如何提升城市建設(shè)檔案管理的“有效性”和“有用性”

郭虹

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和城市建設(shè)水平的提高，城市建設(shè)檔案逐漸在城市建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但同時(shí)，城市建設(shè)檔案管理在新時(shí)代也面臨著各種難題和挑戰(zhàn)，想要使城市建設(shè)檔案在新時(shí)期的建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，就要充分提升城市建設(shè)檔案管理的實(shí)效性，保證城市建設(shè)檔案和相應(yīng)的管理都能夠得到新的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案管理；實(shí)效性；優(yōu)化策略

城市建設(shè)檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等活動(dòng)中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件，其有效記錄了城市建設(shè)的全部過(guò)程，在城市建設(shè)和城市規(guī)劃中有著不可或缺的作用。做好城市建設(shè)檔案相應(yīng)的管理工作，可以使城市建設(shè)檔案的作用得到有效增強(qiáng)。

一、城市建設(shè)檔案管理的重要性

城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)規(guī)劃中的重要部分，依托于城市建設(shè)檔案專業(yè)且詳細(xì)的內(nèi)容，城市建設(shè)工作才能夠得到有效開(kāi)展。而做好城市建設(shè)檔案的管理工作，可以使城市建設(shè)檔案的實(shí)效性逐漸提升，發(fā)揮出更加關(guān)鍵的城建規(guī)劃作用。

1.提升城市建設(shè)檔案的準(zhǔn)確性

城市建設(shè)檔案是對(duì)城市建設(shè)過(guò)程的有效記錄，能夠真實(shí)展現(xiàn)城市建設(shè)的全過(guò)程，城市建設(shè)檔案不僅能夠?qū)Τ鞘械拈L(zhǎng)期建設(shè)工作做出有效的指導(dǎo)，還能夠進(jìn)行建設(shè)數(shù)據(jù)的有效記錄，保證城市在翻新、管理和運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中能夠得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。一旦城市建設(shè)檔案失去了應(yīng)有的準(zhǔn)確性，也就失去了對(duì)城市建設(shè)進(jìn)行有效規(guī)劃的作用，無(wú)法使城市管理得到有效參考的核心作用。因此，一定要充分做好城市建設(shè)檔案管理，讓城市建設(shè)檔案的準(zhǔn)確性得到有效保證。首先，在進(jìn)行城市建設(shè)檔案管理的過(guò)程中，管理工作的有效落實(shí)能夠充分保證城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)的有效性和嚴(yán)謹(jǐn)性，能夠?qū)Τ鞘薪ㄔO(shè)工作進(jìn)行充分的規(guī)劃和指導(dǎo)，保證城市的建設(shè)工作能夠順利和有效完成。同時(shí)，在持續(xù)的城市建設(shè)檔案管理過(guò)程中，城市建設(shè)檔案能夠得到積極篩選，城市建設(shè)檔案中的問(wèn)題能夠得到及時(shí)的解決，可以使城市建設(shè)檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性得到保障，使城市檔案的準(zhǔn)確性能夠得到持續(xù)提升。其次，通過(guò)城市建設(shè)檔案的有效管理，可以讓城市建設(shè)檔案得到更加細(xì)致、明確的劃分，讓城市建設(shè)檔案的內(nèi)容更加豐富，使城市建設(shè)檔案的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性得到充分提升，讓城市檔案的應(yīng)用具有更加重要的價(jià)值。同時(shí)，城市建設(shè)檔案在接受持續(xù)的管理過(guò)程中，能夠逐漸產(chǎn)生更加有效的形式，能夠充分有效地對(duì)城市建設(shè)情況記錄和表達(dá)，使城市建設(shè)檔案隨著時(shí)代的發(fā)展得到有效的進(jìn)步。

