事業(yè)單位改革后，干部人事檔案管理存在的問題及對策探討

萬方

摘 要：近些年，干部人事檔案在巡查監(jiān)察與考察任用中的作用明顯增加，自黨的十八大以來，落實全面從嚴治黨以及新時代黨的組織路線都對黨員干部專業(yè)化提出更高要求。因此，干部人事檔案管理也應該主動適應新時代工作要求，不斷創(chuàng)新與完善工作路徑，這也是本文研究的主要目的。在本次研究中，文章將針對干部人事檔案管理展開分析，圍繞工作經(jīng)驗重點闡述了檔案管理中存在的問題，包括高精尖人才數(shù)量不足與管理模式長期未創(chuàng)新等；之后，對于如何實現(xiàn)人事檔案管理提出相關工作對策，包括改進檔案管理策略和完善檔案利用管理制度等，希望為提升干部人事檔案管理工作能力提供支持。

關鍵詞：事業(yè)單位；干部人事檔案；檔案管理；檔案利用；數(shù)字化檔案

國家高度重視檔案事業(yè)發(fā)展，為干部人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展帶來了新的契機。在事業(yè)單位改革的大背景下，人事檔案管理應積極落實《干部人事檔案工作條例》的相關內(nèi)容，依照規(guī)定保質(zhì)保量地開展干部人事檔案管理工作，不僅可以維護檔案的公信力，也可以強化檔案在事業(yè)單位干部選拔中的作用，具有深遠影響。但在實際工作中，現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)。一方面，數(shù)量增多導致檔案管理難度提升；另一方面，檔案數(shù)字化建設明顯改變了檔案管理方法，帶來新的挑戰(zhàn)。因此，為適應未來事業(yè)單位檔案管理的工作需求，需要創(chuàng)新檔案管理路徑。

一、事業(yè)單位改革后干部人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理模式有待創(chuàng)新

在事業(yè)單位改革的大環(huán)境下，干部人事檔案管理模式未發(fā)生明顯變化，當?shù)貦n案管理中心在采集干部人事檔案信息后，面臨檔案庫存容量增加的問題，大部分紙質(zhì)材料的接收、整理與保管會浪費大量的人力與時間。同時，檔案管理工作面臨任務量增多和高精尖專業(yè)人才不足等條件的限制，導致在檔案管理中出現(xiàn)缺失。有研究認為，部分事業(yè)單位在檔案管理中長期固守原有思維，其檔案管理模式與數(shù)字化發(fā)展趨勢相脫節(jié)，最終留下潛在的工作質(zhì)量隱患，如在人工閱檔時難以完全規(guī)避檔案磨損等問題。由此可見，落后的檔案管理模式已經(jīng)成為從業(yè)人員不容忽視的問題。

2.發(fā)生檔案信息風險明顯增多

數(shù)字化檔案已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢，對于工作人員而言，干部人事檔案在管理中不僅要考慮紙質(zhì)檔案保存要求，還要兼顧數(shù)字化檔案信息安全。但是，從工作現(xiàn)狀來看，在數(shù)字化干部人事檔案管理服務外包中仍然存在員工操作不規(guī)范和人員流動性大的情況。由于工作人員的不規(guī)范，導致在檔案數(shù)字化掃描中出現(xiàn)信息遺漏和編碼錯誤等問題，甚至引發(fā)檔案信息儲存和備份失敗等風險。除此之外，當前高速發(fā)展的信息化技術(shù)也會增加數(shù)字化檔案面臨的風險，如黑客攻擊和網(wǎng)絡系統(tǒng)不穩(wěn)定等都可能導致人事檔案無法正常使用。

3.檔案管理不規(guī)范

為了解決事業(yè)單位改革后造成的檔案工作壓力增加問題，相關地區(qū)通常采用聘請第三方服務的方式開展紙質(zhì)檔案掃描與系統(tǒng)錄入工作，雖然在工作前會聘請專業(yè)人員開展培訓指導，但在操作中依然無法實現(xiàn)對檔案管理全過程質(zhì)量監(jiān)督，工作人員操作失誤而造成檔案損壞或者信息失真問題屢有發(fā)生。例如，部分人員因為操作失誤而導致檔案被過度裁剪，或者檔案材料保管中發(fā)生損壞、污染以及磨損等問題。部分工作人員對本職工作不熟悉，出現(xiàn)檔案材料錯誤擺放，或者在數(shù)字化檔案管理中出現(xiàn)未及時備份和檔案錯傳等問題。

