數(shù)字化背景下醫(yī)院實(shí)物檔案管理工作研究

摘 要：醫(yī)院實(shí)物檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分。隨著數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院實(shí)物檔案管理工作應(yīng)隨之進(jìn)行變革創(chuàng)新，本文結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，分析醫(yī)院實(shí)物檔案工作中存在問題，就提高實(shí)物檔案管理意識(shí)，健全實(shí)物檔案制度，規(guī)范實(shí)物檔案管理，加強(qiáng)實(shí)物檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高自身專業(yè)水平，開展實(shí)物檔案數(shù)字化工作，加大實(shí)物檔案開發(fā)利用等方面，研究適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代需求的醫(yī)院實(shí)物檔案管理工作策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；實(shí)物檔案；數(shù)字化

數(shù)字時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，檔案工作也迎來新挑戰(zhàn)，檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的變革創(chuàng)新。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革發(fā)展和醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院在各種醫(yī)療業(yè)務(wù)交流與社會(huì)活動(dòng)，特別是近三年的新冠疫情工作中，形成大量的實(shí)物檔案。2022年4月7日發(fā)布，7月1日實(shí)施的《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》，對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化提出了具體要求。筆者所在的醫(yī)院是一家綜合型三甲醫(yī)院，醫(yī)院綜合檔案室管理文書檔案、科技檔案（基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案）、實(shí)物檔案、相片檔案等各門類檔案?，F(xiàn)結(jié)合醫(yī)院檔案工作實(shí)際，研究數(shù)字化背景下醫(yī)院實(shí)物管理存在問題及解決策略。

1 醫(yī)院實(shí)物檔案的特點(diǎn)

1.1 實(shí)物檔案的多樣性

醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)、護(hù)理服務(wù)、科研教學(xué)方面的活動(dòng)具有多樣性，由此產(chǎn)生的實(shí)物檔案也具有多樣性的特點(diǎn)，包括參加醫(yī)療護(hù)理競賽獲得的獎(jiǎng)杯、證書，友好往來醫(yī)院贈(zèng)予的工藝紀(jì)念品、書畫作品，參加抗震救災(zāi)獲得的獎(jiǎng)牌、勛章等。

1.2 實(shí)物檔案的獨(dú)特性

一是實(shí)物檔案具有獨(dú)特的表現(xiàn)形式。一些工藝品、書畫類的實(shí)物檔案，以雕塑、雕刻、書法和繪畫等藝術(shù)形式呈現(xiàn)，不同于文書檔案、基建檔案、科研檔案等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄信息的固定統(tǒng)一形式，具有記錄形式的獨(dú)特性。二是醫(yī)院實(shí)物檔案的內(nèi)容具有獨(dú)特性。一些醫(yī)院參加2008年“5·12”汶川地震救治工作后，各級(jí)部門對(duì)在抗震救災(zāi)中表現(xiàn)突出的集體或個(gè)人表彰、授予的獎(jiǎng)牌，近三年各醫(yī)療單位在新冠疫情防控、救治工作中獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書、紀(jì)念品等實(shí)物檔案，都反映了特定歷史時(shí)期醫(yī)院獨(dú)有的醫(yī)療工作內(nèi)容，具有工作內(nèi)容的獨(dú)特性。

1.3 實(shí)物檔案的觀賞性

實(shí)物檔案的形象鮮明。有些材質(zhì)色澤剔透鮮艷，如玻璃、陶瓷制成的獎(jiǎng)杯；有些質(zhì)地厚實(shí)，如純銀、黃金、銅制成的獎(jiǎng)牌；有些造型精美細(xì)膩，如湖北省某醫(yī)院贈(zèng)予的致謝2020年新冠疫情爆發(fā)期間醫(yī)院援鄂工作的大型工藝紀(jì)念品，融合了木雕和繪畫的藝術(shù)。這些實(shí)物檔案造型各異，藝術(shù)造詣高，吸引人欣賞，能夠激發(fā)人們的共鳴，具有較高的觀賞性。