2.提升城市建設(shè)檔案的有效性

城市建設(shè)檔案一般在城市建設(shè)規(guī)劃和實(shí)際建設(shè)過(guò)程中有著十分重要的作用。借助城市建設(shè)檔案，城市建設(shè)規(guī)劃能夠通過(guò)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考和總體的建設(shè)走向，決定當(dāng)前的建設(shè)內(nèi)容和形式，保證城市建設(shè)規(guī)劃前后一致，防止城市建設(shè)規(guī)劃的混亂。在城市的翻新、重建、管理過(guò)程中，建設(shè)人員也能夠通過(guò)對(duì)城市建設(shè)檔案的有效查閱，了解到城市建設(shè)過(guò)程中的詳細(xì)數(shù)據(jù)，保證翻新和重建工作能夠得到落實(shí)，提高城市建設(shè)管理的有效性。一旦城市建設(shè)檔案管理不完善，就可能導(dǎo)致城市建設(shè)工作缺少有效的指導(dǎo)，增加城市建設(shè)工作的難度，影響正常的城市建設(shè)工作。首先，在進(jìn)行城市建設(shè)檔案管理的過(guò)程中，城市建設(shè)檔案的完善性可以得到有效提升，依靠完善的城市建設(shè)檔案，城市建設(shè)相關(guān)的事項(xiàng)能夠得到有效完成，城市建設(shè)的效果可以得到充分提升。同時(shí)，城市建設(shè)檔案管理工作能夠使重要的城市建設(shè)數(shù)據(jù)得到有效搜集，且能夠長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行保存，在進(jìn)行城市建設(shè)檔案的使用時(shí)，基于日常的有效管理，可以充分提升城市建設(shè)檔案管理的有效性，保證城市建設(shè)工作的效果。其次，完善的城市建設(shè)檔案管理工作能夠充分保證在城市建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期，城市建設(shè)檔案能夠得到完整有效的調(diào)用，使城市建設(shè)工作得到穩(wěn)定的數(shù)據(jù)支持，充分發(fā)揮城市建設(shè)檔案的作用，保證城市建設(shè)檔案應(yīng)用的有效性。

3.增強(qiáng)城市建設(shè)檔案的全面性

城市建設(shè)檔案作為城市建設(shè)過(guò)程中持續(xù)產(chǎn)生和歸檔的檔案類型，包含規(guī)劃、土地和建設(shè)等各方面的內(nèi)容，且在時(shí)間上能夠提供連續(xù)的城市建設(shè)數(shù)據(jù)。通常來(lái)說(shuō)，城市建設(shè)檔案能夠?qū)Τ鞘械慕^大部分建設(shè)內(nèi)容完整記錄，具有全面、豐富和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶攸c(diǎn)。通過(guò)城市建設(shè)檔案的相關(guān)管理，可以使城市建設(shè)檔案的覆蓋范圍更加廣泛、檔案內(nèi)容更加詳細(xì)，有效展現(xiàn)相關(guān)建設(shè)的內(nèi)容，將建設(shè)工作中的特殊部分及建設(shè)工作的詳細(xì)數(shù)據(jù)進(jìn)行積極整理和分類。首先，在進(jìn)行城市建設(shè)檔案的管理過(guò)程中，能夠?qū)n案內(nèi)容積極整理，保證檔案內(nèi)容能夠?qū)Τ鞘薪ㄔO(shè)過(guò)程中各個(gè)方面的詳細(xì)情況進(jìn)行收集，有效地開(kāi)展城市建設(shè)工作，讓城市建設(shè)檔案的內(nèi)容更加豐富。其次，通過(guò)城市建設(shè)檔案的有效管理，可以讓城市建設(shè)檔案的歸類更加細(xì)致，使城市建設(shè)過(guò)程中檔案的收集越來(lái)越全面，保證城市建設(shè)工作的穩(wěn)定實(shí)施，充分拓展城市建設(shè)檔案的內(nèi)容，使城市建設(shè)檔案發(fā)揮更加重要的作用。

二、城市建設(shè)檔案管理的主要問(wèn)題

在進(jìn)行城市建設(shè)檔案管理的過(guò)程中，由于城市建設(shè)檔案的專業(yè)性強(qiáng)，涉及范圍廣泛，且檔案的歸檔過(guò)程較為復(fù)雜，一旦管理不當(dāng)，就很可能出現(xiàn)問(wèn)題，造成一定的風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)城市建設(shè)檔案管理中的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)管理工作，深度剖析問(wèn)題出現(xiàn)的原因，找到解決問(wèn)題的實(shí)際辦法。一旦對(duì)城市建設(shè)檔案管理中的問(wèn)題產(chǎn)生疏忽，就容易導(dǎo)致城市建設(shè)檔案管理工作失效，使城市建設(shè)檔案的應(yīng)用出現(xiàn)一定的阻礙。首先，由于城市建設(shè)檔案歸檔十分復(fù)雜，檔案內(nèi)容的收集和管理都存在著一定的困難，加上各檔案管理部門的管理方式并不相同，在管理的過(guò)程中很可能出現(xiàn)檔案收集和整理不一致的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的完整性出現(xiàn)問(wèn)題，影響檔案的長(zhǎng)期保存。同時(shí)，由于城市建設(shè)檔案在不同的部門進(jìn)行收集和管理，加大了檔案移交和整理的難度，使檔案管理工作開(kāi)展得十分困難，管理工作的步驟也十分復(fù)雜。其次，城市建設(shè)過(guò)程中的新舊檔案持續(xù)積累，給城市建設(shè)檔案的更新和整理帶來(lái)了一定的難度，城市建設(shè)檔案管理工作的復(fù)雜性持續(xù)提升。同時(shí)，想要對(duì)越來(lái)越復(fù)雜的城市建設(shè)檔案進(jìn)行有效的保存，需要消耗大量的人力和物力成本，容易導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中大量的資源消耗，使城市建設(shè)檔案管理工作逐漸復(fù)雜和困難。另外，城市建設(shè)檔案涉及城市建設(shè)的多個(gè)方面，檔案內(nèi)容十分繁復(fù)，在進(jìn)行查閱的過(guò)程中，想要對(duì)特定的內(nèi)容進(jìn)行有效查閱十分困難，非常影響檔案查閱的效率。同時(shí)，由于檔案內(nèi)容十分復(fù)雜，對(duì)重要檔案的修復(fù)和備份也十分艱難，一旦檔案管理出現(xiàn)疏忽，就容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容的缺失，導(dǎo)致檔案內(nèi)容出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象，影響后期檔案的使用。

