企業(yè)境外檔案管理研究

摘 要：本文以中鐵國際集團有限公司境外檔案管理實踐經驗為出發(fā)點，根據《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《企業(yè)境外檔案管理辦法》和其他境外檔案管理方面的法律法規(guī)，結合中鐵國際境外檔案工作實際，分析管理“短板”，提出解決方案和措施。

關鍵詞：中鐵國際；境外檔案；檔案管理

為規(guī)范中鐵國際集團有限公司（以下簡稱“中鐵國際”）境外檔案管理工作，維護公司合法權益，滿足境外資產監(jiān)管需要，確保境外檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，本文根據《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)境外檔案管理辦法》《中國中鐵股份有限公司境外檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結合中鐵國際境外檔案工作實際，分析管理“短板”，提出解決方案和措施。

1 中鐵國際境外檔案管理現狀分析

1.1 優(yōu)勢分析

1.1.1檔案工作體制機制逐漸完善。中鐵國際檔案工作堅持統(tǒng)一領導、分級管理原則，形成以公司主要領導為第一責任人，分管領導主抓，辦公室負責，各業(yè)務部門分管的檔案管理體系。穩(wěn)步推進各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項基礎工作，做到了系統(tǒng)有效運行、管理規(guī)范有序。

1.1.2檔案工作基礎性建設穩(wěn)步鞏固。一是制度體系建設促進工作規(guī)范開展。中鐵國際參與制定、修訂了《中鐵國際集團有限公司檔案管理辦法》等18項檔案工作規(guī)章制度，并指導境外機構完成《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的編制工作。二是基礎設施升級助力工作效率提升。中鐵國際本部合理規(guī)劃檔案庫房辦公空間設計，配備檔案庫房、辦公室（閱覽室）、整理室，滿足了“三室分開”和“九防”的總體要求。

1.1.3政治理論和業(yè)務培訓走深走實。中鐵國際圍繞建設政治意識強、專業(yè)素質好、業(yè)務能力強的檔案隊伍，抓好理論學習和業(yè)務培訓。堅持黨對檔案工作的領導。認真學習習近平總書記關于檔案工作系列重要講話精神，通過將學習內容納入中鐵國際黨委中心組理論學習、組織召開全集團檔案工作會議集中學習等方式，強化理想信念教育和黨性教育，努力提高服務大局意識和能力水平。認真開展檔案業(yè)務技能培訓，中鐵國際本部以業(yè)務技能、信息化建設等為重點內容開展檔案業(yè)務實操培訓，進一步提高中鐵國際各級檔案人員能力素養(yǎng)。

1.1.4檔案信息化建設邁入新階段。中鐵國際定制符合檔案工作實際的電子檔案管理系統(tǒng)，在中鐵國際本部搭建集中統(tǒng)一的電子檔案多全宗管理平臺，在境外機構試點設立分級授權的電子檔案管理單全宗。目前，中鐵國際本部與境外機構檔案室已實現互聯互通，檔案信息資源可跨層級跨部門共享利用，未來將根據所屬各區(qū)域、國別機構發(fā)展實際需要，拓展至更多管理全宗。

1.1.5項目檔案歸檔工作取得階段性成果。中鐵國際自2019年開展檔案管理專項提升活動，將項目檔案作為檔案管理的重中之重，辦公室會同工程管理中心全面梳理新簽、在建和完工項目臺賬，選取重點項目，每年制訂重點項目檔案移交計劃，定期督辦各單位按照進度時間節(jié)點移交重點項目檔案。從而進一步推動傳統(tǒng)載體項目檔案數字化工作，完成業(yè)績資料庫初步搭建，實現項目業(yè)績資料數字化、網絡化查詢利用。

1.2 劣勢分析

1.2.1檔案意識淡薄。中鐵國際境外機構在境外生產經營過程中，沒有將檔案作為企業(yè)重要的資產進行管理，造成境外機構文件歸檔困難、檔案收集不全。對境外檔案管理缺乏考核和監(jiān)督，部分檔案處于無人管理狀態(tài)。