2? 醫(yī)院實(shí)物檔案管理工作中存在的問題

2.1 實(shí)物檔案管理有待規(guī)范

2.1.1實(shí)物檔案收集不全面。在醫(yī)院實(shí)物檔案收集實(shí)際工作中，一些臨床科室獲得的醫(yī)院獎(jiǎng)牌和錦旗等，由科室或員工領(lǐng)取獎(jiǎng)勵(lì)后就自行保管。還有一些榮譽(yù)獎(jiǎng)?wù)?、紀(jì)念品、名人字畫等，一般會(huì)直接交給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，存放于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)辦公室或醫(yī)院會(huì)議室等地方。醫(yī)院檔案部門未能及時(shí)跟蹤收集這些實(shí)物檔案。此外，醫(yī)院廢止的舊印章，多年來只是雜亂地收集在一起，并未納入實(shí)物檔案歸檔范圍。

2.1.2實(shí)物檔案整理歸檔方法不健全。一是實(shí)物檔案的分類不夠明確細(xì)致，缺乏科學(xué)性，只是按照實(shí)物的外在形式和保管期限簡單劃分；二是編號(hào)過于簡單，不夠準(zhǔn)確，只有單位全宗號(hào)、保管期限、件號(hào)幾項(xiàng)，缺少分類項(xiàng)；三是編目不夠完整，新增的實(shí)物檔案登記不夠及時(shí)。

2.2 實(shí)物檔案基礎(chǔ)建設(shè)有待完善

2.2.1實(shí)物檔案庫房存放面積緊張。由于醫(yī)院建設(shè)資金不足，目前未設(shè)置專門的實(shí)物檔案庫房，現(xiàn)有的庫房面積緊張，主要存放文書、科技（基建、科研、設(shè)備）、照片等門類的紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案。實(shí)物檔案存放條件為普通的玻璃櫥窗柜、鐵柜、木架等。玻璃櫥窗柜用于展示榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等；牌匾疊放于劃分好格子的木架上；錦旗、名人字畫等存放于鐵柜里。沒有獨(dú)立的實(shí)物檔案庫房，不能充分發(fā)揮實(shí)物檔案的利用價(jià)值，很多具有紀(jì)念意義的實(shí)物檔案不能對(duì)外展示。

2.2.2檔案庫房環(huán)境基礎(chǔ)建設(shè)不完善。除濕、監(jiān)控、報(bào)警、溫濕度儀器設(shè)備和消防系統(tǒng)等配置不足，無法滿足不同實(shí)物檔案對(duì)保管環(huán)境的光、溫、濕等條件的要求，不利于實(shí)物檔案的存儲(chǔ)。一些木質(zhì)的牌匾發(fā)霉、金屬制的獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌氧化銹蝕褪色等問題，會(huì)破壞實(shí)物檔案的美觀，降低其觀賞性。

2.3 檔案人員專業(yè)水平有待提高

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在構(gòu)建單位人才培養(yǎng)隊(duì)伍時(shí)，更重視培養(yǎng)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人才，檔案人才培養(yǎng)力度不夠。醫(yī)院綜合檔案室雖然配備了一定數(shù)量的檔案專職人員，但是仍然缺少專門的實(shí)物檔案管理人員。日常的文書、基建、科研等檔案管理工作及其他辦公室業(yè)務(wù)工作已經(jīng)占據(jù)了檔案工作人員大量的時(shí)間，利用率較低的實(shí)物檔案工作往往會(huì)被推遲，甚至忽視。文書檔案、基建檔案、科研檔案都有專門的檔案人員負(fù)責(zé)管理，實(shí)物檔案的管理責(zé)任沒有落實(shí)到具體到個(gè)人身上，導(dǎo)致實(shí)物檔案管理工作無法推進(jìn)，檔案人員投入時(shí)間過少，專業(yè)水平較低。

