機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)項目管理研究

辛太宇 孫康嶺 姚洪利

摘?要：數(shù)字化校園建設(shè)，已經(jīng)成為當(dāng)代高校信息化建設(shè)的主要發(fā)展方向，在機電專業(yè)信息化建設(shè)的過程中，教學(xué)管理信息系統(tǒng)，是保證教學(xué)工作高效開展的重要系統(tǒng)。文章將以機電專業(yè)教學(xué)管理信息化系統(tǒng)為研究對象，對系統(tǒng)的應(yīng)用意義、建設(shè)過程中存在的問題、項目建設(shè)需求以及過程控制策略進行全面分析，希望能夠滿足學(xué)院的數(shù)字化建設(shè)需求。

關(guān)鍵詞：機電專業(yè)；教學(xué)管理；信息系統(tǒng)；項目管理

中圖分類號：TB?????文獻標(biāo)識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.13.087

0?引言

教學(xué)管理信息系統(tǒng)，是以機電專業(yè)的教學(xué)工作為基礎(chǔ)，由學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處信息工程相關(guān)負責(zé)人，共同實施的一個數(shù)字化建設(shè)項目。通過該系統(tǒng)的應(yīng)用，可以為廣大師生提供更加全面的信息服務(wù)，也能將傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷姆?wù)模式，這對于機電專業(yè)內(nèi)部高效的溝通、協(xié)作也有著積極的促進作用，也是機電專業(yè)教學(xué)管理水平不斷提高的主要方式。

1?機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用意義

1.1?提高教學(xué)管理效率

在機電專業(yè)教學(xué)管理工作開展的過程中，需要對教師的教學(xué)工作、教學(xué)紀(jì)律、教學(xué)檢查進行規(guī)范和管理，并且，對教師任課、教學(xué)檔案以及教學(xué)實踐進行全方位的監(jiān)管，這對管理能力以及管理效率提出了更高的要求，造成了較大的壓力。在傳統(tǒng)教學(xué)管理工作開展的過程中，由工作人員數(shù)量不足，管理方法落后，技術(shù)傳統(tǒng)等問題，導(dǎo)致管理效率低下。但是，通過教學(xué)管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，就可以有效提高教學(xué)管理效率，這對于機電專業(yè)教學(xué)管理能力的提高也有著積極的促進作用。在教學(xué)管理信息系統(tǒng)內(nèi)，可以將教師的排班表、課程選修制度、教學(xué)進度表等內(nèi)容，統(tǒng)一輸入到系統(tǒng)內(nèi)，相關(guān)的管理人員只需要對已經(jīng)發(fā)生的教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)進度進行數(shù)據(jù)匯總，并將數(shù)據(jù)上傳到信息化系統(tǒng)內(nèi)，就可以對機電專業(yè)所有的教學(xué)工作進行全方位的管理。而且，通過這個信息化的教學(xué)管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)信息的快速獲取、及時反饋、互動交流，這對于創(chuàng)造優(yōu)良教學(xué)環(huán)境，提高教學(xué)資源的使用效率有著重要的作用。通過教學(xué)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，還可以對教學(xué)工作進行優(yōu)化和重組，這樣就可以構(gòu)建一個以信息傳輸和共享為基礎(chǔ)的信息化管理模式。

1.2?促進教學(xué)管理公開化

機電專業(yè)在開展教學(xué)管理工作的過程中，需要對管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)以及實施的管理規(guī)定進行公布。在傳統(tǒng)工作過程中，大部分都是采用張貼通知的方式，來進行信息公布的。這種方式的觸達率相對有限，這也造成了機電專業(yè)教學(xué)管理公開水平不足的問題。在教學(xué)管理信息系統(tǒng)內(nèi)，可以建立一個專門的教學(xué)教務(wù)公開平臺，在平臺內(nèi)，可以實時公布機電專業(yè)的教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)內(nèi)容以及政策，每一個學(xué)生和教師，只需要登錄信息教學(xué)管理信息系統(tǒng)，就可以快速獲取到所有的實時信息，這是促進教學(xué)管理公開化的重要方式。