4.高精尖人才數(shù)量不足

檔案管理看似工作內(nèi)容簡單，但其中涉及大量專業(yè)性知識，對工作人員專業(yè)技能水平提出更高要求。在干部人事檔案管理中，高精尖人才數(shù)量不足問題一直存在，造成這一現(xiàn)象的原因主要包括：（1）檔案管理工作的晉升空間狹窄，再加之工作內(nèi)容煩瑣和單一，無法激發(fā)員工工作興趣。有研究指出，檔案管理工作的特殊性難以為應屆畢業(yè)生提供“大展拳腳”的平臺，導致崗位對新生力量的吸引力偏低。（2）在檔案管理中缺乏科學的晉升與考核機制，導致工作崗位難以保證吸引力。（3）在當前數(shù)字化檔案發(fā)展背景下，檔案管理工作人員不僅要具有檔案管理專業(yè)知識，也應具有大數(shù)據(jù)應用和信息技術(shù)操作等能力，這對專業(yè)人員提出更高要求，具有一定檔案管理知識與信息化操作技能的復合型人才數(shù)量嚴重不足。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理工作對策研究

1.完善檔案利用管理制度

在干部人事檔案管理數(shù)字化背景下，為適應未來檔案資源應用與保存要求，事業(yè)單位可在原有檔案借閱與查閱制度背景下，不斷豐富檔案管理工作內(nèi)容，具體包括：（1）做好檔案資源管理工作。如數(shù)字化檔案加工室的防高溫與防光等。（2）高度重視干部人事檔案管理信息安全問題。如數(shù)字化加工室的計算機和復印機等嚴禁與其他公共網(wǎng)絡連接；全體檔案管理人員在進入加工室內(nèi)時嚴禁攜帶光盤和U盤等存儲設備。（3）嚴格限制檔案查閱規(guī)范。所有人員在查閱干部人事檔案管理前應認真填寫審批表，全體工作人員按照規(guī)定落實審批規(guī)范。（4）應做好檔案室的視頻監(jiān)控。為了滿足檔案安全管理要求可增設遠程視頻監(jiān)控系統(tǒng)，并定期上傳監(jiān)控視頻內(nèi)容。（5）所有新增的零散材料也應及時上傳管理系統(tǒng)，驗收合格后即可在系統(tǒng)上增設檔案標簽，方便隨時整理與查閱。

2.改進檔案管理策略

（1）創(chuàng)新檔案管理理念

為了應對事業(yè)單位改革后對干部人事檔案管理工作造成的沖擊，需要轉(zhuǎn)變相關人員的工作思路，激發(fā)員工主觀能動性，最終達到提升工作質(zhì)量的目的。例如，為了應對干部人事檔案數(shù)量激增問題，應推動工作人員工作理念的變革，從傳統(tǒng)的管理型工作模式向服務型工作模式轉(zhuǎn)變，在思想上樹立大局意識，認識到干部人事檔案管理工作的重要性，并對可能發(fā)生的風險做到心中有數(shù)。同時，應科學劃分檔案管理崗位，按照檔案分類管理規(guī)范內(nèi)容設置分區(qū)管理，按照不同部門設定干部檔案，如財務部門和行政部門等，并在上述部門劃分的基礎上實施定崗管理模式。

