基于相關(guān)方信息收集分析的投標(biāo)報價模型研究及應(yīng)用示范

陳雷

[摘 要]在競爭愈加激烈的市場環(huán)境下，更準(zhǔn)確地獲取市場信息，讓管理層及時、準(zhǔn)確地做出決策，挖掘信息潛在價值，提高市場占有率，對企業(yè)來說顯得尤為重要?？煽康氖袌鲂畔⑹占治鍪鞘袌鲩_發(fā)成功與否的重要環(huán)節(jié)之一。在過去的信息收集過程中，存在信息收集分析有偏差或內(nèi)容不全面等問題，缺乏對日常工作進(jìn)行信息化的收集歸納和系統(tǒng)性分析的環(huán)節(jié)，可能導(dǎo)致商務(wù)活動判斷的準(zhǔn)確性與實際結(jié)果存在偏差，投標(biāo)活動難以達(dá)到預(yù)期效果。文章結(jié)合現(xiàn)有市場的業(yè)務(wù)特點，對相關(guān)方信息的收集方式和關(guān)鍵要素開展研究，對長期積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析，研究了可操作性強的市場信息收集分析管理方法，以期為企業(yè)的市場競標(biāo)決策提供依據(jù)，提高項目投標(biāo)中標(biāo)率。

[關(guān)鍵詞]市場信息收集；數(shù)據(jù)分析模型；成果應(yīng)用方法；經(jīng)驗

中圖分類號：F274 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）12-0019-03

在競爭愈加激烈的市場環(huán)境下，信息收集是分析市場、拓展市場必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。準(zhǔn)確地獲取相關(guān)方的市場信息動態(tài)，讓管理層及時、準(zhǔn)確地做出決策，挖掘信息的潛在價值并加以應(yīng)用，是決定投標(biāo)活動成功與否的關(guān)鍵。做好信息的收集分析及應(yīng)用工作，有助于提高項目投標(biāo)的中標(biāo)率和企業(yè)的市場占有率。

以往的信息收集分析工作，存在信息收集有偏差或內(nèi)容不全面等問題，缺少對日常工作進(jìn)行信息化的收集歸納和系統(tǒng)性分析的環(huán)節(jié)，可能導(dǎo)致對項目活動的判斷與實際結(jié)果存在偏差，投標(biāo)活動難以達(dá)到預(yù)期效果。相關(guān)方信息收集分析的可靠性、合理性和廣泛性直接決定了投標(biāo)策略和中標(biāo)結(jié)果[1]。

為了規(guī)范市場信息收集分析及應(yīng)用活動，防止人員變動等因素造成的數(shù)據(jù)、信息流失，擺脫由于沒有足夠的類似項目信息作為參考依據(jù)來支撐投標(biāo)報價決策的困境，文章結(jié)合市場工作信息收集分析的現(xiàn)狀和現(xiàn)有市場業(yè)務(wù)的特點，圍繞市場信息的收集分析及應(yīng)用，對相關(guān)方信息的收集方式和關(guān)鍵要素展開研究，系統(tǒng)分析長期積累的數(shù)據(jù)，建立了兩大核心板塊——信息收集功能及管理模塊、信息分析功能及管理模塊，構(gòu)建了具有應(yīng)用價值的投標(biāo)信息分析測算體系，使原有的看似以人為因素主導(dǎo)的競標(biāo)決策方式，轉(zhuǎn)化為以人為因素和量化數(shù)學(xué)模型相結(jié)合的管理方式，提高競標(biāo)成功概率，有助于提高市場拓展活動的質(zhì)量和獲取合同的概率。

將可操作性強的市場信息收集分析管理方法應(yīng)用于指導(dǎo)市場活動，構(gòu)建投標(biāo)報價模型，并在實際投標(biāo)活動中進(jìn)行方法應(yīng)用及驗證，已取得了良好的實踐應(yīng)用效果。同時，結(jié)合近幾年的應(yīng)用過程和結(jié)果，反復(fù)迭代與優(yōu)化投標(biāo)活動的經(jīng)驗反饋結(jié)果，中標(biāo)率由35%左右上升到80%左右。

實踐證明，建立的市場信息集成分析管理方法可為市場競標(biāo)決策提供有效的依據(jù)，提高了項目投標(biāo)中標(biāo)率。

一、信息的收集與分析研究

（一）市場信息原則

投標(biāo)前需收集的信息分類如下：項目前期立項基礎(chǔ)信息；項目過程跟蹤市場經(jīng)理反饋信息；項目競標(biāo)相關(guān)方信息；中（失）標(biāo)分析及反饋信息。項目收集功能信息分類如圖1所示。

