基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

李金霞

摘要：二十世紀(jì)九十年代以后，我國社會(huì)主義市場全面開放，隨著改革開放的推進(jìn)，我國經(jīng)濟(jì)逐步全球化，市場競爭加劇，企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)加大。合理地組織和有效地利用企業(yè)資源，成為降低產(chǎn)品成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量、贏得市場和顧客的關(guān)鍵。ERP系統(tǒng)由于其特有的協(xié)同優(yōu)勢而被很多企業(yè)應(yīng)用。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用一定程度上提升了企業(yè)的競爭力，但是很多企業(yè)ERP實(shí)施沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，究其原因很大程度上是因?yàn)閮?nèi)控意識(shí)及內(nèi)控制度薄弱，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中，無章可循，而實(shí)施過程的繁瑣以及流程規(guī)范化帶來的束縛，導(dǎo)致相關(guān)人員參與實(shí)施的意愿和力度不足。本文從ERP與內(nèi)部控制融合角度提出企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；內(nèi)部控制；完善策略

一、ERP系統(tǒng)的概念及重要作用

（一）ERP的概念

ERP是通過信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的共享和協(xié)同的管理平臺(tái)。SAP公司認(rèn)為ERP是“管理+IT”，ERP不是一個(gè)單一的軟件系統(tǒng)，而是一個(gè)集組織模型、企業(yè)規(guī)范、信息技術(shù)和實(shí)施方法為一體的綜合管理應(yīng)用體系，具備集成化思想、強(qiáng)大的系統(tǒng)功能、決策的科學(xué)性、實(shí)時(shí)控制能力等特性。

（二）ERP系統(tǒng)建設(shè)的作用

1. ERP系統(tǒng)的建設(shè)有利于企業(yè)資源的優(yōu)化配置。通過對供應(yīng)鏈資源的管理，能夠幫助企業(yè)及時(shí)掌握客戶需求，精準(zhǔn)制定采購、生產(chǎn)計(jì)劃，減少庫存積壓，降低產(chǎn)品成本，按時(shí)完成產(chǎn)品交付，提高客戶滿意度，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。

2. ERP系統(tǒng)的建設(shè)有利于打破部門間信息壁壘，建立多部門聯(lián)動(dòng)。通過合理的流程設(shè)計(jì)和實(shí)施，各部門的業(yè)務(wù)無縫平滑銜接，通過一定的系統(tǒng)授權(quán)，就能夠便捷獲取上下游各環(huán)節(jié)的信息，部門間的信息與溝通效率及信息的準(zhǔn)確率得到大幅提升。相較于傳統(tǒng)方式，可以精簡管理機(jī)構(gòu)和人員，釋放更多的人力、財(cái)務(wù)資源到更有效的經(jīng)營活動(dòng)中。

3．ERP系統(tǒng)的建設(shè)有利于企業(yè)收集、查閱、分析數(shù)據(jù)，為各級管理者經(jīng)營決策提供支撐。企業(yè)高層管理者通過掌握企業(yè)發(fā)展方向、發(fā)展策略相關(guān)信息，可以合理制定企業(yè)總體戰(zhàn)略；企業(yè)中層管理者通過詳細(xì)的執(zhí)行層面的數(shù)據(jù)，可以評估收益和風(fēng)險(xiǎn)，做出最佳的投入、產(chǎn)出決策；基層管理者通過撐握及時(shí)準(zhǔn)確的成本費(fèi)用數(shù)據(jù)，可以靈活地開展具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

4. ERP系統(tǒng)的建設(shè)有利于彌補(bǔ)人工控制的缺陷。一方面通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息處理和傳遞，可以對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一次錄入，全流程調(diào)用，如：部門、職員、供應(yīng)商、客戶、物料等；對于同一條業(yè)務(wù)鏈條上的相關(guān)信息也只需要在發(fā)起端錄入，其他環(huán)節(jié)自動(dòng)關(guān)聯(lián)帶入，如從訂單、出庫、開票到收款只需要在訂單環(huán)節(jié)錄入客戶、物料、數(shù)量、價(jià)格、等信息，其他環(huán)節(jié)無須再次錄入。在提高工作效率的同時(shí)，降低了人工錄入出錯(cuò)的可能。另一方面，通過信息系統(tǒng)進(jìn)行控制，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則都是預(yù)先設(shè)定好的，不會(huì)受人為因素的干擾，能夠最大可能保障制度和執(zhí)行不走樣，可以營造公平公正的氛圍。同時(shí)，信息系統(tǒng)能夠通過日志記錄操作人員及動(dòng)作，便于溯源查找原因，也為后續(xù)內(nèi)控監(jiān)督工作提供支持。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

