新時期流動人才檔案管理問題及對策探析

摘 要：由于我國人才流動越來越頻繁，人才的流動大大推動了社會的進步和發(fā)展，但是，也給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來新的問題與挑戰(zhàn)，流動人才檔案管理問題層出不窮，而且呈不斷發(fā)展的趨勢。流動人才檔案管理的問題，給干部人事制度改革帶來新的問題，如果不能認真研究，妥善解決，將會制約人才資源的挖掘和充分利用，阻礙生產(chǎn)力發(fā)展。作為檔案管理者，需要認真面對新時期流動人才檔案管理存在的問題并積極研究解決，適應(yīng)新時期社會發(fā)展的需要。因此，針對流動人才檔案管理的現(xiàn)狀進行綜合分析，制定一系列對策來解決檔案管理常見問題，從而改善流動人才檔案的管理現(xiàn)狀，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)人才開發(fā)。

關(guān)鍵詞：新時期；流動人才；檔案管理；存在問題；解決對策

在市場經(jīng)濟環(huán)境下，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度遇到了一定的阻礙，人才流動給人事檔案管理也帶來了新的挑戰(zhàn)。首先，我國傳統(tǒng)的人事檔案管理秩序被打亂了；其次，人事檔案管理主體發(fā)生變化，出現(xiàn)魚龍混雜的情況；最后，人事檔案管理的內(nèi)容和材料發(fā)生變化，不夠規(guī)范。在人才流動下的人事檔案管理主要遵循著整體化管理、社會化管理、法治化管理的原則。國家檔案管理部門要針對人才流動問題進行規(guī)范，完善流動人才檔案管理辦法。我國自改革開放以來，人才流動最大的表現(xiàn)就是大量人才從鄉(xiāng)村聚集到城市，人才的流動頻率明顯提高。在市場經(jīng)濟環(huán)境中，人才流動帶來的檔案管理問題需要引起高度重視。為了促進我國人才戰(zhàn)略順利進行，就要針對人才檔案管理中存在問題進行研究。

一、流動人才檔案管理的特點

加強流動人員以及流動人才檔案管理是新時期背景下社會發(fā)展的必然要求。分析流動人才的檔案管理包括以下幾個特點：一是社會性。流動人才檔案工作就是為流動人員提供服務(wù)的公益性部門，提供服務(wù)也是社會公共服務(wù)，從此可以看出流動人才檔案管理工作具有社會化的特點；二是廣泛性。流動人才的不穩(wěn)定性，導(dǎo)致其單位變化頻繁、經(jīng)歷復(fù)雜，涉及區(qū)域較多，這就要求在檔案管理中做好詳細的信息收集、保管和鑒定。因此，流動人才檔案管理工作具有廣泛性的特點。

二、人才流動給檔案管理工作帶來的問題

目前，我國檔案管理制度來源于20世紀中期的計劃經(jīng)濟體制，也是新中國成立依據(jù)計劃經(jīng)濟、干部人事管理等實際情況制定的管理手段。改革開放以來，在市場經(jīng)濟的推動下，城鄉(xiāng)經(jīng)濟體制被打破，隨著教育、市場、城市化等因素的疊加，人才流動讓很多人員從單位人變成了自由人，人事檔案對于自由人員的管理價值明顯降低。

1.人事檔案管理制度被打亂

從《檔案法》規(guī)定來說，人事檔案作為國家檔案的一部分，在法律角度方面具有強制性、權(quán)威性、客觀性的特點，檔案是在特定的人事環(huán)境中產(chǎn)生，通過對人才身份、學(xué)習(xí)履歷、工作情況、德才表現(xiàn)等調(diào)查形成的資料。隨著社會發(fā)展，我國人事檔案依然延續(xù)傳統(tǒng)的檔隨人走、非法定事由和法定人員不得調(diào)取、查閱個人人事檔案等管理要求。近幾年來，由于人才流動問題，產(chǎn)生了很多棄檔、檔案造假等問題，檔案管理制度被打亂。

