檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢

齊開林

摘 要：對于很多單位來說，檔案管理工作是一項(xiàng)必不可少的工作內(nèi)容，能夠以日常的管理要求為主要目標(biāo)，真正基于現(xiàn)代化的技術(shù)手段，逐步創(chuàng)新當(dāng)前工作開展的具體內(nèi)容，并不斷完成創(chuàng)新改革的歷史任務(wù)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)社會經(jīng)濟(jì)水平的快速發(fā)展。但由于新時期檔案工作仍舊存在著諸多問題，難以發(fā)揮有效的實(shí)踐價(jià)值，需要在積極采用現(xiàn)代化手段的同時，切實(shí)提高檔案事業(yè)發(fā)展的綜合質(zhì)量。因此，本文選擇現(xiàn)代化的技術(shù)手段為切入點(diǎn)，關(guān)注檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，以遵循陜西西安周至縣城建檔案館的建設(shè)目標(biāo)為基準(zhǔn)，用實(shí)際說話，通過提出有效策略，真正滿足新時期單位管理的基本要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化；檔案事業(yè)；發(fā)展現(xiàn)狀；必然趨勢

隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化技術(shù)手段逐步在市場經(jīng)濟(jì)全新發(fā)展階段中被應(yīng)用，滿足新形勢的基本要求，利用互聯(lián)網(wǎng)思維以及科學(xué)方法，逐步滿足當(dāng)前階段的檔案管理要求。為了切實(shí)提高檔案管理的綜合效果，在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)人員需要形成正確的思想觀念，以開拓創(chuàng)新為根本目標(biāo)，積極應(yīng)用多元化的管理方法，促使單位逐漸朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，革新檔案管理技術(shù)手段，確保相關(guān)工作項(xiàng)目順利開展。

一、檔案管理現(xiàn)代化的基本內(nèi)容

1.管理模式數(shù)字化

檔案管理單位應(yīng)不斷提高檔案管理工作的數(shù)字化效率，切實(shí)引導(dǎo)相關(guān)人員在推進(jìn)數(shù)字化檔案保存工作時，能夠積極以信息平臺為支撐，通過電子歸檔和線上保存的方式，彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存問題，通過檔案管理模式數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享共建，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的保存，并通過建立數(shù)據(jù)庫的方式，對相關(guān)的檔案資源進(jìn)行規(guī)范化管理。與此同時，相關(guān)人員還需要基于檔案資源的傳輸和保存，加強(qiáng)管理平臺和技術(shù)條件的支撐，通過開發(fā)應(yīng)用多元化的管理系統(tǒng)和檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，逐步實(shí)現(xiàn)信息傳輸?shù)墓蚕砘?，不斷推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新性。

2.檔案保護(hù)數(shù)字化

開展檔案管理工作，必須以確保檔案的安全為核心。但在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，一般都是采用紙質(zhì)檔案管理，一旦發(fā)生火災(zāi)及水災(zāi)等突發(fā)事故時，紙質(zhì)檔案就很難保存下來?；谛聲r代現(xiàn)代化的發(fā)展條件，可以通過采用有效的技術(shù)手段確保檔案的安全，不斷應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式以及嚴(yán)密的分工，完善現(xiàn)有的檔案管理工作。因此，相關(guān)人員在開展檔案保護(hù)工作時，應(yīng)以檔案的完整保存以及安全保護(hù)為切入點(diǎn)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，選擇U盤和光盤等移動介質(zhì)實(shí)施保護(hù)，針對不同的載體采取不同的方式，避免因環(huán)境及人為等多種因素而造成檔案損壞。

3.操作流程數(shù)字化

檔案管理工作需要多元化的技術(shù)手段為支撐，在檔案管理工作中積極采用現(xiàn)代化的管理方法以及先進(jìn)的技術(shù)，使相關(guān)的檔案管理流程逐漸趨于數(shù)字化，以重要的理論觀點(diǎn)為支撐，提供數(shù)字化管理的理論指導(dǎo)，并通過積極運(yùn)用技術(shù)手段，結(jié)合數(shù)字化的特點(diǎn)，完善檔案的保存以及管理流程。同時，相關(guān)單位可以借鑒其他地區(qū)的先進(jìn)做法，通過完善檔案管理的流程與步驟，逐步健全現(xiàn)代化的理論體系，實(shí)現(xiàn)程序化的有效管理，能夠在檔案資源共享信息平臺中，通過嚴(yán)密的分工以及設(shè)定，不斷利用理論指導(dǎo)實(shí)踐，以逐步構(gòu)建完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，并通過形成有效的建設(shè)體系以及操作流程，確保數(shù)字化發(fā)展手段在新時期檔案事業(yè)中的有效應(yīng)用。

