信息化背景下辦公室文書檔案管理工作探究

陳翠娟

摘 要：在高度信息化背景下，對融媒體中心辦公室文書檔案管理工作也提出新的要求。電視臺融媒體中心本身與信息技術之間的融合程度就比較深，因此，在辦公室檔案管理方面也要跟上信息化建設的步伐，加快創(chuàng)新文書檔案的管理方式，搭建系統(tǒng)與功能完備的檔案管理平臺，做好相應的檔案信息安全保障工作，組建一支高素質的檔案管理團隊，切實提升融媒體中心辦公室文書檔案管理的質量和水平，確保內部信息化管理的一致性和高效性。本文將進一步明確信息化背景下對文書檔案管理工作提出的新要求，在此基礎上分析當前融媒體中心辦公室在文書檔案管理中存在的問題和不足，進而提出幾點優(yōu)化創(chuàng)新的策略，旨在為加強和改進融媒體中心辦公室文書檔案管理工作提供一定的參考和借鑒。

關鍵詞：信息化；辦公室；文書檔案管理

隨著信息科技的不斷發(fā)展和進步，信息技術與各行各業(yè)之間的融合程度日益加深，信息技術的廣泛應用深刻改變著人們的生產、生活和工作方式。在這樣的背景下，辦公室文書檔案管理也在積極適應信息化發(fā)展的潮流和趨勢，不斷朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。在電視臺融媒體中心這樣的事業(yè)單位中，文書檔案發(fā)揮著重要的作用，它不僅僅是各項工作開展的重要依據(jù)，同時，也是記錄辦公室業(yè)務、人事變動、發(fā)展規(guī)劃的重要信息載體。

在信息化背景下，文書檔案越來越成為一種重要的信息資源，要想實現(xiàn)對這一類信息資源的有效開發(fā)應用，就必須要加快辦公室文書檔案的信息化建設，確保文書檔案管理的便利性和精確性。但是，就當前融媒體中心辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀來看，仍然存在管理方式落后、資源利用率不高、人才建設不充分等問題，因此，必須要加快創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作的方式方法，積極引入現(xiàn)代化工具，規(guī)范信息化管理模式，切實提高辦公室文書檔案管理工作的質量。

一、信息化背景下對辦公室文書檔案管理工作提出的新要求

1.管理理念的更新

信息化背景下，對辦公室文書檔案管理工作提出新的要求。首先，是管理理念的更新。要求各單位在進行辦公室文書檔案管理工作的過程中，要結合時代發(fā)展的需求，建立先進的信息化管理理念，加深文書檔案管理與信息技術之間的融合程度，推進文書檔案管理的現(xiàn)代化進程。其次，在此基礎上做好兩項工作，一是傳統(tǒng)紙質檔案向電子檔案的過渡和轉化，二是網(wǎng)絡資源與實物資源的有機結合。

2.基礎條件的保障

信息化背景下，還要求在辦公室文書檔案管理工作中，完善基礎條件的保障。辦公室文書檔案管理信息化建設需要足夠的資金、技術、人力等資源作為保障。相關單位要充分考慮到文書檔案信息化建設中基礎設施配置、信息平臺搭建、人員培訓等資金花費，給予足夠的資金支持。同時，要認識到單純進行現(xiàn)代化設施的配置是遠遠不足的，還需要先進信息技術的支撐，包括大數(shù)據(jù)、云計算等技術，以推動辦公室文書檔案向數(shù)字化方向發(fā)展。

3.高素質的管理隊伍

信息化背景下，還要求相關單位在進行辦公室文書檔案管理時，要組建一支高素質的管理隊伍。當前，文書檔案的載體逐漸朝著多元化的方向過渡，已經不再單純停留在紙質資料的階段，更多的是以電子文檔的形式進行數(shù)字化的管理和存儲，并且，除一些文字記錄之外，還包括影音、圖片等多種的呈現(xiàn)形式。要想做好當前文書檔案的收集、整理和分類等相關工作，就要求檔案管理人員具有一定的電子信息技術應用水平，具備較高的信息化素養(yǎng)，這樣才能夠更好地滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求。

二、文書檔案信息化建設的重要性

1.提高文書檔案管理質量和效率

信息社會背景下，強調辦公室文書檔案信息化建設，更加有利于提高文書檔案管理的質量和效率。相比于傳統(tǒng)的紙質文書檔案管理，信息化建設背景下的電子文書檔案管理無論是在部門傳遞、信息收集、資源整理，還是調取查閱等方面都更具便利性，能夠直接利用計算機設備和相應的信息化管理平臺，實現(xiàn)高效的信息傳遞和線上查閱，簡化檔案管理的流程，從而極大地提高了辦公室文書檔案管理工作的效率。

