司法檔案的史料價值與規(guī)范管理方法探究

摘 要：司法檔案就是長期保存的訴訟卷宗，同時，也包括各類司法工作相關(guān)文件、表冊等資料。司法檔案不僅是司法機關(guān)開展訴訟相關(guān)工作、活動后存檔備查的歷史記錄，同時，也是用于考察工作、經(jīng)驗總結(jié)、立法參考以及社會、歷史等學科研究的重要參考資料。由此可見，司法檔案有較高的史料價值，在實際管理的過程中，應該深入挖掘檔案的史料價值，同時，根據(jù)檔案特點采取規(guī)范有效的管理辦法，本文就此進行了相關(guān)的闡述和分析。

關(guān)鍵詞：司法檔案；史料價值；規(guī)范管理

在新時期發(fā)展背景下，應該加強司法政務管理工作，全面推進政務公開，從嚴治黨。在這個過程中，司法檔案發(fā)揮著重要的作用，其匯總了實踐經(jīng)驗，承載著有關(guān)司法工作的各項信息。為提升司法實踐水平，應該充分利用司法檔案，深入挖掘司法檔案的史料價值，為各項工作的開展提供參考依據(jù)。與此同時，采取規(guī)范的司法檔案管理措施，確保檔案長期留存，為檔案精準利用提供良好的條件。檔案管理部門可以根據(jù)“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃構(gòu)建更加完善的檔案利用和管理體系，深入挖掘司法檔案的價值，為各項司法工作提供參考依據(jù)。

一、司法檔案的界定

從不同的學術(shù)角度出發(fā)，對司法檔案有不同的界定。通?？梢詮奈⒂^和宏觀兩個層面對司法檔案進行界定。在微觀層面，司法檔案就是在司法機構(gòu)語境中的法律適用情境，包括表達訴訟請求、再現(xiàn)案件事實等，以口頭或書面文本的形式體現(xiàn)，包括證人證言、訴狀、審判記錄等；從宏觀層面界定，司法檔案就是采用文本的形式，對歷史、社會、政治等學科中可開展的司法活動內(nèi)容、過程、場景等進行記載。相比于普通的檔案資料，司法檔案蘊含國家各種社會主體、利益立場的角色信息，通常會進行同類或異類的信息對比，可以追溯此制度的歷史源頭，也可以更加深入地了解案件真相，充分體現(xiàn)了司法檔案的特殊性，同時，說明司法檔案在社會史、文化史等歷史研究中有很大的利用價值。司法檔案記載了歷史性、追溯性的司法過程，在司法行為實施的過程中，司法檔案是重要的規(guī)劃和程序化載體，同時，也可以通過文本的形式充分體現(xiàn)司法文明發(fā)展進程。司法機關(guān)應該精準利用檔案，不能局限于“還原”司法歷史現(xiàn)象，還要深入揭示司法歷史的意義結(jié)構(gòu)，分析其與當前法治境遇的關(guān)聯(lián)性，改變傳統(tǒng)的利用觀念，采取更加專業(yè)的利用手段和管理方式，充分發(fā)揮司法檔案的價值。

二、司法檔案的史料價值

1.記錄司法進程

從我國發(fā)展現(xiàn)狀來看，我國司法管理水平不斷提升，在依法治國方針的帶領(lǐng)下，各項制度、規(guī)章不斷完善。與此同時，司法檔案管理也更加科學，可以更深入地挖掘檔案的史料價值，為現(xiàn)代司法工作提供更多依據(jù)，充分發(fā)揮了指導意義。在服務型政府建設(shè)的背景下，結(jié)合國家法治建設(shè)進程，需要采取更加有效的司法檔案管理措施，充分挖掘其史料價值。從功能角度分析，司法檔案記錄了司法實踐的過程，通過閱讀檔案內(nèi)容可以獲取相關(guān)工作經(jīng)驗，通過深度分析可以為司法建設(shè)提供參考依據(jù)，使我國法治建設(shè)水平進一步提升。司法檔案對我國政務公開發(fā)展歷程進行真實的記錄，包括建設(shè)和諧社會、依法治國等法律條款、發(fā)展進程都可以通過司法檔案直觀、真實地呈現(xiàn)出來，為后續(xù)政務開展提供依據(jù)和參考。不僅如此，司法檔案也可以充分還原司法變革歷史，為建立新的發(fā)展目標提供參考，使各項工作的落實可以更加穩(wěn)定、有序。

