淺析電子文件管理“雙套制”

文/廣州城市用電服務(wù)有限公司 張健敏

電子文件是指能被電子計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，并將文件信息內(nèi)容按一定格式存儲在磁帶或者光盤等介質(zhì)上，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。它是現(xiàn)代的新型文件。而電子檔案則是經(jīng)過整理歸檔保存的電子文件。“雙套制”，在紙質(zhì)環(huán)境中指歸檔文件一式兩套，一套移交檔案館，一套由形成單位自己保存。將紙質(zhì)檔案連同其縮微品一并保存，即是不同載體的雙套歸檔。在電子文件出現(xiàn)后的“雙套制”基本上認(rèn)為是同時保存同一份文件的電子版本與紙質(zhì)版本。

從檔案的定義看，“檔案是記錄人類社會實踐活動各種信息的載體”?？梢?，檔案具有原始記錄性、信息屬性、知識屬性、文化屬性和價值屬性，其中，原始記錄性是檔案的根本屬性。在傳統(tǒng)的“雙套制”中包括兩套檔案，一套為原始檔案，另一套則是作為備份的副本或復(fù)制件。如此看來，由于后者不具有原始性，因而嚴(yán)格上來說，不能屬于檔案。與“雙套制”相聯(lián)系的還有“雙軌制”，它是指在運(yùn)轉(zhuǎn)電子文件處理流程的同時，仍然保留相應(yīng)的紙質(zhì)文件處理流程。它與在保存電子文件的同時，仍然保存對應(yīng)的紙質(zhì)文件的“雙套制”側(cè)重點不同，前者強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)行處理的流程，后者強(qiáng)調(diào)的是檔案歸檔的保存狀態(tài)。

從傳統(tǒng)意義上的“雙套制”來看，同以紙質(zhì)為載體的文件以一式兩份的形式保存，又或是在電子文件介入后，一份文件的電子版和紙質(zhì)版同時并存，無疑是具有必要性的。在信息飛速交往的現(xiàn)代，由于紙質(zhì)文件有穩(wěn)定性強(qiáng)，流動性弱，可操作性低，以及電子文件具有較強(qiáng)的流動性、可變性、可操作性等特點，兩者配套管理有利于降低信息丟失、信息失控等的發(fā)生概率，可以揚(yáng)長避短，優(yōu)勢互補(bǔ)?！半p套制”既提高了對檔案查閱的效率，又保障了檔案的憑證價值，從而保證二者的安全運(yùn)營。

在目前的實際檔案管理工作中，盡管電子文件迅速普及并為大眾所認(rèn)可，紙質(zhì)文件依然占據(jù)著不可或缺的地位。比如在某項事務(wù)的辦理過程中，電子文件和紙質(zhì)文件都會或多或少地參與到此過程中，并且發(fā)揮著原始記錄的作用，由此電子文件和紙質(zhì)文件則成為一個檔案中的兩個部分，而彼此不再是單純的副本備份。電子文件和紙質(zhì)文件在不同的環(huán)節(jié)中分別充當(dāng)著原始資料。再比如，正本為紙質(zhì)文件而定稿為電子文件，又或是正文為紙質(zhì)文件而附件為電子文件(甚至是無法打印成紙質(zhì)文件的數(shù)據(jù)庫、音頻、視頻等電子文件)等等。不論是單純的電子文件，還是單純的紙質(zhì)文件，都難以呈現(xiàn)出由始至終的原始性。它們之間必定會在某環(huán)節(jié)中通過相互轉(zhuǎn)化，從而推動運(yùn)行進(jìn)程。由此可以看出，“雙套制”的施行于現(xiàn)階段的檔案管理工作是十分必要的。然而，僅從傳統(tǒng)意義上把“雙套制”單純地理解為一套電子文件加上一套紙質(zhì)文件，又或是一者為另一者的備份或單純的復(fù)制品，無疑是不全面的，是狹隘的。在歸檔工作中，我們不能只注意到對電子文件及紙質(zhì)文件的備份保存，還應(yīng)注意其在運(yùn)行處理流程中的滲透作用，換言之，從理論上看，應(yīng)對“雙套制”進(jìn)行擴(kuò)充性的解釋，從檔案的完整性角度考慮，把“雙套制”理解為是嵌套在“雙軌制”中運(yùn)行并發(fā)揮作用。

