抽水蓄能電廠工程檔案管理芻議

黃倩慧 鄭樹(shù)偉

摘 要：抽水蓄能電廠檔案見(jiàn)證了項(xiàng)目從前期準(zhǔn)備、立項(xiàng)、建設(shè)到管理的全過(guò)程，是企業(yè)或項(xiàng)目管理、施工生產(chǎn)管理和技術(shù)管理的重要組成部分，抓好抽水蓄能電廠檔案管理，有利于施工質(zhì)量全過(guò)程控制和工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、決算和后期的維修管理。本文首先探討了抽水蓄能電廠工程檔案管理的特點(diǎn)、內(nèi)容，分析了工程檔案管理的現(xiàn)狀，基于此，提出做好抽水蓄能電廠工程檔案管理具體措施，具有一定的參考意義。

關(guān)鍵詞：抽水蓄能電廠；檔案管理；工程項(xiàng)目

引言

安徽績(jī)溪抽水蓄能有限公司成立于2010年7月。2012年9月，安徽績(jī)溪抽水蓄能電站項(xiàng)目經(jīng)過(guò)核準(zhǔn)，10月主體工程正式籌備開(kāi)工，進(jìn)廠公路全線貫通，征地、移民安置工作全面開(kāi)展。2013年1月15日開(kāi)工建設(shè)，核準(zhǔn)工期84個(gè)月。2019年6月6日，績(jī)溪抽水蓄能電站上水庫(kù)順利通過(guò)安全鑒定、質(zhì)量監(jiān)督、環(huán)保驗(yàn)收、移民驗(yàn)收等各項(xiàng)驗(yàn)收，9月下旬，1號(hào)機(jī)組啟動(dòng)試運(yùn)行，按期并網(wǎng)發(fā)電。抽水蓄能電廠長(zhǎng)期建設(shè)過(guò)程中，產(chǎn)生了大量檔案。其中文書(shū)類檔案543卷8052件；生產(chǎn)調(diào)度類檔案61卷1025件；設(shè)備儀器類檔案1017卷122950件；科學(xué)技術(shù)與研究類22卷238件；工程項(xiàng)目13086卷291132件；照片檔案179卷8453張；實(shí)物檔案61件；招投標(biāo)檔案54卷295件等。抽水蓄能電廠檔案見(jiàn)證了項(xiàng)目從立項(xiàng)、建設(shè)到管理的全過(guò)程，抓好抽水蓄能電廠檔案管理，不僅有利于施工質(zhì)量全過(guò)程控制，也有利于工程竣工驗(yàn)收、決算和后期的維修管理等。研究做好抽水蓄能電廠檔案管理具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1 抽水蓄能電廠工程檔案管理特點(diǎn)

1.1 工程檔案管理的成套性

抽水蓄能電廠檔案無(wú)論是設(shè)備儀器檔案，還是工程檔案，都具有顯著的成套性特點(diǎn)。以工程檔案為例，納入歸檔范疇的文件資料包括抽水蓄能電廠項(xiàng)目立項(xiàng)文件（如項(xiàng)目建議書(shū)、預(yù)可行性研究報(bào)告、可行性研究報(bào)告、論證文件等）；招標(biāo)投標(biāo)、合同協(xié)議文件（如招標(biāo)計(jì)劃、審批文件、招標(biāo)書(shū)等）；勘察設(shè)計(jì)文件；項(xiàng)目管理文件；施工文件；設(shè)備文件；監(jiān)理文件；科研項(xiàng)目文件；竣工驗(yàn)收文件等。這些文件資料既有所不同，內(nèi)部之間又是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。

1.2 工程檔案管理的專業(yè)性

抽水蓄能電廠檔案資料有其行業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)性特點(diǎn)，是抽水蓄能電廠建設(shè)、投產(chǎn)和運(yùn)行管理的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄。從工程項(xiàng)目檔案看，有勘察設(shè)計(jì)檔案、建筑施工檔案、水文地質(zhì)檔案、測(cè)繪檔案、設(shè)備檔案。從檔案類別看，有文書(shū)檔案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案，等等。都具有高度的專業(yè)性。

1.3 工程檔案管理的現(xiàn)實(shí)性

抽水蓄能電廠檔案是在項(xiàng)目建設(shè)、管理以及生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。以工程檔案為例，在抽水蓄能電廠項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、決算，以及后期的項(xiàng)目維護(hù)保養(yǎng)等環(huán)節(jié)，均離不開(kāi)檔案資料的檢索利用。通過(guò)檔案信息查詢，可以及時(shí)找出工程項(xiàng)目的工藝選型及其內(nèi)容，為維保提供信息支持。通過(guò)設(shè)備檔案的查詢檢索，可以為設(shè)備使用過(guò)程中的設(shè)備維修、零件更換等問(wèn)題的解決提供第一手信息參考。