2.人事檔案管理主體發(fā)生變化

從人才利用方式來說，行政編、事業(yè)編、人事代理、勞務(wù)派遣、自由從業(yè)是人才流動的常見類型，多樣化人才利用方式造成我國人事檔案管理出現(xiàn)了魚龍混雜的情況。不同人才在流動中由于檔案管理的主體為國家、用人單位、人才服務(wù)或勞務(wù)派遣機構(gòu)等，缺乏一個完善、集中的檔案管理模式。國家檔案局在頒發(fā)的文件中提出，具有人事管理權(quán)限的主體為黨委組織部門、政府人事部門和所屬人才服務(wù)中心等，不過，實際情況是受到檔案體制改革落后、執(zhí)法檢查不嚴等問題影響，我國人事檔案管理較為復(fù)雜和混亂，整體的管理格局無法得到保障。

3.人事檔案內(nèi)容、材料丟失問題較多

人才跨區(qū)域流動、跨行業(yè)流動和跨職業(yè)流動都給人事檔案管理的規(guī)范性造成影響。比如，某人才可能先后在民營企業(yè)、國有企業(yè)、事業(yè)單位、行政機關(guān)工作過，那么，檔案資料的格式就不夠統(tǒng)一、內(nèi)容不全、重要檔案會出現(xiàn)丟失。甚至一些人才的檔案管理出現(xiàn)漏洞，檔案就會出現(xiàn)造假、材料錯裝、資料漏裝等問題。

4.人事檔案管理內(nèi)容不規(guī)范問題需要關(guān)注的要點

（1）人事檔案資料。人事資料要審核其是否完整，觀察檔案內(nèi)容是否客觀且真實，干部信息是否真實、準確；（2）工作履約信息。工作經(jīng)歷材料是否完整且規(guī)范；（3）檔案資料規(guī)范性。檔案中是否有錯裝、混裝的情況。（4）三齡兩歷一身份。對人才的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、職位職稱、干部身份等信息進行專項審核。

三、人才流動下的檔案管理原則

根據(jù)相關(guān)機構(gòu)的統(tǒng)計，我國70后、80后和90后人才從一個單位就業(yè)到離職的平均時間分別為4年、3.5年、19個月。95后則是7個月甚至更短就會換工作，人事檔案也隨著人才流動而出現(xiàn)人檔分離、死檔等問題，有些檔案管理機構(gòu)的棄檔率在30%以上，因此，在人才流動下的檔案管理工作要秉承以下幾點原則：

1.整體性治理的原則

在人才流動的背景下，人事檔案管理機制呈現(xiàn)碎片化、分散化的特點，因此，必須采取整體化治理的手段，在現(xiàn)有人事檔案管理體制的基礎(chǔ)上，通過統(tǒng)一組織形態(tài)、以結(jié)果為導(dǎo)向的組織目的等手段解決管理體制分散問題。通過整合管理手段，提高檔案收集、管理、保管、服務(wù)、移交等服務(wù)質(zhì)量。整體性治理也提倡采用互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)等，通過構(gòu)建信息共享機制來提高人事檔案管理水平。

2.社會化管理原則

人事檔案社會化管理就是在市場人、自由人、人才流動假設(shè)的基礎(chǔ)上，為了提高人事檔案管理水平、避免人事檔案管理不規(guī)范、不及時等問題，依賴于社會化機構(gòu)等制定管理對策。近幾年來，我國很多單位都已經(jīng)采用社會化原則對人事檔案的部分業(yè)務(wù)進行創(chuàng)新管理。比如，公立醫(yī)院的人事檔案管理與當(dāng)?shù)厝瞬攀袌鰴n案服務(wù)部門、政府檔案業(yè)務(wù)管理部門等合作。在市場經(jīng)濟體制下，人事檔案部分內(nèi)容可以通過第三方外包、產(chǎn)學(xué)研協(xié)同等手段通過專業(yè)服務(wù)改善人事檔案管理中存在的問題（見表1）。

3.法治化原則

檔案管理專業(yè)作為公共管理的一部分，具有公共產(chǎn)品與公共服務(wù)的管理性質(zhì)，人事檔案管理需要納入依法行政的范疇中。從整體角度分析，在人才流動下的檔案管理創(chuàng)新，其本質(zhì)就是分析如何依法實施人事檔案管理手段，保證人事檔案能夠更好地適用于經(jīng)濟和社會事業(yè)的發(fā)展，只有加強法治化建設(shè)才能從本質(zhì)上解決檔案管理人員責(zé)任意識淡薄等問題。

