檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

一、引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，豐富的信息資源逐漸朝著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，各行各業(yè)也積極應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢。檔案管理信息化建設(shè)是利用數(shù)字技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變檔案紙質(zhì)化管理的模式，將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息存儲到數(shù)據(jù)庫中。信息化建設(shè)中電子化檔案的應(yīng)用，既使得各部門員工擁有方便快捷的檔案查閱權(quán)限，也使得管理部門能夠獲取提高業(yè)務(wù)能力的動力，通過信息化技術(shù)激發(fā)持續(xù)發(fā)展的活力，同時，檔案管理能夠為廣大群眾提供更加高效高質(zhì)的檔案服務(wù)。因此有必要對檔案管理信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)和困難進行深入探究和討論，繼而使得檔案管理工作能夠拓展思路，尋求更科學、更適合的信息化建設(shè)手段。

二、檔案管理信息化建設(shè)概述

（一）檔案服務(wù)的內(nèi)容

檔案管理或稱為檔案工作，指的是用人單位或者檔案館對實體檔案或者電子檔案進行管理和提供檔案服務(wù)的一項工作，用人單位所進行的檔案管理工作是國家檔案事業(yè)的一部分。檔案管理工作具有一定的規(guī)范性和服務(wù)性，社會與經(jīng)濟在高速發(fā)展的進程中會產(chǎn)生多樣的信息，將這些信息進行記錄和歸檔儲存，這樣才能夠更好地積累發(fā)展實際情況和經(jīng)驗。為了促進國家整體檔案事業(yè)的高效發(fā)展，有必要對用人單位進行檔案管理信息化建設(shè)，為社會經(jīng)濟、文化的發(fā)展增添動力。檔案管理是一個體系，其可結(jié)合具體的業(yè)務(wù)情況選擇相應(yīng)的環(huán)節(jié)，并且檔案管理系統(tǒng)及其組成部分還具備反饋功能，能夠在實際的社會服務(wù)中為檔案功能的發(fā)揮起到支持作用。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的具體要求

在新形勢背景下，現(xiàn)代化發(fā)展成了檔案工作升級發(fā)展的主要方向，檔案信息化建設(shè)所取得的成果能夠開發(fā)出信息化建設(shè)的有效路徑，并給予用人單位現(xiàn)代化建設(shè)的啟示，因此數(shù)字化檔案工作具有極為重要的積極效用。第一，傳統(tǒng)檔案工作所應(yīng)對的問題是雜亂、零散、大量或者孤本等情況，現(xiàn)代社會對檔案工作提出了更高水平的要求，其需要擴大自身的積極應(yīng)用，使得檔案信息資源進行集中和系統(tǒng)化。信息化檔案工作會逐漸形成獨立開放的系統(tǒng)，并由計算機管理，進一步滿足社會需求。第二，電子檔案使得檔案信息資源多樣化，能夠?qū)嶓w檔案信息資源進行有效的集合規(guī)劃，使資源信息更加完整豐富，為群眾提供更加獨立和開放的檔案資源體系。第三，檔案管理信息化建設(shè)要創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式，結(jié)合檔案信息的實際情況進行部分檔案資源的開放，促進用人單位的檔案整理能力和共享性得到明顯提升。第四，要提升檔案安全性，檔案信息化后期要建立信息化防護體系，全面提升檔案風險應(yīng)對能力。第五，檔案管理信息化建設(shè)要求檔案管理隊伍現(xiàn)代化，要組建一批專業(yè)的信息化人才隊伍，并提升所有人員的信息素養(yǎng)，現(xiàn)代化檔案工作需要大量的復合型人才，檔案部門要積極聘入和培養(yǎng)現(xiàn)代高技術(shù)人才，而檔案工作人員也要具備自覺提高業(yè)務(wù)能力和知識層次的意識，既能夠?qū)τ嬎銠C設(shè)備進行操作，還要成為檔案信息電子化發(fā)展的助力者。