信息收集功能需要達(dá)成的目標(biāo)：使用PDCA方法對項目信息收集功能管理流程進(jìn)行設(shè)計：制定信息收集計劃目標(biāo)→項目基本信息動態(tài)收集及更新→投標(biāo)前項目背景/相關(guān)方信息收集→投標(biāo)報價測算→中（失）標(biāo)分析→評價及反饋→行動改進(jìn)，形成可持續(xù)改進(jìn)的管理流程體系。

（二）相關(guān)方信息收集流程

1.信息收集計劃

為提升信息收集功能在現(xiàn)實商務(wù)工作與技術(shù)活動中的可操作性，需要制訂一個周密的行動計劃，以保證整個信息收集工作的正常推進(jìn)，也能讓信息收集功能的效果得到最大程度的發(fā)揮。

信息收集計劃規(guī)定由技開部綜合組專人進(jìn)行動態(tài)更新，并與市場、商務(wù)和技術(shù)人員實現(xiàn)信息共享。對市場進(jìn)行調(diào)研后，歸納設(shè)計出以下信息收集行動計劃。

“項目重要性”：分為必保項目、爭取項目及戰(zhàn)略撤退項目三類。

“跟蹤計劃”（此項必須在項目交流活動完成后的5天內(nèi)完成信息錄入）：技術(shù)與商務(wù)交流計劃。

預(yù)計招標(biāo)時間：確定項目預(yù)計的招標(biāo)時間。

“項目立項價格（預(yù)估）”項：對項目合同簽訂價格進(jìn)行預(yù)算。

2.項目前期立項基礎(chǔ)信息收集

為了使業(yè)主決策盡可能有利于我方獲取該項目，可依據(jù)調(diào)研反饋選取出最能影響策略的項目關(guān)鍵因素，并結(jié)合活動習(xí)慣將項目立項基礎(chǔ)信息收集表細(xì)分為兩大類：項目基礎(chǔ)信息、技術(shù)與商務(wù)基礎(chǔ)信息[2]。遵循以上分類原則，對項目前期立項基礎(chǔ)信息收集模板進(jìn)行設(shè)計。項目前期立項基礎(chǔ)信息收集的規(guī)范設(shè)計，使所要獲得信息的需求簡明扼要，收集的關(guān)鍵信息包括：業(yè)主單位的核心訴求和要求；對投標(biāo)單位的資質(zhì)、人員等硬性要求；其他要求及加分項。

（三）項目過程跟蹤信息收集

項目過程跟蹤信息需要清晰而簡明地反映每次出訪、客戶來訪及文件性傳遞活動的關(guān)鍵記錄，實現(xiàn)實時動態(tài)更新，并且市場經(jīng)理的上級領(lǐng)導(dǎo)必須及時對過程跟蹤的信息進(jìn)行評價反饋，以便于市場經(jīng)理及時調(diào)整銷售工作策略和動態(tài)更新跟蹤信息。同時，各個時間段的跟蹤與反饋過程要對市場分析團隊實現(xiàn)開放與共享。

針對項目過程跟蹤信息收集的規(guī)范設(shè)計，對于主要項次的出訪目的、跟蹤信息和綜合分析必須提煉重點。

出訪任務(wù)需明確：高層拜訪/技術(shù)交流/一般商務(wù)活動。

任務(wù)完成情況需明確：此次任務(wù)完成階段情況。

存在問題及解決措施：客戶關(guān)注問題，市場經(jīng)理針對問題提出的解決措施。

需上級協(xié)調(diào)事項：客戶提出的問題能否獨立解決；如不能，需上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的事宜。

（四）項目競標(biāo)相關(guān)方信息收集

項目進(jìn)入競標(biāo)階段后，應(yīng)對參與項目的相關(guān)方（競爭對手）情況進(jìn)行摸排，掌握競爭對手的供貨業(yè)績、技術(shù)成熟度及往年參與競標(biāo)的報價核算等情況，為報價方案及決策提供依據(jù)。

對在爭取項目過程中的競爭對手進(jìn)行分析，摸排相關(guān)方，通過調(diào)研競爭對手的技術(shù)水平、往期的報價，預(yù)判項目的報價。

競爭對手需明確：競爭對手承擔(dān)該任務(wù)的綜合實力情況。

技術(shù)成熟度需明確：我方及競爭對手單位的產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量通過標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、程序來審核其符合要求的程度。

業(yè)主對價格的敏感程度需明確：業(yè)主傾向于低價中標(biāo)。

業(yè)主有無意向單位需明確：調(diào)研業(yè)主前期有無和相關(guān)單位進(jìn)行技術(shù)交流，業(yè)主是否有意向承擔(dān)項目單位，通過積極溝通，爭取業(yè)主的意向單位進(jìn)入或達(dá)到其標(biāo)準(zhǔn)。

（五）項目投標(biāo)準(zhǔn)備信息收集

在項目投標(biāo)過程中的評分分為商務(wù)評分和技術(shù)評分。評分結(jié)果會影響項目是否中標(biāo)。因此，技術(shù)標(biāo)段的響應(yīng)情況和商務(wù)報價方案預(yù)測尤為重要[3]。

