淺議城市建設(shè)檔案充分發(fā)揮社會服務(wù)功能的措施

顧宗全

摘 要：現(xiàn)階段，在城市建設(shè)檔案管理工作開展過程中，主要是將城市的信息詳細(xì)記錄下來，其中主要涉及環(huán)境保護(hù)工程、人防工程、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程等多方面信息。在社會經(jīng)濟(jì)水平不斷提升的背景下，人們的生活質(zhì)量也越來越高，對于城市建設(shè)方面提出了更高的要求。城市建設(shè)運(yùn)行進(jìn)程加快，城建檔案屬于城市建設(shè)工程中十分重要的方面，能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)工作提供良好的參考依據(jù)，無論是勘察設(shè)計(jì)工程還是開展工程施工作業(yè)，都離不開城建檔案的大力支持。尤其是針對隱蔽性較強(qiáng)的工程來講，現(xiàn)場勘察有著較多的難度，對城市建設(shè)檔案具備一定的依賴性。因此，強(qiáng)化城市建設(shè)檔案管理是推動城市穩(wěn)定運(yùn)行的基本方式。本文主要結(jié)合城市建設(shè)的特征和作用，探究了城市建設(shè)檔案發(fā)揮社會服務(wù)功能的基本策略

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案；社會服務(wù)功能

城市運(yùn)行進(jìn)程加快，城市建設(shè)檔案數(shù)量隨之增多，一定程度上增加了城市建設(shè)檔案管理工作的難度，也對城市建設(shè)檔案開發(fā)和應(yīng)用提出更高的要求。由于目前采取的管理方式比較單一，城市建設(shè)檔案管理中仍然存在諸多的問題，導(dǎo)致城市建設(shè)發(fā)展受阻。因此，相關(guān)管理部門應(yīng)強(qiáng)化城建檔案管理力度，正確了解城市建設(shè)檔案管理的必然性，加大城市建設(shè)檔案社會化服務(wù)力度，提升服務(wù)水平，為城市建設(shè)和社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、城市建設(shè)檔案的特征

第一，檔案內(nèi)容有著綜合性的特征。城市建設(shè)檔案和普通類型檔案相比較有著諸多的不同之處，該項(xiàng)檔案是處于城市建設(shè)整體階段內(nèi)，包含了諸多的優(yōu)點(diǎn)，有著一定綜合性特征。在整理檔案期間，前期的設(shè)計(jì)文件、建設(shè)期間的施工表單和完工驗(yàn)收等多方面數(shù)據(jù)具備多樣化形式，內(nèi)容十分廣泛。第二，檔案形成周期較長的特征。城市建設(shè)是一項(xiàng)持續(xù)性的作業(yè)，在整個建設(shè)期間各個階段有著密切的聯(lián)系性。因此，延伸了城市建設(shè)檔案的形成周期，歸檔周期也非常長。第三，歸檔資源廣泛的特征。在城市建設(shè)檔案管理期間涉及諸多的部門，歸檔資料來源呈現(xiàn)廣泛性的特征，主要是因?yàn)樵O(shè)計(jì)建設(shè)項(xiàng)目期間離不開各部門的全面合作，所以檔案信息來源具備廣泛性的特征。

二、城市建設(shè)檔案社會服務(wù)功能

1.可以為城市建設(shè)工程項(xiàng)目開展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

目前，在城市建設(shè)項(xiàng)目開展期間，城建檔案起著良好的效果。建設(shè)項(xiàng)目開工前期階段，應(yīng)當(dāng)向城建部門申請開工報(bào)告，批準(zhǔn)以后對建設(shè)單位的資金、人員等多項(xiàng)內(nèi)容重點(diǎn)檢驗(yàn)，形成檔案并加以儲存。建設(shè)項(xiàng)目完工以后包含的各項(xiàng)材料，如進(jìn)廠檢查報(bào)告、分部門分項(xiàng)工程驗(yàn)收報(bào)告、隱蔽性工程報(bào)告都必須交給城建檔案部門，整理的城建資料是各項(xiàng)參建單位判斷綜合實(shí)力的基本依據(jù)?？傊?，做好城建檔案工作有利于建設(shè)工程項(xiàng)目穩(wěn)定開展。

2.可以為城市建設(shè)決策提供良好的數(shù)據(jù)支持

在城市建設(shè)規(guī)劃和維護(hù)管理過程中，城建檔案是非常重要的一項(xiàng)文件，有利于后期規(guī)劃和維護(hù)管理工作良好開展。其中，城建局可以結(jié)合之前的城市規(guī)劃方案或者其他城市規(guī)劃方案展開新的城市規(guī)劃建設(shè)作業(yè)，保持城市規(guī)劃建設(shè)方案的可行性，了解到城市建設(shè)期間需要注意的要點(diǎn)以及預(yù)算情況，以此決定該項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目是否能夠正常開展。因此，城建檔案的落實(shí)可以為城市建設(shè)基本決策工作提供良好的參考依據(jù)。