此外，檔案管理信息化建設(shè)需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及專業(yè)技術(shù)人才的支持，并且大量的電子化檔案信息資源需要一個獨立的儲存數(shù)據(jù)庫，需要建設(shè)開放性的查閱系統(tǒng)，在提供權(quán)限的基礎(chǔ)上實現(xiàn)電子檔案信息共享。檔案信息化系統(tǒng)主要有五個部分，檔案資源信息處理系統(tǒng)、檔案信息接口系統(tǒng)、檔案用戶服務(wù)系統(tǒng)、檔案管理和維護系統(tǒng)，檔案信息化系統(tǒng)既能夠促進檔案資源數(shù)字化，也能夠促進現(xiàn)代檔案管理軟件的開發(fā)，消除制約檔案電子化的因素。

三、檔案管理信息化建設(shè)的積極意義

（一）有利于優(yōu)化資源配置，實現(xiàn)信息共享

實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)能夠促進用人單位內(nèi)部各項信息資源的優(yōu)化配置，為了有效提高工作效率，應(yīng)積極應(yīng)用無紙化辦公模式。電子檔案模式的應(yīng)用能夠使得用人單位實現(xiàn)檔案信息資源共享，同時還能夠有效降低管理成本。信息化檔案管理模式增強了用人單位各部門的協(xié)調(diào)性和配合度，尤其是檔案管理部門能夠與其他各個部門建立緊密聯(lián)系，促進檔案信息的有效利用。同時，檔案信息從錄入到審核以及儲存都會通過計算機進行，進一步提升了檔案管理工作效率。

（二）有利于提高檔案信息查閱便利性

檔案信息資源是支撐其檔案服務(wù)的重要基礎(chǔ)，信息化的檔案管理既能夠全面記錄企業(yè)的檔案資料變化，也能夠提供更便利的檔案閱覽服務(wù)。在實際的檔案管理工作中，信息化建設(shè)能夠提高檔案歸檔以及調(diào)閱的快捷性，也能夠有效延長檔案信息的保存期，使得用人單位的檔案信息更加完整。通過計算機技術(shù)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置關(guān)鍵詞檢索功能等，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源信息的集成化管理，還能夠與單位其他信息進行共同動作的廣域網(wǎng)工作模式，基于龐大的數(shù)據(jù)庫進行全文檔案信息檢索，進一步提高檔案信息查閱的便利性。

（三）有利于保障檔案信息安全

信息化檔案管理系統(tǒng)在建設(shè)的過程中，結(jié)合實際狀況逐步建立一個安全穩(wěn)定的防護系統(tǒng)，應(yīng)用防火墻技術(shù)以及信息恢復技術(shù)加強對檔案信息的保護和防御。檔案管理信息化建設(shè)在檔案信息傳播效率和質(zhì)量提升的同時，減少了很多傳統(tǒng)實體檔案查閱的步驟，在檔案信息傳播的過程中進一步升級防護系統(tǒng)，限制查閱的權(quán)限，能夠針對網(wǎng)絡(luò)黑客進行有效的防護工作，保障電子信息檔案的安全性和完整性。

（四）有利于電子化檔案管理標準的提高

檔案管理信息化建設(shè)能夠提升信息處理的效率和質(zhì)量，同時數(shù)據(jù)分析技術(shù)也能為檔案管理決策工作提供可靠的依據(jù)。用人單位能夠使用計算機設(shè)備以及數(shù)據(jù)系統(tǒng)對各項工作情況快速進行檔案記錄和儲存。檔案信息化對于檔案工作和檔案工作者而言，既是機遇，又是挑戰(zhàn)。從技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)設(shè)計到檔案利用需求都在不斷變化，這些都要求檔案工作要加強與外部的交流與合作，尋求理念、制度、方法、手段等各方面的支持，從而促進檔案管理標準的提升。

（五）有利于用人單位整體信息化建設(shè)的發(fā)展

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，用人單位開始積極開展檔案信息化建設(shè)工作，各單位電子化檔案建設(shè)工作積累的經(jīng)驗能夠不斷為其檔案現(xiàn)代化發(fā)展提供參考。同時，檔案管理工作的飛速發(fā)展還會促使企業(yè)建立一支專業(yè)的信息技術(shù)人才隊伍，不斷加快檔案信息化建設(shè)。