1.3?實現(xiàn)教學(xué)資源共享

在機電專業(yè)開展教學(xué)管理工作，是為了提高教學(xué)質(zhì)量，從而使教師的教學(xué)能力和學(xué)生的學(xué)習(xí)水平都得到全面的提升。在這樣的背景下，就需要實現(xiàn)教學(xué)資源共享，這也是教學(xué)管理信息系統(tǒng)最主要的優(yōu)勢。在教學(xué)管理信息系統(tǒng)內(nèi)，可以涵蓋大量的教學(xué)資源，而且，教師在日常教學(xué)工作開展的過程中，也可以將課堂教學(xué)內(nèi)容以視頻或者是音頻的方式，上傳到教學(xué)管理系統(tǒng)信息系統(tǒng)內(nèi)。所有學(xué)生可以擺脫時間以及空間的限制，對同一教學(xué)內(nèi)容進行反復(fù)的學(xué)習(xí)和研究，這對于提高機電專業(yè)教學(xué)質(zhì)量也有著重要的作用。而且，在教學(xué)管理信息系統(tǒng)內(nèi)，可以進行日常教學(xué)管理、考試和作業(yè)批改以及班級管理等工作，大大減少了傳統(tǒng)管理工作開展過程中所造成的人力、物力浪費問題。

2?教學(xué)管理信息化建設(shè)的問題

2.1?理念落后

想要在機電專業(yè)內(nèi)，建立教學(xué)管理信息系統(tǒng)，要有先進的信息化教學(xué)管理理念進行支持。但是，以機電專業(yè)的實際情況來看，教學(xué)管理信息化建設(shè)理念滯后仍舊是限制機電專業(yè)信息化系統(tǒng)應(yīng)用的主要原因之一。首先，在意識層面，機電專業(yè)的管理人員以及教師，已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的手工方式進行信息的收集和管理，對信息化管理系統(tǒng)認知不足，而且，接受程度也存在滯后性。其次，在管理體制方面，機電專業(yè)如果想應(yīng)用教學(xué)管理信息系統(tǒng)，必須以該系統(tǒng)為基礎(chǔ)，對組織架構(gòu)和人員編制進行重新規(guī)劃。再次，從硬件設(shè)施方面來考慮，機電專業(yè)在開展教學(xué)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中，還存在硬件建設(shè)不足的問題。以上這些問題的主要成因都是理念落后，所以，在對教學(xué)管理信息系統(tǒng)進行落實、應(yīng)用以及研發(fā)過程中都存在各種問題。

2.2?資金投入不足

想要在機電專業(yè)內(nèi)部應(yīng)用教學(xué)管理信息系統(tǒng)，就一定要投入大量的資金，來對該系統(tǒng)進行研發(fā)和維護。但是，以實際情況來看，經(jīng)費不足也是機電專業(yè)所要面臨的主要問題之一。教學(xué)管理信息系統(tǒng)，是一項系統(tǒng)化的工程，在研發(fā)過程中，就需要計算機、互聯(lián)網(wǎng)、交換機等大型基礎(chǔ)設(shè)施的投入，而且，還要引進信息資源管理軟件。所以，該系統(tǒng)在建設(shè)之初，就需要大量的經(jīng)費支持。在后期維護過程中，也需要有專門的技術(shù)人員，對設(shè)備、軟件進行維護和管理。但是，學(xué)校辦學(xué)經(jīng)費比較緊張，教學(xué)管理信息系統(tǒng)經(jīng)費投入不足，這也直接導(dǎo)致了教學(xué)管理信息系統(tǒng)長期建設(shè)卻一直無法應(yīng)用，這也制約了機電專業(yè)信息化管理水平。

2.3?技術(shù)水平不足

在對我國高校的教學(xué)管理信息系統(tǒng)進行全面分析的過程中可以發(fā)現(xiàn)，很多學(xué)校的系統(tǒng)，都普遍存在技術(shù)水平不足的問題，尤其是一些較為落后的地區(qū)。這些地區(qū)學(xué)校所建設(shè)的信息化系統(tǒng)，只能用于學(xué)校的財務(wù)管理和成績管理，無法開展信息化的教學(xué)管理、考試管理以及辦公管理等。這主要是由于系統(tǒng)在研發(fā)的過程中沒有對該功能模塊進行研發(fā)，這與教學(xué)管理信息系統(tǒng)的技術(shù)水平有著直接的關(guān)系。個別學(xué)校為了滿足信息化建設(shè)要求，在學(xué)校內(nèi)，已經(jīng)研發(fā)了教學(xué)管理信息系統(tǒng)，但是，在實際應(yīng)用的過程中，卻沒有對該系統(tǒng)進行應(yīng)用，無論是日常教學(xué)管理工作，還是考試、辦公等管理工作，仍舊沿用傳統(tǒng)手工管理的方式，進行管理。這就使得信息系統(tǒng)成為一個空架子，無法對教學(xué)工作起到任何積極促進作用，也無法提高教學(xué)管理能力，這也是教學(xué)管理效率不斷下降的主要原因之一。