1.2.2人員配備不足。中鐵國際境外機構人員精簡化，檔案人員大多為兼職，無法集中精力從事檔案管理涉及收集、整理等環(huán)節(jié)的繁重工作，且又經常在國外，很難參加國內組織的檔案專業(yè)培訓和交流，檔案業(yè)務知識普遍匱乏，業(yè)務管理能力欠缺，導致境外檔案管理水平難以提高。

1.2.3硬件條件不足。中鐵國際大多數境外機構未設立獨立檔案庫房。因考慮辦公場所費用等問題，境外機構往往不設置單獨的檔案庫房和配備必要的設施設備，無法滿足檔案安全長期存放的要求。

1.2.4檔案容易丟失。中鐵國際境外機構產生的重要檔案原件或電子文件材料部分未及時傳輸到國內，且未做到異地異質備份，容易引起重要檔案的丟失、損壞和泄密。

2 工作目標

以《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)境外檔案管理辦法》《中國中鐵股份有限公司境外檔案管理規(guī)定》以及中鐵國際檔案工作各項規(guī)章制度為準則，以提高管理質量和服務水平為目標，以高質量檔案工作助推高質量發(fā)展為己任，構建中鐵國際境外檔案監(jiān)管體系，強化對境外檔案的監(jiān)督與管理，力爭在“十四五”末，中鐵國際境外機構基本建成檔案管理機制健全、制度完備、場地完善、信息通暢、支撐有力的境外檔案監(jiān)督管理體系，切實保障企業(yè)境外檔案的完整與安全，切實保護好國有資產。

3 主要任務

3.1 完善境外檔案管理體系建設

3.1.1明確各層級檔案工作監(jiān)管職責。中鐵國際對在境外設立的境外機構檔案工作負有監(jiān)管職責。本部和境外機構要協(xié)調合作，共同做好境外檔案工作的業(yè)務監(jiān)督、指導和檢查。辦公室作為檔案工作的歸口管理部門，要按照“統(tǒng)一領導”的原則，通過制度規(guī)范、業(yè)務指導、定期檢查、人員培訓等措施實現對境外檔案工作的監(jiān)管。中鐵國際境外機構檔案業(yè)務主管部門應按照“分級管理”原則，通過崗位責任、績效考核、項目管理等落實對境外機構檔案工作的監(jiān)管。

3.1.2明確檔案工作負責人。中鐵國際境外機構要明確檔案工作負責人，負責指導并支持境外檔案工作的穩(wěn)步開展，要將檔案工作列入公司領導工作分工，列入工作計劃和議事日程，為檔案工作爭取更多資源，為境外檔案工作水平的提升夯實組織架構基礎。

3.1.3明確檔案主管部門并配備專兼職檔案員。中鐵國際境外機構應明確負責檔案工作的部門，配備專兼職檔案員。將檔案主管定為核心崗位，由中國籍員工擔任，以確保公司對檔案的控制權。

3.2 建立境外檔案工作機制

3.2.1納入境外機構經營管理體系。境外檔案工作是境外機構整個經營管理體系的有機組成部分。中鐵國際境外機構要將境外檔案工作納入境外機構整個經營管理體系之中，列入境外機構整體發(fā)展戰(zhàn)略和工作規(guī)劃之中，列入境外機構領導的議事日程之中，實現主營業(yè)務與檔案工作的全面對接。

3.2.2納入整個檔案工作體系。中鐵國際認真貫徹國家相關法律法規(guī)和股份公司檔案工作各項制度規(guī)范，制定本單位檔案管理制度標準，對全集團檔案工作進行全面規(guī)范，將中鐵國際境外機構檔案工作納入中鐵國際檔案工作統(tǒng)一管理體系。加強黨對檔案工作的領導，構建以公司主要領導為第一責任人，分管領導主抓，辦公室負責，各業(yè)務部門分管的檔案管理體系。同時，設立檔案室，配備檔案員，負責中鐵國際檔案資料的收集管理工作。