四、流動人才檔案管理存在的問題

1.檔案材料的丟失、損壞問題

按照《檔案法》要求針對不按規(guī)定歸檔、不按期移交檔案等問題給予嚴厲處罰。檔案管理的社會問題也促使高校、企業(yè)單位甚至政府部門采用柔性化的用人機制，最快時間內(nèi)為推動單位發(fā)展引入高精尖人才，為流動人才調(diào)檔工作開啟綠色通道，簡單來說就是允許人才在原單位不用辦理離職手續(xù)，也不需要調(diào)轉(zhuǎn)人事關(guān)系，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的人事檔案管理流程，重新進行個人檔案和構(gòu)建人事關(guān)系，但是，這就導(dǎo)致原單位出現(xiàn)了有檔無人，現(xiàn)單位有人無檔的情況。根據(jù)《檔案法》的要求，對于檔案人員疏忽造成檔案丟失、損壞的問題要給予一定的處罰，人事檔案對人才來說非常重要，與流動人才的深造、晉升、人事調(diào)動等都有密切的關(guān)系，流動人才的人事檔案一旦出現(xiàn)損壞和丟失，就會給其工作發(fā)展造成極大的阻礙。

2.檔案信息的造假問題

在《檔案法》中對偽造、篡改檔案等行為要給予處罰。由于一些單位的檔案管理流程不夠規(guī)范，特別是人事檔案重建中檔案造假情況比較突出。比如，單位常見的“三齡兩歷”問題，人才的年齡越填越小，參加工作和入黨時間越來越早，學(xué)歷越來越高。近幾年來，學(xué)歷造假、冒名頂替、簡歷造假等問題，體現(xiàn)出檔案信息造假問題的嚴重性。檔案造假不僅會影響人員與崗位之間的匹配，也影響單位在社會中的形象。

3.檔案管理不夠完善的問題

在人事檔案管理中，保管低端勞動力、高端技能人才檔案的勞動市場與人才市場出現(xiàn)交叉的情況，人事代理機構(gòu)只能完成靜態(tài)的檔案管理，無法開展系統(tǒng)管理。從人事檔案的信息化建設(shè)進程來分析，對人才生活、履行公職、誠信守法等方面的資料收集不完善，從而很難形成對人才進行有效評估的資料。人事檔案與信用檔案聯(lián)系不緊密，人事檔案無法給考核部門提供客觀的依據(jù)，在選拔優(yōu)秀人才時也就無法奠定良好的基礎(chǔ)。

五、流動人才檔案管理的對策

1.人才流動背景下檔案的社會化管理

在傳統(tǒng)的人事檔案管理階段，人事檔案管理機構(gòu)需要嚴格做好檔案信息的保密。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，人員社會屬性也出現(xiàn)了變化，人才與單位解除勞務(wù)合同就回歸社會。人事檔案的管理要具有社會化屬性，改變傳統(tǒng)檔案管理的封閉式管理模式，從而實現(xiàn)信息共享，更好地適應(yīng)社會發(fā)展，也符合人才流動背景下對檔案管理改革提出的要求。第一，構(gòu)建社會化人事檔案管理機構(gòu)。社會化人事檔案管理機構(gòu)，為社會組織、單位、個人提供人事代理服務(wù)，實現(xiàn)對人事檔案和信息的整合，從而開展人事檔案的社會化管理。社會化人事檔案管理機構(gòu)需要對社會外界進行開放，合法組織、單位和個人都可以通過社會化人事檔案管理機構(gòu)進行檔案的查詢和應(yīng)用。在社會主義市場經(jīng)濟環(huán)境下，構(gòu)建社會化人事檔案管理機構(gòu)更加適用于人才流動的現(xiàn)狀，通過該機構(gòu)為檔案管理提供專業(yè)且規(guī)范的服務(wù)，解決用人單位的困難。同時，通過人事檔案管理機構(gòu)也能解決就業(yè)人員人事檔案無人管理的問題。第二，構(gòu)建全國性人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺。通過先進計算機技術(shù)、儲存技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)對檔案的社會化管理，完成檔案資源的共享。不同的人事檔案管理機構(gòu)通過網(wǎng)站的形式與社會連接起來，通過平臺構(gòu)建實現(xiàn)對人才資源的一體化管理，提高人事檔案管理水平。社會群體通過這一平臺能夠進行檔案資料查詢，解決人才流動下人事檔案利用困難的問題。

2.人才流動背景下完善檔案管理服務(wù)

