鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作淺析

汪金環(huán)

［摘 要］檔案管理是衛(wèi)生院重要管理工作之一，對(duì)于醫(yī)療水平相對(duì)滯后的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院來說，檔案管理工作質(zhì)量對(duì)其生存及持續(xù)發(fā)展有著決定性影響，在醫(yī)改不斷推進(jìn)的大環(huán)境下，加強(qiáng)檔案管理已然成為我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展的必經(jīng)之路。就目前來看，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作尚存在諸多亟待解決的問題，對(duì)其穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和健康發(fā)展產(chǎn)生較大威脅。本文圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)存問題展開討論，同時(shí)提出相關(guān)優(yōu)化策略，以期為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的良好發(fā)展貢獻(xiàn)有益參考。

［關(guān)鍵詞］鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院；檔案管理；持續(xù)發(fā)展；優(yōu)化策略

［中圖分類號(hào)］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

長(zhǎng)期以來，檔案管理都是基層衛(wèi)生院日常工作的重中之重，是衛(wèi)生院日常工作得以順利開展的前提基礎(chǔ)，也是其實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展的有力抓手。兼具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及科學(xué)化的檔案管理工作能夠?yàn)樾l(wèi)生院的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)提供基礎(chǔ)保障，對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的安全運(yùn)營(yíng)和長(zhǎng)效發(fā)展起到較好的推動(dòng)作用［1］。在新形勢(shì)下，國(guó)內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)如雨后春筍，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不斷趨于白熱化的情況下，基層醫(yī)療組織需清晰認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，并積極采取優(yōu)化策略，以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量及工作成效的同步提升，使檔案管理工作更好地服務(wù)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院，成為推動(dòng)衛(wèi)生院良好發(fā)展的不竭動(dòng)力。

1 加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的必要性

1.1 提升新農(nóng)村建設(shè)水平的必由之路

建設(shè)新農(nóng)村是我國(guó)當(dāng)前階段的重要任務(wù)之一。新農(nóng)村建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度對(duì)城鄉(xiāng)統(tǒng)籌發(fā)展戰(zhàn)略的有效落實(shí)有著重要影響。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院是為鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民提供醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的主要基層部門，其在新農(nóng)村建設(shè)中的作用與影響不容小覷。唯有做好檔案管理工作，才能夠更為全面地掌握鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民的健康狀況，有效推動(dòng)基層醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展，切實(shí)提升新農(nóng)村建設(shè)水平。從本質(zhì)上來說，衛(wèi)生院檔案是我國(guó)農(nóng)村人口身體健康情況的呈現(xiàn)載體，檔案中所記錄的每項(xiàng)數(shù)據(jù)都能夠直觀地體現(xiàn)居民的身體素質(zhì)。無論是國(guó)家發(fā)展還是新農(nóng)村建設(shè)，皆需要強(qiáng)健的體魄作為動(dòng)力源泉，健康的身體是助力經(jīng)濟(jì)發(fā)展最好的引擎［2］。再者，我國(guó)建設(shè)新農(nóng)村的主要目的在于提升鄉(xiāng)村居民的幸福指數(shù)，使其能夠富足、健康地生活?；鶎有l(wèi)生院檔案記錄了當(dāng)?shù)鼐用竦慕】禂?shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可作為區(qū)域醫(yī)療衛(wèi)生政策的制定依據(jù)，對(duì)新農(nóng)村建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)有較好的促進(jìn)作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)明確自身檔案管理工作在新農(nóng)村建設(shè)這項(xiàng)長(zhǎng)期且繁重的任務(wù)中的重要意義，并積極采取對(duì)策以優(yōu)化自身服務(wù)能力，以此帶動(dòng)新農(nóng)村建設(shè)水平的不斷提升。

1.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的必然選擇

對(duì)于任意單位或部門來說，檔案管理都是其最基礎(chǔ)、最關(guān)鍵的工作之一。檔案管理規(guī)范與否不但影響該單位或部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)還關(guān)乎其長(zhǎng)期發(fā)展。作為基層醫(yī)療組織的關(guān)鍵部門，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院若想實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展這一長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，須得明晰檔案管理的重要性和做好此項(xiàng)工作的必要性。詳細(xì)來說，檔案管理是衛(wèi)生院各項(xiàng)基本工作得以有序開展的前提和動(dòng)力，規(guī)范化的檔案管理工作能夠?yàn)樾l(wèi)生院的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)保駕護(hù)航［3］。當(dāng)前，國(guó)內(nèi)醫(yī)療行業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，作為基層服務(wù)部門的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院更是應(yīng)該在確保公益性的情況下全面強(qiáng)化檔案管理，這既是大環(huán)境對(duì)衛(wèi)生院提出的硬性要求，也是衛(wèi)生院實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的必然選擇。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作中存在的問題