三、城市建設(shè)檔案管理的優(yōu)化策略

城市建設(shè)檔案管理工作是保證城市建設(shè)檔案實(shí)效性的重要工作，一定要在新的時(shí)代做好管理工作，有效保證城市建設(shè)檔案管理辦法的優(yōu)化，明確優(yōu)化路徑，保證優(yōu)化效果，使城市建設(shè)檔案管理工作能夠隨著時(shí)代的發(fā)展得到相應(yīng)的進(jìn)步。

1.落實(shí)管理責(zé)任

城市建設(shè)檔案的整理和管理涉及多個(gè)部門，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，很可能出現(xiàn)一定的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理能力下降，使城市建設(shè)檔案出現(xiàn)不嚴(yán)謹(jǐn)、不準(zhǔn)確以及不全面的現(xiàn)象。因此，應(yīng)有效落實(shí)管理責(zé)任，使城市建設(shè)檔案的數(shù)據(jù)能夠得到充分管理，讓城市建設(shè)項(xiàng)目在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中得到各個(gè)部門的有效支持，保證后期的城市管理工作能夠得到優(yōu)化。首先，在城市建設(shè)檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)落實(shí)管理責(zé)任，明確各部門的工作職責(zé)和工作范圍，保證城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)和完整，使建設(shè)部門的檔案內(nèi)容能夠相互聯(lián)系，相互補(bǔ)充，充分提高檔案管理工作的有效性。同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)有效建立責(zé)任分區(qū)，使檔案管理中的不同工作能夠由不同的人員負(fù)責(zé)，保證檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，使檔案管理工作得到優(yōu)化，保證檔案管理工作穩(wěn)定落實(shí)。其次，應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督崗位，使檔案管理人員能夠互相監(jiān)督及互相指導(dǎo)，保證檔案管理工作的有效性和嚴(yán)謹(jǐn)性，使重要的城市建設(shè)檔案具備完善的數(shù)據(jù)管理和內(nèi)容管理，使城市建設(shè)檔案的管理工作得到有效開(kāi)展和提升。同時(shí)，通過(guò)建立監(jiān)督崗位的方式，也可以使城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)得到嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖占驼恚浞直ＷC城市建設(shè)檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性和有效性。另外，通過(guò)落實(shí)管理責(zé)任，能夠使檔案管理工作更加清晰和明確，使管理工作的有效性得到加強(qiáng)，為新時(shí)期的檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)

制度建設(shè)是檔案管理工作實(shí)行過(guò)程中的關(guān)鍵部分，基于科學(xué)及合理的制度建設(shè)，管理工作能夠得到有效的制約和指導(dǎo)，充分保障檔案管理工作的有效性和有序性，使檔案管理工作產(chǎn)生積極的作用。在城市建設(shè)檔案管理工作中，通過(guò)加強(qiáng)制度建設(shè)，能夠積極有效地開(kāi)展檔案管理工作，但同時(shí)，也要注意加強(qiáng)制度建設(shè)的方式，使制度建設(shè)能夠?qū)n案管理工作產(chǎn)生積極的啟發(fā)和引導(dǎo)。首先，應(yīng)當(dāng)制定城市建設(shè)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理人員能夠按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，有效完成城市建設(shè)檔案相關(guān)的管理，確保城市建設(shè)檔案管理工作能夠落在實(shí)處，真正使城市建設(shè)檔案得到積極有效的管理。同時(shí)，根據(jù)相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作也能夠通過(guò)更加有效的方式開(kāi)展，使城市建設(shè)檔案得到更加嚴(yán)謹(jǐn)、全面的管理，使城市建設(shè)檔案管理工作能夠順利開(kāi)展。其次，應(yīng)當(dāng)建立檔案管理工作的相關(guān)規(guī)劃，使檔案管理工作能夠按照規(guī)劃不斷調(diào)整，讓檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)新時(shí)代城建檔案管理工作的開(kāi)展路徑，確保城建檔案管理工作能夠隨著時(shí)間的推移得到有效開(kāi)展。同時(shí)，檔案管理工作的相關(guān)規(guī)劃還應(yīng)當(dāng)隨著時(shí)代的變化不斷調(diào)整，保證城市建設(shè)檔案管理工作能夠符合時(shí)代的發(fā)展的相關(guān)要求，持續(xù)穩(wěn)定地開(kāi)展檔案管理工作。另外，通過(guò)加強(qiáng)制度建設(shè)的方式，能夠進(jìn)一步增強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理的作用，更加有效地應(yīng)用城市建設(shè)檔案，使其工作質(zhì)量和效率能夠得到快速提升。