在進(jìn)行項目投標(biāo)的過程中，需要根據(jù)往期報價信息收集數(shù)據(jù)，分析競爭對手的幾種報價可能性及我方報價在進(jìn)行招標(biāo)文件商務(wù)計分中的得分情況，從而得出風(fēng)險最低的報價方案。

技術(shù)分預(yù)估需輸入：根據(jù)打分標(biāo)準(zhǔn)，逐條響應(yīng)，預(yù)估技術(shù)得分。

項目成本因素需輸入：需調(diào)研項目的直接成本，包括人工、能耗、材料、加工、利潤及管理費等因素。

投標(biāo)價格測算需輸入：根據(jù)收集到的信息，分情況進(jìn)行報價測算，得出最優(yōu)報價。

商務(wù)分與技術(shù)分的比例需輸入：投標(biāo)評分=技術(shù)分+商務(wù)分，商務(wù)分與技術(shù)分之間的比例直接影響報價測算。

（六）信息收集分析管理流程

結(jié)合各分類信息收集管理工作中的PDCA方法，設(shè)計的相關(guān)方信息收集功能模塊管理工作流程如圖2所示。

二、投標(biāo)報價模型研究

本投標(biāo)模型需輸入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)較多，主要涉及對相關(guān)方，包括競爭對手、招標(biāo)代理及業(yè)主等大量信息數(shù)據(jù)的分析。經(jīng)過長期檢驗驗證，采用本模型需滿足以下條件。

一是招標(biāo)單位明確非最低價中標(biāo)。

二是能夠確定具體的投標(biāo)單位。

三是能夠較為準(zhǔn)確地識別出潛在對手的測算。

四是能夠較為準(zhǔn)確地識別出招標(biāo)代理的技術(shù)性與經(jīng)濟性策略。

五是能夠較為準(zhǔn)確地識別招標(biāo)業(yè)主的技術(shù)、經(jīng)濟及商務(wù)策略。

六是本模型采用三段法，對于報價低于1000萬元的投標(biāo)測算適用性較好；如報價高于1000萬元，需建立四段甚至更高段的測算法。

七是招標(biāo)代理為中核供應(yīng)鏈、中科信、國科軍友等能夠較為嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)文件評分準(zhǔn)則的單位。

（一）項目分類

基于信息收集分析的研究成果，為了提升報價的科學(xué)性、合理性和準(zhǔn)確性，并通過實踐積累經(jīng)驗，結(jié)合我院常見的投標(biāo)情況，分為四種模型進(jìn)行測算，即公司為業(yè)主意向單位模型、公司為業(yè)主非意向單位模型、業(yè)主無意向單位且價格敏感模型及業(yè)主無意向單位且技術(shù)敏感模型。

（二）報價模型輸出

根據(jù)以往大量招標(biāo)信息收集反饋的情況，對項目保證金與項目實施成本情況進(jìn)行綜合分析，推算業(yè)主的預(yù)算為M，如投標(biāo)文件未明確項目限價值，測算M（單位為萬元）的取值為“保證金*（80-100）”之間。

參與投標(biāo)的一般有多家單位，根據(jù)參加投標(biāo)單位情況分析篩選出一家最具有競爭優(yōu)勢的單位，作為目標(biāo)單位，分析該單位的項目成本為t，且假設(shè)該單位可能的報價情況為Nx=t+（M-t）/3、Nx=t+（M-t）2/3、Nx=M。

假設(shè)某公司的項目實施成本為Y，報價為Nd，假設(shè)除公司和選定的目標(biāo)單位，其他參與投標(biāo)單位的平均報價為NP，對NP做約數(shù)估算，按照Np=（0.75～0.95）*M（根據(jù)業(yè)主預(yù)算、項目實施成本及投標(biāo)單位以往的投標(biāo)報價等情況選擇前置系數(shù)）[4]。

三、結(jié)語

第一，通過開展相關(guān)方信息收集分析研究，建立信息收集功能管理流程，實現(xiàn)了科學(xué)化、系統(tǒng)化的信息管理。

第二，通過信息收集功能管理流程指導(dǎo)，建立了投標(biāo)報價測算模型并在投標(biāo)工作中進(jìn)行實踐，驗證了其應(yīng)用的有效性。

第三，結(jié)合實際市場的應(yīng)用，對報價模型進(jìn)行反復(fù)驗證、優(yōu)化與完善，有效控制市場拓展成本，促進(jìn)市場開發(fā)工作的開展，提高市場拓展經(jīng)濟效益。

參考文獻(xiàn)：

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[3]龐梅.信息化管理在市場營銷中的作用[J].管理世界，2013（29）：45-46.

[4]Peter Demian， David Walters，The advantages of information management through buildinginformation Modelling[J]. Construction Management and Economics，2014.