2.積累司法經(jīng)驗

司法檔案匯總了以往的司法實踐內(nèi)容，根據(jù)這些內(nèi)容可以總結(jié)豐富的實踐經(jīng)驗。法律具有開放、多元的特點，所以，司法實踐往往會與各個領(lǐng)域聯(lián)系在一起，包括政治、經(jīng)濟、社會、歷史等。（1）通過司法檔案，可以更加全面地了解中國古代法律制度、文化的真實情況。從古代法律文化的歷史敘事角度分析，如果可以挖掘更多與社會大眾有關(guān)的法律生活、意識、民間秩序等等，可以充分展現(xiàn)司法檔案的利用價值。（2）通過司法檔案，可以直接了解各級司法官吏、幕后主體等實際情況，根據(jù)法律、規(guī)律、情理等以事件為核心進行討論，可以構(gòu)建更加完善的司法文化場景。檔案本身就具有原始記錄的特點，是社會記憶的重要載體。雖然并非社會的核心發(fā)展動力，但在司法經(jīng)驗積累、法治文化傳播、現(xiàn)代治理等方面都發(fā)揮著重要作用。從某種角度分析，檔案可以對國家機器的運轉(zhuǎn)進行客觀預言和充分揭示。（3）通過挖掘司法檔案的史料價值，將司法檔案作為基礎(chǔ)，對當前司法問題進行反思分析，不論在選擇法制建設(shè)路徑的過程中，還是在司法過程更新迭代的過程中，都可以充分感受傳統(tǒng)與現(xiàn)代的法制文化對立、銜接、融合與現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，是不可或缺的司法經(jīng)驗積累載體。

三、司法檔案的規(guī)范管理問題

1.方式傳統(tǒng)

從發(fā)展情況進行分析，我國檔案管理制度雖然在不斷改革，但發(fā)展進程比較緩慢，很多機構(gòu)還在采用傳統(tǒng)的管理制度與模式，無法充分滿足現(xiàn)代檔案利用和管理需求，嚴重影響司法檔案的精準利用效果。一方面，我國司法制度日臻完善，司法檔案的公開性、共享性應該增強。但在傳統(tǒng)制度和方式下，無法充分挖掘司法檔案的史料價值，公開程度不足，共享效率低下；另一方面，檔案涉及很多內(nèi)容，存儲和管理壓力倍增，從實際管理情況看，普遍采取傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，缺少技術(shù)創(chuàng)新、模式創(chuàng)新，對檔案安全不重視，不僅沒有做好日常管理，甚至歸檔、分類等工作也不夠及時。尤其在檔案數(shù)量不斷增多的情況下，歸檔時間甚至超出規(guī)范時間，造成檔案失真風險增加。此外，由于管理模式傳統(tǒng)，一些紙質(zhì)檔案缺少有效的保護措施，可能出現(xiàn)損壞情況；電子檔案安全管理措施不足，造成一些檔案數(shù)據(jù)丟失、損毀等問題。

2.體系欠缺

司法檔案最主要的史料價值，即可以為司法實踐提供參考依據(jù)。從當前情況看，我國司法檔案管理水平不夠，所以，其史料價值難以發(fā)揮，主要因為管理體系欠缺，不僅信息化建設(shè)水平不高，同時，管理制度存在漏洞。從目前的情況看，雖然逐漸意識到司法檔案管理的重要性，但很多工作并未全面落實，檔案管理會受到很多人為因素的影響，造成檔案損壞、丟失等問題，查詢與共享的難度也比較大，無法滿足便捷使用的需求。不僅如此，技術(shù)、人才、資金等資源投入不足，相關(guān)部門沒有形成合作關(guān)系，缺少明確的使用規(guī)范和管理要求，造成歸檔、使用、立卷等工作不夠規(guī)范，進而影響司法檔案的精準利用。

