù)安全，要建立行之有效的重要檔案異地備份制度，保證在最大程度減少對原件磨損的前提下，對檔案數(shù)據(jù)實施全覆蓋、多介質(zhì)、多形式復(fù)制，有計劃、有組織、有針對性地將重要檔案遷移到其他載體上，同時提倡省、市、縣各級檔案部門上下聯(lián)通，互相開展異地備份工作，使得檔案原件和數(shù)據(jù)得到妥善保存。

3.4 強(qiáng)化檔案信息化管理人才隊伍的建設(shè)

在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，對檔案管理人員的專業(yè)能力也提出了更高的要求，創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制，加大人才培養(yǎng)力度，引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)好、技能高的綜合性檔案管理人員，是當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的重要工作。要創(chuàng)新式開展人才培養(yǎng)，摒棄傳統(tǒng)開會培訓(xùn)、觀看視頻、灌輸式的形式，內(nèi)部可通過舉辦知識競賽、技能實操比武等各類宣傳活動的方式，引導(dǎo)檔案管理人員領(lǐng)悟新思想、了解新形勢、學(xué)習(xí)新做法，提升個人責(zé)任感和使命感。多方面、多角度、多形式開展線上線下培訓(xùn)活動，打破時間和空間的局限，促進(jìn)檔案人員增強(qiáng)自身能力、提高工作效率，樹立新型管理理念，緊跟時代潮流，適應(yīng)檔案管理工作新形勢新任務(wù)新要求，全面提升檔案管理信息化水平，快速實現(xiàn)新時代大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位綜合檔案管理目標(biāo)。

3.5 強(qiáng)化資金投入，加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

隨著科技的發(fā)展，時代的進(jìn)步，事業(yè)單位的綜合檔案管理應(yīng)緊盯潮流，大踏步跟進(jìn)，下決心開展信息化建設(shè)。單位領(lǐng)導(dǎo)要事先開展市場調(diào)查，及時尋找新形勢下適合檔案發(fā)展的道路，高位推動、統(tǒng)籌謀劃、合理建設(shè)，為檔案信息化管理工作的開展創(chuàng)造良好條件。建設(shè)過程中爭取做到“一步到位”，讓檔案管理系統(tǒng)緊跟科技發(fā)展腳步，而且在長時間內(nèi)不會被時代所淘汰。重點工作在以下幾個方面：第一，要以“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”為基礎(chǔ)，在平臺內(nèi)外實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸和共享。第二，要選擇實力過硬、信譽(yù)良好的設(shè)備生產(chǎn)商，保證軟硬件設(shè)備品質(zhì)優(yōu)良。第三，要重視紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，可采用分類設(shè)計的方法，突出人事、財務(wù)、民生、項目檔案管理內(nèi)容。第四，要做好系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺建設(shè)，可在未來發(fā)展過程中做到增配增功能。第五，要做好系統(tǒng)軟硬件的運(yùn)維工作，安排技術(shù)人員負(fù)責(zé)機(jī)房溫濕度記錄、硬件保養(yǎng)檢修，做好故障維修記錄。第六，要盡量實現(xiàn)全國產(chǎn)化替代。

小結(jié)

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”時代，事業(yè)單位綜合檔案管理工作需要及時轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新方式方法，加快推進(jìn)信息化建設(shè)，盡快融入大數(shù)據(jù)環(huán)境中，從思維方式、管理體系、人才培養(yǎng)、軟硬件設(shè)施、信息技術(shù)等多種維度抓起，著力優(yōu)化單位檔案管理品質(zhì)[6]，充分發(fā)揮檔案工作存史、資政、育人作用，更好地為中心大局工作服務(wù)。

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作者簡介：張烈芳（1977— ），大學(xué)學(xué)歷，山西省文水縣機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心黨建辦副主任、館員，工作與研究方向：檔案管理。