（一）ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制都是為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略服務(wù)

ERP系統(tǒng)建設(shè)讓企業(yè)發(fā)展得更快。通過系統(tǒng)實(shí)施提高企業(yè)的內(nèi)、外部協(xié)同能力，提高工作效率、降低產(chǎn)品成本，讓企業(yè)比競爭對手跑得更快、做得更好，讓客戶有更好的體驗(yàn)感，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。內(nèi)部控制的實(shí)施是為了讓企業(yè)發(fā)展得更穩(wěn)，在提高效率的同時(shí)控制風(fēng)險(xiǎn)。這一點(diǎn)從內(nèi)部控制的目標(biāo)就可以看出。建立一套規(guī)范的內(nèi)部控制系統(tǒng)的目標(biāo)是最大程度保證：相關(guān)法律法規(guī)得到遵守、資產(chǎn)安全有保障、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)真實(shí)完整、經(jīng)營效率得到提高、設(shè)定的目標(biāo)有效達(dá)成。

（二）ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制互相成就

ERP系統(tǒng)的實(shí)施離不開內(nèi)部控制的完善，沒有合適的內(nèi)控制度作保障，ERP的實(shí)施很容易以失敗而告終。ERP系統(tǒng)從設(shè)計(jì)到上線運(yùn)行以及后期的運(yùn)維管理都必須體現(xiàn)內(nèi)部控制理念對信息的控制要求，這樣才能保證ERP系統(tǒng)的用戶是合法的，各用戶共享的信息是經(jīng)過授權(quán)的、合理的，否則會(huì)適得其反，會(huì)給企業(yè)造成更大損失。比如內(nèi)控執(zhí)行不到位導(dǎo)致關(guān)鍵信息的泄密，在ERP環(huán)境下，給企業(yè)造成的傷害可能是致命的。

內(nèi)部控制的實(shí)施，離不開ERP系統(tǒng)的支撐，內(nèi)部控制工作涉及企業(yè)的方方面面，而企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分塊管理、信息分割，要想做好內(nèi)部控制工作，則必須將各部分的信息進(jìn)行匯總、交互，如果沒有信息系統(tǒng)，單靠人工進(jìn)行控制，會(huì)花費(fèi)巨大的人力和財(cái)力，且信息滯后達(dá)不到理想的控制效果，而通過ERP系統(tǒng)，可以將各部門的信息竄連起來，打破信息“孤島”的局面，內(nèi)部控制實(shí)施難度和成本都會(huì)大大降低，而且隨著科技的發(fā)展，ERP系統(tǒng)的信息化以及智能化水平不斷提高，為企業(yè)持續(xù)收集相關(guān)信息，識(shí)別與內(nèi)部控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)根據(jù)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)承受度制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略，落實(shí)相應(yīng)的控制措施提供了便利與可能。根據(jù)我國《內(nèi)部控制基本規(guī)范》的應(yīng)用情況，目前上市公司是必須進(jìn)行的、國有企業(yè)則由國資委統(tǒng)一要求、民營企業(yè)自行選擇執(zhí)行。鑒于內(nèi)部控制體系統(tǒng)建立的難度和成本效益情況，很多民營企業(yè)未能按規(guī)范實(shí)施內(nèi)部控制。如今已進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，ERP系統(tǒng)應(yīng)用越來越普及、越來越深入，企業(yè)開展內(nèi)部控制不再困難，不再是勞民傷財(cái)、得不償失的事，內(nèi)部控制應(yīng)用范圍勢必會(huì)越來越廣、越來越完善。

