醫(yī)院綜合檔案精細(xì)化管理的困境與對(duì)策

摘 要：精細(xì)化管理理念已經(jīng)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理領(lǐng)域，對(duì)醫(yī)院檔案管理來(lái)說(shuō)，精細(xì)化管理是醫(yī)院開展競(jìng)爭(zhēng)的客觀要求，也是推動(dòng)醫(yī)院檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。目前，醫(yī)院綜合檔案精細(xì)化管理存在著管理模式粗放化、信息化水平不高、開發(fā)利用程度較低的問題，需要從檔案管理制度、檔案信息化建設(shè)、檔案開發(fā)利用、管理隊(duì)伍四個(gè)方面進(jìn)行精細(xì)化全流程的再造，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理更好適應(yīng)新時(shí)代的要求。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案；精細(xì)化管理；路徑

引言

精細(xì)化管理理論肇始于泰勒的科學(xué)管理理論。經(jīng)過第二次世界大戰(zhàn)后的發(fā)展，逐步成熟應(yīng)用于社會(huì)管理。精細(xì)化管理倡導(dǎo)科學(xué)合理的管理理念，強(qiáng)調(diào)由以往粗放的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化、流程化的治理方式，節(jié)約管理成本，提升管理效率。精細(xì)化理論引入醫(yī)院管理模式后，成為檔案管理科學(xué)化的發(fā)展方向。

1 醫(yī)院綜合檔案精細(xì)化管理的必要性

1.1 引入精細(xì)化管理模式是醫(yī)院開展競(jìng)爭(zhēng)的客觀要求

近年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各醫(yī)院面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。競(jìng)爭(zhēng)涉及醫(yī)院的就醫(yī)環(huán)境、服務(wù)能力、醫(yī)療水平，等等。如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，會(huì)造成諸如檔案流通環(huán)節(jié)不通暢，患者調(diào)閱病例流程煩瑣，群眾的滿意率下降，勢(shì)必影響醫(yī)院的診療量，又易出現(xiàn)醫(yī)患紛爭(zhēng)。這就要求各醫(yī)院的檔案管理必須轉(zhuǎn)型升級(jí)，從以往的流程性管理向內(nèi)涵式管理轉(zhuǎn)變，更加注重滿足人的需要，進(jìn)行流程的細(xì)化分解，從粗放式的管理向集約高效方式轉(zhuǎn)變，在激烈的醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)中掌握主動(dòng)。

1.2 引入精細(xì)化管理模式是醫(yī)院檔案制度建設(shè)的內(nèi)在要求

健全的制度體系是實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的前提和基礎(chǔ)。無(wú)論是國(guó)家運(yùn)行、社會(huì)發(fā)展、組織建設(shè)，還是個(gè)人、組織、集體的發(fā)展都需要健全的制度作為保證。醫(yī)院檔案管理是否規(guī)范有效，制度建設(shè)起著決定性作用。醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)決定了其組織體系的科學(xué)性和多樣性，在行政體系內(nèi)部，有不同的管理和責(zé)任部門負(fù)責(zé)檔案運(yùn)行；在平行系統(tǒng)中，醫(yī)院檔案又分為文書檔案、病歷檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案等，產(chǎn)生主體多樣，整理要求不一，需要規(guī)范的制度化建設(shè)予以保障。隨著科技的進(jìn)步，醫(yī)院科室設(shè)置越來(lái)越細(xì)致化，專業(yè)化程度日益加深，檔案管理精細(xì)化管理也是由醫(yī)學(xué)發(fā)展趨勢(shì)決定的。

1.3 引入精細(xì)化管理模式是醫(yī)院檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求

醫(yī)院檔案的高質(zhì)量發(fā)展要求收集整理時(shí)要全面細(xì)致、查詢利用時(shí)要高效快捷，相較于以往的模式，更加強(qiáng)調(diào)效率性、可利用性，更加充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。一所高水平的醫(yī)院，不僅有高超的診療水平，也有細(xì)致入微的后勤保障服務(wù)，其中檔案管理就是其中關(guān)鍵一環(huán)，因此，在新的競(jìng)爭(zhēng)形式下，需要加強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的管控，提升檔案管理服務(wù)力。