2.4 實(shí)物檔案開發(fā)利用不到位

一是實(shí)物檔案開發(fā)利用意識(shí)薄弱，醫(yī)院檔案部門在完成實(shí)物檔案歸檔工作后，未能進(jìn)一步思考實(shí)物檔案的開發(fā)利用。二是利用方式單一，大多是拍照利用，很少有機(jī)會(huì)展示和對(duì)外交流，實(shí)物檔案利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他檔案的利用率。三是實(shí)物檔案編研水平低，實(shí)物檔案未能充分發(fā)揮在宣傳教育、弘揚(yáng)醫(yī)院文化等方面的價(jià)值，限制了實(shí)物檔案的利用效果。

3 改進(jìn)醫(yī)院實(shí)物檔案管理工作的策略

3.1 提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)實(shí)物檔案管理意識(shí)

醫(yī)院檔案部門應(yīng)多向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和員工宣傳實(shí)物檔案的價(jià)值，使他們認(rèn)識(shí)到實(shí)物檔案和其他檔案一樣，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，反映了醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)，記錄了醫(yī)院的歷史，展現(xiàn)了醫(yī)院的工作業(yè)績成果，體現(xiàn)了醫(yī)院優(yōu)秀的管理能力、精湛的醫(yī)學(xué)技術(shù)和豐富的精神文化內(nèi)涵。對(duì)內(nèi)能為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供參考，教育員工，促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)；對(duì)外能夠提高醫(yī)院形象和影響力。一是將實(shí)物檔案管理工作列入醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容、檔案管理工作年度計(jì)劃和中長期計(jì)劃。二是將實(shí)物檔案數(shù)字化工作列入醫(yī)院綜合檔案室改造項(xiàng)目，與文書檔案、基建檔案一同開展數(shù)字化工作。

3.2 健全實(shí)物檔案制度

加強(qiáng)醫(yī)院組織領(lǐng)導(dǎo)，制定相關(guān)的規(guī)章制度和工作流程，確保實(shí)物檔案管理工作和實(shí)物檔案數(shù)字化工作的科學(xué)性和規(guī)范性，保障實(shí)物檔案安全和數(shù)字化成果質(zhì)量。醫(yī)院檔案部門應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、海南省檔案局《關(guān)于印發(fā)<檔案分類方案、文件材料歸檔方范圍和保管期限表編制規(guī)范>的通知》、《海南省實(shí)物檔案整理規(guī)則》、《印章檔案管理辦法》、《海口市實(shí)物管理暫行規(guī)定》、《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T89-2022）等文件的要求，一是修訂關(guān)于實(shí)體檔案管理的醫(yī)院實(shí)物檔案管理制度和工作流程，二是制定醫(yī)院實(shí)物檔案數(shù)字化管理制度和工作流程。

3.3 規(guī)范實(shí)物檔案管理工作

3.3.1明確實(shí)物檔案歸檔范圍和移交時(shí)間。醫(yī)院需要提高全體員工的實(shí)物檔案收集意識(shí)，協(xié)調(diào)醫(yī)院各部門積極配合檔案部門歸檔實(shí)物的收集工作。按照醫(yī)院實(shí)物檔案管理制度，明確實(shí)物檔案歸檔范圍和移交時(shí)間。歸檔范圍包括醫(yī)院獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書等；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士等的題詞及有關(guān)單位贈(zèng)送給醫(yī)院的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等；醫(yī)院對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品；醫(yī)院組織或承辦各種重大活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的憑證性實(shí)物，如近三年在新冠抗疫工作中形成的工作證件、獎(jiǎng)?wù)?、紀(jì)念品和醫(yī)院歷年來廢止使用的舊組織機(jī)構(gòu)印章。應(yīng)歸檔的實(shí)物自形成后或獲贈(zèng)后的一個(gè)月內(nèi)向醫(yī)院檔案部門移交[1]。做好歸檔實(shí)物移交登記工作，登記內(nèi)容應(yīng)包括歸檔實(shí)物授予單位、接受單位、授予時(shí)間和具體內(nèi)容等。

