基于憑證影像化的高校會計電子檔案管理研究

陳菁 胡鵬

摘?要：近幾年來國家多次修訂《檔案法》，明確了會計電子檔案和紙質檔案具有同等效力。隨著來自高校外部對資金使用的監(jiān)控加強，高校內部對財務分析決策的需要，會計電子檔案使用的重要性和便捷性越來越值得關注。文章在闡述傳統(tǒng)紙質會計檔案管理模式的局限性基礎上，分析了高校實施會計電子檔案的必要性和優(yōu)勢，從實施憑證影像化的主要環(huán)節(jié)入手，梳理業(yè)務流程，提出高校會計電子檔案管理實施方案及電子化管理的有效途徑，為積極推進高校會計檔案電子化的改革提供有益參考。

關鍵詞：高校；會計憑證；影像化；電子檔案

中圖分類號：?G472.4文獻標識碼：A?文章編號：1005-6432（2023）18-0000-00

引言

隨著高校迅速發(fā)展，經費來源渠道日趨多元化，復雜多變的經濟業(yè)務加大了資金核算量，由此產生的會計檔案也與日俱增。目前財政資金預算逐步由“投入型”向“績效型”過渡轉變，為了監(jiān)控高校規(guī)范使用經費，也為了進一步提高資金的使用效益，各項檢查力度在不斷加強，無論是來自外部多維度、多類型的審查的信息獲取需求，還是基于高校內部的財務分析需求，對會計檔案查詢和利用的頻率不斷上升。

自2015年12月國家財政部、國家檔案局發(fā)布修訂開始，2016年1月施行了《會計檔案管理辦法》，2020年3月、6月、11月連續(xù)發(fā)布的財會[2020]6號文《中華人民共和國檔案法》、《關于電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》、《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》，明確了單位可以利用信息化手段管理會計檔案，電子會計憑證可以僅以電子形式報銷入賬歸檔；后又在2021年1月1日起施行的《檔案法》中提出：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”、“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”等要求，一系列文件的發(fā)布為電子會計檔案的法律效力提供了法律支撐。

會計憑證作為業(yè)務活動的具體體現和財務數據的統(tǒng)計依據，生成的高校會計檔案同時也是項目經費接受各類審計檢查的重要依據。隨著信息化、網絡化的發(fā)展，會計檔案管理模式也將升級換代，高校財務部門在會計檔案電子化和財務數據信息化方面要順勢而為，加速會計憑證影像化，提高高校會計檔案管理的水平和效率顯得尤為重要。

1?以紙質會計憑證為基礎的傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性

原始會計憑證真實記載了高校發(fā)生各類經濟業(yè)務往來的歷史記錄，反映了高校教學、科研、專項經費等實際收支狀況的重要證據資料。會計憑證的附件來源不一，包括各類大小不一的紙質或電子發(fā)票、發(fā)票明細清單、支付記錄、證明材料、合同文件等。以紙張為載體的會計檔案，隨著檔案保管時間變長，被多次調閱、翻找、復印等，很容易由于紙質材料的耗損，造成檔案真實信息失真。

1.1?高校會計檔案管理制度與滿足實際需求脫節(jié)

目前，從機器加手工裝訂、入庫歸檔、保管利用的整個檔案管理過程來看，鮮少采用信息化手段干預，新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著巨大的挑戰(zhàn)和壓力，在會計檔案制度建設、電子化程度等方面存在不同問題。高校重視經費的收支管理，但對需要通過統(tǒng)計、分析、加工的會計檔案數據信息產生的效益未引起足夠重視，在實際操作中不重視對會計檔案管理進行信息化建設，缺少與之相匹配的檔案管理制度的制約。

在大智移云時代背景下，紙質會計憑證上的財務數據信息未能以影像化的方式存儲，不利于檔案財務信息的實時查閱和調用，不利于財務人員、經費負責人、外部審計人員及學校決策層等對財務數據資源的分析和深度利用。在推進高校建立會計電子檔案過程中，原有各項制度辦法等在檔案保管的軟硬件環(huán)境方面、檔案存儲形式、檔案被調用流程以及檔案管理人員具有信息化知識和崗位培訓等方面的具體規(guī)定和目前高校信息化建設的發(fā)展水平明顯不符，一定程度上制約了會計檔案電子化進程。