3.2.3納入崗位職責和績效考核體系。建立中鐵國際檔案工作考核體系，制定《中鐵國際集團有限公司檔案檢查工作規(guī)定》，將檔案工作納入所屬單位經營業(yè)績專項考核指標中，全面推進檔案工作年度考核機制。中鐵國際境外機構要嚴格按照自檢自查原則，比照考核辦法中的規(guī)定內容、考核方法及扣分標準，對境外機構檔案工作進行全面客觀的考核測評。

3.3 建立健全境外檔案制度規(guī)范

中鐵國際研究制定《中鐵國際集團有限公司境外檔案管理辦法》，規(guī)定了中鐵國際境外檔案管理的工作原則、管理體制、組織機構、責任分工、基本要求等，明確了自身應履行的境外檔案監(jiān)管職責。同時，為中鐵國際境外機構提供檔案業(yè)務技術方法指導及業(yè)務培訓。中鐵國際境外機構也要在遵守所在國家或地區(qū)檔案法律規(guī)定的前提下，根據我國檔案法律法規(guī)制度，結合境外實際情況，研究制定本單位的境外檔案管理辦法。

3.4 推動檔案管理與項目管理集成

項目管理是境外各項業(yè)務活動中的重中之重。中鐵國際境外機構要將境外檔案管理融入境外項目管理體系之中。通過檔案管理支撐項目的順利實施，從而保證境外機構檔案收集、管理、保存和利用。中鐵國際境外機構工程管理部門要從項目實施前期論證、項目動工、項目過程中管理、項目竣工及后期驗收等一系列項目管理的全過程出發(fā)，開展檔案管理工作。

3.5 構建特色檔案管理模式

中鐵國際境外機構業(yè)務活動的復雜性、多樣性，決定了中鐵國際境外機構檔案管理模式須因地制宜。一是檔案監(jiān)管權集中，檔案保存地分散。即境外檔案由中鐵國際辦公室負責統(tǒng)一監(jiān)督，由境外機構檔案部門或專兼職檔案員統(tǒng)一管理；但可以暫時分散保存于境外機構的各個業(yè)務部門，而只將檔案目錄移交檔案部門，同時備份到中鐵國際辦公室；檔案部門定期開展檢查，保存檢查記錄，以實行對檔案的集中統(tǒng)一監(jiān)控。二是重要檔案集中，一般檔案分散。對于涉及國家秘密的檔案、有關企業(yè)注冊登記和經營資質的檔案、有關企業(yè)不動產和其他重要權屬證明的檔案、重要合同協(xié)議、涉及企業(yè)核心技術和商業(yè)秘密的檔案，由境外機構檔案部門集中保管；對于境外重點項目業(yè)績資料，原則上由中鐵國際境外機構移交本部集中保管；對于境外一般性業(yè)務活動的檔案，可由境外機構業(yè)務部門分散保管。三是數字檔案集中，實體檔案分散。通過電子檔案管理系統(tǒng)，實現實體檔案的分散化管理和數字化檔案的集中化管理。在系統(tǒng)中建立境外機構檔案管理模塊，由境外機構檔案員將本機構的非涉密檔案進行在線收集與集中管理。實現本部存檔與境外機構自存的“雙歸檔”模式。四是重要檔案自己保管，一般檔案寄存托管。允許境外機構經本部檔案部門批準之后，自己保管重要檔案，而將一般檔案委托區(qū)域總部、兄弟單位、中資企業(yè)或商業(yè)性公司寄存保管。

3.6 構建全球化檔案管理系統(tǒng)

中鐵國際建立全球化、跨地域的檔案管理系統(tǒng)對境外檔案工作有重要的意義。在《中國中鐵2021-2025年檔案工作規(guī)劃》中也明確提出，將推動電子檔案管理系統(tǒng)的廣泛應用及升級，鼓勵有條件的三級單位上線電子檔案管理系統(tǒng)。前期，中鐵國際已完成一期系統(tǒng)建設任務：搭建集中式部署的系統(tǒng)平臺，配置硬件設備，選擇檔案基礎較好的境外單位，完成“1+1”的集中部署，實現上下級管理。二期建設計劃與中鐵E通對接，實現移動端展示，并根據系統(tǒng)運行情況，提出優(yōu)化建議，使檔案管理系統(tǒng)更符合境外機構自身需求。

