學(xué)校檔案管理中存在的問題及對策分析

許奮

摘 要：通過建立健全檔案工作系統(tǒng)，可以完善學(xué)校的管理和服務(wù)模式，促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)和行政組織建設(shè)。健全的檔案管理信息化系統(tǒng)是保證檔案工作質(zhì)量的重要保證。檔案工作在學(xué)校的各種工作中占有舉足輕重的地位，必須要有相應(yīng)的改進(jìn)，提高檔案工作的質(zhì)量。在信息化社會(huì)背景下，學(xué)校檔案管理工作越來越受到重視。檔案在學(xué)校的創(chuàng)建和發(fā)展過程中積累了大量珍貴的文獻(xiàn)，做好檔案管理工作，對促進(jìn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展具有十分重大的作用。當(dāng)前，學(xué)校檔案管理工作還面臨著許多問題，本文積極探討了學(xué)校檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作順利開展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理體系；服務(wù)模式

檔案管理是學(xué)校管理中的一個(gè)關(guān)鍵構(gòu)成部分，它直接關(guān)系到學(xué)校的教育、教學(xué)與研究工作。加強(qiáng)檔案管理，有利于提高學(xué)校行政管理、教學(xué)管理和科學(xué)研究的水平。在開展學(xué)校檔案管理工作的過程中，逐步認(rèn)識(shí)到學(xué)校的檔案制度建設(shè)存在的問題，在檔案管理基本知識(shí)和管理理念革新等各方面需要不斷改進(jìn)和提高。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作人員的工作觀念，改進(jìn)檔案管理的方式，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的改革，可以有效解決學(xué)校檔案管理工作中存在的問題，從而使檔案管理工作真正成為學(xué)校管理工作的重要支撐。但是，由于學(xué)校對檔案工作缺乏足夠的重視，造成檔案管理工作滯后，與學(xué)校的發(fā)展要求不相適應(yīng)。

一、學(xué)校檔案管理的意義

首先，促進(jìn)了學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提升。學(xué)校的教輔材料是通過長期的教學(xué)實(shí)踐積累起來的，如文字、圖片、視頻等。這些教學(xué)材料是教師在教學(xué)實(shí)踐中不斷累積的結(jié)果，它既可以反映教育與教學(xué)的發(fā)展，也可以反映教學(xué)思想和方法。校本教學(xué)檔案是各學(xué)校的珍貴資源，可作為今后教學(xué)工作的參考。

所以，檔案管理可以促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)工作，有利于提升學(xué)校的科學(xué)研究能力。在學(xué)校檔案工作中，強(qiáng)化科研文件的管理，可以有效促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)研究工作。通過這些檔案可以展示出各學(xué)校的研究能力，幫助學(xué)生們解決在研究過程中遇到的問題，通過檔案數(shù)據(jù)分析，獲得更多的研究結(jié)果。此外，學(xué)籍檔案資料數(shù)量龐大，涉及的范圍也很廣，因此，在進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理過程中，要?jiǎng)訂T各部門和各學(xué)院的有關(guān)人員，對各類學(xué)籍資料進(jìn)行匯總和歸類，做到對學(xué)生全面負(fù)責(zé)。

隨著電子檔案的推廣，學(xué)籍檔案管理工作雖然得到極大的方便，但也要對實(shí)體檔案進(jìn)行妥善保管，并對其進(jìn)行分類編碼，保證電子檔案編號(hào)和實(shí)體編號(hào)的一致性，為以后查閱提供方便。

行政工作是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的一個(gè)必不可少的內(nèi)容。行政檔案管理對各學(xué)校如何做好管理工作具有一定的指導(dǎo)作用。在學(xué)校檔案工作中，人事檔案管理也是學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容，它直接影響著學(xué)校的人事工作，也影響著教育科研工作。