2 精細(xì)化管理理論下醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 醫(yī)院檔案管理模式粗放化

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要各層級(jí)、各部門協(xié)調(diào)配合，也需要醫(yī)院層面給予足夠的重視和資金支持。同時(shí)，要樹立精細(xì)化的管理理念，把精細(xì)化管理的方式方法貫穿檔案管理的各流程。從目前來(lái)看，醫(yī)院檔案管理模式還處于粗放式階段，主要表現(xiàn)在：一是思想上重視程度不夠。在醫(yī)院內(nèi)部的管理系統(tǒng)中，檔案管理部門始終處于弱勢(shì)部門，檔案管理工作在歷史相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)不被人重視，上至領(lǐng)導(dǎo)下至從事人員，都認(rèn)為檔案管理不過是把一堆雜亂的文件擺放整齊罷了，同時(shí)做好保密、借閱等工作。產(chǎn)生這種思想的根源一方面是檔案管理人員的傳統(tǒng)思維模式，另一方面是醫(yī)院檔案管理不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院管理者的效益傾向限制了對(duì)檔案工作的重視程度。這種思想已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案工作的發(fā)展，要改變這種思想氛圍，就要從醫(yī)院的主要負(fù)責(zé)同志抓起，一級(jí)帶一級(jí)，從根本上破除檔案無(wú)用論，創(chuàng)造出一個(gè)良好的工作環(huán)境。二是檔案從業(yè)人員很多專業(yè)素質(zhì)不高。在單位里，檔案從業(yè)人員的年紀(jì)較大、思想觀念守舊，持續(xù)學(xué)習(xí)能力以及吸收知識(shí)能力早已跟不上時(shí)代的步伐，造成專業(yè)素質(zhì)偏低。另一方面，由于體制的原因，檔案人員接受專業(yè)化培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，思維水平、觀念技術(shù)都跟不上時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)現(xiàn)代化的檔案技術(shù)應(yīng)用不足，造成了檔案管理工作始終在低水平徘徊，客觀上也拖慢了醫(yī)院內(nèi)其他工作的進(jìn)度。三是制度化建設(shè)不到位。醫(yī)院管理受社會(huì)環(huán)境的影響，更多地側(cè)重于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的考量，對(duì)檔案工作僅停留在收集活動(dòng)記錄、便于查詢利用，應(yīng)付上級(jí)檢查的層面上，沒有形成系統(tǒng)有效的制度化體制機(jī)制。

2.2 醫(yī)院檔案信息化水平不高

在醫(yī)療衛(wèi)生改革步伐加快的背景下，醫(yī)療服務(wù)能力建設(shè)顯得越來(lái)越重要，為了提升檔案服務(wù)能力建設(shè)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)也加快了信息化建設(shè)的步伐，提升檔案管理效率。但是就目前來(lái)看，醫(yī)院信息化建設(shè)與大數(shù)據(jù)時(shí)代要求還有不小差距。

2.2.1從硬件上來(lái)看，設(shè)備無(wú)法滿足新形勢(shì)的需要。有的醫(yī)院開展檔案信息化較早，但一直還停留在傳統(tǒng)的載體檔案階段，現(xiàn)有檔案管理設(shè)備陳舊，檔案管理工作預(yù)算一再被壓縮。檔案信息化建設(shè)中的檔案收集、整理、電子化、優(yōu)化、識(shí)別以及存儲(chǔ)都會(huì)涉及檔案設(shè)備的更新，檔案革新工作的必要支出需要得到醫(yī)院的支持。市場(chǎng)上檔案管理軟件品牌五花八門，軟件質(zhì)量也良莠不齊。功能齊全的檔案管理軟件可以大大節(jié)約檔案信息化所需要的時(shí)間；相反質(zhì)量不行、功能不健全的檔案管理軟件勢(shì)必會(huì)影響檔案信息化工作的開展[1]。