人事檔案構(gòu)建的意義是為了保證人享受法律、法規(guī)賦予的社會權(quán)利，并不是用于限制人才流動、限制人才就業(yè)的手段。因此，傳統(tǒng)的人事管理服務(wù)要順應(yīng)時代變化進行改善，從人才發(fā)展角度提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量。第一，構(gòu)建人事檔案管理服務(wù)理念。傳統(tǒng)的人事檔案管理服務(wù)理念不符合市場經(jīng)濟發(fā)展需求，人才若是出現(xiàn)流動，那么，保管人事檔案就失去了意義。因此，要秉承“以人為本”的理念，促進人事檔案管理服務(wù)理念的創(chuàng)新，保證人事檔案更好地服務(wù)于人事管理，為人才價值的體現(xiàn)提供更好的服務(wù)。第二，規(guī)范人事檔案管理服務(wù)。人事檔案中記錄人才的經(jīng)歷、學(xué)歷、政治面貌、道德品質(zhì)等，也是人才流動的重要憑證。通過人事檔案，流動人才的權(quán)益也得到了保障，有更好的發(fā)展空間。通過立法來構(gòu)建流動人才人事檔案管理服務(wù)模式，促進服務(wù)模式各項法律、法規(guī)的完善，也能強化人事檔案管理人員的職責(zé)，為用人單位人事檔案管理工作開展提供指導(dǎo)，防止任何組織或個人通過人事檔案來限制人才流動。

3.人才流動背景下建立人事檔案管理團隊

檔案管理人員是開展檔案管理工作的主體，在人事檔案中發(fā)揮著重要的作用。檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系檔案管理質(zhì)量，在人才流動的背景下構(gòu)建檔案人才服務(wù)團隊，致力于提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，能夠促進檔案管理工作效率的提升，對規(guī)范檔案工作的開展有重要意義。第一，要致力于提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和工作能力。檔案人員要依規(guī)依法、恪守自身職責(zé)，不可隨意涂抹、更改他人的檔案信息，避免檔案資料發(fā)生丟失和損壞。第二，檔案人員除了需要用簡單精練的語言來總結(jié)檔案內(nèi)容，還要具備專業(yè)的檔案管理知識，要對圖書館學(xué)、情報學(xué)等有一定了解，從而提高檔案管理的質(zhì)量。

六、結(jié)語

社會經(jīng)濟的發(fā)展和人員流動導(dǎo)致人事檔案管理存在很多問題，在人才流動背景下檔案管理規(guī)范性受到極大沖擊，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時期人才流動環(huán)境對檔案工作的要求。通過合理的檔案管理能夠為社會提供優(yōu)質(zhì)的人事資料，從而加強對流動人才規(guī)范化管理。在經(jīng)濟社會大環(huán)境下，人事檔案管理發(fā)展就是秉承“以人為本”的原則，將人作為一種資源進行管理，在人才流動頻繁的環(huán)境下，人事檔案管理要重視人才發(fā)展，通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理的不足，保證檔案真正為人才發(fā)展奠定基礎(chǔ)，同時，也能夠更加符合國家的人才強國戰(zhàn)略需求，在人才流動背景下，也能提高我國的檔案管理水平。由此可知，要加強各檔案管理部門之間的協(xié)調(diào)與溝通，調(diào)動各部門的積極性，保證檔案管理工作更加順利、有序開展。

參考文獻：

[1]孫 慧.新時代流動人才檔案管理問題及解決路徑探析[J].銅陵學(xué)院學(xué)報，2022（21）：91-93+97.

[2]霍麗杰.流動人才檔案管理模式的構(gòu)建與創(chuàng)新方式的探索與分析[J].才智，2019（05）：221.

[3]袁 靜.新形勢下對流動人才檔案管理的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：136.

[4]耿 潔.流動人才人事檔案管理存在的問題與對策[J].城建檔案，2016（09）：57-58.

[5]歐彥廷.提升流動人才人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：147-148.

[6]王海云.加強流動人才檔案管理的模式優(yōu)化與創(chuàng)新[J].知音勵志，2016（09）：249.

[7]練漢雄.淺議基層流動人才人事檔案管理存在的問題及應(yīng)對措施[J].商，2015（40）：44+14.

作者簡介：楊建偉（1976—），男，漢族，山東嘉祥人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。