（三）ERP系統(tǒng)建設(shè)和內(nèi)部控制實(shí)施的基礎(chǔ)相同

ERP系統(tǒng)的建設(shè)離不開流程再造，而流程再造的依據(jù)是企業(yè)的管理制度，流程再造的過程中會(huì)融入有效控制、高效配置企業(yè)資源、防范風(fēng)險(xiǎn)的思想，為流程再造提供方向。內(nèi)部控制體系建設(shè)情況，可以從兩個(gè)層面進(jìn)行評價(jià)，即制度設(shè)計(jì)層面和制度執(zhí)行層面。制度設(shè)計(jì)層面主要看企業(yè)是否建立了涵蓋企業(yè)所有業(yè)務(wù)范圍的管理制度，防止出現(xiàn)未知風(fēng)險(xiǎn)面；制度執(zhí)行層面主要看所有制度規(guī)定是否在業(yè)務(wù)流程中得到了嚴(yán)格執(zhí)行，防止已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)未得到有效控制。流程是制度的細(xì)化、固化、標(biāo)準(zhǔn)化，流程的長短、寬窄是ERP系統(tǒng)效率要求和內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)控制要求共同作用的結(jié)果。同時(shí)，制度和流程也是動(dòng)態(tài)和互相促進(jìn)的，隨著企業(yè)發(fā)展和內(nèi)、外部環(huán)境的變化，制度需要不斷完善，流程需要不斷優(yōu)化。所以說無論是ERP系統(tǒng)還是內(nèi)部控制，都是以企業(yè)的制度和程流作為基礎(chǔ)開展的。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

（一）ERP系統(tǒng)的應(yīng)用擴(kuò)大了內(nèi)部控制的范圍

對于內(nèi)部控制來說ERP系統(tǒng)是一種相對完美的控制工具和手段，使大部分內(nèi)部控制活動(dòng)能夠自動(dòng)進(jìn)行，提高了內(nèi)部控制的效率和效果。但正為ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的工具，所以ERP系統(tǒng)自身的可靠性、有效性也變成了內(nèi)部控制的一部分。

（二）ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使內(nèi)部控制控制重點(diǎn)發(fā)生改變

在ERP系統(tǒng)下，統(tǒng)計(jì)計(jì)算、信息流轉(zhuǎn)類的工作絕大部分由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)處理而且準(zhǔn)確率高，像傳統(tǒng)模式下會(huì)計(jì)控制中的賬證、賬表、賬賬核對等控制要求就弱化了很多，內(nèi)部控制重點(diǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)槭跈?quán)控制、系統(tǒng)運(yùn)算邏輯設(shè)計(jì)控制、信息的輸入和輸出控制、人機(jī)交互處理控制、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變動(dòng)控制等。

（三）ERP系統(tǒng)應(yīng)用提升了內(nèi)部控制五要素更新完善的速度

內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督這個(gè)五個(gè)素構(gòu)成了內(nèi)部控制體系，構(gòu)成一個(gè)循環(huán)，相互之間互為依存、互相促進(jìn)。ERP系統(tǒng)因其準(zhǔn)確、高效的先天優(yōu)勢，加快了內(nèi)部控制體系統(tǒng)的完善和更新，使內(nèi)部控制工作在企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造中的作用越來越明顯。通過實(shí)施ERP系統(tǒng)，企業(yè)管理結(jié)構(gòu)趨向扁平化和流程化，企業(yè)內(nèi)部部門之間的關(guān)聯(lián)度更為密切，跨職能部門的業(yè)務(wù)處理方式使企業(yè)各個(gè)部門緊密地聯(lián)系在一起，各層級能夠?qū)崿F(xiàn)快速的溝通與交流，各部門及崗位內(nèi)部控制的責(zé)任、權(quán)限更為明確，控制效率得到提高，內(nèi)部控制成本大大降低。同時(shí)，由于ERP系統(tǒng)不但能夠準(zhǔn)確記錄、完整存儲(chǔ)海量信息數(shù)據(jù)，而且可以快速傳遞各種復(fù)雜的信息，獲取信息的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，使風(fēng)險(xiǎn)評估工作針對性更強(qiáng)，使企業(yè)面對內(nèi)外部環(huán)境的變化能夠快速反應(yīng)，有利于企業(yè)抓住機(jī)會(huì)、降低風(fēng)險(xiǎn)。

