大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院數(shù)字化檔案資源發(fā)展的特點(diǎn)分析

張敏

摘 要：2021年，習(xí)近平總書記對檔案工作作出重要批示，指出“檔案工作存史資政育人，是一項(xiàng)利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)”，是對全體檔案工作者的莫大鼓舞。本文從“大數(shù)據(jù)”是醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的前提，以及“大數(shù)據(jù)”是醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的兩個基礎(chǔ)層面，分析了“大數(shù)據(jù)”與醫(yī)院檔案管理的關(guān)系，在此基礎(chǔ)上，探討了大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的必然性，通過大數(shù)據(jù)分析醫(yī)院數(shù)字化檔案資源發(fā)展的特點(diǎn)，并從醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，從依托“大數(shù)據(jù)”打造數(shù)字化檔案管理制度、加強(qiáng)數(shù)字化人才引入、搭建“大數(shù)據(jù)檔案平臺”及構(gòu)建數(shù)字化檔案資料四個層面，提出了大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案數(shù)字化管理發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；數(shù)字化；檔案管理

引言

“依法治檔”是確立檔案工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，新修訂的《檔案法》于2021年1月正式施行，該法的落實(shí)標(biāo)志著我國“依法治檔”工作全面進(jìn)入新時期、新階段。在醫(yī)院檔案工作中，“依法治檔”是根本，基于“依法治檔”開展醫(yī)院檔案管理工作，構(gòu)建法治化、規(guī)范化醫(yī)院檔案管理體系。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展，如何在“依法治檔”理念下開展醫(yī)院檔案管理顯得尤為重要，醫(yī)院檔案關(guān)乎著醫(yī)院與患者的切身利益，如何借助大數(shù)據(jù)來規(guī)范檔案管理，為醫(yī)院與患者提供便利的同時，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的價值與意義。

本文在深入學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記對檔案工作重要批示的基礎(chǔ)上，提出了醫(yī)院檔案工作職能范圍向外延伸的觀點(diǎn)，認(rèn)為醫(yī)院檔案工作職能主要集中在五個方面，分別為文化傳播、資政參考、記錄歷史、科學(xué)研究和憑證服務(wù)。從思想上高度重視檔案工作，與我國檔案事業(yè)健康和高質(zhì)量發(fā)展要求相匹配，在此基礎(chǔ)上全方位、多層次提升醫(yī)院檔案管理能力，全面提升醫(yī)院檔案工作服務(wù)的質(zhì)量。

一、“大數(shù)據(jù)”與醫(yī)院檔案管理的關(guān)系分析

1.“大數(shù)據(jù)”是醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的前提

大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域也越來越多，醫(yī)院檔案管理的需求也發(fā)生了翻天覆地的變化，為適應(yīng)這一發(fā)展趨勢，必須提高檔案管理效率，可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理，建立符合大數(shù)據(jù)時代要求的新型管理模式。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，促使檔案管理操作簡便化，內(nèi)容提取簡單化，極大程度上降低了檔案管理人員的工作量。所以，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)開展醫(yī)院檔案管理，有助于提升醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。

2.“大數(shù)據(jù)”是醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理的電子文檔也越來越多，檔案管理工作開始朝著虛擬數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入醫(yī)院檔案管理工作中，不僅能夠提升醫(yī)院的檔案管理能力，還能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化、數(shù)字化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化管理。此外，還要規(guī)范管理檔案，設(shè)立規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理質(zhì)量，加強(qiáng)檔案管理立法工作，并結(jié)合醫(yī)院實(shí)際需求制定各項(xiàng)規(guī)章制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