1.4 工程檔案管理工作的難度大

難度大是從抽水蓄電廠檔案的管理角度來(lái)看，由于其建設(shè)周期長(zhǎng)，參建單位多。以安徽績(jī)溪蓄水電站項(xiàng)目建設(shè)為例，從項(xiàng)目開(kāi)工建設(shè)到1號(hào)機(jī)組試運(yùn)行，前后跨度達(dá)6年之久，工程建設(shè)最高峰達(dá)3000人同時(shí)進(jìn)場(chǎng)施工，牽頭制定的相關(guān)管理文件就多達(dá)78項(xiàng)。在此期間，部分參建單位資料管理人員多次變動(dòng)，相應(yīng)的檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求也進(jìn)行了調(diào)整變化。如《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（2018年）實(shí)施后，之前的《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（2002年）不再執(zhí)行，工程檔案管理難度之大、復(fù)雜程度可見(jiàn)一斑。

2 抽水蓄能電廠工程檔案管理內(nèi)容

工程檔案真實(shí)、完整地記錄工程建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)，也全面、客觀地反映項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容及過(guò)程。檔案管理人員應(yīng)該熟悉抽水蓄能電廠工程檔案管理內(nèi)容，有利于有重點(diǎn)、有目的地做好檔案的收集、整理和歸檔工作。從抽水蓄能電廠建設(shè)周期來(lái)看，包括工程前期、工程建設(shè)和工程驗(yàn)收三個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料。

2.1 工程前期

抽水蓄能電廠工程項(xiàng)目前期需要?dú)w檔的資料包括：立項(xiàng)文件、招標(biāo)投標(biāo)/合同協(xié)議文件、勘察/設(shè)計(jì)文件、征地/拆遷/移民文件，以及其他設(shè)計(jì)該工程項(xiàng)目管理文件資料。工程前期檔案資料的收集、整理和歸檔由不同責(zé)任單位負(fù)責(zé)。例如，由勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)的有抽水蓄能電廠工程項(xiàng)目規(guī)劃報(bào)告、預(yù)可研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、總體規(guī)劃論證/審批文件、施工圖設(shè)計(jì)審查文件、供圖計(jì)劃等；由業(yè)主單位負(fù)責(zé)的有抽水蓄能電廠立項(xiàng)文件、招標(biāo)投標(biāo)/合同協(xié)議文件，以及征地拆遷移民文件。工程前期檔案資料收集、整理歸檔前要有針對(duì)性地組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確收集范圍，為項(xiàng)目順利開(kāi)工打好基礎(chǔ)。

2.2 工程建設(shè)

抽水蓄能電廠工程建設(shè)環(huán)節(jié)的檔案資料眾多，也是檔案資料產(chǎn)生的主要階段。抽水蓄能電廠工程項(xiàng)目大，在取得立項(xiàng)并獲得開(kāi)工批準(zhǔn)后，項(xiàng)目業(yè)主與工程總承包單位簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、采購(gòu)等承包合同。其中總承包方負(fù)責(zé)與總承包相關(guān)的文件資料；項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)具體收集整理歸檔項(xiàng)目公司有關(guān)的文件資料。其中項(xiàng)目業(yè)主負(fù)責(zé)收集、整理歸檔與該工程相關(guān)的業(yè)主活動(dòng)檔案資料；總承包商按照簽訂的承包合同，重點(diǎn)負(fù)責(zé)施工文件、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件、科研項(xiàng)目文件，等等。完成承包工程項(xiàng)目建設(shè)后，總承包商按照合同約定將其收集、整理和歸檔的檔案資料移交項(xiàng)目檔案管理部門(mén)。

2.3 竣工驗(yàn)收

工程檔案驗(yàn)收工作是國(guó)家規(guī)定的抽水蓄能電廠工程項(xiàng)目專項(xiàng)驗(yàn)收工作內(nèi)容之一。按照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）的規(guī)定和要求，對(duì)抽水蓄能電廠工程檔案整理、歸檔及專項(xiàng)驗(yàn)收?？⒐を?yàn)收環(huán)節(jié)的文件資料，主要包括工程項(xiàng)目各項(xiàng)管理工作總結(jié)、工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)報(bào)告、工程項(xiàng)目監(jiān)理報(bào)告、設(shè)備采購(gòu)報(bào)告、階段驗(yàn)收文件；驗(yàn)收組織機(jī)構(gòu)、會(huì)議文件、驗(yàn)收意見(jiàn)及證書(shū)，等等。其中，項(xiàng)目業(yè)主牽頭負(fù)責(zé)驗(yàn)收工程檔案，監(jiān)理方、總承包方和其他各參建主體積極配合。

