人力資源和社會(huì)保障局中大學(xué)生檔案管理問題及優(yōu)化建議

董恩政

摘 要：近年來，社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展使得各行業(yè)獲得了諸多發(fā)展機(jī)遇，人力資源和社會(huì)保障局中大學(xué)生檔案管理工作受到多方關(guān)注。要想提升檔案管理工作的有效性，為大學(xué)生就業(yè)等提供更加便利的服務(wù)，需要正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前大學(xué)生檔案管理存在的問題。現(xiàn)階段，在人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理過程中，重視程度較低、缺乏創(chuàng)新理念等問題尤為突出，需要有關(guān)人員對(duì)上述問題進(jìn)行分析，并制定針對(duì)性的措施。本文對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的重要意義進(jìn)行闡述，總結(jié)了大學(xué)生檔案管理的基本特點(diǎn)，并重點(diǎn)分析了其中存在的各種問題，據(jù)此提出了優(yōu)化、改進(jìn)建議，希望對(duì)相關(guān)人員能夠提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：人力資源；社會(huì)保障局；大學(xué)生；檔案管理；問題與對(duì)策

隨著教育體制改革的不斷深入，我國(guó)各地區(qū)人力資源和社會(huì)保障局工作體系不斷完善。與此同時(shí)，人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理范圍也得以拓展，除包括公務(wù)人員檔案以外，還包括大學(xué)生檔案管理等內(nèi)容，在社會(huì)發(fā)展過程中扮演的角色愈發(fā)重要。其中，就大學(xué)生檔案管理工作而言，其對(duì)大學(xué)生就業(yè)、工作選擇和人才挑選等所起到的積極作用不容小覷?；诖?，人力資源和社會(huì)保障局應(yīng)對(duì)大學(xué)生檔案管理工作引起重視，采取現(xiàn)代化管理方法進(jìn)行科學(xué)管理，從而減少人力資源浪費(fèi)，為社會(huì)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、大學(xué)生檔案管理工作的重要意義分析

大學(xué)生檔案記錄的是高校學(xué)生從入學(xué)至大學(xué)畢業(yè)期間的所有信息，如家庭情況、學(xué)習(xí)成績(jī)和政治思想表現(xiàn)等，能夠?yàn)槿瞬盘暨x提供重要參考。一般來說，大學(xué)生檔案包括在校材料和學(xué)習(xí)成績(jī)表等內(nèi)容。目前，僅國(guó)企和部分企事業(yè)單位能夠保留大學(xué)生檔案。將檔案放在學(xué)校，一般只能保存兩年，如果不能及時(shí)找到工作單位或工作單位無法對(duì)其進(jìn)行有效管理，則會(huì)在兩年后將其發(fā)還給生源地的地市級(jí)人事主管部門，由其代為保管或處理。學(xué)生畢業(yè)后，其檔案通常由學(xué)校郵寄到具有代理資格的單位或部門，并不會(huì)將檔案直接交付給學(xué)生個(gè)人。如果檔案轉(zhuǎn)出過程中出現(xiàn)問題，將會(huì)導(dǎo)致檔案遺失或出現(xiàn)死檔的問題，這會(huì)直接對(duì)學(xué)生就業(yè)及用人單位考核有直接影響。因此，大學(xué)生檔案管理工作十分重要。

二、人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理特點(diǎn)

1.特色性

通過對(duì)人力資源和社會(huì)保障局保留的大學(xué)生檔案進(jìn)行全面分析可以發(fā)現(xiàn)，不同大學(xué)生的檔案服務(wù)需求不同，其所表現(xiàn)出的特征也存在較大差異，大學(xué)生檔案管理微觀化和個(gè)性化特征愈發(fā)顯著。因此，人力資源和社會(huì)保障局需要結(jié)合大學(xué)生檔案服務(wù)需求對(duì)檔案管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)型和升級(jí)，即以大學(xué)生檔案服務(wù)需求為核心，以大學(xué)生特征為依據(jù)，制定特色化、個(gè)性化的檔案管理方案。

2.持續(xù)性

社會(huì)信息數(shù)量的不斷增加促進(jìn)了人力資源和社會(huì)保障局的發(fā)展，大學(xué)生檔案管理工作的開展也在向更加系統(tǒng)的方向邁進(jìn)。但依附于人力資源和社會(huì)保障局整體管理體系的大學(xué)生檔案管理工作，轉(zhuǎn)型并不是短時(shí)間就能夠完成的，仍需要結(jié)合外部環(huán)境變化進(jìn)行摸索、創(chuàng)新。只有這樣，才能夠最大程度上保障大學(xué)生檔案管理工作的活力。