1.2?紙質檔案易損壞且檔案信息質量不高

紙質檔案對保存條件要求高，首先，紙質會計憑證因為受保管環(huán)境和頻繁被調閱等人為因素的影響，檔案中部分信息會逐步變得模糊不清甚至無法辨認，入庫歸檔后的會計檔案要以做好“八防”工作即防高溫、防潮、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲為主要保管目標，增加了檔案管理工作的成本和難度；其次，原始憑證的裝訂方式一般采用裝訂機打孔方式，由于打孔后的破壞不可恢復，這使得即使采用拆裝后影印、拍照等措施也無法獲得完整的原始憑證全貌，導致無法恢復會計檔案中關鍵性的財務信息，造成獲取的檔案信息質量和利用效果打折；再者，因審計、結題等需要查詢原始憑證時，由于查檔工作量大、查檔人員不專業(yè)、翻閱檔案時不注意方法，會計憑證后粘貼的大量格式、大小、紙張厚度不一的附件，在不同使用者之間頻繁被調閱、拍照、復印等過程中，容易造成附件票據脫落后被誤粘貼到其他憑證后面、還有可能遺失附件甚至附件材料被篡改的風險，大大影響會計檔案信息的準確性；此外，調閱檔案時按規(guī)定查檔人需在財務人員或檔案管理員陪同和監(jiān)督下翻閱查找原始憑證，對于跨年度項目經費和跨校區(qū)存放的會計檔案，調閱憑證時往往需要耗費大量時間和精力進行翻閱和查找，影響查詢工作效率。

1.3?會計檔案管理模式落后管理成本高

近年來除了高校財務人員日常工作所需進行的會計檔案查詢外，角度多樣內容細化的高?？蒲许椖康呢攧諜z查或結題審計，導致查找會計檔案工作已經從每年若干次、大批量發(fā)展到日?；?。以H大學為例的近四年有關憑證數量、憑證調閱量、憑證調閱人數，見表1和圖1。

在人工裝訂、保管、查閱的傳統(tǒng)管理會計檔案模式中，每年因接受各類審計檢查需調用大量人工物力完成會計檔案的登記、下架、搬運、傳遞、拍照、復印、歸還整理、重新入庫等工作；特別是對于檔案存放于多個校區(qū)高校來說，異地查檔手續(xù)繁瑣更增加查檔工作的難度；檔案在保存、借閱過程中由于安全管理措施不到位如檔案室未設置監(jiān)控設備、不按規(guī)定操作流程查檔；檔案調閱登記、日常管理記錄不規(guī)范或不完整；導致會計檔案的完整性、安全性得不到保證且無法界定和追究相關經辦人的責任。

傳統(tǒng)會計檔案管理模式無法融入數字化校園建設的進程中，低效的管理方式不能滿足新形勢下檢查各方對檔案財務歷史數據獲取的時效性和便捷性，限制了高校財務服務水平的提升。

1.4??高校會計檔案信息化建設滯后

作為記賬的原始依據的會計憑證是會計核算的起點和基礎，高校每月產生的會計憑證數量年年攀升，規(guī)模龐大、高頻度的調取及借閱的會計檔案利用為檔案保管工作帶來挑戰(zhàn)。目前大多數高校實行多校區(qū)管理，通常紙質會計檔案由各校區(qū)分散保管檔案，難以實現相關業(yè)務的信息共享，使會計檔案信息相對孤立；查閱檔案須到各個校區(qū)現場查閱，原始憑證及附件的部分輔助信息，因為沒有信息化或電子化，導致會計檔案查閱效率低；稽核、審計查詢紙質檔案不便，需要到財務庫房按照憑證號翻找，人工查找、拍照、打印耗時耗力效率低下；每份紙質檔案均具有獨占性和唯一性，不能滿足調檔多方同時獲取會計檔案數據的需求，日常工作中經常出現預約查檔排隊等待時間過長的狀況。

1.5?會計檔案管理人員素質和業(yè)務水平欠缺

隨著高校快速發(fā)展，對財務管理的精細化要求，各種紛繁復雜的經濟業(yè)務產生了每年大量的會計憑證，調閱會計檔案的人數更是年年看漲。新的管理格局對會計檔案的管理人員崗位職責和工作內容提出更高的要求。會計檔案管理人員如果不熟悉操作電腦、使用網絡、信息化資源、運用電子檔案管理系統(tǒng)等，在應對校內校外已經趨于常態(tài)化的經費使用審查工作時，必將疲于奔命且效率低下，面對新的工作形勢難以勝任。