二、學(xué)校檔案管理與服務(wù)中的問題

1.信息化管理體系建設(shè)不足

在當(dāng)前社會(huì)，檔案工作信息化是整個(gè)檔案工作總的發(fā)展方向，信息的整合可以提升整個(gè)工作質(zhì)量，而在具體工作實(shí)施過程中，信息技術(shù)的應(yīng)用也可以降低管理工作中的漏洞和問題，體現(xiàn)出新的管理模式的積極作用。隨著信息系統(tǒng)的引入，相關(guān)業(yè)務(wù)和工作的成效將會(huì)進(jìn)一步提高。但是目前，學(xué)校檔案管理的信息系統(tǒng)建設(shè)還處于較低的水平，通過對一些學(xué)校檔案管理工作情況的調(diào)查可以看出，在制約學(xué)校檔案管理工作效能的諸多要素中，檔案信息化管理系統(tǒng)是否健全是關(guān)鍵因素。

2.內(nèi)部組織體系不健全

隨著檔案內(nèi)容和形式日益豐富，檔案管理工作的實(shí)施重點(diǎn)也應(yīng)該創(chuàng)新和改進(jìn)。但就當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)狀況而言，學(xué)校沒有建立健全檔案管理制度，所采用的工作方式和管理理念也過于落后，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了許多現(xiàn)實(shí)問題。目前，我國學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)制度已經(jīng)進(jìn)入基本構(gòu)建，但還存在著一些缺陷。多數(shù)學(xué)校因其自身的制度結(jié)構(gòu)不夠健全，難以確保各項(xiàng)規(guī)章制度和管理措施得以實(shí)施，缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致員工違規(guī)操作，造成檔案數(shù)據(jù)和文件損毀與遺失等問題，部分檔案管理工作比較混亂，沒能確保檔案信息的完整性和真實(shí)性。

3.缺乏基礎(chǔ)的設(shè)備設(shè)施

由于學(xué)校對檔案工作缺乏足夠的關(guān)注，有關(guān)經(jīng)費(fèi)投入的及時(shí)性也出現(xiàn)問題，致使部分檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的完善程度不夠，嚴(yán)重制約了學(xué)校檔案工作的開展，從而使檔案工作的整體效能難以提高。比如，大多數(shù)學(xué)校的檔案館都達(dá)不到要求，有的地方條件比較差，檔案庫房破舊或者混放在辦公室中，如果沒有完善的防蟲、防潮等設(shè)備設(shè)施，就有可能導(dǎo)致文檔的損毀。此外，還有一些地方?jīng)]有建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案館，不能滿足查詢等利用功能，工作效能低下，對學(xué)校今后的發(fā)展造成一定的不利影響。

三、學(xué)校檔案管理工作中存在問題的原因

1.缺乏對檔案管理工作的重視

當(dāng)前，部分學(xué)校在發(fā)展過程中，對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和關(guān)注，導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理工作與相關(guān)規(guī)定具有很大的差距。由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教育、科學(xué)研究的過分關(guān)注，忽視對檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理，造成學(xué)校檔案管理資金短缺、有關(guān)軟硬件設(shè)備設(shè)施落后、防護(hù)物資條件不能適應(yīng)實(shí)際工作的要求，檔案管理水平低下。另外，由于學(xué)校對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致檔案管理工作人員工作不積極，消極怠工，甚至造成檔案材料丟失，使學(xué)校的檔案工作無法正常進(jìn)行。

2.檔案管理信息化水平比較低

當(dāng)前，一些學(xué)校實(shí)行了檔案管理工作，甚至開始采用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，但由于信息化程度不高，還沒有建立起一套完善的信息化管理體系，缺乏網(wǎng)上信息平臺(tái)，信息不能及時(shí)傳遞到各有關(guān)部門，信息共享程度相對較差。在此背景下，學(xué)校師生之間不能實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，使學(xué)校的檔案工作質(zhì)量很難提高。

3.檔案資料信息利用率不高

檔案管理工作是在信息化條件下進(jìn)行的。然而，學(xué)校檔案管理信息化工作的開展程度普遍較低，檔案管理的資源利用率偏低，很難真正實(shí)現(xiàn)檔案教學(xué)、科研等方面的利用功能，未能充分發(fā)揮檔案管理信息化的作用。另外，學(xué)校的校園網(wǎng)資源共享很困難，檔案管理的信息更新相對滯后，也是影響學(xué)校檔案管理資源利用效率低下的重要原因。