3.管理松懈

從目前的情況看，很多司法檔案存儲多年，紙質(zhì)檔案會受到環(huán)境影響，容易出現(xiàn)丟失、損壞、泛黃等問題，不僅查閱不方便，還容易徹底損毀檔案。在實際管理過程中，往往缺少風險意識和保密意識。一方面，沒有做好安全管理與保護，造成檔案在存儲或使用過程中受損。缺少完善的安全管理系統(tǒng)，包括消防、防盜、通風等系統(tǒng)，信息化、智能化技術(shù)應用不夠全面，檔案防護水平有待提升；另一方面，沒有做好保密工作，尤其在信息化管理背景下，缺少有效的保密手段，造成檔案內(nèi)容泄露，檔案系統(tǒng)存在訪問風險等，嚴重影響檔案的使用價值。管理人員的風險意識不足，受到傳統(tǒng)管理理念和模式的限制，很難提升安全管理水平，在實際管理過程中，創(chuàng)新力度不足，無法滿足司法領(lǐng)域發(fā)展需求，難以真正發(fā)揮檔案價值。

四、司法檔案的規(guī)范管理方法

1.創(chuàng)新模式，嚴格規(guī)范

根據(jù)《檔案法》的要求，為充分發(fā)揮司法檔案的史料價值，應該采取創(chuàng)新性的檔案管理措施，加強電子檔案歸檔與管理工作，構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)，采用自動化、智能化的辦公技術(shù)，實現(xiàn)管理系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)相互銜接，將電子化、數(shù)字化作為建設(shè)基礎(chǔ)，加強前端環(huán)境的把控，保障歸檔的精準性和高效性。具體來說，應該從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔和散存檔案管理變?yōu)橐噪娮訖n案為核心的管理模式，做好電子卷宗歸檔工作，紙質(zhì)卷宗采取精簡歸檔的方式，實現(xiàn)“一鍵歸檔”，在結(jié)案的時候就完成司法檔案的建立，在保障規(guī)范的同時，也能使管理更加便利。為實現(xiàn)模式創(chuàng)新，應該加強基礎(chǔ)保管設(shè)備設(shè)施的建設(shè)，打造全新的、規(guī)范的司法檔案室。此外，使用標準化檔案柜，同時，設(shè)置24小時實時監(jiān)控設(shè)備，管理人員可以使用手機、電腦實時觀察檔案室情況。同時，采用恒溫、控濕、凈化一體的智能化管理系統(tǒng)，保障清潔、通風等工作可以自動實施，以此確保檔案的安全性，避免紙質(zhì)檔案因為長期存放出現(xiàn)發(fā)霉、破損等問題，營造良好的檔案存放環(huán)境，延長檔案的保存壽命。在規(guī)范管理方面，嚴格依照“收集齊備、范圍明確、科學分類、及時立卷”的要求落實工作，精準鑒別材料內(nèi)容，并且，做好整理工作。在入庫環(huán)節(jié)，根據(jù)規(guī)定進行分類存放，保障檔案目錄、名稱、存放位置保持一致，確保裝訂整齊、編目完整。

2.完善體系，統(tǒng)一管理

為充分挖掘司法檔案的史料價值，不僅要創(chuàng)新管理方式，還要構(gòu)建完善的管理和利用體系，制定詳細的管理制度，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的利用途徑，使管理更加規(guī)范有效。從目前的情況看，司法檔案利用途徑有很多種，包括紙質(zhì)檔案外借、閱覽、制作復制本等，也可以建立電子檔案，通過網(wǎng)絡共享檔案信息，但這些利用途徑都比較片面，便捷性不足。在數(shù)字化管理模式下，應該充分發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)勢，將單一的利用途徑轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣耐緩胶投鄻踊氖侄危浞职l(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)手段的優(yōu)勢，實現(xiàn)動態(tài)、可視化管理，促進數(shù)據(jù)智能化、服務人性化、平臺多元化等，明確檔案的利用對象、利用價值、利用方法，使司法檔案的史料價值得到充分挖掘。