四、現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)中的常見問題

（一）檔案電子化意識薄弱，重視力度不足

首先，一些用人單位沒有意識到轉(zhuǎn)化電子檔案的積極效用，仍然不具備電子化檔案工作的基礎(chǔ)條件，使得檔案管理信息化建設(shè)速度較慢。其次，有些單位檔案管理人員對數(shù)字化技術(shù)及軟件的使用不熟練，無法做好檔案管理信息化建設(shè)的銜接工作，并且缺少具備綜合素質(zhì)能力的檔案管理人才。最后，信息化建設(shè)資源的分配不均問題也造成內(nèi)部工作矛盾，制約了檔案管理信息化工作。

（二）檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用成本高

檔案管理信息化建設(shè)成本較高，不僅要應(yīng)用成熟的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要結(jié)合自身的實際情況建立檔案信息數(shù)據(jù)庫以及檔案歸檔和整合的軟件或者系統(tǒng)，所以要聘用專業(yè)的信息技術(shù)人員。同時，檔案信息資源的儲存成本較高，一方面要對檔案信息資源進行長期的儲存，另一方面要提供檔案信息檢索工作，而傳統(tǒng)的實體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化所花費的人力成本和時間成本都比較高。

（三）檔案管理模式亟待創(chuàng)新

現(xiàn)階段，一部分用人單位仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理模式，沒有對檔案管理模式進行創(chuàng)新，既使得檔案系統(tǒng)軟件與檔案信息無法共融，也導致檔案電子化工作缺少統(tǒng)一的標準，而部分企業(yè)檔案管理處于過渡時期，不具備科學選擇檔案管理模式的經(jīng)驗，無法確保檔案管理模式的安全性和保密性。因此，用人單位要結(jié)合自身實際業(yè)務(wù)，不僅著眼于更開放、更專業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)，還要促進檔案管理制度與標準適應(yīng)性的提高。

（四）電子化檔案信息更新效率較低

檔案信息的更新頻率極為重要，在開展相關(guān)業(yè)務(wù)時就會產(chǎn)生新的檔案信息，要及時將這些信息進行歸檔處理，而現(xiàn)階段一些單位電子檔案信息的更新并不及時，無法在開展業(yè)務(wù)的時候?qū)崟r記錄數(shù)據(jù)信息，不僅影響相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理效率，也使檔案管理工作無法適應(yīng)時代的發(fā)展速度。因此必須及時有效地整理信息和儲存信息，利用統(tǒng)一的檔案信息管理軟件將信息錄入系統(tǒng)，快捷地編輯檔案信息，規(guī)范開展電子化檔案信息更新工作。

（五）檔案信息利用率有待提高

目前檔案信息利用率較低，同時，部分檔案管理人員的責任意識較差，不僅增加了檔案管理信息化建設(shè)的難度，而且阻礙了檔案信息電子化工作的實踐，不利于檔案電子化工作實踐經(jīng)驗的積累，進而導致檔案信息資源的實用價值無法發(fā)揮出來。

五、加強檔案管理信息化建設(shè)的具體策略

（一）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系，加快信息化系統(tǒng)建設(shè)

用人單位要結(jié)合自身實際構(gòu)建現(xiàn)代化統(tǒng)一的檔案電子信息管理系統(tǒng)，快捷編輯和儲存業(yè)務(wù)信息、會議信息以及人員信息等。首先，積極建設(shè)并完善信息設(shè)備配置，為檔案管理和其他部門配備相應(yīng)的計算機設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)等，實現(xiàn)檔案電子信息的互調(diào)工作，也能夠促進檔案工作自動化功能的實現(xiàn)。其次，檔案信息資源需要便捷可靠的儲存系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要具備統(tǒng)一的錄入和管理標準，能使得各部門使用的檔案分類方法和相關(guān)標準適應(yīng)檔案數(shù)據(jù)庫管理模式。最后，要規(guī)劃實體檔案的電子化整理，并確保轉(zhuǎn)化格式的統(tǒng)一性，為檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，加快信息化系統(tǒng)的建設(shè)。