4.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

當(dāng)前，我國學(xué)校檔案管理工作主要分為教師與檔案管理部門兩類。其中，教師具備一定的教學(xué)工作經(jīng)歷，但不具備檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，對于教學(xué)檔案歸類等方面的工作，只是簡單進(jìn)行收集整理。同時(shí)，學(xué)校檔案管理員大多為兼職，多數(shù)是憑借工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理，在檔案庫的建設(shè)和維護(hù)方面仍存在不足。此外，學(xué)校在檔案管理方面存在著大量的人力、物力及財(cái)力投入等方面的問題，使得學(xué)校檔案信息資源無法得到及時(shí)、高效的處理。因此，學(xué)校檔案管理工作人員要不斷進(jìn)行知識(shí)更新，提升自身的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，熟練運(yùn)用信息技術(shù)，為師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、加強(qiáng)學(xué)校單位檔案管理的有效措施

1.重視創(chuàng)新意識(shí)的重要性

在學(xué)校檔案管理工作中，先要進(jìn)行觀念上的轉(zhuǎn)換，只有這樣，才能使信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，提高工作效能，并在一定程度上提高檔案信息化管理體制和服務(wù)機(jī)構(gòu)的建設(shè)需求。學(xué)校檔案管理人員必須注重與當(dāng)前信息化理念的深刻融合，改變觀念，優(yōu)化工作方式，以適應(yīng)當(dāng)前教育事業(yè)單位的管理體制變革。不斷創(chuàng)新工作模式，將檔案管理工作的重要性及管理模式優(yōu)化創(chuàng)新作為工作的重要目標(biāo)，促使學(xué)校的檔案管理模式逐步向科學(xué)化與信息化發(fā)展。例如，可以設(shè)立獨(dú)立的職能機(jī)構(gòu)，制定健全、有效的管理體系來制約和監(jiān)督檔案管理工作，從而提高檔案信息在學(xué)校教學(xué)、科研和管理中的作用。在充分發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢后，可以起到指導(dǎo)學(xué)校未來發(fā)展規(guī)劃和深化教育教學(xué)工作的重要意義，并充分利用現(xiàn)有的文獻(xiàn)資源達(dá)到創(chuàng)新的目標(biāo)。

2.創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容

檔案管理內(nèi)容的改進(jìn)與革新，既符合了新時(shí)期的檔案工作需求，也成為提高檔案工作質(zhì)量的一個(gè)主要因素。學(xué)校在建立檔案館的時(shí)候，要充分考慮其建設(shè)意義，確保館內(nèi)的各項(xiàng)文獻(xiàn)能夠被科學(xué)、合理利用，必須在搜集和儲(chǔ)存海量文獻(xiàn)的同時(shí)，不斷加以充實(shí)內(nèi)容，逐步提高檔案的保管品質(zhì)，確保各項(xiàng)檔案信息的完整性和真實(shí)性。在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，可以先確立工作的目的，然后在數(shù)據(jù)搜集中加以總結(jié)和充實(shí)，以保證在逐步優(yōu)化改進(jìn)的同時(shí)，能夠迅速找到文件的存儲(chǔ)地點(diǎn)，提高工作的效能。

3.優(yōu)化檔案管理方式

一方面，學(xué)校檔案管理工作人員要根據(jù)自己的實(shí)際工作實(shí)踐，尋找一些富有創(chuàng)意的工作方式和具體的實(shí)施辦法，確保檔案管理工作能力達(dá)到較高的水平，這樣才能與當(dāng)前的校務(wù)工作發(fā)展相適應(yīng)。檔案管理工作模式是學(xué)校檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，只有在工作實(shí)踐中不斷進(jìn)行優(yōu)化，才能提高學(xué)校的整體管理能力。檔案資源的充實(shí)程度、開發(fā)與使用都會(huì)對檔案管理工作狀況有顯著的影響，因此，應(yīng)注重優(yōu)化檔案的管理方式，以提高檔案的使用效率。

4.完善檔案管理手段

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作大多是手工完成，檔案管理人員的工作壓力很大，工作效率很低，因此，必須注重與信息化技術(shù)相融合，擴(kuò)大其應(yīng)用范圍，提高檔案管理工作的效能。同時(shí)，還要充分利用現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對檔案文件的迅速檢索。加強(qiáng)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用是當(dāng)前學(xué)校檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然方向，學(xué)校檔案管理要注重與先進(jìn)科技相結(jié)合，盡快達(dá)到綜合和機(jī)械化的目的，使檔案服務(wù)在形式上更多樣化。