3 抽水蓄能電廠工程檔案管理現(xiàn)狀

抽水蓄能電廠工程采用總承包管理模式，其中，工程概算、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理由總承包方負(fù)責(zé)。在總承包方統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，所有參建單位應(yīng)按照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的具體規(guī)定，嚴(yán)格按照施工進(jìn)度做好檔案資料收集、整理和歸檔。但由于項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、歸檔資料雜、參建主體多等原因，在檔案管理方面存在一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

3.1 檔案整體規(guī)劃不充分

抽水蓄能電廠檔案管理數(shù)量大、任務(wù)重，在項(xiàng)目開(kāi)工建設(shè)之初就要實(shí)行“三同步”“三參加”原則，即：工程檔案管理工作與工程項(xiàng)目建設(shè)同步；工程建設(shè)過(guò)程與工程文件資料收集、整理、審定、整編工作同步；工程交工驗(yàn)收與提交整套合格竣工檔案驗(yàn)收同步。但從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，總承包方重視工程建設(shè)、進(jìn)度及質(zhì)量前的謀劃、部署等；但在檔案工作方面往往缺乏較為周密的部署和安排，編制的檔案整理規(guī)劃與項(xiàng)目實(shí)際不相適應(yīng)，專職檔案管理人員配備也較少，與工程項(xiàng)目檔案管理任務(wù)不相適應(yīng)。

3.2 檔案收集存在滯后性

按照工程項(xiàng)目檔案管理的要求，工程檔案收集要與工程施工進(jìn)程保持一致。但抽水蓄能電廠工程項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，往往要?dú)v經(jīng)數(shù)年之久，加之檔案資料收集范圍廣，隨著工程進(jìn)展會(huì)累積大量檔案資料，從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，存在檔案收集整理工作滯后于工程項(xiàng)目施工進(jìn)程的現(xiàn)象，容易導(dǎo)致資料收集不完整、缺失。其中尤其是重要的工程設(shè)備檔案，如重要設(shè)備的圖紙、使用說(shuō)明等資料收集不及時(shí)，滯后于工程建設(shè)進(jìn)度，不僅影響檔案資料收集整理的時(shí)效性，也影響檔案資料的真實(shí)性和完整性。

3.3 檔案管理機(jī)制不健全

蓄能抽水電廠工程項(xiàng)目是在總承包方與各參建方共同實(shí)施，各參加方的業(yè)務(wù)水平、管理經(jīng)驗(yàn)等各不相同。一些參建單位沒(méi)有配備專門(mén)的資料員，也未建立工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)，也往往缺乏健全的檔案管理體制機(jī)制。此外，部分參建單位將檔案管理置于所有工作末端，而沒(méi)有將檔案管理貫穿于工程建設(shè)全過(guò)程。

4 抽水蓄能電廠工程檔案管理對(duì)策

基于抽水蓄能電廠工程檔案管理的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)、內(nèi)容及其現(xiàn)實(shí)中存在的一些問(wèn)題，應(yīng)堅(jiān)持“一體化”理念，統(tǒng)籌做好抽水蓄能電廠工程檔案管理。

4.1 把握工程檔案管理主動(dòng)

抽水蓄能電廠檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)建立專門(mén)的項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，明確管理職責(zé)，把握檔案管理工作主導(dǎo)權(quán)。把項(xiàng)目檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任，納入招投標(biāo)管理、工程監(jiān)理、合同管理及建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃管理和工作程序中。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，建立健全電站建設(shè)檔案管理辦法，交各參建單位執(zhí)行。同時(shí)將檔案管理工作有效地納入“四同步”管理的軌道，并認(rèn)真堅(jiān)持檔案人員的“三參加”制度。成立專門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)制定公司檔案管理制度，統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的立項(xiàng)、項(xiàng)目管理等前期文件，工程管理文件、設(shè)備文件、工程竣工驗(yàn)收文件的收集、整理、鑒定、保管及提供利用等工作。在與各參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門(mén)條款，明確規(guī)定有關(guān)檔案的要求、考核標(biāo)準(zhǔn)、保證金額。對(duì)工程設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、調(diào)試等單位進(jìn)行項(xiàng)目文件編制、整理和歸檔等工作的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、驗(yàn)收。