2.2.2從軟件上來(lái)看，資金和信息化專業(yè)人才缺口較大。檔案管理者的職業(yè)水平高低同樣制約著傳統(tǒng)檔案向信息化檔案工作的轉(zhuǎn)化，檔案信息化工作需要檔案管理從業(yè)人員既要具備良好的檔案收集、歸檔、編目等這些基本檔案技能，還要具備檔案信息化工作中涉及的檔案電子化、電子版檔案優(yōu)化、智能識(shí)別等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能[2]。信息化檔案工作的開展離不開統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)約束和資金支持，有些醫(yī)院的檔案管理制度中不涉及檔案信息化工作的相關(guān)內(nèi)容，沒有專門的信息化經(jīng)費(fèi)建設(shè)，這給檔案收集及后續(xù)信息化工作帶來(lái)極大的阻礙。有些單位檔案管理制度更新不及時(shí)，沒有按照國(guó)家法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，整理標(biāo)準(zhǔn)、信息化要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代發(fā)展。

2.3 醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用程度較低

檔案資源的開發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、發(fā)揮檔案服務(wù)功能的最有效的手段[3]。醫(yī)院檔案管理精細(xì)化的目的，就是通過細(xì)致、完整的制度建設(shè)和資源建設(shè)，發(fā)揮好檔案記錄、憑證、輔證的功能。總體來(lái)看，醫(yī)院檔案資源還處于半沉睡狀態(tài)，檔案資源沒有真正活起來(lái)。

2.3.1檔案服務(wù)利用程度低。檔案管理者側(cè)重點(diǎn)還處于收集、整理、查詢的階段，主動(dòng)參與意識(shí)比較低。圍繞重大醫(yī)院決策，檔案資源的服務(wù)支撐能力不足，沒有提供高質(zhì)量的檔案智慧服務(wù)。重大的醫(yī)療處置事件中，在方案制定、救治程序、組織配合方面，檔案資源都能提供有力的參考范本，但是在實(shí)際操作中結(jié)果并不令人滿意。

2.3.2檔案開發(fā)利用手段單一。隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字技術(shù)大幅度應(yīng)用到開發(fā)利用的技術(shù)中，微視頻、微電影、紀(jì)錄片等形式已經(jīng)成為檔案資源開發(fā)的主流，但是醫(yī)院檔案資源由于其特殊性，開發(fā)利用還處于固有模式中，如出版書籍、舉辦展覽等，影響力和吸引力較弱，限制了開發(fā)利用的效果。

2.3.3社會(huì)宣傳機(jī)制缺乏。醫(yī)院檔案結(jié)構(gòu)中，珍貴的實(shí)物檔案、重要的口述檔案資料、名醫(yī)名方檔案等，都是人民群眾喜聞樂見的檔案文化，借助新聞媒介，可以有效地推廣醫(yī)院悠久的歷史、厚重的人文情懷，提升檔案的軟實(shí)力。但是從目前來(lái)看，多數(shù)醫(yī)院檔案宣傳意識(shí)還較弱。

3 綜合檔案精細(xì)化管理的路徑分析

3.1 檔案管理制度的精細(xì)化

3.1.1堅(jiān)持檔案管理目標(biāo)分類化，將管理目標(biāo)按照一定規(guī)則進(jìn)行分類和細(xì)化。醫(yī)院要成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案管理工作納入議事日程，實(shí)施重點(diǎn)推動(dòng)。醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有針對(duì)性聽取工作匯報(bào)，檔案管理中心要每周進(jìn)行調(diào)度指導(dǎo)。結(jié)合實(shí)際，出臺(tái)醫(yī)院檔案建設(shè)整體規(guī)劃，每年均組織開展檔案立卷歸檔檢查、學(xué)習(xí)、評(píng)比和經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)。積極抓好文書、聲像、病歷、重大活動(dòng)、會(huì)計(jì)等檔案的立卷歸檔，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際做到檔案資源門類建設(shè)齊全完善。