2?高校實施會計電子檔案的必要性

2.1?會計檔案信息化建設是順應多校區(qū)財務一體化管理的需求

目前多校區(qū)辦學的高校運行模式產生的跨校區(qū)辦理業(yè)務效率低等問題已成為高校管理面臨的新難題。紙質會計檔案的管理方式使除了電子記賬憑證以外的財務附件材料因為沒有影像化形成電子檔案，憑證的數據信息不能實現多校區(qū)共享。針對新時代下對會計檔案的信息化和精細化管理要求，實施高校會計電子檔案管理，可以有效優(yōu)化跨校區(qū)查閱會計檔案的業(yè)務流程、簡化手續(xù)、省時省力，為多校區(qū)財務一體化管理帶來諸多便利，提高了學校會計檔案的利用效率和效能，符合學校對于優(yōu)化行政服務手段、豐富服務內容的倡議。

2.2??實現財務數據信息化是會計檔案管理模式轉變的必然趨勢

大智移云時代的到來，為促進高校智能化財務管理發(fā)展，更加側重于提供服務職能的會計電子檔案的實施。會計憑證中的附件資料作為業(yè)務活動的原始基礎性數據，需要通過影像化和數字化，成為財務共享服務中心的數據支撐；可以全方位、多層次、綜合開發(fā)和共享財務信息資源；利用大數據技術，可以利用會計電子檔案資源對高校增強競爭力、實現內涵式發(fā)展提供有助決策的參考價值，對數據分析和挖掘，實現實時決策；以便發(fā)揮會計檔案的更多的管理職能，從而推動高校智能化財務管理的進程。

3??高校實施會計電子檔案的優(yōu)勢

目前在互聯網時代，電子會計檔案的應用優(yōu)勢非常明顯，它減少了紙張、物流、保管、人工等相關費用，相較于傳統(tǒng)的會計憑證管理方式，采用會計電子檔案具有以下優(yōu)勢：

3.1?財務信息化程度更加深入

順應“互聯網+”時代大融合、大變革趨勢，在高校采用會計電子檔案管理模式，將會計憑證及所有發(fā)票等附件材料以電子形式保存或掃描保存，可解決紙質憑證信息利用效率低的問題；經辦人只要具備查閱身份，即可完全不受時間和空間的限制，實現多人同時登陸系統(tǒng)準確查閱和儲存同一憑證，提高了經辦人的辦事體驗及會計人員的工作效率；除此之外，互聯網時代還要求將分散于報銷系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等模塊的數據統(tǒng)一至電子檔案管理系統(tǒng)當中，為校內外信息資源共享提供便利；實現高校會計電子會計檔案信息資源的合理配置，科學管理，從而大大提高信息化程度，真正實現辦公自動化、無紙化。

3.2?提升會計檔案信息質量

實行會計檔案電子化管理后，克服了傳統(tǒng)會計檔案管理方式的局限性，解決紙質憑證不好保存，容易損壞的問題，提高憑證的使用壽命；降低了對憑證保管環(huán)境的要求，節(jié)約了會計檔案存儲空間；其次，利用影像采集設備，將記賬憑證和發(fā)票等附件在裝訂之前掃描采集，避免了因機器裝訂有可能導致重要檔案信息被遮擋或毀損；掃描儀和高拍儀等生成的高質量的檔案圖片，為經費審查提供符合要求的檔案圖片；圖像質量清晰且保留時間長，保留了原始單據的全貌。

3.3?提高會計憑證查閱效率

會計憑證影像化拓寬了財務檔案共享范圍，打通財務檔案借用通道，最大的優(yōu)勢是解決紙質憑證查詢、日常管理麻煩且管理效率低的問題；檔案數據可以電子形式進行信息傳輸和再利用；通過系統(tǒng)對憑證分類管理，無論是經費負責人、財務人員、校外審計人員等，都可以在取得合理授權后查詢已完成掃描歸檔的電子會計檔案；查詢憑證將變得手續(xù)簡便易于操作，調閱獲取檔案信息迅速安全。同時這種方式極大地順應了當今高校多校區(qū)辦公的發(fā)展趨勢，滿足異地校區(qū)調取檔案的需要，會計檔案利用更加便捷。會計電子檔案大大減少審計高峰期、項目集中結題驗收期間預約查檔排隊等候、搬運、復印、拍照等工作，提高了憑證查閱的效率。

3.4?內部控制流程更加順暢

目前，財政審計部門不斷加強對高校經費的外部監(jiān)督，實行根據需要公開財務信息，從公開的內容看，財務信息大多來源于會計檔案多年的歷史數據。掃描紙質報銷材料保存為電子檔案，更方便查閱打印和統(tǒng)計分析信息，為項目決算、驗收和審計檢查提供方便;面對高校規(guī)范使用經費的監(jiān)控和頻繁的審計檢查，既能滿足檔案查詢和利用頻率上升的要求又能提升財務服務質量，使內部控制流程更加順暢，財務監(jiān)督更加全面。