（二）合理分配信息化建設(shè)資源，科學部署工作計劃

對于紙質(zhì)化的檔案信息，必須派專門人員對檔案信息進行歸類整理，細化檔案信息內(nèi)容，為后續(xù)檢索功能提供依據(jù)。另外，要能夠應(yīng)用先進的壓縮技術(shù)壓縮大量檔案信息所占用的數(shù)據(jù)庫空間，并結(jié)合不同檔案利用者的需求建立檢索系統(tǒng)，開發(fā)檔案檢索與利用的新方式，充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的積極作用。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，完善檔案管理制度

用人單位要積極創(chuàng)新檔案電子化轉(zhuǎn)化手段，既加快信息軟件與檔案管理標準的統(tǒng)一，也使得檔案電子信息管理制度更加科學合理。首先，要積極提升檔案工作人員的檔案記錄和管理意識，使每個員工在開展工作時都能夠通過專門的系統(tǒng)進行檔案的信息整理，使每個部門在實際的檔案整理工作中適應(yīng)檔案信息管理軟件系統(tǒng)，同時提高各部門與檔案管理部門的配合程度。其次，用人單位要提供信息化培養(yǎng)機會，提高員工的信息素養(yǎng)，并進一步加強對數(shù)據(jù)化檔案的管理，加強對電子數(shù)據(jù)檔案的風險防范力度，制定有效的應(yīng)對方案。

（四）突出信息化人才價值，組建專業(yè)信息人才隊伍

首先，要聘用專業(yè)的信息技術(shù)人才，培養(yǎng)檔案管理部門人員的信息素養(yǎng)，為組建專業(yè)信息人才隊伍奠定基礎(chǔ)。其次，要落實激勵機制和保障機制，激發(fā)信息技術(shù)人才的工作積極性，推動檔案管理信息化建設(shè)。再次，要加強與圖書館或者檔案館等單位的合作與交流，重點針對檔案電子信息資源的管理規(guī)范進行研究和討論，促進各單位檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)條件的完善。最后，實現(xiàn)檔案電子信息資源的科學化管理必須重視高級技術(shù)人才的作用，既要培養(yǎng)檔案與信息技術(shù)的復合型高素質(zhì)人才，也要提高檔案工作人員的責任意識和現(xiàn)代化意識。

（五）提高檔案信息更新頻率和利用效率

現(xiàn)階段，檔案管理信息化建設(shè)的硬件設(shè)施與信息技術(shù)日漸成熟，一方面實現(xiàn)了檔案信息的便捷儲存和檔案文件的有效管理，并促進單位內(nèi)部信息的共享性發(fā)展。隨著檔案管理信息化建設(shè)日益規(guī)范和完善，檔案使用價值也得到了逐步的提升。另一方面，各部門人員都能夠通過權(quán)限檢索和查閱相關(guān)的檔案信息，同時電子檔案也突破了傳統(tǒng)檔案使用方式的限制，能夠更快速地提供檔案服務(wù)，推動單位整體業(yè)務(wù)能力的提升。

六、結(jié)語

綜上所述，檔案信息管理工作為了提供更優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，不僅對管理制度進行積極完善，更要優(yōu)化人員及管理結(jié)構(gòu)，順應(yīng)時代的發(fā)展創(chuàng)新檔案管理模式。隨著我國社會發(fā)展進入新時期，檔案信息的生成模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案管理系統(tǒng)也逐漸出現(xiàn)現(xiàn)代化管理的特征，因此為了滿足現(xiàn)代化社會對檔案電子信息資源的需求，各單位必須積極創(chuàng)新檔案電子信息資源管理模式，組建復合型信息技術(shù)人才隊伍，推動檔案管理信息化建設(shè)更上新臺階，從而更好地為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

（作者簡介：馬捷男，女，本科，青海省藥品檢驗檢測院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 肖亮宇）