醫(yī)院檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)的思考

陳敏

（杭州市第七人民醫(yī)院，杭州 310000）

[摘 要] 在信息化的時(shí)代，信息技術(shù)已然成為最重要的因素。信息不僅包括外部各種信息，也包含了組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部不斷變化而產(chǎn)生的信息。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，獲得信息所采取的途徑基本上都是通過(guò)檔案收集，這些檔案記錄了醫(yī)院各個(gè)方面最為真實(shí)的情況，對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策以及院內(nèi)醫(yī)生、護(hù)士的學(xué)習(xí)提供了良好的信息基礎(chǔ)。所以，對(duì)醫(yī)院而言做好檔案管理就顯得很重要。本文主要從檔案管理現(xiàn)代化以及檔案保管利用兩個(gè)方面來(lái)論述如何建立完善的醫(yī)院檔案管理質(zhì)量保障體系。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案管理；信息化；質(zhì)量保障體系

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 109

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）05- 0202- 02

1 前 言

醫(yī)院檔案管理對(duì)于提高醫(yī)院保障各項(xiàng)工作有序進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院健康發(fā)展離不開(kāi)檔案管理，在檔案中記載著醫(yī)院各個(gè)方面的活動(dòng)信息，包括診治信息、醫(yī)生培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)等等，能夠?qū)⑨t(yī)院最為真實(shí)的情況反映出來(lái)。所以，醫(yī)院建立檔案管理質(zhì)量保證體系非常重要，這是搞好一切醫(yī)療活動(dòng)的基礎(chǔ)，更是提高醫(yī)院工作效率的關(guān)鍵。那么以何種方式和途徑來(lái)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量體系建設(shè)，將是醫(yī)院管理人員需要考慮的問(wèn)題。在實(shí)際的工作中，有很多方式都可以對(duì)檔案管理質(zhì)量進(jìn)行改善，可以從很多角度來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，本文就主要從檔案管理現(xiàn)代化以及檔案保管利用兩個(gè)方面來(lái)敘述如何建立完善的醫(yī)院檔案管理質(zhì)量體系。

2 醫(yī)院檔案管理信息化

隨著數(shù)字化時(shí)代的來(lái)臨，信息技術(shù)得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，人們的生活和工作也都逐漸離不開(kāi)信息技術(shù)。醫(yī)院檔案管理不僅記錄了醫(yī)院的歷史更與社會(huì)有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，這更應(yīng)該要借助現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，將自身工作方式進(jìn)行徹底根本性的改變。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化可以從以下幾個(gè)角度出發(fā)。

2.1 建立專門(mén)的醫(yī)院檔案的管理網(wǎng)站

診治工作一直都是醫(yī)院教育的核心工作，而病例檔案更是記載診治成果的一種重要手段，所以檔案的收集整理保存以及分析利用就顯得尤為重要。雖然現(xiàn)在的醫(yī)院都有一套比較完善的紙質(zhì)檔案管理流程，可是這種紙質(zhì)檔案管理的手段與方法已經(jīng)不再適應(yīng)教育發(fā)展需求以及網(wǎng)絡(luò)信息化的步伐，越來(lái)越多的電子檔案開(kāi)始出現(xiàn)，可是卻還沒(méi)有形成一套系統(tǒng)的管理辦法，所以醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)。醫(yī)院應(yīng)該要加大人力物力財(cái)力等等方面的投入，以自動(dòng)化辦公以及信息技術(shù)作為是建立醫(yī)院檔案管理網(wǎng)站的基礎(chǔ)，對(duì)原來(lái)那些紙質(zhì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化，最大限度的提高檔案的利用率，從而為醫(yī)院的醫(yī)生及管理者在檔案選用時(shí)帶來(lái)更多的方便。

2.2 檔案資源共享，建立檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

建立檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)不僅能夠?qū)n案進(jìn)行數(shù)字化處理，還能夠利用檔案信息為使用檔案之人提供服務(wù)。完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的功能還需要做到以下兩地。

（1）加強(qiáng)信息平臺(tái)的開(kāi)發(fā)利用。隨著醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案管理必須進(jìn)行現(xiàn)代化變革，應(yīng)該加快檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)，建立信息管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理人員應(yīng)該要對(duì)信息隨時(shí)關(guān)注隨時(shí)記錄，然后再將這些資料進(jìn)行整理，存檔，為檔案管理內(nèi)容提供豐富素材。

（2）檔案管理工作同辦公自動(dòng)化保持一樣的步調(diào)。辦公自動(dòng)化能夠有效促進(jìn)檔案管理信息化的深入，對(duì)辦公自動(dòng)化和檔案管理信息化制定統(tǒng)一的規(guī)范，將紙質(zhì)文檔與電子文檔相結(jié)合，拓展網(wǎng)上歸檔的功能，提高檔案管理的效率。

3 醫(yī)院檔案保管和利用

3.1 保管

對(duì)于醫(yī)院檔案的保管，應(yīng)該要成立專門(mén)的機(jī)構(gòu)專門(mén)負(fù)責(zé)檔案保管工作。需要在檔案保管的每一個(gè)層次都設(shè)定相應(yīng)的檔案保管人員，對(duì)于所屬層次的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔以及移交等等工作，這樣一來(lái)就能夠逐漸形成一個(gè)自上而下的具有嚴(yán)密體系的醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

在對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行建設(shè)的基礎(chǔ)上，還需要將保管工作的程序以及保管制度制定出來(lái)，要能夠保證個(gè)層次管理人員都能夠盡忠職守，做好自己的本職工作，對(duì)檔案進(jìn)行全方位的保管。

3.2 利用

對(duì)于醫(yī)院檔案管理的利用，應(yīng)該要從拓展檔案教化作用、利用網(wǎng)上信息進(jìn)行檔案服務(wù)兩個(gè)方面建立起多元化的檔案服務(wù)體系，從而進(jìn)一步完善社會(huì)各界以及醫(yī)院內(nèi)部對(duì)于檔案的需求。

（1）拓展各類檔案的教化作用。拓展各類檔案的教化作用，醫(yī)院可以開(kāi)發(fā)各類關(guān)于醫(yī)院史以及名人的檔案，或者是將一些重大如法時(shí)間的檔案進(jìn)行公開(kāi)，在醫(yī)院政策允許下也可以對(duì)一些特殊病例成果經(jīng)驗(yàn)的檔案進(jìn)行公開(kāi)，并在公開(kāi)檔案的基礎(chǔ)上舉辦專題的展覽，讓病人能夠接觸到醫(yī)院的檔案館，逐步讓醫(yī)院的檔案館成為溝通醫(yī)生與患者交流的特別的地方。

（2）充分利用網(wǎng)上信息實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)。信息化是社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，更是醫(yī)院檔案管理必不可少的發(fā)展，充分利用網(wǎng)上信息將能夠加深各個(gè)領(lǐng)域之間的交流，所以醫(yī)院應(yīng)該要在網(wǎng)上建立起病人呈現(xiàn)檔案、救助治療檔案、醫(yī)療資源檔案等等，讓醫(yī)院的檔案管理更加人性化，為醫(yī)生、病人服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]王子正. 關(guān)于醫(yī)院建設(shè)工程質(zhì)量與檔案管理關(guān)系的思考[J]. 中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2010（33）：190-191.

[2]丁紅. 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策[J]. 中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生，2014（2）：116-118.

[3]邱凱. 信息化建設(shè)下醫(yī)院檔案管理的思考[J]. 東方企業(yè)文化，2015（10）：130-131.