4.工作模式數(shù)字化

目前，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸成為各行各業(yè)的核心技術(shù)，以創(chuàng)新實(shí)踐的發(fā)展方向?yàn)榛鶞?zhǔn)，通過應(yīng)用多元化的理論方式和技術(shù)手段，不斷促使檔案管理事業(yè)朝向現(xiàn)代化的方向發(fā)展。當(dāng)前階段的檔案管理工作能夠在應(yīng)用數(shù)字化管理模式的同時，對相關(guān)的信息內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的加工和處理，由此，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的有效傳輸，并在基于合理配置的同時，開發(fā)利用多元化的資源條件，以充分建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)劃方案，努力實(shí)現(xiàn)諸多數(shù)據(jù)資源的共享與應(yīng)用。

二、新時期檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的重要性

1.可以不斷提高管理水平

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，收集、整理和儲存相關(guān)的檔案信息，更多的是依賴人工管理的方式，需要花費(fèi)大量的人力和物力，檔案管理工作效率偏低。在檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的過程當(dāng)中，可以優(yōu)化現(xiàn)有的資源配置，構(gòu)建科學(xué)及合理的新模式，有利于拓寬檔案服務(wù)的范圍，優(yōu)化檔案服務(wù)內(nèi)容和形式，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，有效減輕人員的日常工作量，并切實(shí)保障檔案管理的安全性。

2.可以有效促進(jìn)單位發(fā)展

對于各企事業(yè)單位來說，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，以分類整理檔案以及保護(hù)檔案資料為主，積極采取有效的手段，確保日常檔案管理工作順利開展。但在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要以紙質(zhì)檔案的管理方式為主，造成檔案資源流通性和利用率低等問題，阻礙了相關(guān)工作的創(chuàng)新發(fā)展?；诖耍F(xiàn)代化的檔案管理手段，能夠真正幫助企事業(yè)單位節(jié)省檔案管理工作的成本，在積極運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和管理方式的同時，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化以及完善的工作模式，從而可以逐步提高檔案采集的質(zhì)量，真正推動無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)不同部門之間的無縫對接。與此同時，在開展檔案管理工作時，還能夠節(jié)省檔案的存儲空間，降低人力和物力成本，并方便有需要的人及時進(jìn)行管理和查詢，應(yīng)用科學(xué)且便捷的檢索工具，切實(shí)提高檔案的使用效率，真正服務(wù)于企事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展。

3.可以適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢

新時期，社會主義市場經(jīng)濟(jì)的建設(shè)與發(fā)展要求以提高人們的工作和生活質(zhì)量為主，通過加快現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用，基于時代發(fā)展的需求，構(gòu)建完善的管理方式。在當(dāng)前階段，檔案管理數(shù)字化發(fā)展工作能夠真正以打破傳統(tǒng)的管理方式，通過提升企業(yè)現(xiàn)代化治理的綜合水平，建立健全檔案管理現(xiàn)代化的管理體系以及平臺，不斷推動社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，滿足新時期的要求，并積極通過精準(zhǔn)和完善的檔案資料及數(shù)據(jù)，促使更多的檔案管理人員參與到現(xiàn)代化的技術(shù)學(xué)習(xí)當(dāng)中，由此滿足當(dāng)前社會發(fā)展的必然要求，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。

