新時期提升人力資源檔案管理工作的策略探析

王文燕　王娜

摘 要：在新時期企業(yè)單位管理中，人力資源檔案管理的有效性影響著單位內部管理效率，對實現(xiàn)新時期企業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展、激發(fā)員工潛力發(fā)揮了重要作用。本文通過闡述當前新時期企業(yè)單位人力資源檔案管理的重要作用，分析新時期企業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出提升檔案管理水平的有效措施，旨在為檔案管理工作提供一定的參考。

關鍵詞：新時期企業(yè)單位；人力資源；檔案管理

隨著我國市場經濟體制的逐步健全，新形勢下必須加強對人才檔案的管理。同時，科學技術的進步為新時期企業(yè)人事檔案管理工作的信息化和標準化建設提供了一條新途徑，也是新時期企業(yè)檔案管理工作的重要途徑。新時期，我國企業(yè)單位人事檔案管理工作總體上還存在著許多問題，嚴重制約了人事檔案工作的發(fā)展。因此，深入研究和運用科學、有效的方法，將有助于推動新時期我國企業(yè)單位人事檔案管理工作取得質的飛躍，對于新時期的企業(yè)單位來說，是順應時代發(fā)展需要的一條重要途徑。

一、新時期加強人事檔案管理的必要性

新時期，檔案管理是企業(yè)單位的工作重點，因此，在某種程度上決定了檔案管理一定要更加規(guī)范和標準。信息化管理是指運用現(xiàn)代信息技術，將單位人事檔案以數(shù)字化的方式存入檔案管理系統(tǒng)，以特定的規(guī)則、格式保存與使用，其實就是通過復印和掃描等方式，將傳統(tǒng)的紙質文件轉換成數(shù)字文檔，然后上傳到公共企業(yè)信息管理系統(tǒng)中，將其作為一種電子檔案保存起來，從而為進一步提高其使用的便利性打下了堅實的基礎。

人事檔案記載著個人的家庭、學習、工作業(yè)績和任免等信息，為人事調動、任免和職稱評聘等工作提供了重要依據(jù)，是一個人學習、生活和工作經驗的一個重要指標。在新時期，搞好人事檔案的管理工作，一方面可以完善其個人的成長軌跡，另一方面可以加強人事檔案管理工作。同時，還能為企業(yè)的人力資源管理和其他方面的工作提供有力的支撐。因此，要搞好人事檔案管理，必須不斷加強人事檔案管理工作，不斷完善人事檔案，持續(xù)增強員工的責任心與使命感，從而為個人的發(fā)展加分。人力資源檔案管理是一項非常重要的工作，人力資源管理部門要充分關注其內部的相關資料，并根據(jù)實際情況不斷加以改進，使其發(fā)揮更大的作用。

二、新時期企業(yè)人力資源檔案管理水平提升的作用

1.推進新時代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

檔案管理是新時期企業(yè)工作的一個重要組成部分，而人事檔案的管理更是關系到企業(yè)人才管理的關鍵問題。在新的歷史條件下，人才是實現(xiàn)企業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要力量。新時期，有序開展企業(yè)人事檔案管理工作，可以使每個企業(yè)工作人員的實際狀況更加清晰，能夠更好地為制定適合其發(fā)展的職業(yè)規(guī)劃，推動職工的發(fā)展，為新時期的企業(yè)單位持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展提供了內部動力。同時，在新形勢下，加強人事檔案管理使人才的內在價值得到充分發(fā)揮，從而達到企業(yè)內部人力資源的最優(yōu)配置，提高員工的工作效率，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。同時，隨著社會主義市場經濟體制的健全，新時期的企業(yè)單位也逐步適應了市場環(huán)境，面臨嚴峻的市場競爭，人才是企業(yè)競爭優(yōu)勢的關鍵。因此，加強企業(yè)人力資源檔案管理，可以使企業(yè)人力資源得到最大程度的發(fā)揮，提高企業(yè)的核心競爭力，使企業(yè)立足于市場競爭中，達到可持續(xù)發(fā)展的目的。

2.發(fā)掘員工的潛能

新時期，人力資源是保障企業(yè)正常運轉的重要基礎，為提高企業(yè)的經營效率，必須加大對員工的激勵力度，最大程度地激發(fā)員工的工作熱情。同時，注重提高職工的綜合素質，以保證工作開展的穩(wěn)定與高效。人事檔案是對雇員的真實狀況進行全面、詳細的記錄，并能對其進行全面的認識。新時期的企業(yè)管理人員通過人事檔案可以對員工進行有針對性的管理，既能有效發(fā)揮其潛能，又能約束其行為，推動檔案管理工作標準化，為單位發(fā)展創(chuàng)造更多價值。