5.提升檔案管理人員整體素質(zhì)

在檔案管理工作實(shí)施過程中，應(yīng)對檔案管理人員的職責(zé)和工作觀念有著明晰的規(guī)定，使其必須始終保持愛崗敬業(yè)的工作作風(fēng)，積極參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)提升自身的專業(yè)水平，并加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的熟練應(yīng)用程度，加快實(shí)現(xiàn)辦公一體化目標(biāo)的整體進(jìn)度，提高檔案管理工作效率，滿足學(xué)校各項(xiàng)工作提出的服務(wù)需求。為進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的工作素質(zhì)和責(zé)任感，可以通過建立激勵(lì)制度，以工作狀況和工作表現(xiàn)為評價(jià)指標(biāo)，通過獎(jiǎng)金或者提升職務(wù)等方式獎(jiǎng)勵(lì)表現(xiàn)優(yōu)異的員工，更好地發(fā)揮工作人員的職責(zé)和工作熱情。

五、學(xué)校檔案管理模式的創(chuàng)新研究

1.服務(wù)創(chuàng)新需滿足客觀要求

學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作，要以方便、優(yōu)質(zhì)的原則開展。就學(xué)校而言，學(xué)生檔案管理工作具有較繁雜的內(nèi)容和特定需求，因此，必須在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新改革，以達(dá)到更好的管理效果。特別是與之相適應(yīng)的檔案管理工作，應(yīng)該做到更加人性化。比如，在學(xué)校的檔案管理和服務(wù)工作中，要加強(qiáng)與學(xué)生的聯(lián)系，以更好地理解他們的檔案信息需要，創(chuàng)新服務(wù)模式，為學(xué)生帶來更多便利和人性化的檔案服務(wù)。此外，檔案管理工作是學(xué)校的一項(xiàng)基本工作，它是衡量學(xué)校整體辦學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，要確保在執(zhí)行過程中不斷充實(shí)相關(guān)的信息材料，滿足學(xué)校各類工作人員使用檔案的要求，進(jìn)一步提升檔案的利用率，充分開發(fā)大量寶貴檔案數(shù)據(jù)的使用價(jià)值。

2.充分應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)

開展學(xué)校檔案管理工作，既要從實(shí)際出發(fā)，主動(dòng)學(xué)習(xí)、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，又要重視在管理工作落實(shí)中，通過引進(jìn)更多的資金為先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用提供支持和幫助。對于檔案管理者來說，要想在實(shí)際工作中充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用，就必須要有一個(gè)科學(xué)的方法，把這些技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際工作中去。由于信息技術(shù)日益廣泛應(yīng)用，許多工作都已脫離以往的人工作業(yè)模式，因此，要把信息技術(shù)與人工相融合，把電腦、網(wǎng)絡(luò)、復(fù)印和掃描等多種方法綜合運(yùn)用到檔案管理信息化工作中去。同時(shí)，還可采用電子版的形式，將海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在電腦上，可以加快各種數(shù)據(jù)的處理和調(diào)用，使檔案管理工作效率大大提高。

3.創(chuàng)新服務(wù)模式

學(xué)校檔案管理的服務(wù)方式改革，既要考慮到用戶的具體狀況，又要以更加人性化的方式進(jìn)行檔案管理。在創(chuàng)新的同時(shí)，也意味著將某些智能的業(yè)務(wù)模型和業(yè)務(wù)實(shí)體引入實(shí)際工作中。目前，學(xué)校在實(shí)施檔案管理工作的過程中，還存在較多的系統(tǒng)化、規(guī)范化等問題，如果能在短時(shí)間內(nèi)引進(jìn)新的技術(shù)和手段，就可以保證其在實(shí)施過程中的作用。此外，學(xué)校檔案管理的工作還應(yīng)該從廣度和效力兩個(gè)方面提高，根據(jù)學(xué)生的升學(xué)和創(chuàng)業(yè)計(jì)劃需要，為其提供有效的服務(wù)，以保證對其今后的發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。

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（作者單位：海南省文昌中學(xué)）