淺談抽水蓄能電力工程項(xiàng)目的智慧檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

楊帆 宮艷艷 劉璐

摘 要：抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案是高度專業(yè)化的檔案信息資源，是企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力與服務(wù)能力的重要支撐。本文從市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)與時(shí)代發(fā)展對(duì)抽水蓄能發(fā)電企業(yè)檔案信息服務(wù)的時(shí)效、完整與高質(zhì)量三大訴求入手，分析抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案的發(fā)展困境及其原因，據(jù)此提出以智慧檔案系統(tǒng)建設(shè)為核心的研究思路，從機(jī)制、技術(shù)和人才三方面保障體系進(jìn)行建設(shè)研究，提升抽水蓄能發(fā)電企業(yè)的檔案精細(xì)化服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞：抽水蓄能電力工程；項(xiàng)目；智慧檔案；系統(tǒng)研究

抽水蓄能電力工程項(xiàng)目在開(kāi)展過(guò)程中形成海量圖紙、建設(shè)文件等檔案信息，這些檔案不僅如實(shí)記錄整個(gè)項(xiàng)目施工的全過(guò)程，更是后期維護(hù)、改擴(kuò)建、評(píng)優(yōu)評(píng)先的權(quán)威依據(jù)，對(duì)保障、測(cè)評(píng)工程質(zhì)量發(fā)揮著重要的憑證價(jià)值。目前，智慧城市的發(fā)展以及綠電與清潔能源建設(shè)的推進(jìn)，都對(duì)抽水蓄能發(fā)電企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)提出新要求。一是更高的時(shí)效性與全面性。一項(xiàng)工程建設(shè)的時(shí)間跨度較大、時(shí)間緊、任務(wù)重，以及頻繁的更新、取證、換證，這對(duì)工程文件的收集、歸檔與管理提出更高的時(shí)效性要求；二是更高的檔案質(zhì)量。工程項(xiàng)目涉及的細(xì)節(jié)參數(shù)多，每一項(xiàng)精細(xì)參數(shù)都需要收集到真實(shí)客觀的原始記錄，檔案質(zhì)量的好壞與工程質(zhì)量維護(hù)難度的高低有直接關(guān)系，因此，對(duì)相關(guān)檔案內(nèi)容的精細(xì)化提出更高要求。

面對(duì)強(qiáng)時(shí)效、全覆蓋、高精度的抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案需求，傳統(tǒng)的檔案工作模式無(wú)疑會(huì)加大企業(yè)檔案管理工作負(fù)荷，因此，建設(shè)智能、高效、全系統(tǒng)的智慧檔案館建設(shè)勢(shì)在必行。通過(guò)引入新的檔案管理理念、技術(shù)、系統(tǒng)和服務(wù)模式，將成為加強(qiáng)抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案管理、提升信息服務(wù)質(zhì)量的必由之路。

一、抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案管理的意義

抽水蓄能工程檔案是指在抽水蓄能工程建設(shè)過(guò)程中直接產(chǎn)生的對(duì)社會(huì)和國(guó)家具有保存價(jià)值的文件材料，包括文字、圖表、錄音錄像等內(nèi)容。通過(guò)對(duì)抽水蓄能電力工程檔案的管理，可以提高企業(yè)檔案的管理水平，發(fā)揮其社會(huì)效益，為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

1.抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案管理對(duì)工程質(zhì)量具有影響作用

抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，隨工程進(jìn)度同步形成，具有不可替代的原始記錄性，其內(nèi)容可以直接呈現(xiàn)工程建設(shè)質(zhì)量面貌。建筑材料的檢測(cè)報(bào)告、出廠合格證、使用說(shuō)明等反映工程原材料的質(zhì)量；施工組織設(shè)計(jì)反映人員配備、機(jī)械設(shè)備的使用和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度；施工日志記錄施工方法和工藝流程，通過(guò)施工日志可以還原每天施工的基本面貌。所有這些影響質(zhì)量管理的控制因素都在文件歸檔范圍之內(nèi)，檔案資料的真實(shí)性和完整性將直接影響工程項(xiàng)目的質(zhì)量。