2.降低文書檔案管理成本

實現(xiàn)辦公室文書檔案信息化管理還能夠有效降低文書檔案的管理成本。首先，節(jié)約人力資源成本。信息化管理手段的應用，使文書檔案信息資料收集和整理不再單純依靠人工，檔案管理人員能夠從煩瑣的工作中抽離出來，實現(xiàn)精簡高效的辦公。其次，節(jié)約管理成本，相比于傳統(tǒng)的紙質文書檔案管理，電子文書檔案以文件的形式存儲在計算機設備或者硬盤當中，節(jié)約存儲空間，隨著文書資料的逐年增多，相關單位不再需要添置相應的檔案柜等設備，節(jié)約一部分成本支出。同時，由于傳統(tǒng)的紙質文書檔案非常容易損壞，每年的影印、防塵除潮也是一筆不小的花費，而通過將紙質檔案轉化為電子檔案，也省去了這部分的成本支出。

3.提高文書檔案的實際利用率

文書檔案作為一類重要的信息資源，其主要價值就在于使用價值的體現(xiàn)。但是，在傳統(tǒng)的文書檔案管理模式下，紙質檔案的調取和查閱有一套嚴格且煩瑣的流程，一定程度上阻礙了文書檔案資源的開發(fā)和利用效率。而信息化建設背景下，依托于線上的檔案管理系統(tǒng)和管理平臺，才可以更好地實現(xiàn)對文書檔案資料的分類整理，方便使用者進行調取和查閱，極大提高文書檔案的實際利用率。

三、融媒體中心辦公室文書檔案管理工作存在的問題

1.缺乏先進的管理意識

就當前融媒體中心辦公室文書檔案管理工作的實施現(xiàn)狀來看，還存在一定的問題和不足。首先，表現(xiàn)為缺乏先進的管理意識。相比于融媒體中心的其他工作，辦公室文書檔案管理信息化建設水平相對落后，大部分的資金、技術都投入融媒體建設和開發(fā)當中，導致辦公室文書檔案管理的數(shù)字化處理程度不高，人工操作與管理的形式仍然普遍存在，難以真正實現(xiàn)文書檔案管理效率的提升。

2.缺乏對文書檔案資源的有效開發(fā)利用

當前，融媒體中心辦公室在進行文書檔案管理的過程中，在文書檔案資源的整合利用和開發(fā)方面仍然存在一定的不足，使得文書檔案的資源價值沒有得以充分體現(xiàn)?，F(xiàn)有的文書檔案管理系統(tǒng)平臺其功能比較單一，只能提供一些基礎的查閱、存儲服務。同時，數(shù)字化內容建設也不夠完善，存在很大部分的檔案資料內容缺失，影響文書檔案資源的真實性和完整性。

3.辦公室文書檔案管理人員綜合素質有待提升

融媒體中心辦公室文書檔案管理是辦公室管理的重要組成部分，文書檔案管理人員的專業(yè)能力、綜合素質的高低直接影響著整體的辦公效率。就當前的實際情況來看，針對辦公室文書檔案管理工作，目前，還沒有形成一個科學統(tǒng)一的人員管理機制，并且，還有一部分從事文書檔案管理工作的人員是調職或轉崗人員，缺乏優(yōu)質的人才隊伍建設，在一定程度上降低文書檔案管理的效率和水平。

四、信息化背景下辦公室文書檔案管理工作優(yōu)化舉措

1.樹立文書檔案信息化管理的理念

信息化背景下，要做好辦公室文書檔案管理工作，一是要樹立先進的信息化管理理念，以先進理念作為指導，推進辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化進程。具體來看，融媒體中心要建立起一體化的發(fā)展思維，同步推進內部的信息化建設工作，制定完善的檔案信息化建設工作計劃，按計劃推進檔案工作在基礎設施、人力等方面的建設。二是在資金技術方面要適當向檔案管理傾斜，可以設立支持檔案管理信息化建設的專項資金，并將其合理應用到文書檔案管理的各個流程當中，確保單位有序推進檔案管理數(shù)字化與信息化模式。

2.完善辦公室文書檔案信息化管理制度

信息化背景下，要加快適應信息時代需求，提高辦公室文書檔案管理工作的質量和效率，關鍵在于完善辦公室文書檔案信息化管理制度，構建起科學規(guī)范的管理體系。首先，要建立專門的辦公室電子文書檔案管理機制，有序推動紙質文書檔案向電子文書檔案的轉化，對文書檔案信息化錄入標準、分類索引標準、信息數(shù)據(jù)采集標準以及平臺操作標準等進行細化，統(tǒng)一電子文書檔案收發(fā)的格式和接口，確保文書檔案管理的專業(yè)化和標準化水平。其次，要建立完善的文書檔案管理部門協(xié)作機制，單位相關責任人要充分認識到文書檔案信息化建設的重要性，在各部門統(tǒng)一和明確文書檔案信息化管理和建設的標準，各部門能夠積極協(xié)調和配合進行電子文書檔案的轉化資源收集等工作，為后續(xù)電子文書檔案的開發(fā)利用奠定重要基礎。再次，要建立行之有效的辦公室文書檔案人員管理機制。在進行辦公室文書檔案管理時，要實行相應的崗位責任制度，嚴格劃定崗位工作內容和職責范圍，定期組織崗位考核，給予文書檔案管理工作人員適當?shù)莫剳?，以充分激發(fā)辦公室文書檔案管理人員的工作積極性，確保各項信息化管理舉措的有效落實。最后，建立并創(chuàng)新辦公室文書檔案管理的監(jiān)督和抽查機制。對于辦公室文書檔案信息資料的管理和使用，看似是辦公室行政管理的主要內容，但是，融媒體中心作為事業(yè)單位，其文書資料的性質就決定這部分信息資源具有非常重要的應用價值。為確保辦公室文書檔案管理工作的有效開展，必須要創(chuàng)建和完善相應的監(jiān)督管理制度，通過不定期抽查，及時掌握和了解辦公室文書檔案管理工作的開展情況。對于一部分重要的文書檔案資料，還要進行重點審查，了解這一類資料的安全保障情況和借閱情況，并將最終的檢查結果納入相關工作人員的考核范疇當中。