檔案管理系基層醫(yī)療服務(wù)單位的基礎(chǔ)管理工作，規(guī)范合理的檔案管理可在極大程度上推動(dòng)衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的高效運(yùn)行。然而，當(dāng)前國(guó)內(nèi)基層衛(wèi)生部門的檔案管理落實(shí)情況并不理想，其中還存在意識(shí)薄弱、技術(shù)落后、管理體系不合理及人才匱乏等亟待解決的問題。這些問題妨礙檔案管理的順利實(shí)施，也制約了衛(wèi)生院的持續(xù)進(jìn)步與發(fā)展。經(jīng)調(diào)查與匯總，筆者現(xiàn)將鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在開展檔案管理工作期間遇到的問題羅列如下。

2.1 缺乏檔案管理意識(shí)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展給人們的生活方式及環(huán)境帶來了翻天覆地的變化，人們?cè)谙硎芙?jīng)濟(jì)增長(zhǎng)帶來的益處的同時(shí)，也在承受著生活模式轉(zhuǎn)變所帶來的病痛。在“保健養(yǎng)生”理念廣泛普及并不斷深化的背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民對(duì)自身健康愈發(fā)關(guān)注，對(duì)衛(wèi)生服務(wù)的需求量也隨之增長(zhǎng)，衛(wèi)生院面臨著較為嚴(yán)峻的發(fā)展挑戰(zhàn)。醫(yī)療服務(wù)需求量上漲必然會(huì)增加檔案管理的任務(wù)量，若不能及時(shí)更新管理方式，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院就極有可能陷入發(fā)展困局。然而，就基層衛(wèi)生部門發(fā)展現(xiàn)狀來看，多數(shù)衛(wèi)生院仍將精力集中于行政管理，尚未意識(shí)到檔案管理的重大意義。因此，難以發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院生存與發(fā)展中的重要價(jià)值［4］。

2.2 制度體系有待完善

完善的制度體系能夠?yàn)楣芾碚呋蛞痪€服務(wù)者提供明確的工作指引，使其開展日常工作時(shí)能夠有章可循、有法可依。相較于大型醫(yī)院，基層衛(wèi)生部門的制度體系還有待完善，與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度尚未健全，故而時(shí)常出現(xiàn)檔案損毀或丟失等不良事件，對(duì)患者及衛(wèi)生院造成極大的負(fù)面影響。另外，農(nóng)村合作醫(yī)療的落實(shí)也加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)及難度，如若沒有合理規(guī)范的制度體系支持，則檔案管理工作很難按計(jì)劃開展，混亂無序的檔案管理工作將給整個(gè)衛(wèi)生院的良好運(yùn)轉(zhuǎn)帶來不可估量的消極影響［5］。由此可知，明確并完善檔案管理制度體系是檔案得以完好保存和充分開發(fā)利用的關(guān)鍵途徑，也是衛(wèi)生院切實(shí)提升檔案管理成效的有效舉措。

2.3 技術(shù)建設(shè)力度不足

通過上文分析可知，基層衛(wèi)生部門在檔案管理這一工作環(huán)節(jié)并未投入足夠的建設(shè)力度，這不止體現(xiàn)在意識(shí)薄弱和制度缺乏兩方面，技術(shù)落后也是基層衛(wèi)生部門檔案管理工作尤為突出的問題。信息科技的飛躍式發(fā)展為各行業(yè)帶來了諸多先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，電子檔案的普及也為醫(yī)院開展檔案管理工作提供了極大的便利。但是對(duì)于經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，設(shè)施設(shè)備的缺乏阻礙了其信息化發(fā)展進(jìn)程。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院建筑面積相對(duì)較小，可供檔案存放與管理所用的空間更是小之又小，且部分衛(wèi)生院的檔案存放室較為潮濕，室內(nèi)并未配置降溫除濕器械設(shè)備，檔案的安全性令人堪憂。除此之外，雖然計(jì)算機(jī)已在基層衛(wèi)生部門廣泛使用，但是多數(shù)衛(wèi)生院并未實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，仍沿用傳統(tǒng)的人工操作管理方法，不僅難以提升檔案管理利用效率，還容易出現(xiàn)人工誤差，影響數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完整性［6］。