2.抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案具有重要的憑證價(jià)值

抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案在行政、法律、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)以及處理其他各項(xiàng)事務(wù)中具有重要的憑證價(jià)值。抽水蓄電工程項(xiàng)目檔案工程體量大、工期長(zhǎng)、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、技術(shù)要求較高、施工難度大，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中甲乙雙方易產(chǎn)生意見(jiàn)分歧或經(jīng)濟(jì)糾紛、合同糾紛，此時(shí)，項(xiàng)目檔案可作為原始憑證，可通過(guò)查閱記錄原始資料和信息，找出問(wèn)題的責(zé)任方，以維護(hù)各方的合法權(quán)益。因此，項(xiàng)目檔案對(duì)這些參建單位原始的真實(shí)記錄具有證據(jù)作用。

3.抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案具有參考借鑒作用

抽水蓄能電力工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)理念、設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)、使用材料、施工工藝和各種技術(shù)運(yùn)用等檔案資料，經(jīng)過(guò)施工實(shí)踐和工程使用檢驗(yàn)，有著非常寶貴的參考借鑒價(jià)值，使許多相同或相近的項(xiàng)目建設(shè)可以直接或間接利用，對(duì)加快工程設(shè)計(jì)，提高工程設(shè)計(jì)水平和工程質(zhì)量都有著非常重要的作用。同時(shí)，對(duì)同類工程的投資確定、招投標(biāo)工作量、工程概算預(yù)算編制和工程投資效益分析等方面也具有重要的參考借鑒作用。

二、抽水蓄能電力工程項(xiàng)目檔案管理的困境

作為基礎(chǔ)性的重要行業(yè)，抽水蓄能發(fā)電企業(yè)正在經(jīng)歷新的清潔能源革命，信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化、知識(shí)化的技術(shù)、理念日新月異，工程項(xiàng)目的檔案管理也呈現(xiàn)新的特征，同時(shí)，也是檔案管理的困境所在。

1.檔案資源數(shù)量、類型激增

抽水蓄能建設(shè)項(xiàng)目涉及上下游眾多，體量大，項(xiàng)目本身處于檔案信息密集領(lǐng)域，而智能電網(wǎng)、綠電和清潔能源的發(fā)展使項(xiàng)目上下游的供應(yīng)商、分包商、施工方覆蓋面更大、更廣，生成的所有信息資源都將匯入同一檔案管理系統(tǒng)，其中既包括因項(xiàng)目交叉而產(chǎn)生的重復(fù)檔案、涉密不歸檔的檔案，也包括文書、財(cái)務(wù)、聲像、實(shí)物等不同門類的檔案資源。這些龐大的檔案數(shù)據(jù)量和繁多的檔案類型都給企業(yè)的檔案工作帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。

2.檔案數(shù)據(jù)安全存在隱患

目前，部分施工單位已開(kāi)發(fā)檔案信息系統(tǒng)，且與辦公系統(tǒng)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)公文在線歸檔、云存儲(chǔ)、云閱覽，但互聯(lián)網(wǎng)和信息化系統(tǒng)平臺(tái)在提升工作效率時(shí)也滋生了數(shù)據(jù)安全的隱患。一方面，有些檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中疏于對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、軟硬件安全的重視，存在網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、惡意篡改、物理?yè)p壞等重大安全隱患；另一方面，人員管理失職，導(dǎo)致查閱權(quán)限混亂，檔案資源外泄頻發(fā)，這些都極大損壞企業(yè)的檔案資源價(jià)值?？傊捎诠こ虣n案涉密信息多，一旦泄露，會(huì)給企業(yè)、政府帶來(lái)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益的損失，甚至危及國(guó)家安全。

3.檔案需求呈現(xiàn)多元化

抽水蓄能建設(shè)項(xiàng)目對(duì)相關(guān)檔案資源的需求不再停留在調(diào)用工程圖紙和印章等基礎(chǔ)需求，在調(diào)用一份圖紙的同時(shí)，還需要了解編著成員的項(xiàng)目履歷、記錄、變更情況以及施工、檢修進(jìn)度的具體記錄，即需要了解一份圖紙從制作到后期調(diào)用的全過(guò)程檔案。這就要求檔案與檔案之間通過(guò)時(shí)間標(biāo)簽和分類標(biāo)簽形成緊密聯(lián)系，在事件和時(shí)間邏輯上不再是孤立的單一文檔。此外，工程師對(duì)統(tǒng)一調(diào)用相關(guān)檔案也存在需求，工程檔案分別存儲(chǔ)的現(xiàn)狀增加了調(diào)用的工作量，因此，迫切需要檔案“活起來(lái)”。