4??基于憑證影像化的高校會計電子檔案管理實施方案研究

建立高校會計電子檔案管理系統(tǒng)，需要在保證檔案信息系統(tǒng)安全使用的基礎上，實現會計檔案財務數據的有效獲取和共享，滿足師生對財務服務提出的高效便捷的需求。通過梳理業(yè)務流程，制定具體操作規(guī)范等實現高校會計檔案管理工作的科學化、標準化。為保證會計憑證影像采集工作的準確性和效率，可對所有完成審核、復核并完成支付的原始憑證在機器裝訂之前，由專門的影像信息采集人員使用高速掃描儀和高拍儀等專門的影像化設備進行拍照或掃描采集。

實施憑證影像化的核心流程，可分為規(guī)范粘貼票據、掃描采集票據影像、質檢票據影像、查詢與共享影像數據四個環(huán)節(jié)。高校會計檔案影像化業(yè)務流程圖見圖2

（1）規(guī)范粘貼票據。采取簡化的粘貼票據方法，由報銷人粘貼票據。只有小于A4紙的1/4尺寸的發(fā)票才需粘貼，超過此尺寸的增值稅發(fā)票、電子發(fā)票打印件等大尺寸的發(fā)票無需粘貼；在保證設備可直接掃描票據的前提下，建議采用五點粘貼法，將票據四角平鋪附著在國際通用的Ａ４大小的票據粘貼單上，即在票據背面的中心和四個角五個位置涂抹膠水，粘貼平整和固定在A4上，以防止掃描時滾輪使票據移位或毀損；粘貼時提示報銷人將紙張邊緣留三公分，票據之間不得重疊、遮蓋，以利于后期的會計憑證影像化處理。票據粘貼的方式直接影響會計憑證影像化的效果，因為貼票方式與以往不同，實行之初需要對報銷人做好線上線下宣講和培訓工作。

（2）掃描采集票據影像。信息采集時點可分為網上提交預約報銷單時錄入、會計人員制單時錄入、事后掃描錄入。綜合考慮三種方式，還是由專門影像采集人員對已經完成復核及支付的會計憑證進行事后影像掃描的方式更具優(yōu)越性。首先是不改變網上預約、會計制單、復核等業(yè)務流程，工作量基本保持不變；其次是保證了影像化圖片質量和記賬憑證號的準確關聯；再者是避免了重復掃描的工作量，有助于提高影像化工作的效率和質量。

高校會計檔案信息采集工作量巨大，校內校外審計檢查需要的檔案材料有規(guī)范的格式要求、質量要求、提供審計材料的時間要求等。高?？刹捎猛ㄟ^公開招投標，選取實力強、口碑好的專業(yè)檔案管理公司人員，外包會計憑證影像化服務，在檔案入庫裝訂前集中掃描采集。目前的軟件系統(tǒng)可支持批量掃描和單筆掃描兩種模式，使用高拍儀等掃描設備進行影像采集時，基于會計記賬憑證編號在每個月具有唯一性，可升級財務核算系統(tǒng)功能，使打印出的記賬憑證除了用數字標注編號之外，同時打印出能讓高速掃描儀及檔案管理系統(tǒng)的自動識別的條形碼或二維碼形式標識憑證編號。系統(tǒng)設備識別之后可自動將會計憑證影像化圖片與憑證編號建立索引并保存至服務器中，保證影像資料的清晰度，并帶有防偽水印，可以滿足各類檢查的需求，并由憑證審核員對影像化憑證進行核對，人工干預工作僅需發(fā)生在紙質文檔的整理、排序和進紙操作等，充分體現了檔案管理系統(tǒng)的智能化、便捷化。

掃描方式可采用以下三種，方式一：憑證掃描可以用掃描儀將多張附件批量掃描到目標憑證中，也可以通過“選擇現有圖片”從計算機本地上傳照片，上傳完畢以后點擊全部上傳，即可保存到服務器。方式二：憑證補拍，需要連接相應的高拍儀來進行單張拍照，調整相關參數，擺好位置后點擊“抓圖”，或可以選擇本地附件上傳到服務器，然后點“全部上傳”以傳輸到目標憑證中。方式三：批量掃描，此功能通過識別賬務系統(tǒng)生成的條形碼或二維碼將照片批量自動匹配到相應憑證中。

（3）質檢票據影像。完成影像掃描采集之后必須有人對圖像進行復核，運用專門的技術手段檢測采集圖像的完整性、生成格式的有效性、和紙質附件材料的一致性等，如果出現掃描材料缺漏、采集圖像不清晰、影像難以自動識別和上傳檔案管理系統(tǒng)等情況時，工作人員必須通過憑證補拍功能重新掃描，對識別錯誤的影像采用人工糾錯并手工建立索引，確保上傳系統(tǒng)的圖片清晰、準確無誤地對應記賬憑證的紙質附件內容、重要信息沒有遺漏。