二、大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的必然性

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，促使醫(yī)院檔案管理向個性化、系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化與數(shù)字化方向發(fā)展，如圖1所示。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理早已不再適用當(dāng)下的發(fā)展，為此，如何將大數(shù)據(jù)融入醫(yī)院檔案管理顯得尤為重要，大數(shù)據(jù)所提供的大數(shù)據(jù)化、個性化、系統(tǒng)化及數(shù)字化則能滿足當(dāng)下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，因此，大數(shù)據(jù)必然促使醫(yī)院檔案管理體系數(shù)字化轉(zhuǎn)變、檔案管理的個性化轉(zhuǎn)變、檔案管理的系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變及檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，具體表現(xiàn)如下：

1.檔案管理體系數(shù)字化轉(zhuǎn)變

目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，并扮演著非常重要的角色，醫(yī)院已經(jīng)建立起數(shù)字化與信息化管理體系，檔案管理數(shù)字化與信息化的實(shí)質(zhì)是將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)向電子版形式。醫(yī)院管理比較集中，多年來一直實(shí)行統(tǒng)一化管理模式，與傳統(tǒng)的檔案管理體系相比，數(shù)字化與信息化檔案管理體系能夠?qū)崿F(xiàn)快速整合檔案資料，管理效率以及管理質(zhì)量更加出色，減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，能夠?yàn)闄n案利用開發(fā)提供便利條件。

2.檔案管理的個性化轉(zhuǎn)變

依據(jù)當(dāng)前的社會發(fā)展形勢來分析，檔案管理不久之后一定會采用個性化服務(wù)模式，檔案管理會更加簡便化、靈活化，而檔案利用則更加高效、便捷。首先，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，醫(yī)院檔案管理工作在內(nèi)容以及規(guī)模上出現(xiàn)了很大變化，由于檔案資料類型和數(shù)量急劇增多，必須對其進(jìn)行整合，如將財(cái)務(wù)檔案、人事檔案以及科技檔案等結(jié)合在一起。其次，不再依據(jù)時間、人員等標(biāo)準(zhǔn)劃分檔案的類型，檔案數(shù)據(jù)個性化特征更加突出。醫(yī)院檔案的利用既包括內(nèi)部使用，也包括外部使用，數(shù)字化檔案應(yīng)用系統(tǒng)的優(yōu)勢在于更加便捷化和高效化，能夠?qū)⒆詣踊到y(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮出來，憑借網(wǎng)上辦事系統(tǒng)、微信小程序等平臺，能夠?yàn)闄n案使用者提供多元化服務(wù)，使其感受到數(shù)字化檔案應(yīng)用的高效、便捷。

3.檔案管理的系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變

數(shù)據(jù)資料的安全性是檔案管理中非常重要的前提，安全的數(shù)據(jù)資料為檔案利用提供重要條件。保密檔案與限制權(quán)限檔案是醫(yī)院檔案中重要的組成部分。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案數(shù)據(jù)朝著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)之間的融合勢必會導(dǎo)致新的問題出現(xiàn)，即檔案數(shù)據(jù)安全性降低，存在信息外泄的隱患?；诖?，數(shù)字化和信息化檔案應(yīng)該采用分層級系統(tǒng)化管理模式，相關(guān)人員要形成良好的保護(hù)涉密數(shù)據(jù)的意識，提升檔案保密專業(yè)化能力。涉密檔案應(yīng)該使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，不使用外部大數(shù)據(jù)，還要著力提升系統(tǒng)的安全性，應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)能夠提高檔案精準(zhǔn)化管理水平，確保檔案信息數(shù)據(jù)不外泄。

4.檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)變

在當(dāng)前的社會發(fā)展條件下，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理對醫(yī)療水平的提升具有一定的推動作用。舉例來說，通過連續(xù)跟蹤檔案，為治療方案提供數(shù)據(jù)支持，不僅可以提高治療水平，還可以加強(qiáng)醫(yī)院與患者之間的互動，使彼此之間更加信任。正因如此，各級醫(yī)院都已經(jīng)充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時代檔案管理的重要性，有的醫(yī)院選擇與大數(shù)據(jù)公司建立合作關(guān)系，有的設(shè)立了專門的信息化機(jī)構(gòu)，將數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理實(shí)踐中，建立高效、便捷的檔案運(yùn)行系統(tǒng)，使各主體檔案需求得到更好的滿足，從而能夠積極應(yīng)對醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)高速發(fā)展所引發(fā)的一系列挑戰(zhàn)。由此可見，數(shù)字化檔案管理是醫(yī)院體系依據(jù)社會發(fā)展形勢所做出的必然選擇。