不同的司法案件對司法檔案有不同的要求，由于司法檔案的史料價值較高，所以，應該提升管理部門的重視程度，采取資源化的管理模式，逐步實現(xiàn)司法檔案信息管理一體化目標，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的模式進行改革創(chuàng)新。在這個過程中，應該建設(shè)完善的規(guī)范制度，在管理制度的支持下落實各項工作，保障各個環(huán)節(jié)有序推進。同時，應該與日常工作結(jié)合，制定規(guī)范的檔案管理、利用、歸檔等制度。明確具體的管理職責，強化檔案管理的工作紀律，做好日常管理登記等工作，確保借閱、轉(zhuǎn)出等操作有詳細的記錄。堅持“專人負責，統(tǒng)一管理”的原則，嚴格落實司法部、業(yè)務檔案管理相關(guān)規(guī)定。此外，所有司法檔案都應該根據(jù)類型、年度、受理時間進行分類，做好立卷、登記、編號等工作。案件承辦人在結(jié)案1個月以內(nèi)完成立卷工作，做好裝訂保存工作的同時，根據(jù)要求錄入電子檔案。在移交的過程中，應該進行嚴格審查，如果不符合要求，則退回重新整理。

3.強化意識，保障安全

在檔案管理工作中，加強安全管理十分重要，應該結(jié)合實際情況，采取有效的安全保障和風險防范措施。應該強化司法檔案安全管理意識，從存儲、歸檔、利用等多方面入手。尤其在司法檔案利用環(huán)節(jié)，可以建立司法檔案信息資源庫，保障檔案的全面性、系統(tǒng)性，提供及時、準確的檔案查詢與使用服務。從本質(zhì)上分析，司法檔案信息開發(fā)就是將原本的靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)信息，可以更加精準、恰當?shù)乩脵n案內(nèi)容。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，應該不斷強化檔案資源的開發(fā)利用，并且，在法律層面予以支持，可以構(gòu)建定向司法檔案信息資源開發(fā)利用服務機制，通過各部門直接合作，搭建聯(lián)動協(xié)調(diào)機制，使司法檔案的利用更加精準、及時。在這個過程中，應該做好信息安全維護、隱私保護、風險管控等工作。在擴大利用范圍的同時，也要采取有效的保護措施。司法檔案屬于“原始記錄”，由于其職業(yè)屬性特殊，內(nèi)容涉及很多個人隱私，所以，在利用的同時，必須樹立隱私安全保護意識，并且，采取有效的保護措施。在實際利用的過程中，應該清晰劃分開放檔案和保密檔案的界限，強調(diào)拓展利用范圍，但并非全面公開，應該堅持依法查詢、合理利用的原則，在涉及知識產(chǎn)權(quán)、個人信息的情況下，應該依法管理，避免隨意查詢、信息濫用。尤其在信息時代背景下，要做好網(wǎng)絡信息安全防護工作，加強保密技術(shù)的應用，包括密鑰技術(shù)、防火墻、指紋識別等技術(shù)手段。

與此同時，要培養(yǎng)更多優(yōu)秀的檔案管理人才，加強人才的篩選、培訓，提升管理人員的安全意識和風險防范意識。一方面，重點培養(yǎng)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員掌握專業(yè)的檔案管理知識，并且，對司法檔案的史料價值有充分的認識，可以結(jié)合司法檔案的特點落實管理工作；另一方面，要不斷擴大檔案管理隊伍，明確規(guī)范各個部門、崗位的職能任務，并且，通過嚴格的考核制度，定期進行崗位人員的調(diào)整和更換，不斷提升人才隊伍質(zhì)量，為檔案管理工作注入更多新鮮血液。

五、結(jié)語

綜上所述，司法檔案具有很高的史料價值，可以記錄司法進程，也有助于積累司法經(jīng)驗，在法治國家建設(shè)的過程中，司法檔案是重要的參考資料。因此，應該加強司法檔案的管理工作，采用規(guī)范化的管理手段。根據(jù)當前司法檔案管理工作中存在的問題，采取有效的改進措施。首先，應該創(chuàng)新司法檔案管理方式，加強信息化、數(shù)字化技術(shù)的應用，不斷提升管理水平；其次，完善管理體系，明確管理制度，實現(xiàn)統(tǒng)一管理；最后，提升安全意識、風險意識，培養(yǎng)更多優(yōu)秀的管理人員，以此確保司法檔案管理的規(guī)范性和科學性。

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作者簡介：李麗（1977—），女，漢族，山東棗莊人，本科，館員，研究方向：檔案管理。