3?機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)項目需求

3.1?數(shù)字化信息平臺

在機電專業(yè)內(nèi)部，想要應(yīng)用教學(xué)管理信息系統(tǒng)，首先就要與機電專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)目標(biāo)相結(jié)合，建立一個數(shù)字化的信息平臺。在這個數(shù)字化信息平臺內(nèi)，要以學(xué)校的認證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)中心、信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，遵循教育部頒發(fā)的《學(xué)校管理信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定》，對學(xué)校的信息化建設(shè)與管理進行全方位的規(guī)范。數(shù)字化信息平臺在研發(fā)之初要以SOA架構(gòu)為基礎(chǔ)，遵循J2EE規(guī)范，采用多層B/S體系結(jié)構(gòu)和智能客戶端技術(shù)相結(jié)合。而且，該信息平臺要支持市面上常見的所有操作系統(tǒng)，只有這樣，才能確保教學(xué)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍不斷擴大，這也是提高系統(tǒng)適應(yīng)能力的重要前提條件之一。數(shù)字化信息平臺的構(gòu)建，也可以將機電專業(yè)的所有教學(xué)數(shù)據(jù)統(tǒng)一到一個平臺內(nèi)，這對于信息的高效調(diào)用和查詢都有著積極的作用，也可以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和唯一性。在數(shù)字化信息平臺的基礎(chǔ)之上，進行模塊研發(fā)的過程中，也可以保證基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確和統(tǒng)一，這樣，就可以有效避免教學(xué)管理信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，出現(xiàn)數(shù)據(jù)沖突的問題。

3.2?教學(xué)管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)需求

機電專業(yè)的教學(xué)管理信息系統(tǒng)在研發(fā)的過程中，要操作簡單、安全可靠、功能齊全，這是以機電專業(yè)的實際情況為出發(fā)點，對未來發(fā)展空間進行充分考量后所提出的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)需求。由于機電專業(yè)的教學(xué)管理信息系統(tǒng)，在實際運行的過程中，要對學(xué)生的學(xué)籍進行管理，也要對教師資格、教學(xué)計劃、考試內(nèi)容、學(xué)生成績、教學(xué)實踐、教學(xué)質(zhì)量等進行全方位的管理，所以，在進行系統(tǒng)結(jié)構(gòu)規(guī)劃的過程中，要規(guī)劃系統(tǒng)維護模塊、學(xué)籍管理模塊、師資管理模塊、智能排課模塊、選課模塊以及教學(xué)質(zhì)量評估模塊和畢業(yè)生管理模塊。在實際應(yīng)用的過程中，可以給教師和學(xué)生提供不同的使用權(quán)限，這樣，教師和學(xué)生就可以根據(jù)自己的權(quán)限，進入相應(yīng)的模塊。系統(tǒng)模塊的不斷豐富，也標(biāo)志著機電專業(yè)教學(xué)管理能力的不斷提高。

3.3?各功能模塊的需求

機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)各功能模塊之間是相互關(guān)聯(lián)的，而且，要以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)。所以，對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫要求更高，在操作過程中，更加規(guī)范，對業(yè)務(wù)流程也有著更加嚴(yán)格的要求。近年來，隨著機電專業(yè)對學(xué)分制進行廣泛應(yīng)用，在進行教學(xué)管理信息系統(tǒng)設(shè)計的過程中，也要兼顧傳統(tǒng)學(xué)年制的需求和新型學(xué)分制的教學(xué)管理需求。以教師和學(xué)生為基礎(chǔ)，推動學(xué)校管理的規(guī)范化進步。例如，在學(xué)生管理模塊內(nèi)，需要增加學(xué)生注冊、收費、學(xué)籍、學(xué)生證、獎懲、查詢、打印等功能，而且，在學(xué)生管理模塊內(nèi)，為了提高學(xué)生管理效率，要構(gòu)建一個基礎(chǔ)信息庫。在基礎(chǔ)信息庫內(nèi)，需要將學(xué)生的基本數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入教學(xué)管理信息系統(tǒng)內(nèi)，并且，對學(xué)生的異動情況進行及時記錄。