三、新時期檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的問題

1.檔案采集質(zhì)量較低

盡管在企事業(yè)單位的檔案管理工作中已經(jīng)應(yīng)用了現(xiàn)代化的技術(shù)，但由于具體的操作要點(diǎn)未能得到精準(zhǔn)的落實(shí)，很多工作人員在實(shí)際工作中缺乏有效的標(biāo)準(zhǔn)以及制度要求，使得檔案管理工作存在著較多問題，經(jīng)常容易出現(xiàn)檔案采集交叉不清等情況，影響后期具體的檔案資料查閱。此外，沒有建立檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，諸多問題影響了檔案采集的質(zhì)量，影響了企事業(yè)單位的未來發(fā)展。

2.檔案保存存在風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)的檔案資料保存多以紙質(zhì)版為主，在發(fā)生火災(zāi)及水災(zāi)等突發(fā)事故時，很難完整地將其保存下來。而在現(xiàn)代化發(fā)展的階段當(dāng)中，新時期的檔案資料能夠利用U盤、光盤及硬盤等移動媒介保護(hù)，從而針對不同的載體，采取不同的保存方式。但是，在當(dāng)前階段，病毒和黑客攻擊同樣會對檔案管理工作造成一定的危害，存在相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，影響檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。除此之外，相關(guān)的檔案管理制度以及監(jiān)督機(jī)制尚未完善，難以有效規(guī)避檔案管理工作中的各種風(fēng)險(xiǎn)因素，各階段的工作內(nèi)容也存在著較多不合理的問題，給檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了消極影響。

3.檔案管理模式單一

在開展檔案管理工作時，工作人員的工作能力和綜合素質(zhì)是決定檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的重要依據(jù)。但由于相關(guān)的管理人員綜合素質(zhì)較低，在運(yùn)用信息技術(shù)處理檔案管理工作時存在較多的技術(shù)問題，無法及時解決問題，導(dǎo)致他們對檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中的新技術(shù)以及新理念把握不夠準(zhǔn)確，缺乏科學(xué)的認(rèn)識，使其經(jīng)常在實(shí)際的管理工作中，仍舊沿用傳統(tǒng)的思想認(rèn)知和管理模式，阻礙了檔案事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展。管理模式單一難以滿足檔案現(xiàn)代化發(fā)展的基本工作要求與目標(biāo)，更無法提高檔案現(xiàn)代化管理水平與質(zhì)量。除此之外，很多地區(qū)在運(yùn)用檔案管理模式時，缺乏有效的檢索方式，經(jīng)常會造成重復(fù)檢索，從而影響檔案檢索與應(yīng)用效率，難以在檔案信息收集過程中，形成豐富的資料基礎(chǔ)。久而久之，就會影響檔案的具體應(yīng)用效果，難以推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程。

四、新時期檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的有效策略

1.建立數(shù)字管理體系

首先，相關(guān)單位在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展時，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)定，能夠以完善且精準(zhǔn)的組織管理為目標(biāo)，確保各人員的職責(zé)要求，真正體現(xiàn)有分工、有職責(zé)及有保障的管理機(jī)構(gòu)；其次，單位還應(yīng)當(dāng)積極建設(shè)數(shù)字化的管理平臺，逐一完成檔案信息的采集、錄入以及管理等各方面的環(huán)節(jié)要求，提供便捷的服務(wù)，并真正在一體化的流程之中利用諸多技術(shù)，為后期檔案管理工作內(nèi)容提供保障支撐?？偟膩碚f，單位開展檔案管理數(shù)字化發(fā)展需要充分落實(shí)規(guī)范性及科學(xué)性的要求，通過強(qiáng)化各部門之間的相互聯(lián)系，利用電子檔案的管理流程，發(fā)揮電子檔案在單位日常運(yùn)行與發(fā)展中的作用以及價(jià)值。

2.構(gòu)建檔案安全管理體系

在檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展過程中，安全問題應(yīng)當(dāng)是各單位重點(diǎn)關(guān)注的問題之一?；诂F(xiàn)代化的管理體系，通過提供完善可行的管理制度，強(qiáng)化檔案工作的監(jiān)控管理，實(shí)現(xiàn)專人和制度的協(xié)同監(jiān)督，進(jìn)一步確保檔案信息的安全性，防止各類風(fēng)險(xiǎn)問題的發(fā)生。除此之外，相關(guān)人員還要切實(shí)關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊，通過防火墻技術(shù)，避免在檔案信息的傳送過程中發(fā)生病毒入侵。檔案管理人員必須具有安全防護(hù)意識和專業(yè)的知識，在發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)或檔案資料有任何問題的時候，能夠及時檢修，確保計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行，在突發(fā)情況時做出有效的處理，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，通過構(gòu)建檔案安全管理體系以及先進(jìn)防護(hù)技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用，確保檔案資料的安全性和完整性。