三、新時期企業(yè)人力資源檔案管理的不足

1.對人力資源檔案管理工作的重視度不足

在新的歷史條件下，人力資源檔案管理已成為企業(yè)中的一個重要部門。但是，檔案管理模式、資金和技術投入等仍然有很大的問題，如人力資源短缺、管理設備設施更新不及時、技術運用不到位等，在人員調任、應對核查時常常將其忽略利用，導致對人事檔案管理不夠重視，這對公司的人員資料管理工作產生了不利的影響。此外，單位對人事檔案工作的關注不足，導致其制度上的缺陷。在新的歷史條件下，我國企業(yè)在新的市場經濟環(huán)境下，其改革與發(fā)展已是不可避免，隨著我國社會保障與勞動保護等政策、法規(guī)逐步健全，企事業(yè)單位要結合新形勢、新環(huán)境，建立和完善人力資源檔案管理制度，以適應新時期的人力資源管理體制。

2.人力資源檔案管理基礎較為薄弱

在新的歷史階段，企業(yè)對人力資源檔案工作缺乏足夠的關注，造成其總體的管理根基比較薄弱，缺乏堅實的管理根基。新時期，對檔案工作提出了更高要求，隨著國家不斷推出新的措施，以規(guī)范新形勢下企業(yè)檔案工作。然而，在實施中，各單位未切實實行標準化管理，檔案建立不規(guī)范，分類不合理，信息化建設程度不夠，嚴重影響了新時期企業(yè)單位人力資源檔案管理標準化與信息化建設水平。

3.人力資源檔案管理人員綜合素質有待提升

檔案管理人員的綜合素質對檔案工作的質量有很大影響。要使檔案管理合理化、規(guī)范化，必須要有高素質的人才。當前，由于新形勢下企業(yè)對人事檔案的重視程度不夠，以及人事檔案管理理念上的滯后，致使單位未設立人力資源檔案管理部門，由于檔案工作的特殊性和專門性，往往無法對其進行深入研究。同時，由于各部門對檔案管理工作的不重視，使其無法適應新形勢下企業(yè)人事檔案工作的需要。

4.企業(yè)單位人才聘用制度落后

企業(yè)引入人才的方式具有一定的局限性，導致企業(yè)內部的人力資源管理工作開展不力，優(yōu)秀的員工得不到上級的賞識，工資和職位都不符合他們的要求。企業(yè)所采用的傳統(tǒng)人才引進方式與新時期企業(yè)發(fā)展需要不相適應，特別是在目前形勢下，盡管國家制定了大量法律、法規(guī)和制度，保證了大學生畢業(yè)后的就業(yè)機會，但企業(yè)中的用人機制依然十分復雜。

5.企業(yè)人力資源管理崗位設置不科學

新時期，企業(yè)人力資源管理工作要在建立健全人力資源管理制度的基礎上，實現(xiàn)人員和崗位的合理配置。然而，目前在企業(yè)內部的職位設置上，明顯存在著一些缺陷，人才利用效率不高，造成資源的浪費。同時，在新的歷史時期，企業(yè)內部人員矛盾也會不斷加劇，從而造成一定的負面效應，阻礙了職工的工作積極性，束縛了他們的思維，使其在工作中不能創(chuàng)新，而影響了企業(yè)的長期發(fā)展。

四、提升新時期企業(yè)人力資源檔案管理水平的措施

1.提升新時期企業(yè)對人力資源檔案管理的重視

新時期，企業(yè)對人力資源檔案的重視程度不夠，在工作中的思想意識不強，行政力量不夠，工作中的問題比較突出，必須加強對人力資源檔案管理的重視。首先，企業(yè)管理層必須充分認識到人事檔案管理工作的重要性，并對檔案管理人員進行培訓，以提高其思想觀念。各單位要加強對檔案的學習和管理，并通過專家講座等形式，加深對檔案的認識和管理，合理利用檔案資源，提高人事檔案管理效率。其次，要加大對人事檔案的投資力度，為檔案事業(yè)的建設和發(fā)展提供充分的經費保障。最后，要加大對檔案管理的技術和基礎設備設施的投入，以確保檔案管理信息化與現(xiàn)代化。同時，也要加強檔案管理信息化的運用。比如，要大力引進現(xiàn)代信息技術，加強人事檔案管理的信息化建設，加快計算機、掃描儀與監(jiān)控設備設施等方面的投資，確保檔案信息化工作順利進行，提高人力資源檔案管理的工作效率。