四、ERP 環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

（一）完善內(nèi)部控制機(jī)制

企業(yè)應(yīng)根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其應(yīng)用指引，建立適合自身業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理制度，包括授權(quán)批準(zhǔn)、不相容職務(wù)分離、會(huì)計(jì)控制、全面預(yù)算管理、財(cái)產(chǎn)保全、人力資源管理、運(yùn)營分析和績效考評等控制制度，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、明確崗位職責(zé)，建立不相容崗位清單，定期輪崗。在ERP環(huán)境下，除了上述內(nèi)控管理制度外，還要結(jié)合自身實(shí)際，建立信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，保護(hù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源、保證信息網(wǎng)絡(luò)軟、硬件及機(jī)房設(shè)施安全運(yùn)行、規(guī)范員工上網(wǎng)行為、防治網(wǎng)絡(luò)病毒侵害和黑客攻擊。

（二）融合內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)，加強(qiáng)ERP系統(tǒng)授權(quán)和操作控制

由于ERP系統(tǒng)本身并不具備內(nèi)部控制的思想，所以ERP系統(tǒng)實(shí)施前必須充分調(diào)研評估，管理人員、操作人員、技術(shù)人員、實(shí)施人員必須通力合作，找到ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的融合點(diǎn)，形成完整、清晰、適用的實(shí)施方案，使內(nèi)部控制的要求能夠內(nèi)嵌于ERP系統(tǒng)流程中。ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)要能夠滿足內(nèi)部控制手冊相關(guān)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)要求，每一個(gè)ERP流程節(jié)點(diǎn)，都要有崗位職責(zé)說明書以及具體部門、崗位和人員與之相對應(yīng)。同時(shí)，ERP系統(tǒng)操作管理要求應(yīng)通過制度予以明確，操作人員在ERP系統(tǒng)中的工作內(nèi)容和權(quán)限要清晰、具體。ERP系統(tǒng)操作控制分為輸入控制和輸出控制。輸入控制的重點(diǎn)是保證輸入到ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)和信息準(zhǔn)確無誤且經(jīng)過審核確認(rèn)。一般可以作如下控制：通過ERP系統(tǒng)后臺(tái)設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)拒絕保存；只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入系統(tǒng)并操作；操作人員、開發(fā)人員、運(yùn)維人員互為不相容崗位人員，不能同時(shí)承擔(dān)其中任意兩項(xiàng)工作。輸出控制的重點(diǎn)是保證輸出結(jié)果正確、真實(shí)、完整，且輸出接收方是經(jīng)過審批授權(quán)的，防止數(shù)據(jù)信息泄漏。還要建立輸出記錄，便于分析查找原因和后續(xù)內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。另外，還可以運(yùn)用數(shù)據(jù)文件加密、備份等方式進(jìn)行輸出控制，保護(hù)數(shù)據(jù)、信息安全。

（三）發(fā)揮內(nèi)部控制職能管理機(jī)構(gòu)作用，加強(qiáng)內(nèi)部控制工作的監(jiān)督與評價(jià)

企業(yè)應(yīng)明確內(nèi)部控制評價(jià)的組織形式，明確各有關(guān)方面在內(nèi)部控制評價(jià)中的職責(zé)安排。內(nèi)部控制職能管理機(jī)構(gòu)作為企業(yè)內(nèi)部控制工作歸口管理部門，應(yīng)牽頭定期組織相關(guān)人員，對企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和內(nèi)部控制運(yùn)行的有效性進(jìn)行評價(jià)，根據(jù)評價(jià)結(jié)果認(rèn)定缺陷并對缺并跟進(jìn)整改，最終出具內(nèi)部控制評價(jià)報(bào)告。除了組織自我評價(jià)工作外，內(nèi)部控制職能管理機(jī)構(gòu)還要定期組織內(nèi)部控制制度和流程梳理，修訂完善內(nèi)部控制手冊。修訂后的內(nèi)部控制手冊要及時(shí)發(fā)布，讓所有員工都了解本單位的內(nèi)部控制要求，不斷提高全員的內(nèi)部控制意識(shí)。