2.4 高素質(zhì)人才匱乏

人才是第一生產(chǎn)力，是各行業(yè)的立足之本。從本質(zhì)上來看，基層衛(wèi)生部門檔案管理意識(shí)薄弱、技術(shù)落后及制度缺乏等問題的產(chǎn)生與人員的素質(zhì)水平息息相關(guān)。工作流程及方法的改進(jìn)創(chuàng)新離不開高素質(zhì)人才，檔案資源的整合、開發(fā)利用和存儲(chǔ)管理更需要以專業(yè)人才為依托。而人才匱乏是基層衛(wèi)生部門最常見的發(fā)展問題，多數(shù)衛(wèi)生院尚未設(shè)立檔案管理專職人員，基層檔案管理人員通常為其他醫(yī)療崗位的工作者，且部分人員擔(dān)任檔案管理員前并未接受系統(tǒng)培訓(xùn)，導(dǎo)致其上崗后難以有條不紊地完成管理任務(wù)，實(shí)際工作成果與理想標(biāo)準(zhǔn)差距較大［7］。

3 提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作水平的具體對(duì)策

從某種程度上來看，檔案是基層衛(wèi)生院發(fā)展歷程的書面化呈現(xiàn)，完整且真實(shí)的檔案記錄也能夠反映出衛(wèi)生院的服務(wù)質(zhì)量及醫(yī)療水準(zhǔn)，是衛(wèi)生院全面落實(shí)科學(xué)管理的數(shù)據(jù)支撐，加強(qiáng)管理力度、提升管理水平對(duì)于衛(wèi)生院的穩(wěn)定發(fā)展意義重大。

3.1 持續(xù)提升從業(yè)人員的檔案管理意識(shí)

意識(shí)是行為的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。唯有加強(qiáng)思想意識(shí)建設(shè)，才能使檔案管理者以飽滿的熱情主動(dòng)投身于日常工作，并將檔案的存儲(chǔ)利用落到實(shí)處。衛(wèi)生院決策層應(yīng)重視此項(xiàng)工作，并根據(jù)檔案管理人員的個(gè)體特性開展差異化意識(shí)培訓(xùn)，綜合引用多個(gè)實(shí)踐案例來突出檔案管理對(duì)衛(wèi)生院生存發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義，使檔案管理人員以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待工作，引導(dǎo)其積極利用先進(jìn)的方式方法進(jìn)行檔案管理，使檔案管理工作更好地為臨床醫(yī)療提供指導(dǎo)［8］。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)做好宣傳與督促工作，并將檔案管理編入衛(wèi)生院長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃，力爭(zhēng)轉(zhuǎn)變職工的不良觀念，不斷增強(qiáng)其檔案意識(shí)，規(guī)范其檔案管理行為，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案管理的同步發(fā)展。

3.2 健全并落實(shí)檔案管理規(guī)章制度

完善且有效的制度是檔案管理工作規(guī)范化開展的必要前提，唯有健全相關(guān)制度，檔案管理人員才能夠按章辦事、依法辦事。院領(lǐng)導(dǎo)需對(duì)現(xiàn)行管理體系進(jìn)行深度剖析，結(jié)合當(dāng)前政策與衛(wèi)生院檔案管理實(shí)際情況重構(gòu)規(guī)章制度，并將健全后的制度體系落實(shí)于各管理部門及各工作環(huán)節(jié)。制度內(nèi)容需涉及檔案的“留、建、歸”和“存、借、銷”，確保無一環(huán)節(jié)遺漏。為進(jìn)一步規(guī)范人員行為，還要將檔案管理質(zhì)量作為衡量衛(wèi)生院整體工作成效的指標(biāo)，使檔案管理工作真正融入衛(wèi)生院長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略［9］。