現(xiàn)階段，我國的檔案管理工作仍處于文件介質(zhì)由紙質(zhì)向電子過渡的階段。在此過程中，應(yīng)逐步探索、發(fā)展、并完善相應(yīng)的檔案管理制度。一方面，由于現(xiàn)代信息技術(shù)不斷地飛速發(fā)展，電子文件的種類和數(shù)量不斷激增，對各種電子文件的分類與整理成為了檔案管理的新的構(gòu)成部分；同時，由于現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的安全性與穩(wěn)定性等尚處于不成熟的階段，在電子文件的傳輸和保存過程中發(fā)生信息缺漏或系統(tǒng)遭受病毒入侵而導(dǎo)致管理出現(xiàn)問題以及對重要文件內(nèi)容的保密工作難以進(jìn)行的現(xiàn)象依舊存在的。另一方面，在“雙套制”的實施過程中，大量的紙質(zhì)文件會隨之而產(chǎn)生，在此過程中出現(xiàn)的制作成本高，保管風(fēng)險大以及與電子文件的類型無法匹配和如何與電子文件配對保存等問題也影響著檔案管理工作的效率。面對諸如此類的問題，要使得歸檔工作順利高效地開展，檔案管理工作者應(yīng)積極出臺各種相應(yīng)的措施。

首先，做好各類文件檔案的備份工作?！半p套制”與“雙軌制”相互滲透配合，充分發(fā)揮電子文件與紙質(zhì)文件的優(yōu)勢互補(bǔ)，針對電子文件及紙質(zhì)文件各自的特點而采取相應(yīng)的策略，使檔案信息的完整性與真實性得到保證。做好各類文件的配套編排歸檔工作，使各類文件準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保存，并在使用時可以快速便捷地供使用者查閱。

其次，完善信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)功能。為保證檔案信息在傳送和保存的過程中不出現(xiàn)錯漏，必須加快完善信息管理系統(tǒng)的安全性能，防止其受到病毒的入侵，使檔案得以長久保存。同時，要做好各類檔案信息的安全保密工作，嚴(yán)格控制檔案管理調(diào)用的權(quán)限。周期性地進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)工作，保證其正常有序地工作。

再次，提高檔案工作者對文件管理的重視程度。電子文件的重要性日益顯露，甚至與紙質(zhì)文件齊平。與紙質(zhì)文件的保管相類似，對電子文件的歸檔工作同樣會涉及安全、保密、管理、利用等問題。因此，應(yīng)通過各種渠道宣傳其重要性，定期開展工作研討會議，發(fā)現(xiàn)并解決日常檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，從而使檔案工作者重視其工作，在工作過程中做到認(rèn)真細(xì)致。加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，吸收有利于管理工作開展的養(yǎng)分，不斷提高工作效率。

然后，逐步完成紙質(zhì)文件數(shù)字化，推進(jìn)檔案電子化。在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立“通道”，使檔案的介質(zhì)逐漸由紙質(zhì)向電子過渡轉(zhuǎn)化。通過掃描紙質(zhì)文件實現(xiàn)全文數(shù)字化；建立局域網(wǎng)，通過網(wǎng)上發(fā)布文件信息，實現(xiàn)網(wǎng)上利用和檔案信息共享；通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集、歸檔、整理、利用一條龍管理，實現(xiàn)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案利用轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯油ㄟ^查閱相關(guān)電子文件內(nèi)容。

最后，加強(qiáng)相應(yīng)的法制建設(shè)，逐步形成一套健全的電子文件管理法制體系。目前，電子文件檔案大量涌現(xiàn)，然而相應(yīng)的規(guī)章制度出臺卻較之緩慢。為了推動電子檔案安全完整歸檔工作的進(jìn)行，必須完善相關(guān)的法律制度。通過制定法律法規(guī)，形成系統(tǒng)的關(guān)于文件資料的收集、整理、傳送、歸檔、調(diào)用、管理等的制度體系；規(guī)范各類檔案管理工作者的工作程序，落實工作秩序的條理化，規(guī)范化；完善內(nèi)部行政管理監(jiān)督機(jī)制，使相應(yīng)部門切實履行監(jiān)督、管理、指導(dǎo)的職權(quán)。在此基礎(chǔ)上，針對具體工作中的實際情況，對相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，從而使檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化。

綜上所述，電子文件管理“雙套制”作為文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換過渡的必經(jīng)階段，還將在一定時期內(nèi)存續(xù)。必須正確對待由此帶來的各種機(jī)遇和挑戰(zhàn)，全面分析當(dāng)前的形勢，及時作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。隨著各種技術(shù)的發(fā)展，法律制度的完善，檔案管理工作將逐步發(fā)展到一個新的階段。與之相適應(yīng)地，我們也要主動地做好經(jīng)驗的積累，積極地迎接下一階段的各種工作挑戰(zhàn)。

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