三、抽水蓄能工程項(xiàng)目檔案管理困境的原因

在高速發(fā)展的信息時(shí)代，企業(yè)面臨的檔案信息需求困境不僅反映時(shí)代的發(fā)展要求，也將過(guò)去被“成熟”管理模式掩蓋的問(wèn)題暴露出來(lái)，主要是由以下幾方面原因造成：

首先，企業(yè)檔案管理意識(shí)不足。項(xiàng)目導(dǎo)向與結(jié)果思維“重管理、輕服務(wù)，重成本、輕細(xì)節(jié)”等觀念，使企業(yè)精力與關(guān)注焦點(diǎn)多放在了項(xiàng)目進(jìn)度本身，即便重視工程圖紙資料等，也多停留在崗位工作要求細(xì)節(jié)上，并未上升至系統(tǒng)的檔案管理工作層面，而檔案意識(shí)的強(qiáng)弱與工程項(xiàng)目經(jīng)理、高級(jí)管理人員的檔案意識(shí)有直接關(guān)系，檔案工作仍停留在閱查、收集歸檔保管等傳統(tǒng)的手工操作，或轉(zhuǎn)換為電子文檔等低效工作上，沒(méi)有重視項(xiàng)目檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值和知識(shí)價(jià)值。

其次，管理模式存在困境。傳統(tǒng)模式是在工程完結(jié)后由項(xiàng)目部直接提交歸檔，再由檔案部門保管。這種模式存在歸檔不及時(shí)、資料遺失、檔案追索和修復(fù)等問(wèn)題，且檔案保管部門沒(méi)有權(quán)限去做查漏補(bǔ)缺工作，屬地保管也使各地檔案管理與服務(wù)水平參差不齊，這些都加大了檔案保管的物理風(fēng)險(xiǎn)。雖然部分管理規(guī)范的企業(yè)，會(huì)將專職檔案員安排進(jìn)項(xiàng)目工程部，全程專職專責(zé)對(duì)該項(xiàng)目文件進(jìn)行收集、歸檔、保管、利用等工作，項(xiàng)目結(jié)束后再統(tǒng)一歸檔，該模式保證檔案的完整性和利用率，但對(duì)人員專業(yè)能力和團(tuán)隊(duì)規(guī)模要求較高。此外，在制度建設(shè)上，項(xiàng)目檔案保管制度、母子公司檔案管理制度、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范建設(shè)滯后都令檔案信息化建設(shè)的成效大打折扣。

最后，資源投入不足。檔案信息化是檔案服務(wù)工作的起點(diǎn)而非終點(diǎn)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的確提高了保管和利用的效率，但項(xiàng)目檔案作為包含大量工程信息的數(shù)據(jù)價(jià)值并沒(méi)有得到有效發(fā)掘與利用。除認(rèn)識(shí)不足之外，更重要的是對(duì)引入信息技術(shù)的重視程度不夠，從而導(dǎo)致對(duì)傳統(tǒng)的人工或半自動(dòng)檔案管理模式的依賴，認(rèn)為現(xiàn)有的檔案管理模式穩(wěn)定且不容易犯錯(cuò)，抱有“技術(shù)更新會(huì)帶來(lái)更多麻煩”的想法，從而失去接納新技術(shù)的實(shí)質(zhì)性動(dòng)力。

總之，抽水蓄能工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題是不斷增長(zhǎng)、變大的工程項(xiàng)目量與增長(zhǎng)緩慢的檔案認(rèn)知、多方面投入量不足的矛盾，更是頂層管理制度與工作內(nèi)容脫節(jié)的矛盾，工程項(xiàng)目檔案工作的“量”上去了，但檔案服務(wù)的“質(zhì)”并未有實(shí)質(zhì)改變。