3.3 積極引入先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備

隨著“科技興國(guó)”理念的不斷深化，先進(jìn)技術(shù)已然成為各行業(yè)的不懈追求。處于新時(shí)代的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院也應(yīng)重視技術(shù)在節(jié)省資源、提升工作及管理效率方面的巨大作用，積極引入先進(jìn)技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，推動(dòng)衛(wèi)生院檔案管理工作朝著數(shù)字化方向不斷發(fā)展。首先，院領(lǐng)導(dǎo)要增加技術(shù)設(shè)備的投入資金，利用網(wǎng)絡(luò)信息和大數(shù)據(jù)構(gòu)造衛(wèi)生院內(nèi)部檔案中心庫(kù)，改變以往的檔案記錄形式，使檔案存儲(chǔ)更具安全性。其次，要對(duì)既有檔案管理設(shè)施設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn)與故障排查，及時(shí)更換老化設(shè)備，完善基礎(chǔ)管理設(shè)施，減少因設(shè)備故障而引起的檔案損毀或丟失事件［10］。最后，衛(wèi)生院應(yīng)安排專業(yè)技術(shù)人員定期對(duì)檔案中心庫(kù)運(yùn)作系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備進(jìn)行安全檢查，為檔案管理工作的安全、順利開展奠定基礎(chǔ)。

3.4 完善人才培養(yǎng)及管理機(jī)制

人是檔案管理的主導(dǎo)者，唯有打造一支高素質(zhì)人才隊(duì)伍，衛(wèi)生院檔案管理工作才能夠?qū)崿F(xiàn)持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院決策領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)著手完善檔案管理人員的培養(yǎng)和管理機(jī)制，不斷強(qiáng)化其業(yè)務(wù)能力，使其在本職崗位上大放異彩。首先，衛(wèi)生院應(yīng)做好在職員工的培訓(xùn)教育工作，培訓(xùn)內(nèi)容需涉及檔案業(yè)務(wù)及醫(yī)藥衛(wèi)生兩大維度。只有掌握這兩方面知識(shí)，才能夠更好地勝任檔案管理工作。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層要鼓勵(lì)并引導(dǎo)在職檔案管理者自主學(xué)習(xí)，針對(duì)表現(xiàn)出色者或是取得相關(guān)從業(yè)證書者要及時(shí)給予精神或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以激發(fā)其他職工的學(xué)習(xí)和工作熱情。其次，衛(wèi)生院可組織全體工作人員參加以“檔案”為主題的座談會(huì)，使各部門成員都能夠了解并理解檔案工作，在衛(wèi)生院內(nèi)部營(yíng)造良好的檔案管理氛圍，有助于形成“檔案文化”［11］。最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院可適當(dāng)提高檔案工作人員的福利待遇，并加大檔案管理宣傳力度，做好“人才引進(jìn)”工作，政府有關(guān)部門也應(yīng)發(fā)揮其市場(chǎng)調(diào)控作用，對(duì)于基層衛(wèi)生部門檔案管理從業(yè)人員給予政策傾斜，吸引更多的外部人才投身于基層醫(yī)療建設(shè)。

3.5 加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的信息化建設(shè)力度

得益于科學(xué)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，我國(guó)現(xiàn)已全面進(jìn)入信息時(shí)代，信息化也已成為各行業(yè)的全新發(fā)展方向。在此情況下，落實(shí)好基層衛(wèi)生部門檔案管理信息化建設(shè)工作顯得尤為必要。衛(wèi)生院可著手創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)管理體系，在檔案工作中實(shí)施“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分組負(fù)責(zé)”的管理機(jī)制，并將數(shù)字化檔案管理理念落到實(shí)處。這種網(wǎng)絡(luò)管理模式不但可以提升監(jiān)管水平和質(zhì)量，同時(shí)也可調(diào)動(dòng)檔案管理從業(yè)者的工作激情，增強(qiáng)其主動(dòng)意識(shí)，對(duì)于檔案管理成效及效率的全面提升有重要意義［12］。此外，衛(wèi)生院還要重視檔案資源的挖掘與利用工作，引導(dǎo)檔案管理工作者通過合理途徑對(duì)現(xiàn)存檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，以挖掘數(shù)據(jù)資源的潛在價(jià)值。同時(shí)，衛(wèi)生院也要持續(xù)拓寬資源開發(fā)渠道，并積極與其他單位開展合作，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享和資源利用率的有效提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作的有效落實(shí)能夠促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院行政管理水平的全面提升，對(duì)于其長(zhǎng)久發(fā)展有關(guān)鍵意義。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需將檔案工作納入長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃，并從意識(shí)培養(yǎng)、制度完善、技術(shù)引進(jìn)和人員培訓(xùn)等方面加大檔案管理建設(shè)力度，確保院內(nèi)檔案資源的價(jià)值與作用得以完全發(fā)揮，為基層衛(wèi)生院的良好運(yùn)轉(zhuǎn)與持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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