（2）面向公共服務完善檔案管理服務機制

新公共服務理念為干部人事檔案管理提供了新的方向，其優(yōu)點就是可以提升檔案資源利用率，彰顯檔案價值。為了滿足上述要求，在未來檔案管理中應重點開展以下工作：一是在檔案利用管理上，可開展檔案網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，通過線上與線下同步進行的方法創(chuàng)新檔案管理工作流程，通過干部人事檔案分段管理等模式實現(xiàn)資源整合，避免檔案封閉利用問題發(fā)生。二是建立檔案資源協(xié)調(diào)共享機制。通過與人事部門的溝通反饋，不斷優(yōu)化人事檔案管理路徑，如從來源上保證干部人事檔案信息的真實性，從檔案信息來源入手，細化檔案材料生成、審批以及歸檔等工作流程，做好每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，這對消除潛在的質(zhì)量風險具有重要意義。并且，借助快速發(fā)展的網(wǎng)絡視頻以及微信技術(shù)，定期在線上召開檔案管理交流會議，通過網(wǎng)絡平臺彼此分享信息交流渠道，縮小事業(yè)單位間檔案管理能力差異，最終保障檔案信息資料的真實性。三是推動檔案服務方法的變革。部分事業(yè)單位在采集干部人事檔案后，因查檔業(yè)務量大或者工作人員數(shù)量不足等問題而影響檔案資源利用率。因此，未來可通過鋪設局域網(wǎng)的方法，強化檔案管理部門之間的信息溝通，借助局域網(wǎng)安全的優(yōu)點，通過分配賬號和權(quán)限授予等技術(shù)手段開展專網(wǎng)遠程查檔。考慮部分地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展較弱，鋪設專網(wǎng)的方式需要耗費大量經(jīng)費，可在確保檔案資源安全的情況下，借助政務內(nèi)網(wǎng)平臺實現(xiàn)檔案部門之間對接，在對接成功后，工作人員就可以直接查閱檔案信息資源。未來在干部人事檔案管理中，可借助云平臺主機開展“1＋N”的檔案管理新模式，在檔案管理部門設置主機，在其他部門設置訪問終端，最終搭建覆蓋面廣且信息安全保密的檔案查閱網(wǎng)絡，為檔案管理與其他部門提供便利。

3.加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

紙質(zhì)原始檔案作為干部評審職稱和升職的重要依據(jù)，在長期查閱與管理中不可避免會出現(xiàn)破壞和丟失的問題。因此，實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化具有必要性，相比之下，數(shù)字化檔案可以減少檔案翻閱次數(shù)，并減少人為破損發(fā)生，降低檔案資源丟失風險，相關措施可以達到保護檔案安全的效果。

工作人員應將數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為未來工作的突破口，通過需求分析的方式組織相關人員深入學習，在明確技術(shù)障礙與系統(tǒng)應用要求的基礎上，開發(fā)新的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并在該系統(tǒng)的支持下加快檔案信息化建設，順利解決檔案管理工作中存在的資源整合效率低以及數(shù)字化轉(zhuǎn)型慢的問題。例如，通過對檔案信息資源進行整合，做好職務、身份以及層級等信息統(tǒng)計，及時了解干部信息變化情況，實行干部信息動態(tài)管理，當干部信息發(fā)生變化時，同步變更檔案管理有關信息，上述操作不僅可以確保檔案信息的時效性，也可以規(guī)避信息孤島等問題發(fā)生，為全面提升干部人事檔案資源利用率奠定基礎。除此之外，還需要充分挖掘人事檔案信息資源，依托現(xiàn)有的人事服務網(wǎng)絡體系完善其服務功能。例如，在信息系統(tǒng)中可以根據(jù)干部的類別和單位性質(zhì)等分別歸檔，建立采集信息系統(tǒng)，為實現(xiàn)檔案信息資源的“一鍵調(diào)閱”奠定基礎。

4.加強檔案工作隊伍建設

為了適應事業(yè)單位改革后干部人事檔案管理面對的新挑戰(zhàn)，加強工作隊伍建設成為工作的新方向，需要檔案管理部門嚴格執(zhí)行選人用人的質(zhì)量管理程序，在落實質(zhì)量管理觀念與人崗適用原則后，最大限度地保證人員質(zhì)量滿足工作需求。在具體操作中，應選擇一批具有極高專業(yè)素養(yǎng)與政治素養(yǎng)的高端人才開展工作，并將信息技術(shù)應用水平作為人才考核的重點內(nèi)容。

第一，需要重視檔案管理人員的業(yè)務培訓。大部分檔案管理人員具有良好的檔案管理工作知識儲備，但是，信息技術(shù)技能方面略有不足。后期可圍繞信息技術(shù)教育工作，有計劃提升工作人員信息技術(shù)操作能力，詳細介紹大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)對干部人事檔案管理的影響，并選擇真實案例闡述數(shù)字化檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)，確認工作薄弱環(huán)節(jié)。

第二，在人才培養(yǎng)中，應注意激發(fā)工作人員的主觀能動性，營造順心的工作氛圍與良好的工作環(huán)境，打造奮勇拼搏和不畏艱險的檔案管理團隊，不斷激發(fā)檔案管理部門的凝聚力，提升工作認同感，這是減少人才流失的重要手段。