3.7 建立“一事一策”回運機制

對于所在國家或地區(qū)禁止將某些檔案帶出國境的法律規(guī)定，中鐵國際境外機構應遵守其法律規(guī)定將原件留存在當地，可將復印件或數字化副本、歸檔文件目錄送回本部，要將證據價值最大的復制件送回國內本部。對于電子檔案，則通過電子檔案系統(tǒng)傳送回國內本部。在所在國無禁止性規(guī)定前提下，境外單位應積極構建檔案回運機制，回運工作堅持“一事一策”原則，在回運前向中鐵國際本部辦公室匯報回運方案，經批準后將檔案運送回國。對涉及企業(yè)資產與產權、商業(yè)秘密、債權債務等內容的重要檔案原則上采用由我方正式員工攜帶回國的方式。

3.8 建立應急機制安全轉移重要檔案

在境外國家或地區(qū)發(fā)生戰(zhàn)爭、內亂或重大自然災害，檔案面臨威脅時，中鐵國際境外機構應立即啟動應急處置預案，在確保人員安全的前提下，想辦法將檔案轉移至安全地點。各區(qū)域總部要充分發(fā)揮區(qū)域內統(tǒng)籌協(xié)調作用，為所在區(qū)域境外機構積極搭建境外檔案工作溝通服務平臺，在突發(fā)事件發(fā)生導致檔案面臨威脅時，協(xié)助區(qū)域內各境外機構建立應急聯動，開展應急處置、救援及事后相關工作，確保檔案安全轉移。

4 保障措施

4.1 創(chuàng)新境外檔案人員培訓方式

境外檔案人員培訓是增強檔案意識、提升人員素質、規(guī)范檔案管理的必要工作。中鐵國際境外機構檔案員應持證上崗，回國到中鐵國際辦公室報到，接受面對面培訓和業(yè)務交流；中鐵國際辦公室鼓勵各單位檔案人員以助勤代訓方式在中鐵國際本部開展短期助勤。各單位應積極予以配合，確保人員、時間和必要的資源投入。集團公司辦公室平時應定期通過視頻、電話、中鐵E通等方式，開展有針對性的業(yè)務培訓與交流。還應制作文書檔案歸檔工作指南、歸檔項目文件整理指南、微課等供大家學習參考。

4.2 加大對境外檔案工作經費投入

境外檔案工作的開展需要公司領導、員工的重視與支持，提供充足的運行資金保障尤為重要。一方面，中鐵國際本部要設置檔案工作專項經費，服務于檔案工作的設施配備、系統(tǒng)運維、教育培訓等方面。另一方面，境外機構應根據境外業(yè)務經營情況和經濟能力，適當劃撥資金用于自身檔案工作的開展，改善境外檔案工作硬件環(huán)境，完善檔案工作基礎設施建設。

4.3 強化境外檔案工作考核評價

通過開展檔案檢查評價工作，進一步提升中鐵國際境外檔案工作監(jiān)管水平。中鐵國際制定檔案檢查工作規(guī)定、檢查評價項目及評價標準，牽頭建立中鐵國際檔案檢查人員名錄庫，成立檢查組，組織開展檔案檢查。明晰檢查流程，細化評價內容，形成檢查評價報告，跟蹤各單位整改落實情況，建立中鐵國際檔案檢查工作長效機制。對下屬單位的檢查工作延伸至項目部，全面掌握中鐵國際境外檔案管理水平情況。

參考文獻

[1]徐擁軍，舒蓉，李孟秋.我國企業(yè)境外檔案管理面臨的法律沖突與適用原則[J].檔案學通訊，2018（4）：9-13.

[2]徐擁軍.國有企業(yè)境外檔案管理體系研究[J].檔案學研究，2018（3）：31-38.

作者簡介：戴晨，大學學歷，中國中鐵股份有限公司所屬中鐵國際集團有限公司辦公室經理（檔案管理崗），從事檔案管理工作。