3.建立城市建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)

隨著時(shí)代的變化和信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)對(duì)城市建設(shè)檔案管理工作的要求也在不斷提升。在我國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》中，第四條明確指出，城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。因此，城市建設(shè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，充分利用新時(shí)代的先進(jìn)技術(shù)，優(yōu)化城市建設(shè)管理工作，提升城市建設(shè)檔案管理的工作質(zhì)量和效率。首先，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)的不斷完善，通過(guò)建立信息化系統(tǒng)的方式使城市建設(shè)檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。在進(jìn)行城市建設(shè)檔案管理過(guò)程中，基于檔案管理信息化系統(tǒng)的有效建設(shè)，可以使城市建設(shè)檔案以電子信息的方式保存，有效降低檔案管理的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，應(yīng)確保城市建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性，嚴(yán)格落實(shí)保密管理工作，根據(jù)檔案的重要程度設(shè)置不同的加密等級(jí)。其次，通過(guò)建設(shè)城市檔案管理信息化系統(tǒng)，能夠提高城市建設(shè)檔案的查詢和使用效率，城市建設(shè)檔案能夠有效完成跨區(qū)域和時(shí)間的共享，充分提高城市建設(shè)檔案的利用率。同時(shí)，城市建設(shè)檔案的整理、上傳和歸檔也可以在信息化平臺(tái)中進(jìn)行，使檔案信息的收集能夠順利跨越各部門、單位之間的限制，有效提高檔案管理和城市建設(shè)管理工作的效率。另外，檔案信息化平臺(tái)也可以對(duì)有需要的部門開(kāi)放，檔案管理部門可以按照檔案的查詢需求開(kāi)放不同的查詢權(quán)限，充分保證檔案信息查詢的有序性和安全性。

4.加強(qiáng)人才培養(yǎng)

隨著城市建設(shè)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，在實(shí)際管理的過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)讓相關(guān)人員提高對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際進(jìn)行管理的過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，以有效保證管理工作的實(shí)際效果，解決管理工作中存在的實(shí)際問(wèn)題。同時(shí)，通過(guò)人才培養(yǎng)的方式，能夠不斷促進(jìn)管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，使相關(guān)人員持續(xù)加深對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，解決管理工作中存在的問(wèn)題。因此，應(yīng)當(dāng)充分做好專業(yè)人才的培養(yǎng)工作。首先，在人才培養(yǎng)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加深檔案管理相關(guān)人員對(duì)建設(shè)檔案管理模式現(xiàn)代化發(fā)展的認(rèn)識(shí)，讓相關(guān)人員充分明確檔案管理的實(shí)際方法，讓相關(guān)人員在檔案管理的過(guò)程中持續(xù)完成管理模式的創(chuàng)新工作，優(yōu)化檔案管理水平。其次，隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，管理工作中對(duì)信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越廣泛，想要加強(qiáng)檔案管理工作，就要提高管理人員產(chǎn)生對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的全面認(rèn)識(shí)，在管理的過(guò)程中不斷進(jìn)行信息技術(shù)的更新。另外，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行專業(yè)人才的培訓(xùn)工作，不斷更新檔案管理方法，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，以人才培養(yǎng)的方式持續(xù)支撐檔案管理工作的創(chuàng)新，為檔案管理工作的開(kāi)展提供動(dòng)力。

四、結(jié)論

總而言之，城市建設(shè)檔案管理是城市建設(shè)中的重要工作之一，一定要充分做好城市建設(shè)檔案管理工作，使其能夠得到有效的管理和應(yīng)用。隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，城市建設(shè)檔案管理工作應(yīng)該不斷掌握新方法，應(yīng)用新技術(shù)，使城市建設(shè)檔案管理工作得到進(jìn)一步優(yōu)化和提升，不斷發(fā)揮城建檔案的作用。

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（作者單位：山東省濟(jì)寧市城市建設(shè)檔案館）