3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

眾所周知，檔案管理人員是確保檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)保障，相關(guān)單位在開創(chuàng)檔案管理工作新模式時，應(yīng)當(dāng)切實(shí)注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并對其檔案管理現(xiàn)代化思想認(rèn)識以及業(yè)務(wù)能力水平展開評估和分析，充分了解其現(xiàn)有的綜合水平，在分析工作問題以及不足的同時，積極組織相關(guān)的培訓(xùn)工作。通過開展多元化的培訓(xùn)活動，幫助檔案管理人員形成正確而先進(jìn)的管理理念，充分調(diào)動其工作積極性，使其積極參與到檔案管理現(xiàn)代化工作中。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)掌握檔案工作的方針政策以及制度規(guī)范，系統(tǒng)掌握專業(yè)的理論知識，在組織實(shí)踐活動中繼續(xù)提高個人的理論知識以及實(shí)際操作能力，提高自身的綜合素質(zhì)。通過形成全員合力的方式，邀請更多專業(yè)的人員參與到檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中，進(jìn)一步完善后期檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

4.制定相關(guān)管理制度

建立健全檔案管理制度，根據(jù)不同的崗位性質(zhì)，對不同人員設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，重點(diǎn)確保檔案管理工作的安全性。其中，針對單位檔案收集、歸檔、保管以及利用等環(huán)節(jié)，制定相關(guān)的管理制度，根據(jù)相關(guān)的制度要求和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)指引檔案管理人員應(yīng)用和管理檔案資料。建立完善可行的管理制度，能夠促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，有效解決管理問題，滿足檔案管理事業(yè)的基本要求。同時，為了進(jìn)一步維護(hù)管理制度的有效性，使其真正起到重要的保障作用，檔案管理人員需要與領(lǐng)導(dǎo)定期針對檔案管理的具體情況進(jìn)行討論分析，提出完善的指導(dǎo)規(guī)劃和制度規(guī)劃，積極發(fā)揮管理制度在日常工作中的約束和促進(jìn)作用。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展是新時期檔案事業(yè)的必然趨勢，應(yīng)遵循當(dāng)前階段的社會發(fā)展形勢，通過有效的技術(shù)手段，深化檔案管理工作在檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展中的價(jià)值作用，有利于解決傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，提高現(xiàn)有的管理質(zhì)量，為單位的發(fā)展提供更多支撐和幫助。單位應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況創(chuàng)新檔案管理模式，注重發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢，積極完善現(xiàn)代管理方法，創(chuàng)新管理思路，構(gòu)建完善可行的政策機(jī)制和規(guī)章制度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李悠悠.檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢[J].蘭臺內(nèi)外，2021（29）：7-9.

[2]邵立雙.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化發(fā)展分析[J].城建檔案，2021（02）：86-87.

[3]陳文靜.探討電力檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展[J].投資與創(chuàng)業(yè)，2021，32（01）：124-126.

[4]田樹青.如何提高檔案現(xiàn)代化管理與利用水平辦法研究[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2020（12）：31-32+76.

[5]王素娟.新形勢下檔案管理現(xiàn)代化問題及改革對策[J].蘭臺內(nèi)外，2020（20）：49-51.

[6]付 華.科技驅(qū)動發(fā)展——檔案科技助推檔案管理現(xiàn)代化[J].檔案學(xué)通訊，2018（06）：9-14.

[7]黃秀芳.檔案管理人員素質(zhì)是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵[J].文存閱刊，2018（13）：33.

[8]陳永成.檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢[J].中國檔案，2003（11）：2.

[9]胥 陽.檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢[J].魅力中國，2017， 000（0z1）：240.

[10]孫 郁.淺議檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢[J].2021（2）：286-287.

（作者單位：陜西省西安市周至縣住建局城建檔案館）