3.可以為科研教育發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的資料服務(wù)

城建檔案是將城市的實(shí)際發(fā)展情況重點(diǎn)記錄，本身包含了豐富的城市歷史文化，也涉及科研教育發(fā)展進(jìn)程。在現(xiàn)階段，大部分工程師對工程項(xiàng)目可行性進(jìn)行研究時，都會翻閱以往的城建檔案資料，找尋具體的參考數(shù)據(jù)資料。

4.可以為社會法律事務(wù)提供真實(shí)的資料依據(jù)

城建檔案能夠?yàn)榉墒聞?wù)提供一定的法律依據(jù)。比如，居民區(qū)的居民和開發(fā)商由于建筑面積或者工程質(zhì)量產(chǎn)生矛盾，可以向城市建設(shè)檔案館尋求法律方面的幫助，翻閱和該小區(qū)建設(shè)有關(guān)的資料，從根本上維護(hù)居民的權(quán)益。

三、城市建設(shè)檔案管理期間存在的不足之處

1.不具備良好的系統(tǒng)性

政府行政部門較多，職能分布較為分散，城建檔案處于分散性管理的狀態(tài)。在城建檔案管理期間缺少一定的系統(tǒng)性，增加了管理的難度，導(dǎo)致信息不完善，不利于城建檔案管理工作的正常開展。基于城市建設(shè)工作的進(jìn)一步開展，應(yīng)當(dāng)從多項(xiàng)分散的部門獲得城建檔案信息，為城市建設(shè)發(fā)展提供一定的參考依據(jù)，但此項(xiàng)工作消耗的時間非常多，還有可能增加較大的工作量。

2.不具備延續(xù)性

隨著城市建設(shè)進(jìn)程的加快，城市檔案管理數(shù)量增多，大部分城市檔案管理部門沒有及時有效掌握城市建設(shè)的發(fā)展情況，城市建設(shè)檔案更新和完善力度不足，依舊是采取以往舊的城建檔案，導(dǎo)致城市建設(shè)發(fā)展受阻。比如，在城市軌道交通建設(shè)工程開展期間，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)對城市的管道分布情況合理考慮，勘察部門應(yīng)參考城建檔案內(nèi)容包含的管道信息，當(dāng)信息不完善時，必定會增加勘察部門的工作量，導(dǎo)致城市軌道交通建設(shè)受到影響。

3.檔案網(wǎng)站服務(wù)發(fā)展水平較低

部分城市建設(shè)檔案部門雖然成立了專門的網(wǎng)站，提升城市建設(shè)檔案資料查詢效率，但部分大網(wǎng)站并不是對外開放，只可以內(nèi)部使用。城市建設(shè)檔案部門在電子錄入資料過程中采取的設(shè)備比較單一，電子資料畫質(zhì)非常差，錄入效率較低。檔案網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫內(nèi)存非常小，無法對較多的電子資料信息進(jìn)行儲存，這些都不利于提升城市檔案服務(wù)水平和整體效果。

四、城市建設(shè)檔案為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的策略

城市建設(shè)檔案記錄著城市建設(shè)整體發(fā)展情況，除了是城市文化傳承的基本標(biāo)志，還是推動城市建設(shè)發(fā)展的基本依據(jù)。從城市建設(shè)發(fā)展實(shí)際情況得出，建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃勘察設(shè)計(jì)與施工作業(yè)都離不開城建檔案的支持，只有確保城建檔案的完善性，才能夠高效率開展工程建設(shè)作業(yè)。基于城市不斷發(fā)展，城市檔案管理工作產(chǎn)生的影響十分深刻。所以，應(yīng)加大城市建設(shè)檔案管理力度，進(jìn)一步完善城市建設(shè)檔案，為城市建設(shè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，充分體現(xiàn)其社會服務(wù)功能。