3.創(chuàng)建系統(tǒng)與功能完備的檔案管理平臺

為確保辦公室文書檔案管理工作向著信息化、現(xiàn)代化的方向邁進，融媒體中心還要著力創(chuàng)建系統(tǒng)與功能完備的檔案管理平臺，切實提高文書檔案的利用率，凸顯文書檔案信息資源的應用價值。首先，要進一步創(chuàng)新辦公室文書檔案的檢索和查閱系統(tǒng)，原有的檔案管理系統(tǒng)所提供的檢索和查閱功能存在檢索范圍限制、查閱不夠精準、內容不夠完整等的問題，因此，當前一個階段要積極引入大數(shù)據(jù)技術，依托于大數(shù)據(jù)技術的集成功能、快速分析和精準抓取技術，做好對辦公室文書檔案的分類整理和編碼工作，在此基礎上建立專門的搜索引擎，編制索引目錄和關鍵詞檢索目錄，這樣使用者在打開文書檔案檢索系統(tǒng)時，就可以根據(jù)自身的需求進行有關內容的精準查找。其次，在最新的辦公室文書檔案信息化管理平臺中，還要主動提供咨詢和模板服務功能。由于文書資料有多種類型，不同類型的文書資料其格式、制作要求均有所不同，為盡可能減少文書檔案管理人員后期集中整理的壓力，提高各部門的協(xié)同化水平，可以在文書檔案管理信息平臺上推出相應的格式服務功能，其他部門在進行文書檔案制作時有相應的模板作為參考，這樣不僅確保文書檔案的收集質量，還極大提高了文書檔案管理的效率。最后，依托于先進的大數(shù)據(jù)技術，逐漸淘汰辦公室文書檔案員工人工管理的方法，并建立相應的信息數(shù)據(jù)庫，凸顯信息數(shù)據(jù)庫強大的信息整合與編輯加工能力，建立相應的文書檔案加工與編輯系統(tǒng)，可以根據(jù)文書檔案的類型自動進行文書檔案資料的提取和歸類，從而進一步降低辦公室文書檔案管理工作人員的工作強度，減少人工投入，使融媒體中心辦公室文書檔案管理工作進一步朝著自動化和智能化的方向發(fā)展。

4.做好信息化背景下的檔案安全保障工作

信息化背景下，要更加注重辦公室文書檔案安全保障工作的開展。隨著辦公室文書檔案信息化建設的深入推進，許多的檔案資料都在進行電子化和數(shù)字化轉化，在當前的信息網(wǎng)絡環(huán)境下，如果忽視對文書檔案的信息安全保障和防護工作，一旦造成重要文件的丟失或者是泄露，將會帶來非常嚴重的后果。因此，要求現(xiàn)階段在開展辦公室文書檔案管理工作的過程中，要構建完善的網(wǎng)絡安全防護體系。相關單位要投入必要的資金，引進先進的網(wǎng)絡安全防護技術，建立層級加密制度，對可公開的文書檔案和有保密限制的文書檔案加以區(qū)分，并設置好相應的查看權限。同時，做好電子文書檔案的備份工作，備份形式可以采用附件備份、數(shù)據(jù)庫備份以及移動硬盤備份等多種形式。另外，對于一些過期的文檔，在進行清理時要嚴格遵守相應的報批程序，不能隨意進行清理和刪除。

5.組建高素質、專業(yè)化的檔案管理隊伍

融媒體中心辦公室在開展文書檔案管理工作的過程中，要著力組建一支高素質、專業(yè)化的檔案管理人才隊伍。首先，要加大人才培訓力度，重視培養(yǎng)具備專業(yè)檔案管理能力和計算機應用能力的復合型人才。其次，要調整辦公室文書檔案管理的人才結構，增加專業(yè)人才的比例，并設置相應的技術型崗位，引進專業(yè)的信息人才負責對文書檔案管理信息化平臺的運行和日常維護，保障文書檔案管理信息化成果的有效運用。

五、結語

綜上，信息化背景下，辦公室文書檔案管理工作要加快創(chuàng)新和變革的步伐，構建完善的文書檔案管理信息化體系，以適應信息時代發(fā)展的潮流和趨勢，開創(chuàng)辦公室文書檔案管理的新局面。

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【作者單位：凌源市融媒體中心（凌源市廣播電視臺）】