3.3.2改進(jìn)實(shí)物檔案整理方法。實(shí)物檔案以件為單位進(jìn)行整理（成套實(shí)物為一件），按照種類結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列，并區(qū)分永久和定期的保管期限。一是分類。實(shí)物檔案分類以實(shí)物的外在形式為標(biāo)準(zhǔn)，分為獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、工藝品等；也可以以實(shí)物檔案的內(nèi)容分為獎(jiǎng)品類、紀(jì)念品類。實(shí)物檔案按照實(shí)物類別、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行分類，按“件”進(jìn)行歸檔整理。其中實(shí)物類別為可選分類項(xiàng)。實(shí)物類別及其代碼可設(shè)置為：榮譽(yù)類（RY）、紀(jì)念（禮）品類（JN）、字畫類（ZH）、印章類（YZ）、其他類（QT）[2]。二是編號(hào)。實(shí)物檔案數(shù)量少的可以以件為單位編號(hào)，一件實(shí)物一個(gè)順序號(hào)；數(shù)量多的應(yīng)先分類，再在屬類下按件編順序號(hào)。實(shí)物檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·（實(shí)物類別代碼）-保管期限代碼-件號(hào)。如A021-SW·YZ-Y-0001 [3] 。三是編錄。實(shí)物檔案目錄設(shè)置件號(hào)、類別、題名、來源（授予者或捐贈(zèng)者）、形成日期、數(shù)量、存放地點(diǎn)、互見號(hào)、存放位置、備注等項(xiàng)目。

3.4 加強(qiáng)實(shí)物檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)增加投資，加強(qiáng)實(shí)物檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一是加強(qiáng)檔案庫房和庫房基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)。在進(jìn)行醫(yī)院綜合檔案室改造項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，設(shè)置專門的實(shí)物檔案庫房，逐步解決實(shí)物檔案存儲(chǔ)空間不足的問題；增加配置庫房除濕、監(jiān)控、報(bào)警及溫濕度儀器設(shè)備系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備，配置專業(yè)的滅菌殺蟲消毒設(shè)備和消防系統(tǒng)，保證實(shí)物檔案保存需要的穩(wěn)定庫房基礎(chǔ)環(huán)境。二是增加實(shí)物檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)設(shè)施配置。醫(yī)院應(yīng)配備專用加工場地并進(jìn)行合理布局，形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、數(shù)字化采集、影像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制應(yīng)有利于檔案實(shí)體的保護(hù)，設(shè)施設(shè)備應(yīng)滿足實(shí)物檔案數(shù)字化工作的需要[4]。

3.5 提高實(shí)物檔案管理人員專業(yè)水平

醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，尤其應(yīng)重視提升實(shí)物檔案管理人員專業(yè)水平。首先，醫(yī)院為檔案部門配備專職的實(shí)物檔案管理人員，保證實(shí)物檔案管理人員的工作穩(wěn)定性，寫入崗位說明書。其次，醫(yī)院其他部門的檔案兼職人員，可以聘用來醫(yī)院檔案部門兼職管理實(shí)物檔案。再次，以聘請(qǐng)檔案專家進(jìn)行實(shí)物檔案管理專題講座、派出檔案人員進(jìn)修培訓(xùn)等方式，提高醫(yī)院實(shí)物檔案工作人員的專業(yè)水平[5]。最后，參與實(shí)物檔案數(shù)字化工作的人員應(yīng)按照《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T89-2022）中對(duì)機(jī)構(gòu)與人員的要求進(jìn)行管理，加強(qiáng)數(shù)字化能力的學(xué)習(xí)。一是建立實(shí)物檔案數(shù)字化工作組織，確保數(shù)字化工作的順利開展；二是配備具有相應(yīng)能力的工作人員；三是通過科學(xué)規(guī)范的管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理；四是加強(qiáng)對(duì)外聘工作人員的審核與管理，強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性[6]。