3.協(xié)調(diào)性

大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)型、升級(jí)優(yōu)化涉及人員素質(zhì)創(chuàng)新和觀念創(chuàng)新等諸多領(lǐng)域。在推進(jìn)大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)型的同時(shí)，上述各因素也與人力資源和社會(huì)保障局之間存在相互作用。因此，不僅要考慮大學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新性，還要確保上述因素的平衡發(fā)展，為人力資源和社會(huì)保障局系統(tǒng)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。

三、人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理問題

盡管教育改革的持續(xù)推進(jìn)使得人力資源和社會(huì)保障局相關(guān)部門開始對(duì)大學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行思考，但目前，大學(xué)生檔案管理工作仍存在諸多有待改進(jìn)之處，大學(xué)生檔案管理工作難以順利開展。對(duì)檔案管理重視程度較低、缺少專業(yè)管理人員等問題，導(dǎo)致大學(xué)生檔案出現(xiàn)缺失、丟失的風(fēng)險(xiǎn)較高，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理整體質(zhì)量也會(huì)受到影響。要想改變大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，提升人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理水平，需要對(duì)當(dāng)前存在的各項(xiàng)問題進(jìn)行梳理，在此基礎(chǔ)上完善各項(xiàng)工作流程，從而為大學(xué)生檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

1.檔案管理重視程度較低

前文提到，社會(huì)的快速發(fā)展使得人力資源和社會(huì)保障局檔案管理任務(wù)繁重，導(dǎo)致部分工作人員對(duì)大學(xué)生檔案管理重視程度較低，難以發(fā)揮檔案管理部門的職能作用，不能為大學(xué)生就業(yè)等提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在部分經(jīng)濟(jì)水平較差的地區(qū)，受經(jīng)費(fèi)限制，人力資源和社會(huì)保障局不能及時(shí)將大學(xué)生檔案歸檔，甚至由于管理理念落后等出現(xiàn)檔案丟失的問題。另外，部分地區(qū)人力資源和社會(huì)保障局人才的招聘門檻較低，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待進(jìn)一步提升，也會(huì)對(duì)檔案管理質(zhì)量及效率產(chǎn)生影響。隨著社會(huì)外部環(huán)境的變化，我國(guó)許多地區(qū)人力資源和社會(huì)保障局在積極探索新的大學(xué)生檔案管理方案，但也有部分地區(qū)受傳統(tǒng)思想影響較深，對(duì)大學(xué)生檔案管理信息化及大學(xué)生檔案管理作用價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，再加上我國(guó)目前尚未建立健全的規(guī)章制度，在大學(xué)生檔案管理工作方面缺乏制度支撐，也在一定程度上降低了相關(guān)部門對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的重視程度。

2.檔案管理缺乏創(chuàng)新觀念

就當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況而言，部分地區(qū)仍堅(jiān)持傳統(tǒng)的管理方式。一方面，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式會(huì)增加相關(guān)人員的工作量，容易出現(xiàn)管理失誤；另一方面，傳統(tǒng)的管理方式對(duì)檔案管理人員的需求較大，需要相關(guān)部門投入更多的人力、物力成本。除此以外，部分地區(qū)人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理工作的開展尚未引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，造成大學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新性大大降低，傳統(tǒng)的檔案管理觀念也不能得到優(yōu)化。

3.考核與評(píng)價(jià)機(jī)制未完善

通常，人們會(huì)將人力資源和社會(huì)保障局工作認(rèn)定成后勤工作，將檔案管理工作與其他行政工作聯(lián)系起來進(jìn)行思考的較少，也沒有針對(duì)檔案管理工作開展情況擬定管理目標(biāo)，這增加了大學(xué)生檔案管理工作的實(shí)施難度，工作人員在檔案管理過程中逐漸迷失方向。具體來說，在大學(xué)生檔案管理過程中，若缺乏合理的目標(biāo)指引和詳細(xì)的工作流程，很容易出現(xiàn)相互推諉的情況。除此以外，考核與評(píng)價(jià)機(jī)制的缺失也導(dǎo)致檔案管理部門與其他職能部門之間缺少有效溝通，也會(huì)對(duì)人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理工作開展產(chǎn)生影響。