第三，應激發(fā)員工主動學習的積極性，如將干部人事檔案管理相關知識點匯總成冊發(fā)放，或者借助抖音等新媒體平臺系統(tǒng)化介紹數(shù)字化檔案管理知識，有計劃地提升工作人員專業(yè)技能水平。還可以在條件允許的情況下，邀請組織部、人社局、教育局、衛(wèi)健局以及保密局等業(yè)務指導部門的專家召開講座，圍繞檔案管理現(xiàn)狀和信息化檔案建設等內(nèi)容開展宣教，不斷拓展工作人員的知識儲備渠道，強化信息運用與管理能力。

5.明確檔案信息管理的相關細節(jié)

（1）嚴格控制檔案轉(zhuǎn)接的工作程序

在檔案管理規(guī)范中，應以法律法規(guī)為依托，在強化法律法規(guī)約束作用的基礎上，堅持以工作質(zhì)量和風險控制為導向模式，落實嚴格的技術(shù)標準。例如，在檔案轉(zhuǎn)接中，應按照落實《保密法》《檔案法》中的規(guī)章制度，對于各類干部人事檔案的接收、登記以及傳遞等提出嚴格的質(zhì)量規(guī)范標準。同時，檔案的復印和使用應做到“對象明確、事由合理”，檔案的借閱和使用都需要備案，保障檔案科學進出。

（2）完善檔案審核監(jiān)管工作流程

為保證檔案安全，應細化檔案審核監(jiān)管的相關工作制度，如接受上級部門的監(jiān)督指導等，并引入社會力量開展檔案資源監(jiān)督審查，上述監(jiān)督監(jiān)管流程有助于預防潛在風險發(fā)生。因此，需要對檔案管理工作人員的日常行為進行監(jiān)督與質(zhì)量控制，通過定期開展隨機抽查等方法分析有無潛在的質(zhì)量風險。同時，需要拓展處理各類檔案信息資料的審核與監(jiān)督，要求工作人員認真鑒別各類干部人事檔案信息的真?zhèn)?，消除潛在的質(zhì)量風險。

（3）堅持檔案管理追責

干部人事檔案失信現(xiàn)象屢見不鮮，該問題會影響事業(yè)單位的人才選用。在最新發(fā)出的《干部人事檔案工作條例》中對檔案資料造假提出了嚴格的規(guī)范，事業(yè)單位在干部人事檔案管理中應明確紀律規(guī)范與規(guī)章制度，在內(nèi)部管理中構(gòu)建自上而下的檔案信息失信追責機制，為工作人員建立檔案管理失信等級，對于日常工作中不符合規(guī)范的情況，應依照規(guī)定責令改正。

6.落實風險管控

在數(shù)字化檔案時代，干部人事檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，面對信息渠道造成的潛在安全風險，可以通過設置管理員訪問授權(quán)和檔案資源存儲加密等方式規(guī)避網(wǎng)絡風險問題。除此之外，也可以針對不同干部設置對應級別的閱檔以及保密權(quán)限等，對網(wǎng)絡渠道查閱干部人事檔案展開全過程監(jiān)控，最大限度地實現(xiàn)信息安全。在條件允許的情況下，數(shù)字化檔案安全管理中可以采用區(qū)域網(wǎng)或者人臉識別等安全檢測技術(shù)。

除此之外，保證檔案資源實體完整也是日常工作不容忽視的內(nèi)容，如在檔案管理中落實“六室分離”的工作要求，即明確檔案室、查檔室、掃描室、辦公室、整理室和檔案備品室的界限，不同科室的工作內(nèi)容獨立且不相互影響，這對于保障檔案安全具有重要意義。同時，也可以根據(jù)檔案質(zhì)量建設檔案管理庫房，庫房使用阻燃材料，增設防火防盜門窗，控制室內(nèi)溫度，設置滅火裝置與空調(diào)等，最大限度地避免檔案受損。

三、結(jié)束語

在事業(yè)單位改革后，干部人事檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，為了能夠顯著提升檔案管理水平，需要工作人員從事業(yè)單位實際情況出發(fā)，認真分析潛在風險對檔案管理工作質(zhì)量的影響，并通過人才隊伍建設和明確檔案信息管理的相關細節(jié)等方法，創(chuàng)新檔案管理工作規(guī)范，最終消除質(zhì)量風險的影響，加快人事檔案管理向數(shù)字化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變升級。

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（作者單位：鶴壁市林業(yè)工作站）