三、大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院數(shù)字化檔案資源發(fā)展的特點(diǎn)分析

一是綜合性。這一特點(diǎn)主要通過醫(yī)院檔案分類來源體現(xiàn)出來，醫(yī)院辦公室下屬的綜合檔案室承擔(dān)著醫(yī)院檔案管理的責(zé)任。醫(yī)院各個業(yè)務(wù)部門按照固定期限的要求將部門檔案上交至綜合檔案室，檔案內(nèi)容覆蓋多個方面，如科研、黨務(wù)、財(cái)務(wù)與人事等。通過分析檔案資料的源頭可知，部門檔案資料分為兩大類：（1）上級下發(fā)的文件，具體包括黨務(wù)文件、政策性文件、行政文件和指導(dǎo)性文件。（2）不同業(yè)務(wù)部門之間的往來文件。

二是專業(yè)性。這一特點(diǎn)主要通過檔案管理的內(nèi)容體現(xiàn)。醫(yī)院的主要工作集中在醫(yī)療領(lǐng)域，醫(yī)療過程中的專業(yè)檔案可以反映出醫(yī)院檔案主體。醫(yī)療工作具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性質(zhì)，醫(yī)院檔案同樣具有較強(qiáng)的專業(yè)性，如醫(yī)院制定的各項(xiàng)制度、醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃、醫(yī)學(xué)研究成果等，無一不顯示出顯著的專業(yè)性特征。

三是階段性。醫(yī)院行政管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，不同科室的行政職責(zé)各不相同，而且，每家醫(yī)院都有很多不同的科室，導(dǎo)致醫(yī)院檔案具有分散性。醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門應(yīng)該定期向綜合檔案室報(bào)送工作中產(chǎn)生的資料，確保檔案的連續(xù)性不被破壞，尤其是醫(yī)院重大事項(xiàng)資料，一定要及時報(bào)送，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺失的情況。一方面，要確保檔案資料具有連續(xù)性，另一方面，要系統(tǒng)管理各部門文件資料，絕對不能破壞資料的完整性。此外，綜合檔案室整理醫(yī)院檔案的周期通常為半年或一年。

四是保密性。之所以重視醫(yī)院檔案的收集整理工作，主要目的是更好地提供服務(wù)，提高檔案的利用效率，發(fā)揮其社會功能。由于醫(yī)院有些檔案具有隱私性，其必然具有保密性。盡管醫(yī)院為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，專門設(shè)置了共享平臺，但還是需要對各類檔案資料設(shè)置保密等級。醫(yī)院檔案開放程度較低，無法全部服務(wù)于社會人群，大多只服務(wù)于醫(yī)院工作人員或者患者。

五是數(shù)字化。在數(shù)字化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理在完整性、時效性以及共享性等方面都有明顯的缺陷，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化可以有效彌補(bǔ)這些不足，提高檔案管理效率。

四、“大數(shù)據(jù)”背景下，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理策略

1.依托“大數(shù)據(jù)”打造數(shù)字化檔案管理制度

針對現(xiàn)有的檔案管理工作，醫(yī)院要制定完善的制度為其保駕護(hù)航，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷應(yīng)用，要依托“大數(shù)據(jù)”打造數(shù)字化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)其信息化、數(shù)字化發(fā)展。醫(yī)院要結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)一步健全檔案管理制度，并在實(shí)踐中驗(yàn)證檔案管理制度的合理性，充分發(fā)揮制度在實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化過程中的有效作用。除此之外，要更新檔案管理觀念，把數(shù)字化和信息化的管理理念作為指導(dǎo)，形成檔案管理基本思路，充分利用數(shù)字化和信息化技術(shù)，探索檔案管理新模式，推動醫(yī)院檔案管理工作健康開展。