3.1.2管理責(zé)任具體化，精細(xì)化管理將管理的過程程序化，工作內(nèi)容規(guī)范化，有利于在管理的整個(gè)過程中形成標(biāo)準(zhǔn)化，便于管理效率的提高。醫(yī)院要認(rèn)真編制各門類檔案的分類方案、保管期限表，對(duì)質(zhì)量不過關(guān)的檔案給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)。嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度，全面抓好檔案庫(kù)房安全建設(shè)，確?！熬欧馈贝胧┓弦?。要加強(qiáng)常態(tài)化管理，重點(diǎn)抓好細(xì)節(jié)建設(shè)，理順工作責(zé)任，對(duì)于文件資料制定歸檔時(shí)間，確保文件材料歸檔及時(shí)、完整。突出抓好檔案的規(guī)范化整理，確保檔案分類科學(xué)、卷宗合理、排列有序、裝幀規(guī)范，定期核對(duì)檔案序號(hào)擺放，卷宗文號(hào)醒目規(guī)范，便于查閱使用。真正建立起檔案分類科學(xué)、整理歸檔及時(shí)、查詢利用高效的體制，確保了檔案管理的規(guī)范化科學(xué)化水平。

3.2 檔案信息化建設(shè)的精細(xì)化

借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，可以做到各方利益的兼顧。

3.2.1資金保障上要到位。加大對(duì)檔案館數(shù)字化相關(guān)設(shè)施設(shè)備的經(jīng)費(fèi)投入，保證數(shù)字化進(jìn)程的持續(xù)性。加強(qiáng)硬件設(shè)施投入，比如智能檔案柜、高速掃描儀、系統(tǒng)集成裝置、安全防護(hù)系統(tǒng)等信息化建設(shè)主要配置，要及時(shí)對(duì)內(nèi)局域網(wǎng)服務(wù)器進(jìn)行更新，添置備份服務(wù)器。這既保證了檔案利用者能夠高效地調(diào)閱數(shù)據(jù)資料，也能保障電子數(shù)據(jù)的有序流轉(zhuǎn)、安全運(yùn)行。

3.2.2檔案人員信息化技能要到位。努力提高檔案工作者的素質(zhì)，加大檔案從業(yè)人員的信息化培訓(xùn)。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，特別是大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+、人工智能技術(shù)，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平。強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，不斷改善檔案人員多元知識(shí)結(jié)構(gòu)；要提供機(jī)會(huì)，安排專門時(shí)間讓檔案人員走出去，在觀察學(xué)習(xí)中長(zhǎng)知識(shí)、提本領(lǐng)，以便推進(jìn)檔案信息化工作更好地開展。

3.2.3檔案安全建設(shè)要到位。檔案信息化建設(shè)過程中，檔案數(shù)據(jù)的安全是信息化建設(shè)的底線。就現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展來(lái)看，主要是采用防火墻、防水墻、身份識(shí)別、網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)等[4]。這些防范措施有些針對(duì)性比較強(qiáng)，各有其特長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì)，使用者要根據(jù)不同場(chǎng)景進(jìn)行有效區(qū)分使用，確保數(shù)據(jù)絕對(duì)安全。

3.3 檔案開發(fā)利用的精細(xì)化

醫(yī)院檔案資源形式多種多樣，既有文書、處方、回憶錄、書信等靜態(tài)形式，也有音視頻、口述檔案等動(dòng)態(tài)形式。隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的方式也發(fā)生了變革，要?jiǎng)?chuàng)新思維、借助平臺(tái)，全方位、立體推進(jìn)資源開發(fā)利用。