3.6 開展實(shí)物檔案數(shù)字化工作

醫(yī)院應(yīng)按照《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T89-2022）要求開展實(shí)物檔案數(shù)字化工作。首先，進(jìn)行數(shù)字化前的處理工作，包括確定實(shí)物檔案數(shù)字化對(duì)象的特征點(diǎn)、檔案檢查、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備等內(nèi)容。其次，建立目錄數(shù)據(jù)庫。再次，進(jìn)行數(shù)字化采集，包括平面掃描、三維掃描、數(shù)碼拍照、環(huán)物攝影等形式。實(shí)物檔案數(shù)字化的載體，可選擇掃描或拍攝的方式。如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀等紙質(zhì)載體可以使用平面掃描儀掃描；獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、紀(jì)念品等其他載體可以使用數(shù)碼拍照方式拍照；生產(chǎn)工具、設(shè)施設(shè)備等大型實(shí)物檔案可以使用環(huán)物攝影方式拍照。數(shù)據(jù)化采集工作完成后，應(yīng)進(jìn)行后續(xù)的文件命名、影像處理和數(shù)據(jù)掛接等工作。最后，醫(yī)院檔案部門應(yīng)成立專門的驗(yàn)收組對(duì)事物檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收，檔案歸還入庫。另外，實(shí)物檔案數(shù)字化工作如需要外包，應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，醫(yī)院檔案部門應(yīng)全程監(jiān)督和指導(dǎo)外包公司的檔案數(shù)字化工作[7]。

3.7 加大實(shí)物檔案的開發(fā)利用

醫(yī)院檔案部門應(yīng)加強(qiáng)實(shí)物檔案開發(fā)利用意識(shí)。一是采用多種展示方式和渠道，充分發(fā)揮實(shí)物檔案的價(jià)值?？梢岳脤?shí)物展示臺(tái)、院史館、榮譽(yù)墻等方式進(jìn)行實(shí)物的實(shí)體展示，提高醫(yī)院知名度和影響力；可以利用微信公眾號(hào)、微博、抖音、醫(yī)院官方網(wǎng)站等新媒體線上方式宣傳展示實(shí)物檔案數(shù)字化的照片和圖片，拓寬宣傳范圍。二是充分利用實(shí)物檔案數(shù)字化成果，數(shù)字化掃描或拍照后的實(shí)物檔案照片和圖片，可以為制作醫(yī)院宣傳片提供素材，可以為醫(yī)院周年院慶畫冊(cè)提供電子照片檔案，還可以作為照片檔案歸檔。據(jù)筆者了解，海南省某醫(yī)院將榮譽(yù)類的實(shí)物檔案數(shù)字化后的照片制作成照片墻在門診大廳展示，向往來就診的病人及家屬展示該醫(yī)院的綜合實(shí)力，這種做法可以學(xué)習(xí)借鑒。三是檔案工作人員要結(jié)合時(shí)事熱點(diǎn)，如抗震救災(zāi)等重大醫(yī)療活動(dòng)中醫(yī)院做出的突出貢獻(xiàn)，醫(yī)院在科研教學(xué)活動(dòng)中取得的重大成果等進(jìn)行編研，挖掘?qū)嵨餀n案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案提供經(jīng)驗(yàn)參考、教育員工、促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)的價(jià)值。

4 小結(jié)

數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案工作提出了新的要求，醫(yī)院檔案工作者應(yīng)提高實(shí)物檔案管理意識(shí)，健全實(shí)物檔案制度，規(guī)范實(shí)物檔案管理工作，加強(qiáng)實(shí)物檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高自身專業(yè)水平，開展實(shí)物檔案數(shù)字化工作，加大實(shí)物檔案開發(fā)利用，更好地適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代檔案工作的轉(zhuǎn)型需求。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：黎秀雯，大學(xué)學(xué)歷，?？谑腥嗣襻t(yī)院館員，研究方向：檔案管理。