4?機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)實施過程控制

4.1?控制要點分析

在機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)實際應(yīng)用的過程中，想要保證系統(tǒng)能夠高質(zhì)量地運行，并且，能夠促進教學(xué)管理能力的提高，就要對控制要點進行全面分析。這里所說的控制要點包含九大方面，分別是變更控制、職責(zé)分配、進度控制、質(zhì)量管控、風(fēng)險管控、系統(tǒng)測試、文檔管理、數(shù)據(jù)管理和項目培訓(xùn)。以變更控制為例，在教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)的過程中，會根據(jù)實際情況的變化，導(dǎo)致偏離計劃的內(nèi)容產(chǎn)生。針對這些問題，就必須采取相應(yīng)的變更措施，將項目風(fēng)險控制在最小范圍內(nèi)。在系統(tǒng)研發(fā)的過程中，所有的人員，都可以提出變更的請求，但是，在對變更請求進行執(zhí)行的過程中，必須有專門的負責(zé)人，對變更請求進行詳細考量，確保該請求是正確合理的。一旦發(fā)生變更，也要對變更影響和變更結(jié)果進行全面評估。在開展變更控制的過程中，要遵循三大原則，第一是影響最??；第二是全面商討；第三是及時發(fā)布。在對不同的變更方法進行選擇的過程中，必須選擇對整體項目影響最小的方案，而且，在正式執(zhí)行之前，必須與項目負責(zé)人進行商討，確認變更之后，也要對變更信息進行及時發(fā)布。

4.2?管理控制

在機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)項目研發(fā)的過程中，要加強管理控制。這里所說的管理控制主要是指，工程計劃管理和工程計劃控制兩個方面。在進行系統(tǒng)研發(fā)的過程中，要制定詳細的工程計劃，并且，形成書面文字。制定階段化的工作目標(biāo)以及工作總結(jié)，如果沒有按照既定的工作目標(biāo)完成工作內(nèi)容，也要出具書面說明，對未完成原因進行解釋，并且，提出針對性的改進措施。在對工作計劃進行控制的過程中，要養(yǎng)成公周匯報、月總結(jié)的控制習(xí)慣。每周周一可以召開例行項目例會，對上一周的工作內(nèi)容以及工作結(jié)果進行全面總結(jié)，并且，對上周工作過程中存在的問題進行分析。對于下一周的工作計劃以及需要其他部門協(xié)調(diào)的內(nèi)容進行溝通和協(xié)調(diào)。教學(xué)管理信息系統(tǒng)項目研發(fā)過程中，要有專門的負責(zé)人，對周計劃以及實際的執(zhí)行情況進行收集和匯總。一旦工作計劃確定之后，不能隨意更改，如果工作計劃必須要更改，也需要由負責(zé)人進行書面簽字確認。在對系統(tǒng)進行研發(fā)的過程中，也可以建立績效考核機制。以績效考核機制為基礎(chǔ)，對項目的執(zhí)行情況和完成情況進行監(jiān)督和考核，確保教學(xué)管理信息系統(tǒng)，可以保質(zhì)、保量地研發(fā)，并且，能夠快速應(yīng)用到機電專業(yè)的教學(xué)管理過程中。

4.3?實施范圍變更控制

在機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)的過程中，也可能會涉及項目變更。這種項目變更，主要是由內(nèi)部源代碼修改或者外部需求變更，而導(dǎo)致的實施范圍變更。在整個系統(tǒng)研發(fā)的過程中，這種變更都是不可避免的。由于工作經(jīng)驗有限，所以，在項目研發(fā)初期，對功能模塊以及實施范圍都有一定的不確定性。隨著研發(fā)工作的不斷深入，這種不確定性會逐漸縮小，這也就意味著，研發(fā)過程中，很有可能會出現(xiàn)實施范圍變更的問題。為了保證研發(fā)工作的順利進行，要確保系統(tǒng)研發(fā)范圍的一致性。這就要求，在涉及實施范圍變更的過程中，必須按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，進行變更申請。首先，要由申請人，填寫變更申請表，對變更內(nèi)容、變更時間、變更范圍進行明確說明，并且，要有變更的必要性和特殊性說明。變更申請表填寫完成之后，要由項目負責(zé)人，進行審核簽字，確認無誤可以變更之后，由項目研發(fā)人員進行落實。最后，也要對變更內(nèi)容進行跟蹤，對變更結(jié)果進行及時反饋，如果變更過程中出現(xiàn)問題，要及時控制，并對故障原因進行分析和解決。