（4）查詢與共享影像數據。

會計憑證影像化系統(tǒng)通過對接網上報銷系統(tǒng)、網上查詢系統(tǒng)、賬務系統(tǒng)、學校其他職能部門的管理系統(tǒng)等多個系統(tǒng)，可實現財務工作整體業(yè)務數據的連續(xù)性、完整性、安全性、可靠性。會計憑證影像化工作完成后，科研項目的負責人可以隨時網上自助進行查閱相關信息、打印憑證等工作，不但減輕了工作人員的工作壓力，實現了查詢的便捷化還有效提升辦公效率。會計憑證影像化是財務共享服務中心建設的數據基礎，要科學合理地設置用戶訪問權限，進行查詢權限級別分類，對于所有憑證查詢人員設置規(guī)范的查詢權限；利用大智移云技術實現業(yè)財融合，獲得授權者可以在網上檔案管理系統(tǒng)通過不同關鍵詞限定檢索條件，查閱到不同類型的電子檔案資料，系統(tǒng)對檢索結果提供數據下載、統(tǒng)計等服務；檔案保管員需負責記錄和實時監(jiān)督訪問者數據查詢檔案的路徑及操作是否規(guī)范，從而降低會計檔案信息被泄露、濫用、篡改的風險；做到打破地域限制，實現跨校區(qū)“零接觸”辦理查檔業(yè)務。

5?高校會計檔案電子化管理的有效途徑

5.1?建立標準化制度

由于電子檔案強調前端控制和全程管理，這一點與紙質檔案有很大不同，因此在實際工作中制定的管理制度要涵蓋電子會計檔案整個生命周期并明確各個部門及人員的責任。

5.2?完善歸檔業(yè)務流程

電子會計檔案管理系統(tǒng)的基本結構包含有：會計檔案電子化層（憑證電子化、賬簿電子化、回單電子化、報表電子化、），會計檔案操作管理層（組卷、案卷移交、復核裝訂、組盒、入庫、盤點、出庫、歸檔移交），會計檔案基礎管理層（歸檔、調閱、安全與完整性管理、銷毀）。

5.3?保護信息系統(tǒng)安全

確保數據安全，加強數據庫建設。一方面是存儲安全；另一方面是使用安全。嚴格區(qū)分不同人員的使用權限，加強對入網訪問、目錄安全、服務器安全等方面的控制，從而達到保證整個系統(tǒng)訪問的安全性。

5.4?加強員工培訓，提升員工技能

要真正充分發(fā)揮電子會計檔案的作用，對于從事相關工作的人員也提出了較高的要求。會計檔案管理完全依賴計算機網絡的軟硬件系統(tǒng)，這就要求相關工作人員不但要有會計專業(yè)知識，還要掌握必要的信息技術才能做好管理工作。此外，高校會計檔案強調信息的保密性，對利用檔案的部門及人員有著近乎嚴苛的限定，規(guī)范工作流程，提高專業(yè)人員的素質，積極推進會計檔案電子化的改革，為憑證影像化的開展掃清障礙。

6?結論

近年來，隨著國家、高校主管部門、社會各界對高校資金管理、支出風險、使用績效的深度關注，頻繁的各類專項及常規(guī)審查要求高校能及時高效地提供相關審計資料。會計電子檔案不僅滿足了財務人員、經費負責人、外部審計人員的隨時調閱、統(tǒng)計和分析等要求，而且也實現了高校多校區(qū)安全共享會計檔案信息的要求。信息化時代為會計檔案工作的發(fā)展帶來了機遇和挑戰(zhàn)，在吸取傳統(tǒng)會計檔案工作優(yōu)勢的基礎上，轉變財務管理理念、運用信息化手段，大力推動高校電子會計檔案的深度開發(fā)和有效利用；充分發(fā)揮電子會計檔案信息在決策、管理中的作用，使檔案工作更具時代性和實效性；促進高校財務管理的專業(yè)化、精細化程度，進而推動高校可持續(xù)化發(fā)展。

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[基金項目]江蘇高校哲學社會科學研究項目2021-2023年財務管理專項項目，項目名稱：“基于高校會計核算視角提升財務服務能力的信息化建設研究”（項目編號：2021SJB1352）階段性成果；河海大學中央基本科研業(yè)務費項目（項目編號：2013/B220207001）資助項目。