四、人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理建議

1.加強(qiáng)檔案管理工作培訓(xùn)，注重檔案管理人員綜合素質(zhì)提升

《中華人民共和國(guó)檔案法》的頒布詳細(xì)說明了檔案管理工作的具體內(nèi)容以及今后的發(fā)展方向，要求檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。基于社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)，人力資源和社會(huì)保障局應(yīng)注重大學(xué)生檔案管理效率與質(zhì)量的雙重提升，不斷查找以往大學(xué)生檔案管理過程中存在的問題。對(duì)于檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，難以滿足大學(xué)生檔案服務(wù)需求的問題，需要加強(qiáng)檔案管理工作培訓(xùn)。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想培訓(xùn)，幫助其正確認(rèn)識(shí)大學(xué)生檔案管理工作對(duì)于社會(huì)發(fā)展的重要性，促進(jìn)檔案管理人員責(zé)任心的提升。其次，可以人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理人員的文化背景、工作年限等為依據(jù)，進(jìn)行小組劃分，有針對(duì)性地制定培訓(xùn)方案，要求所有檔案管理人員積極參與相關(guān)培訓(xùn)。人力資源和社會(huì)保障局內(nèi)部可成立培訓(xùn)考核小組，對(duì)各小組檔案管理人員的理論培訓(xùn)成果及實(shí)踐能力進(jìn)行考核。考核通過才能夠回到原工作崗位，否則需要繼續(xù)參加二次培訓(xùn)或進(jìn)行降職和扣除當(dāng)月獎(jiǎng)金等處理，通過上述考核與獎(jiǎng)懲手段促進(jìn)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。

2.運(yùn)用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行管理，促進(jìn)檔案管理工作時(shí)效性的提升

信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理工作的優(yōu)化也有必要采取信息化手段。有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，對(duì)大學(xué)生檔案管理的數(shù)字化程度進(jìn)行調(diào)查，僅有20%左右的人力資源和社會(huì)保障局配有學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，多數(shù)地區(qū)大學(xué)生檔案管理工作的開展依然以紙質(zhì)檔案為主。因此，難以形成網(wǎng)絡(luò)對(duì)接，容易導(dǎo)致信息缺失。數(shù)字技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的重要產(chǎn)物，其存在的意義并不僅僅是存儲(chǔ)龐大的數(shù)據(jù)信息，更多的是采取專業(yè)化的手段對(duì)上述信息進(jìn)行處理。大學(xué)生檔案數(shù)量較多，基于學(xué)生不同的發(fā)展需求，如入學(xué)、就業(yè)和出國(guó)等，其檔案會(huì)相繼轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，人力資源和社會(huì)保障局相關(guān)部門需要保管的大學(xué)生檔案材料數(shù)量驚人。傳統(tǒng)的檔案管理模式周期較長(zhǎng)、準(zhǔn)確率較低，無法對(duì)關(guān)鍵信息進(jìn)行提取、整合，也不能對(duì)學(xué)生的綜合素質(zhì)等進(jìn)行全面分析。僅2020年，我國(guó)普通高校畢業(yè)人數(shù)就超過874萬。也就是說，在2020年有874萬份檔案需要隨著學(xué)生的個(gè)人發(fā)展流動(dòng)，從而變成人事檔案。基于此，人力資源和社會(huì)保障局相關(guān)部門有必要建立高校學(xué)生檔案管理平臺(tái)，從多個(gè)路徑收集大學(xué)生檔案材料，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息并整合到公共數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，為大學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)提供便利。需要特別注意的是，運(yùn)用數(shù)字技術(shù)對(duì)大學(xué)生檔案進(jìn)行管理，并非摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是要將紙質(zhì)檔案與電子檔案有機(jī)結(jié)合，從而構(gòu)建大服務(wù)體系，為大學(xué)生檔案管理提供更加專業(yè)、個(gè)性的服務(wù)。

3.建立健全考核運(yùn)行機(jī)制，為檔案管理工作營(yíng)造良好的環(huán)境

面對(duì)新時(shí)代背景下檔案管理發(fā)展需求，人力資源和社會(huì)保障局要嚴(yán)格貫徹落實(shí)國(guó)家提出的發(fā)展戰(zhàn)略，高度重視大學(xué)生檔案管理，建立健全考核運(yùn)行機(jī)制，確保大學(xué)生檔案管理工作順利開展。一方面，考核運(yùn)行機(jī)制的建立要實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理工作公開和透明，鼓勵(lì)大學(xué)生對(duì)人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，通過群眾監(jiān)督對(duì)檔案管理人員的工作情況進(jìn)行考核。同時(shí)，將考核結(jié)果與個(gè)人晉升等關(guān)聯(lián)在一起。另一方面，人力資源和社會(huì)保障局內(nèi)部也要進(jìn)行監(jiān)督考核，即大學(xué)生檔案管理部門與其他部門均作為評(píng)價(jià)主體，定期進(jìn)行相互評(píng)價(jià)。為保證評(píng)價(jià)結(jié)果的公平性，此環(huán)節(jié)也可引入信息管理平臺(tái)，鼓勵(lì)員工通過內(nèi)部渠道或匿名評(píng)價(jià)的方式進(jìn)行表達(dá)，為檔案管理工作營(yíng)造良好的外部環(huán)境。