2.加強(qiáng)數(shù)字化人才引入

新時代，人力資源在檔案資料管理中的作用也更為突出。首先，醫(yī)院應(yīng)該從檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，通過組織培訓(xùn)活動提高檔案管理人員的專業(yè)技能，培訓(xùn)形式可以多樣化，以便使檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠滿足時代的要求。其次，醫(yī)院也要重視對檔案管理人員開展道德素質(zhì)培訓(xùn)，增強(qiáng)其職業(yè)素養(yǎng)，促使他們具有高度責(zé)任感與使命感。再次，要培養(yǎng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)，幫助檔案人員熟練操作各種信息技術(shù)，并在數(shù)字化檔案管理工作中能夠靈活運(yùn)用。最后，醫(yī)院要設(shè)立內(nèi)部考核機(jī)制，對檔案管理人員定期考核，目的是提高檔案管理人員參加培訓(xùn)活動的積極性，使其保持先進(jìn)思想，積累更多有關(guān)檔案管理的知識和技能，更好地開展檔案管理工作。

3.搭建“大數(shù)據(jù)檔案平臺”

醫(yī)院檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，只有不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施，才能廣泛應(yīng)用各種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段，才能為醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)提供重要保障。首先，必須加大基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)力度，整合信息技術(shù)，并將其引入檔案服務(wù)以及管理工作中。其次，要建立集成化通信網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，為檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和智能化奠定基礎(chǔ)，通過信息化技術(shù)提高檔案管理的工作效率。最后，網(wǎng)絡(luò)信息共享模式也是檔案數(shù)字化管理過程中必不可少的條件之一，要對共享數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，構(gòu)建起合理的檔案信息資源管理模式，賦予檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和整體化特征，要充分利用相應(yīng)的管理平臺，加快數(shù)字化建設(shè)步伐，提高數(shù)字化管理的規(guī)范程度，提升檔案管理的整體水平。

4.構(gòu)建數(shù)字化檔案資料

醫(yī)院在積極推動檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過程中，要關(guān)注檔案管理信息平臺的應(yīng)用，最大程度上提高檔案管理信息平臺的利用效率，將數(shù)字化檔案信息平臺建設(shè)成高效、安全的專業(yè)化平臺。檔案管理人員利用數(shù)字化檔案信息平臺可以在最短時間內(nèi)完成對檔案數(shù)據(jù)的傳輸，只要登錄該平臺，就能夠快速搜索、查閱所需要的檔案資料。醫(yī)院檔案管理人員還可以針對患者的治療情況以及患病表現(xiàn)，對檔案內(nèi)容加以整理，對不合理的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，以確保檔案數(shù)據(jù)信息歸納合理，使檔案管理人員查找數(shù)據(jù)信息時會更加便捷、高效，從而對檔案數(shù)據(jù)形成準(zhǔn)確認(rèn)識，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，及時完成整改。醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)還可以指導(dǎo)患者或家屬利用身份信息登錄數(shù)字化檔案信息管理平臺，查閱與自己有關(guān)的檔案資料，準(zhǔn)確認(rèn)識治療情況，為患者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

綜上所述，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院數(shù)字化檔案資源的發(fā)展也漸趨大數(shù)據(jù)化，醫(yī)院數(shù)字化檔案資源發(fā)展可以充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用，為醫(yī)院數(shù)字化檔案資源管理帶來便捷高效的同時，也能夠促進(jìn)醫(yī)院數(shù)字化檔案資源發(fā)展的個性化與數(shù)據(jù)化。

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（作者單位：濟(jì)寧市任城區(qū)衛(wèi)生健康局辦公室）