4.4?項目質(zhì)量控制

在機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)的過程中，項目質(zhì)量控制，是最為主要的控制內(nèi)容之一，只有保證項目質(zhì)量，才能保證系統(tǒng)的實用性。所以，在對該系統(tǒng)進行研發(fā)的過程中，一定要對質(zhì)量進行全方位的把控。在對質(zhì)量進行把控的過程中，首先，要對關(guān)鍵內(nèi)容進行把控，例如系統(tǒng)研發(fā)計劃書、系統(tǒng)研發(fā)進度表以及解決方案等，都是質(zhì)量控制過程中的主要控制對象。在進行教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)的過程中，也可以制定保障措施。相關(guān)的負責(zé)人，可以以項目進度表為基礎(chǔ)，對研發(fā)進度、研發(fā)質(zhì)量進行驗收和管控，如果出現(xiàn)異常問題，要與項目研發(fā)人員進行及時溝通。如果出現(xiàn)較大質(zhì)量問題，并且造成較為嚴(yán)重的后果，可以與工作人員的績效進行掛鉤。對于項目研發(fā)過程中出現(xiàn)的一些偏差性問題，要與研發(fā)部門進行及時溝通。并且，一切都要以機電專業(yè)的實際使用需求為出發(fā)點，要求研發(fā)部門進行二次開發(fā)，確保教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)結(jié)束之后，能夠完全符合機電專業(yè)的實際教學(xué)管理需求，并且，能夠提高機電專業(yè)的教學(xué)管理水平。

4.5?項目風(fēng)險控制

在機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)工作開展的過程中，也要開展風(fēng)險控制。項目研發(fā)工作雖然是一項虛擬的技術(shù)工作，但是，并不意味著，在研發(fā)過程中，不會存在任何風(fēng)險，所以，在研發(fā)工作開展的過程中，要對風(fēng)險進行有效的評估、識別和應(yīng)對。在研發(fā)過程中，采取動態(tài)監(jiān)測的方式，對風(fēng)險進行全方位的動態(tài)評估，并且，對風(fēng)險的分布特點進行分析。在項目風(fēng)險管控過程中，首先，要對項目風(fēng)險進行有效識別，然后，要對風(fēng)險的影響范圍進行評估，再次，對風(fēng)險等級進行評價，最后，要以評價內(nèi)容為基礎(chǔ)，提出針對性的風(fēng)險管控措施。例如，在對風(fēng)險進行識別的過程中，可以以階段性的投入時間、重要信息的記錄情況以及背景信息的記錄情況、可行性分析等為基礎(chǔ)，對潛在風(fēng)險進行識別。這樣就可以對項目管理過程中，存在的風(fēng)險問題進行全方位的管控，這對于提高項目管理能力也有著積極的促進作用。可以通過這種方式，提高系統(tǒng)的研發(fā)效率，也可以使教學(xué)管理信息系統(tǒng)，高效應(yīng)用于機電專業(yè)教學(xué)管理工作過程中。

5?結(jié)論

機電專業(yè)應(yīng)用教學(xué)管理信息系統(tǒng)，是提高教學(xué)效率，促進管理公開、實現(xiàn)資源共享的重要渠道。但是，在實際建設(shè)過程中，卻會受到信息化理念、投入資金以及技術(shù)等方面的限制。在對該系統(tǒng)進行研發(fā)的過程中，要對數(shù)字化信息平臺、管理信息系統(tǒng)、教學(xué)管理信息系統(tǒng)以及各功能模塊進行深入研討，并且，對實施范圍、項目質(zhì)量以及項目風(fēng)險進行全方位的管控。這樣，才能在機電專業(yè)內(nèi)部，建立科學(xué)、規(guī)范的教學(xué)管理信息系統(tǒng)，并且，為學(xué)院規(guī)范化管理提供技術(shù)支持。

參考文獻

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