4.2 統(tǒng)一工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

抽水蓄能電廠工程項(xiàng)目參建單位多，各個(gè)參建單位對(duì)工程檔案歸檔的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求不完全一致，在工程檔案收集內(nèi)容、整理方式等還存在一定差異。為此，在電站建設(shè)初期，結(jié)合各單項(xiàng)工程、單位工程、分部工程、單元工程的內(nèi)容，應(yīng)明確要求按事先制定好的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類管理。公司各職能部門(mén)應(yīng)對(duì)參建單位提交的竣工檔案進(jìn)行審核并簽署意見(jiàn)，對(duì)已經(jīng)形成的竣工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)負(fù)責(zé)，并簽字確認(rèn)。公司各部門(mén)應(yīng)設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，自覺(jué)接受檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。公司負(fù)責(zé)機(jī)電設(shè)備開(kāi)箱資料（裝箱單、合格證、開(kāi)箱記錄表），隨箱資料等收集并歸檔。

4.3 加強(qiáng)工程檔案管理監(jiān)督

為了確保工程檔案最后的整編歸檔質(zhì)量，項(xiàng)目業(yè)主在所建立的統(tǒng)一的工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，要積極做好工程檔案管理的日常監(jiān)督檢查，重點(diǎn)要做好抽水蓄能電廠建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。具體來(lái)說(shuō)，就是要做好自驗(yàn)收、預(yù)驗(yàn)收、專項(xiàng)驗(yàn)收等每個(gè)環(huán)節(jié)的工程檔案驗(yàn)收工作。不斷拓展工程檔案管理監(jiān)督方式，既可以現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展工程檔案監(jiān)督檢查，也應(yīng)積極探索工程檔案遠(yuǎn)程在線項(xiàng)目檔案監(jiān)督檢查。此外，還要通過(guò)跟蹤檢查、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)交流和檢查反饋等，嚴(yán)格把好工程檔案管理全過(guò)程的質(zhì)量關(guān)。作為業(yè)主單位，要督促項(xiàng)目參建單位常態(tài)化開(kāi)展工程檔案監(jiān)督檢查，通過(guò)全方位、全周期、全過(guò)程的監(jiān)督檢查，確保工程檔案質(zhì)量滿足標(biāo)準(zhǔn)要求。

4.4 確保工程檔案管理安全

安全是抽水蓄能電廠工程檔案管理工作的底線。抽水蓄能電廠大多位于遠(yuǎn)離城市的偏遠(yuǎn)地區(qū)，特殊的溫度、濕度等氣象條件，使工程檔案實(shí)體面臨的安全威脅因素較多。因此，要牢牢守住檔案安全底線，從人防、物防、技防等方面全方位做好工程檔案安全工作。首先，要提升資料收集、整理歸檔從業(yè)者的安全防范意識(shí)，加強(qiáng)安全知識(shí)培訓(xùn)，通過(guò)現(xiàn)實(shí)案例講解，從正面典型引導(dǎo)和反面警示教育兩個(gè)方面筑牢從業(yè)者安全思想防線，提升安全管理思想認(rèn)識(shí)。此外，要有針對(duì)性地開(kāi)展安全知識(shí)培訓(xùn)，提升應(yīng)對(duì)能力和水平。其次，要根據(jù)工程檔案管理的數(shù)量、規(guī)模及特點(diǎn)，改善工程檔案存放環(huán)境，按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保工程檔案實(shí)體安全。再次，要積極利用先進(jìn)信息技術(shù)，織密工程檔案安全防線。例如，隨著電子工程檔案數(shù)量越來(lái)越多，要加大工程檔案安全防范技術(shù)應(yīng)用，充分利用電子密鑰、數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證，以及可信時(shí)間戳技術(shù)等，不斷提升檔案管理整體安全。

5 結(jié)語(yǔ)

抽水蓄能電廠是國(guó)家重大基礎(chǔ)工程，抽水蓄能電廠檔案記錄了項(xiàng)目從前期準(zhǔn)備、立項(xiàng)、建設(shè)到管理的全過(guò)程，是抽水蓄能發(fā)電企業(yè)加強(qiáng)日常管理的重要組成部分，要抓好抽水蓄能電廠工程檔案收集、整理和歸檔，助力工程項(xiàng)目質(zhì)量全過(guò)程控制，確保工程項(xiàng)目竣工順利驗(yàn)收、投入使用，發(fā)揮工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，造福于民。

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作者簡(jiǎn)介：黃倩慧（1993— ），大學(xué)學(xué)歷，安徽績(jī)溪抽水蓄能有限公司館員；鄭樹(shù)偉（1990— ），大學(xué)學(xué)歷，安徽績(jī)溪抽水蓄能有限公司機(jī)電運(yùn)維管理員。