4.重視檔案管理的法律建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的快速提升

前文提到，《中華人民共和國(guó)檔案法》的頒布說明了檔案管理工作的具體內(nèi)容及今后的發(fā)展方向，雖然為大學(xué)生檔案管理工作的開展提供了依據(jù)，但仍有待進(jìn)一步完善。對(duì)人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理依據(jù)進(jìn)行調(diào)查，有些地區(qū)將《干部人事檔案材料收集規(guī)定》作為指導(dǎo)方針，有些地區(qū)以當(dāng)?shù)氐臋n案管理辦法為主。實(shí)際管理過程中，許多檔案管理人員存在退學(xué)檔案如何處理、檔案遺失如何處理等疑問。因此，筆者認(rèn)為需要重視檔案管理法律法規(guī)的建設(shè)，地區(qū)和國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)出臺(tái)更加詳細(xì)的大學(xué)生檔案管理規(guī)范及工作條例，對(duì)大學(xué)生檔案管理進(jìn)行科學(xué)定義，明確指出歸檔渠道、轉(zhuǎn)遞標(biāo)準(zhǔn)等，最大程度上確保大學(xué)生檔案管理工作的法治化、科學(xué)化，對(duì)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理者的行為習(xí)慣進(jìn)行科學(xué)約束。

5.不斷提高檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，凸顯高校檔案管理的動(dòng)態(tài)特性

隨著高校畢業(yè)生的流轉(zhuǎn)和調(diào)動(dòng)，其檔案內(nèi)容也需要進(jìn)一步完善和補(bǔ)充。從這一方面來說，大學(xué)生檔案管理工作本身具備較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)屬性。近年來，隨著社會(huì)的發(fā)展，高校畢業(yè)生檔案的完整性越來越受到用人單位和其他人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的重視。如果資料不夠完善，就有可能被拒收，檔案資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)較高。為此，人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作應(yīng)建立起一套相關(guān)的管理體系，提高檔案填寫標(biāo)準(zhǔn)。

從2015年開始， EMS已成為畢業(yè)生檔案郵寄的主要渠道。雖然這種方法可以提高檔案的傳遞速度，但是在精度和安全性方面還需要改進(jìn)。一般情況下，高校負(fù)責(zé)收集學(xué)生檔案投遞的資料，地方招生辦要對(duì)以上資料進(jìn)行整理，并依據(jù)派遣數(shù)據(jù)將其歸檔。但在最終派遣過程中，由于檔案管理部門對(duì)派遣信息判斷失誤等原因，可能會(huì)導(dǎo)致寄遞信息錯(cuò)誤，從而出現(xiàn)錯(cuò)投或退檔的情況?；诖?，有必要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)檔案寄遞各環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控，如通過信息平臺(tái)對(duì)畢業(yè)生檔案寄遞信息進(jìn)行同步，并且，將上述信息傳遞到集中平臺(tái)，供多部門進(jìn)行信息共享，以此提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性，為畢業(yè)生順利就業(yè)與發(fā)展提供保障。

五、結(jié)束語

綜上所述，人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理工作的開展是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。隨著外部環(huán)境的不斷變化，大學(xué)生檔案管理的內(nèi)涵也在不斷變化，其與學(xué)校、社會(huì)等整體發(fā)展規(guī)劃息息相關(guān)。隨著高校招生數(shù)量不斷擴(kuò)展，人力資源和社會(huì)保障局大學(xué)生檔案管理工作的重要性也愈發(fā)顯現(xiàn)。站在“兩個(gè)一百年”的歷史交匯點(diǎn)上，檔案管理工作者承擔(dān)著重大又光榮的革命任務(wù)。作為人力資源和社會(huì)保障局檔案管理人員應(yīng)不負(fù)使命，打破大學(xué)生檔案管理的種種局限，開創(chuàng)檔案管理工作新局面。在思想上對(duì)大學(xué)生檔案管理引起高度重視，在制度上不斷發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式存在的問題，從而有針對(duì)性地完善及優(yōu)化。此外，還要在行動(dòng)上充分貫徹落實(shí)時(shí)代發(fā)展的各項(xiàng)需求，發(fā)揮高校與用人單位的橋梁作用。同時(shí)，不僅要關(guān)注大學(xué)生檔案管理質(zhì)量與效率的提高，還要維護(hù)不同學(xué)生的發(fā)展利益，最大程度上為其提供便利服務(wù)。

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（作者單位：鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局 ）