1.遵循依法治檔的基本原則，取消城建檔案預(yù)驗(yàn)收制度

以往，我國結(jié)合城建檔案實(shí)際開展情況頒布有關(guān)的法律法規(guī)，加快城建檔案法制化管理進(jìn)程，確定城建檔案預(yù)驗(yàn)收制度。其中，檔案預(yù)驗(yàn)收表現(xiàn)為處于城建檔案部門能夠接受范圍內(nèi)的建設(shè)項(xiàng)目，各項(xiàng)建設(shè)資料完工之前全部交給城市檔案部門負(fù)責(zé)預(yù)驗(yàn)收。如果建設(shè)項(xiàng)目沒有依照標(biāo)準(zhǔn)要求提交建設(shè)資料，是無法批準(zhǔn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的。基于城市化不斷發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量增多，城建檔案預(yù)驗(yàn)收制度各種問題逐漸顯現(xiàn)。城建檔案部門獲取了諸多的建設(shè)資料，無法在短時間內(nèi)進(jìn)行審核，對建設(shè)項(xiàng)目竣工時間產(chǎn)生影響，阻礙城市化運(yùn)行進(jìn)程的開展。因此，必須將城建檔案預(yù)驗(yàn)收制度取消，以城建檔案實(shí)時驗(yàn)收制度為主。城建檔案部門加大相關(guān)資料的審核力度，對于存在問題的資料必須及時更改，以此緩解竣工前期審核建設(shè)資料的壓力，確保建設(shè)項(xiàng)目及時竣工驗(yàn)收。

2.對軟硬件進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)

現(xiàn)階段，需要強(qiáng)化城市檔案部門軟硬件建設(shè)力度，達(dá)到城建檔案信息化管理的目標(biāo)。首先，做好城建檔案信息化建設(shè)的投資工作，引進(jìn)新型的計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備等硬件設(shè)備設(shè)施，提升城市建設(shè)檔案錄入效率以及整體質(zhì)量，拓展和延伸城市建設(shè)檔案的服務(wù)領(lǐng)域，加大社會服務(wù)力度。其次，完成城市建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)后，借助各項(xiàng)系統(tǒng)開展多元化的社會化服務(wù)化。最后，加大城市建設(shè)檔案館和其他行政機(jī)關(guān)單位的合作力度，及時共享城市建設(shè)檔案信息，進(jìn)一步拓展中介服務(wù)開發(fā)、檔案技術(shù)和信息支持等一系列服務(wù)，將城市建設(shè)檔案的社會化服務(wù)功能發(fā)揮到最大化。

3.建立健全的城市建設(shè)檔案管理體系

城市建設(shè)檔案管理工作有著一定的復(fù)雜性和煩瑣性，本身包含了各方面信息，面臨著較高的工作量。在開展該項(xiàng)工作期間，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況建立健全城建檔案管理體系，規(guī)范管理城建檔案。一方面，成立專門的職能部門，以工作類型和工作性質(zhì)為主做好職能分工作業(yè)，確保城建檔案管理工作穩(wěn)定開展。另一方面，體現(xiàn)人員的具體職責(zé)，為每個職能部門安排專業(yè)性強(qiáng)并且技能水平高超的管理人員，體現(xiàn)出各項(xiàng)人員的具體職責(zé)，指派專業(yè)人員專門管理城市建設(shè)檔案的各個環(huán)節(jié)，降低問題的出現(xiàn)。城市建設(shè)檔案管理有著一定的系統(tǒng)性，要想保持各項(xiàng)系統(tǒng)良好運(yùn)行，離不開完善城市建設(shè)檔案管理體系的支持。

4.做好更新改進(jìn)工作，加深城建管理部門的聯(lián)系和合作

首先，基于城市建設(shè)工作的進(jìn)一步開展，城建信息有了明顯的改變，更新十分頻繁。對于城市檔案管理部門來講，應(yīng)當(dāng)加大城建檔案信息的完善力度，以城市建設(shè)的基本動態(tài)為主，全面創(chuàng)新和完善信息，為后期城市建設(shè)發(fā)展提供良好的依據(jù)以及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，城建管理部門之間也必須加強(qiáng)聯(lián)系。一方面，城市管理部門共享各項(xiàng)信息，當(dāng)某方面信息發(fā)生改變以后，必須及時通知該管理部門，讓管理部門有效調(diào)整。另一方面，減少城建檔案管理流程的煩瑣性?；诔鞘薪ㄔO(shè)工作的進(jìn)一步發(fā)展，所需要的重建檔案信息非常多，當(dāng)各部門之間不具備良好的聯(lián)系性，程序十分煩瑣，必定會增加城市建設(shè)發(fā)展的復(fù)雜程度。因此，必須強(qiáng)化城市建設(shè)管理部門的聯(lián)系性，為城市建設(shè)提供更好的服務(wù)。