四、抽水蓄能工程項(xiàng)目智慧檔案管理的核心思路

為克服現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)“安全、互聯(lián)、高效、智能”的抽水蓄能工程項(xiàng)目檔案服務(wù)體系，為工程項(xiàng)目和企業(yè)提供“高精準(zhǔn)、強(qiáng)時(shí)效、全覆蓋”的檔案知識(shí)服務(wù)，需要企業(yè)聚焦核心發(fā)展思路，以點(diǎn)帶面來(lái)實(shí)現(xiàn)改革突破。

核心發(fā)展思路即以智慧檔案為突破口，知識(shí)服務(wù)為目標(biāo)。智慧檔案是檔案工作繼數(shù)字檔案后，檔案工作的新方向、新主流，也是物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)推動(dòng)下對(duì)檔案實(shí)體、內(nèi)容、服務(wù)和管理等方面的感知、處理能力的優(yōu)化和提升。首先，智慧檔案能夠在數(shù)字檔案的基礎(chǔ)上，通過(guò)各類采集終端和有線、無(wú)線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)互連，隨時(shí)采集環(huán)境信息、物體動(dòng)態(tài)信息，增強(qiáng)智慧檔案信息獲取、實(shí)時(shí)反饋和隨時(shí)隨地智能服務(wù)的能力；其次，能夠充分發(fā)掘數(shù)字檔案的資源優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用新的信息技術(shù)和通信技術(shù)手段感知、分析、整合檔案資源和運(yùn)行信息，從而對(duì)檔案收集、管理、利用、存儲(chǔ)、監(jiān)督等各種需求做出智能響應(yīng)和智慧支持，通過(guò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)工程項(xiàng)目檔案“檔案與檔案”“人與檔案”和“人與人”之間的互聯(lián)、互通、互動(dòng)，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通、檔案利用需求與供給服務(wù)的快速響應(yīng)和友好互動(dòng)。

知識(shí)服務(wù)是指通過(guò)整理、重組、提煉、創(chuàng)新可以利用的各種顯性和隱性信息資源，使之有序化，形成方便實(shí)用的知識(shí)來(lái)解決特定實(shí)踐應(yīng)用問(wèn)題的服務(wù)。檔案知識(shí)服務(wù)是從檔案管理的各種顯性和隱性信息資源中，針對(duì)利用者的需求將檔案信息資源提煉出來(lái)，并提供服務(wù)的過(guò)程。在信息化建設(shè)背景下，知識(shí)服務(wù)更加注重檔案知識(shí)信息內(nèi)容的服務(wù)，面向利用者目標(biāo)驅(qū)動(dòng)的服務(wù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下體現(xiàn)出專業(yè)化和個(gè)性化的特點(diǎn)，不斷實(shí)現(xiàn)檔案信息的增值。知識(shí)服務(wù)是檔案資源開(kāi)發(fā)利用的高階形態(tài)，目的是推動(dòng)企業(yè)項(xiàng)目服務(wù)從項(xiàng)目、業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)向用戶、市場(chǎng)需求驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)型。重視企業(yè)內(nèi)工程檔案資源的收集、利用和保管，利用新技術(shù)、新工具對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理和優(yōu)化、整合與提煉，以更好地服務(wù)工程項(xiàng)目和企業(yè)的管理決策工作。

五、抽水蓄能工程智慧檔案系統(tǒng)方案

1.夯實(shí)機(jī)制保障的基石

建立工程項(xiàng)目智慧檔案系統(tǒng)必須有科學(xué)的頂層制度和管理機(jī)制，包括制度完善、意識(shí)提升兩方面。首先，完備的制度建設(shè)是把握方向、管控大局、保障落實(shí)的前提和基礎(chǔ)，因此，在智慧檔案系統(tǒng)的建設(shè)中應(yīng)設(shè)置檔案部門的職能制度、日常管理制度、檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制度、安全管理制度、考核與獎(jiǎng)懲制度等相應(yīng)制度。只有在制度上做好架構(gòu)，才能從整體上保障系統(tǒng)運(yùn)行正常。其次，工程項(xiàng)目的每一份原始記錄都需要經(jīng)手人保管、轉(zhuǎn)移，為保證智慧檔案的時(shí)效性、精準(zhǔn)度和全面性，需要提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)，如檔案歸檔意識(shí)、安全意識(shí)、保密意識(shí)。讓工作人員以高度的責(zé)任心來(lái)保障檔案數(shù)據(jù)的完整性、精準(zhǔn)度，以高度的服務(wù)意識(shí)來(lái)保證檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性。