2.加強人力資源檔案管理體系的改革

新形勢下，企業(yè)人事檔案管理工作涉及領域十分廣泛，工作內容也十分繁雜，給管理工作帶來一定的困難。建立和完善的人事檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)企業(yè)管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。因此，在新的歷史條件下，企業(yè)必須不斷改進和完善人才檔案的管理體系。首先，根據(jù)新時代企業(yè)的具體情況，制定出一套有針對性的人力資源檔案管理體系，在檔案資料的收集、整理、移交和使用等方面都有相關的制度基礎，保證檔案工作平穩(wěn)、有序地進行。其次，對人事檔案工作人員的績效評價體系進行優(yōu)化，并對其進行定期或不定期的考評，以全面評價其工作能力和專業(yè)素質。采用考評體系可以有效激發(fā)管理者的工作熱情，促進員工的工作效率。建立和完善的獎勵和懲罰機制，對人事檔案工作進行不定期的檢查，其中包括檔案的管理和注冊，如果發(fā)現(xiàn)文件遺失或私自更改，將對失職人員問責，以保證檔案管理工作正常進行。

3.加強人力資源檔案工作人員的專業(yè)素質

新時代，要轉變對人事檔案工作的認識，提高對檔案工作的認同，發(fā)揮其積極作用，做好檔案管理工作。首先，加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，發(fā)掘和提升其檔案管理工作的專業(yè)化水平。其次，要加強對檔案管理人員的思想政治教育，增強其政治素質，使之真正融入工作之中，保持良好的工作作風，提高員工專業(yè)素質，確保人事檔案管理有效執(zhí)行。新形勢下，各單位要根據(jù)自身實際情況進行人才配置，形成具有高素質、高層次和專業(yè)化的人才，目標明確的檔案管理隊伍，讓每個部門都能提高自己的責任心和使命感，積極投入工作中去。

4.提高人力資源檔案工作的信息化程度

在新的歷史階段，大多數(shù)的企業(yè)都在進行著數(shù)字化的工作，但由于種種原因，目前的信息化程度還不高，對企業(yè)的人力資源管理工作產生了很大影響。因此，要想使人力資源檔案管理工作更加規(guī)范化，就要加強對人事檔案工作的管理，特別要重視健全檔案管理制度，提高檔案管理水平。首先，要構建適合我國國情的電子信息體系，建立一個數(shù)據(jù)庫進行動態(tài)的數(shù)據(jù)更新，并運用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化技術對數(shù)據(jù)進行深度挖掘，歸納其規(guī)律，進一步改善人力資源檔案管理工作。其次，強化人事檔案的安全監(jiān)管，健全檔案資料系統(tǒng)，健全人員信息安全管理體系。最后，構建數(shù)據(jù)庫的備份與還原機制，建立文件的各級管理機關，完善檔案資料的存儲和處理機制，保障資料的安全性，提高檔案管理工作的整體質量。

5.進一步完善人才選拔體系

新時期的企業(yè)要在激烈的市場環(huán)境下發(fā)展，要想留住人才，就必須不斷完善用人制度，將更多的精力和資源投入專業(yè)的人事管理系統(tǒng)中，構建科學、合理的招聘模式，創(chuàng)新觀念。新時期，傳統(tǒng)的人才招募方法已經不能適應目前的市場需求，企業(yè)必須擁有優(yōu)秀的人才，為優(yōu)化企業(yè)在新形勢下的人力資源管理工作打下堅實的基礎。

五、結語

總之，新時期企業(yè)人力資源檔案管理對推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與發(fā)掘人才的潛能具有十分重要的意義。同時，在新的歷史條件下，企業(yè)人力資源檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。為了解決新形勢下企業(yè)人力資源檔案管理工作存在的問題，必須提高認識，完善制度，提高員工的綜合素質，進一步提高企業(yè)人力資源檔案的管理水平，最大限度地發(fā)揮其綜合利用價值，為新時期企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。

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（作者單位：1.臨清市人力資源和社會保障局；2.臨清市人民醫(yī)院）