5.體現(xiàn)城市建設(shè)檔案信息資源儲存和利用的作用

城市建設(shè)檔案包含了城市的建設(shè)資料信息，本身屬于一項(xiàng)城市建設(shè)資料信息源。對于相關(guān)人員來講，應(yīng)當(dāng)拓展和延伸信息資料收集途徑，和城建部門加強(qiáng)合作，提前了解城市的規(guī)劃情況，檢驗(yàn)建設(shè)工程和完工工程的建設(shè)資料是否完備，及時完善。城市建設(shè)檔案部門相關(guān)人員應(yīng)科學(xué)、合理地對城市建設(shè)資料信息進(jìn)行有效利用，發(fā)揮出社會服務(wù)功能。比如，在相關(guān)民事糾紛處理過程中，離不開城市建設(shè)檔案部門提供的資料信息，可以將該項(xiàng)信息作為基本的參考依據(jù)，或者建設(shè)單位在開展項(xiàng)目之前通過判斷以往建設(shè)項(xiàng)目信息，了解該種項(xiàng)目是否具備可行性，符合標(biāo)準(zhǔn)要求以后可以開工。此外，專家在研究城建方面學(xué)術(shù)過程中，需要結(jié)合城建檔案信息分析課題以及論證研究。城市建設(shè)檔案部門應(yīng)當(dāng)全面整理各項(xiàng)資料信息，采取搜索關(guān)鍵詞的方式，能夠查找相關(guān)的資料，提升城建檔案館信息資源質(zhì)量。

6.加大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案審核力度

在城市工程建設(shè)項(xiàng)目開展期間，應(yīng)當(dāng)以分部分項(xiàng)工程為基本的單位完成部分分項(xiàng)工程以后提交相關(guān)建設(shè)資料，城建檔案部門負(fù)責(zé)審核處理，審核通過以后才可以繼續(xù)下一環(huán)節(jié)的施工。通過制定完善的城建檔案審核體系，能夠及時了解工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)資料中存在的不足之處，及時更改，以免問題再次發(fā)生。根據(jù)分部分項(xiàng)工程的驗(yàn)收資料判斷項(xiàng)目的建設(shè)安全和質(zhì)量問題，重點(diǎn)檢查和處理。通過全面審核的方式降低檔案驗(yàn)收和審核的壓力，避免資料出現(xiàn)誤差，確保城建檔案整體質(zhì)量。

7.加大城市建設(shè)檔案的宣傳力度

在城市項(xiàng)目建設(shè)期間，城建檔案產(chǎn)生的作用極高，可以為城市項(xiàng)目建設(shè)奠定基礎(chǔ)。不過，從大部分單位實(shí)際情況來看，并沒有正確了解城建檔案的作用，完全制約了檔案社會化服務(wù)功能的體現(xiàn)，導(dǎo)致社會價值受到影響。為充分提升城市建設(shè)檔案的社會化服務(wù)價值，必須做好相關(guān)的宣傳工作，讓人民群眾正確了解城建檔案的重要性，以報(bào)紙、電視和網(wǎng)絡(luò)的形式為主，宣傳有關(guān)于城建檔案的知識點(diǎn)，讓民眾全面認(rèn)識城建檔案，提升城建檔案的使用效率。

8.對社會化服務(wù)收費(fèi)制度加以完善

城建檔案收費(fèi)政策的落實(shí)應(yīng)當(dāng)以公益主導(dǎo)的基本原則為主，盡可能減少人們使用城建檔案的信息費(fèi)用。在基于該準(zhǔn)則的基礎(chǔ)上選擇服務(wù)領(lǐng)域，為人民群眾提供免費(fèi)查閱的功能。同時，保密性的信息查詢服務(wù)，可以結(jié)合具體情況收取合理的管理費(fèi)用。

五、結(jié)語

綜上所述，城市建設(shè)檔案在城市化運(yùn)行進(jìn)程中起著極高的作用，既可以為城市建設(shè)提供良好的借鑒依據(jù)，還能為人民群眾提供科研教育的作用。但是，從城市建設(shè)檔案社會服務(wù)功能來看，還存在諸多問題，信息化水平較低，城市建設(shè)資料收集以及查詢方面有待進(jìn)一步強(qiáng)化。因此，為了將城市建設(shè)檔案的社會服務(wù)功能有效發(fā)揮出來，必須遵循依法管檔的基本原則，制定完善的審核制度，提升城市建設(shè)信息收集效率，獲取完善的城市建設(shè)資料信息，構(gòu)建專業(yè)性的城市建設(shè)資料信息服務(wù)平臺，創(chuàng)新和改進(jìn)各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施，最大化地發(fā)揮城建檔案的社會服務(wù)功能。

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（作者單位：臨沂市城鄉(xiāng)規(guī)劃編制研究中心）