2.鞏固技術(shù)保障的優(yōu)勢(shì)

技術(shù)保障是實(shí)現(xiàn)檔案互聯(lián)互通、共享利用的基本前提，因此，數(shù)字化技術(shù)是業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型的利器。為實(shí)現(xiàn)檔案的智慧化管理，需要加速引進(jìn)數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)挖掘、智能庫(kù)房、網(wǎng)絡(luò)密鑰、RFID感知等大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)，其中不少軟硬件模式已在其他公共領(lǐng)域得到很好驗(yàn)證，具備跨行業(yè)引入的條件。

在檔案收集方面，針對(duì)不同文件格式和終端接口不一致的問(wèn)題，應(yīng)形成歸檔保管的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，大力開(kāi)發(fā)“1+N”移動(dòng)終端，即一個(gè)終端聯(lián)結(jié)N個(gè)服務(wù)器，資源整合后直達(dá)用戶端。在檔案存儲(chǔ)方面，全程采用加密手段、物理隔離來(lái)保證檔案資源的安全，集中保管、異地災(zāi)備等以保障數(shù)據(jù)安全。在檔案利用的交互方面，除提供統(tǒng)一的移動(dòng)端接口外，要充分考慮一線項(xiàng)目經(jīng)理的使用習(xí)慣與需求，提供檢索、數(shù)據(jù)可視化等交互友好的功能界面。比如，采用二維碼、RFID標(biāo)簽技術(shù)實(shí)現(xiàn)工程圖紙類檔案全過(guò)程的管控、鏈接與利用，從而打破紙質(zhì)和電子圖紙信息單一性和缺乏關(guān)聯(lián)性困境，解決圖紙的設(shè)計(jì)、會(huì)審、變更溯源等難題。

總之，技術(shù)保障的目標(biāo)是打通設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、業(yè)務(wù)、運(yùn)維單位之間的信息壁壘，讓工程項(xiàng)目中產(chǎn)生的所有檔案信息資源擁有唯一的“電子標(biāo)識(shí)”，從而實(shí)現(xiàn)工程檔案從產(chǎn)生、變更、歸檔、保管、利用全過(guò)程的管理，確保其真實(shí)、完整、可靠。

3.完善人才保障工作

檔案工作人員綜合素質(zhì)的高低關(guān)系到智慧檔案服務(wù)的成效，因此，加強(qiáng)人才梯隊(duì)建設(shè)必不可少。一是提升相關(guān)專業(yè)人員的技術(shù)能力，因?yàn)楣こ添?xiàng)目檔案管理中涉及諸多專業(yè)技能，具備工程實(shí)踐和計(jì)算機(jī)功底的復(fù)合型人才是企業(yè)檔案管理職能的必備要求；二是組建企業(yè)自有的檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行智慧檔案體系的開(kāi)發(fā)與建設(shè)，采用新技術(shù)進(jìn)行維護(hù)管理和利用，來(lái)提高自動(dòng)化水平和移動(dòng)平臺(tái)的服務(wù)交互能力。總之，專人專事從而實(shí)現(xiàn)檔案的智慧化管理。

六、結(jié)語(yǔ)

抽水蓄能工程檔案智慧檔案系統(tǒng)是企業(yè)主動(dòng)適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代、智慧城市建設(shè)對(duì)工程項(xiàng)目管理的新要求而開(kāi)展的嘗試，它需要企業(yè)率先建立單位的數(shù)字檔案體系，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、智慧管理、知識(shí)服務(wù)等目標(biāo)?？傊嚓P(guān)企業(yè)要抓住智慧城市建設(shè)的契機(jī)，加大建設(shè)智慧型檔案館的探索，使檔案信息化、數(shù)字化服務(wù)水平不斷提高，從而充分發(fā)揮抽水蓄能工程檔案的價(jià)值。

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（作者單位：山東泰山抽水蓄能電站有限責(zé)任公司）