（四）充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的功能

內(nèi)部審計(jì)發(fā)揮其功能的關(guān)鍵在于“獨(dú)立性”，其直接對董事會(huì)負(fù)責(zé)，雖不直接參與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，但能獲取企業(yè)相關(guān)各類信息，尤其是重要事件信息，而且審計(jì)工作有其專門的工作方法和流程，相較于內(nèi)部控制自我評價(jià)，內(nèi)部審計(jì)屬于再監(jiān)督。內(nèi)部審計(jì)是以第三方視角對內(nèi)部控制的執(zhí)行情況以及運(yùn)行效果進(jìn)行評價(jià)，能夠更客觀地指出缺陷、問題，可以避免自評過程中“燈下黑”的情況。由于其直接對董事會(huì)負(fù)責(zé)，其提出的合理建議更具有權(quán)威性，更容易被審計(jì)單位接受并得到更徹底的執(zhí)行。所以說內(nèi)部審計(jì)在內(nèi)部控制工作中有其特殊地位：既是內(nèi)部控制的組成部分又是內(nèi)部控制工作開展的特殊方式。企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)職能，不斷完善內(nèi)部控制系統(tǒng)。

（五）加大培訓(xùn)力度，提高員工綜合素質(zhì)

一方面，無論是ERP系統(tǒng)還是內(nèi)部控制工作都涉及企業(yè)的方方面面，其價(jià)值發(fā)揮都需要全體員工的參與，而只有思想認(rèn)識(shí)統(tǒng)一、目標(biāo)一致才能形成合力，達(dá)到理想的效果。所以從高層管理者到普通員工，都要參與學(xué)習(xí)，通過培訓(xùn)不斷培育內(nèi)部控制管理理念，并將其運(yùn)用到ERP系統(tǒng)和日常工作中。另一方面，ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制所使用的工具、方法都發(fā)生了巨大變化，致使企業(yè)內(nèi)部控制面臨新的風(fēng)險(xiǎn)和考驗(yàn)。較之傳統(tǒng)內(nèi)部控制方式，ERP系統(tǒng)環(huán)境下，對風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力和控制能力提出了更高的要求，比如：很多控制點(diǎn)都通過信息化手段內(nèi)置于計(jì)算機(jī)程序中，一旦發(fā)生問題，查找原因會(huì)更難，問題有可能會(huì)涉及業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)管理部門、技術(shù)支持部門、研發(fā)部門，這就要求相關(guān)內(nèi)部控制工作人員除了對自身業(yè)務(wù)全面了解外，還要對計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制邏輯以及研發(fā)架構(gòu)有一定程度的了解，否則即便找到問題原因，也難提出更好的解決辦法，跨部門的協(xié)調(diào)對內(nèi)部控制工作人員的溝通能力也提出了更高的要求。所以說在ERP環(huán)境下，有效開展內(nèi)部控制工作，員工除了要熟悉內(nèi)部控制相關(guān)知識(shí)外，還需要具備定一定的計(jì)算機(jī)、財(cái)務(wù)、管理、心理等方面的知識(shí)，因此企業(yè)要不斷加強(qiáng)員工培訓(xùn)，拓寬員工知識(shí)面，提高員工綜合素質(zhì)，培養(yǎng)或引進(jìn)復(fù)合型人才。

五、結(jié)束語

隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，智能化水平不斷提高，但是凡事都有兩面性，ERP系統(tǒng)的進(jìn)步給內(nèi)部控制應(yīng)用帶來便捷、高效的同時(shí)，也帶來了新的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)所處的生命周期的不同階段，考慮成本、效益原則并結(jié)合企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)偏好，及時(shí)梳理、調(diào)整內(nèi)部控制在ERP系統(tǒng)應(yīng)用情況，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)提供保障。

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