3.3.1傳統(tǒng)開發(fā)方式要新穎化。原有的圖書出版、展覽展陳以檔案開發(fā)利用為中心，以文本說(shuō)教的方式，發(fā)揮檔案教育人引導(dǎo)人的作用，但是這種方式吸引力不足。原有的傳統(tǒng)開發(fā)方式，要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，從檔案為中心轉(zhuǎn)到以受眾為中心，以滿足受眾對(duì)優(yōu)秀醫(yī)院檔案文化的需求為導(dǎo)向，以喜聞樂見的形式，增強(qiáng)傳統(tǒng)開發(fā)形式的吸引力。

3.3.2以數(shù)字人文助力檔案資源開發(fā)。數(shù)字人文技術(shù)為檔案資源開發(fā)提供新的模式，比如人工智能、3D掃描、虛擬/增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)等技術(shù)，通過對(duì)原始檔案的轉(zhuǎn)譯進(jìn)行視覺重建，讓參觀者身臨其境地感受檔案文化的魅力。同時(shí)一些醫(yī)院開始拓寬交互方式，如制作幻影成像、實(shí)物模擬以及設(shè)計(jì)觸屏操作等，使展品與受眾實(shí)現(xiàn)多元雙向的信息交互。

3.3.3拓寬醫(yī)院檔案宣傳路徑。通過制作宣傳專欄、發(fā)放宣傳資料、懸掛宣傳橫幅、推送微信短信、接受群眾咨詢等多種方式進(jìn)行檔案宣傳工作。借助新媒體平臺(tái)，以抖音、微信直播、快手等方式，通過講述檔案背后的故事、普及健康知識(shí)等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)與公眾的零距離接觸，提升檔案文化軟實(shí)力。

3.4 檔案管理隊(duì)伍的精細(xì)化

實(shí)施檔案精細(xì)化管理，需要檔案管理人員保持“安專迷”態(tài)度。檔案管理是間接服務(wù)人的工作，工作冷門、偏門、單調(diào)，做好檔案精細(xì)化管理，就需要坐得住“冷板凳”，保持“安專迷”態(tài)度?！鞍病毙脑跈n案，就是要做到“心無(wú)旁騖”。在醫(yī)院檔案里，有大量資料反映了醫(yī)院變遷、歷史文化、患者信息、科學(xué)研究等情況，涉及醫(yī)院工作的大局，出現(xiàn)任何紕漏都是難以彌補(bǔ)的，造成負(fù)面影響都將不可挽回。因此要牢固樹立“萬(wàn)無(wú)一失，一失萬(wàn)無(wú)”意識(shí)，切實(shí)提高檔案管理的責(zé)任感和使命感。“?！弊⒂跇I(yè)務(wù)，就是要成為“行家里手”。

隨著醫(yī)療制度改革不斷推進(jìn)，數(shù)字化應(yīng)用場(chǎng)景的迭代升級(jí)，醫(yī)院檔案管理迎來(lái)了系統(tǒng)性變革，需要檔案管理人員練就過硬本領(lǐng)，提升“靠業(yè)務(wù)吃飯、憑專業(yè)立身”的專業(yè)能力，切實(shí)維護(hù)檔案管理的“嚴(yán)肅性”和“公信力”。沉“迷”于事業(yè)，就是要做到“十年磨一劍”。醫(yī)院檔案具有動(dòng)態(tài)性、長(zhǎng)期性等特點(diǎn)，一件檔案的形成是長(zhǎng)期積累的結(jié)果，檔案保管要做到平靜安靜，對(duì)檔案干部而言，就需要堅(jiān)持“文經(jīng)我手無(wú)差錯(cuò)，事經(jīng)我辦請(qǐng)放心”的工作態(tài)度，發(fā)揚(yáng)“苦干巧干樂干”的務(wù)實(shí)作風(fēng)，耐得住“單調(diào)”，保持對(duì)檔案工作的熱愛，方能成就一番事業(yè)。

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作者簡(jiǎn)介：劉宸維，研究生學(xué)歷、碩士學(xué)位，青島市第六人民醫(yī)院館員，主要從事檔案管理和學(xué)術(shù)研究。