醫(yī)院重點學(xué)科檔案管理工作的思考

葉立華

摘 要：學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、技術(shù)創(chuàng)新作為構(gòu)成醫(yī)院核心競爭力的三個要素，對醫(yī)院發(fā)展至關(guān)重要，在學(xué)科建設(shè)中，學(xué)科檔案有著舉足輕重的作用。本文以重點學(xué)科檔案的管理和延伸服務(wù)為切入點，系統(tǒng)討論了醫(yī)院重點學(xué)科檔案的管理現(xiàn)狀以及存在的問題，提出從遵循學(xué)科發(fā)展規(guī)律、做好基礎(chǔ)工作、建章立制、提高檔案意識、加強復(fù)合型人才培養(yǎng)等方面進(jìn)行規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，探索通過創(chuàng)新性服務(wù)，促進(jìn)學(xué)科檔案的有效利用，為學(xué)科發(fā)展助力，推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：重點學(xué)科建設(shè)；檔案管理；服務(wù)

學(xué)科建設(shè)是醫(yī)院的一項基礎(chǔ)性與戰(zhàn)略性工作，在醫(yī)院的發(fā)展中處于舉足輕重的地位，關(guān)系到醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。近年來，從國家層面到各省市對醫(yī)院學(xué)科建設(shè)越來越重視，通過遴選臨床診療能力強、有科研創(chuàng)新潛力、人才梯隊建設(shè)合理的優(yōu)勢學(xué)科而形成重點學(xué)科。重點學(xué)科檔案作為重點學(xué)科建設(shè)重要的組成部分，在學(xué)科發(fā)展中的作用越來越不可忽視，但學(xué)科檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展要求與醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展是不相匹配的，是滯后的，需要多措并舉、綜合施治，全面發(fā)力推動醫(yī)院重點學(xué)科檔案管理規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化，以適應(yīng)重點學(xué)科在醫(yī)院發(fā)展中的重要地位。

一、醫(yī)院重點學(xué)科檔案管理現(xiàn)狀

1.對重點學(xué)科檔案管理缺乏重視

重點學(xué)科建設(shè)關(guān)系到醫(yī)院的核心競爭力和可持續(xù)發(fā)展，為保障建設(shè)目標(biāo)的完成，醫(yī)院投入大量精力、物力和人力，通過持續(xù)推進(jìn)和全面布局，重點學(xué)科在人才團(tuán)隊建設(shè)、科技創(chuàng)新和醫(yī)療技術(shù)水平等方面都有明顯提升。重點學(xué)科檔案作為學(xué)科建設(shè)的重要組成部分，發(fā)展一直處于滯后狀態(tài)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對檔案工作重要性缺乏認(rèn)識，沒有認(rèn)識到重點學(xué)科檔案對醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要意義，對學(xué)科檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展缺乏必要的物力與財力支持，造成重點學(xué)科檔案的硬件設(shè)備設(shè)施陳舊與落后，不適應(yīng)重點學(xué)科快速發(fā)展的需要。

2.醫(yī)院重點學(xué)科檔案管理制度不完善

建立健全的制度是重點學(xué)科檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要保障。衛(wèi)生行業(yè)主管部門對重點學(xué)科的申報、評審和考核等制定相關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，其規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)并未涉及重點學(xué)科檔案的管理問題，制度機制的缺失造成工作推行難度加大。由于缺乏制度的統(tǒng)一約束，醫(yī)院重點學(xué)科檔案管理良莠不齊、分布零散，影響重點學(xué)科檔案的開發(fā)和應(yīng)用。截至目前，重點學(xué)科檔案管理人員以兼職為主，醫(yī)療機構(gòu)對重點學(xué)科檔案有明確管理制度的不足10%，由于缺乏重點學(xué)科檔案管理制度的支撐，重點學(xué)科檔案管理工作沒有納入績效考核、職稱評定和年度考核，影響員工參與重點學(xué)科檔案工作的積極性和主動性，致使重點學(xué)科檔案工作規(guī)范化進(jìn)程緩慢。

3.檔案規(guī)范化進(jìn)程與醫(yī)院重點學(xué)科建設(shè)工作發(fā)展不協(xié)調(diào)

重點學(xué)科檔案是重點學(xué)科建設(shè)過程的記錄和總結(jié)，是重點學(xué)科建設(shè)工作不可或缺的一部分?！笆奈濉睍r期是我國衛(wèi)生健康事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展時期，衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展規(guī)劃要求加強重點?？颇芰ㄔO(shè)，提升專科能力水平，各級醫(yī)院高度重視重點學(xué)科建設(shè)工作，醫(yī)院重點學(xué)科建設(shè)工作發(fā)展迅速。與之相對應(yīng)的，作為重點學(xué)科重要組成部分的檔案工作發(fā)展滯后，醫(yī)務(wù)人員對重點學(xué)科材料的價值缺乏認(rèn)識，鑒別能力差，檔案缺乏統(tǒng)一管理。重視學(xué)科建設(shè)過程，輕視檔案的收集、整理、歸檔和延伸服務(wù)，是現(xiàn)階段學(xué)科檔案管理工作的突出特點，導(dǎo)致重點學(xué)科建設(shè)與學(xué)科檔案割裂，無法做到協(xié)調(diào)推進(jìn)與良性發(fā)展，重點學(xué)科檔案的作用得不到充分體現(xiàn)。

4.對醫(yī)院重點學(xué)科檔案的潛在價值認(rèn)識不足

醫(yī)院重點學(xué)科對推動醫(yī)院學(xué)科建設(shè)水平提升引領(lǐng)學(xué)科的發(fā)展發(fā)揮著重要作用，醫(yī)院重點學(xué)科檔案產(chǎn)生的作用和效益也得到認(rèn)證。但受傳統(tǒng)定勢思維影響，醫(yī)院重點學(xué)科檔案意識薄弱，服務(wù)模式單一，重點學(xué)科檔案的利用率較低，其價值尚未得到進(jìn)一步研究與挖掘，醫(yī)院管理者對重點學(xué)科檔案在醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展過程中的作用和價值缺乏認(rèn)識，對其促進(jìn)醫(yī)療水平提升、促進(jìn)科技創(chuàng)新的應(yīng)用價值缺乏重視。

二、影響重點學(xué)科檔案規(guī)范化管理的因素

檔案管理作為重點學(xué)科管理的重要一環(huán)，在整個管理過程中最容易被忽視，往往存在諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.醫(yī)院未將重點學(xué)科檔案納入醫(yī)院檔案管理

學(xué)科建設(shè)工作主要是針對臨床與醫(yī)技科室，涉及人群主要是醫(yī)務(wù)人員，醫(yī)院檔案室和檔案管理人員對學(xué)科建設(shè)工作涉獵少，缺乏了解，學(xué)科建設(shè)與檔案管理分屬于不同的科室，有的醫(yī)院設(shè)立專門的學(xué)科管理辦公室，有的屬于醫(yī)務(wù)科管理，而檔案管理屬于醫(yī)院辦公室管理，業(yè)務(wù)范疇不同，造成工作內(nèi)容不了解。

2.檔案意識薄弱

醫(yī)院重點學(xué)科建設(shè)周期較長，一般為3～5年，涉及部門多，參與學(xué)科建設(shè)的人員廣，產(chǎn)生大量重點學(xué)科檔案資料散落在個人手中。首先，學(xué)科管理辦公室和學(xué)科帶頭人普遍重視重點學(xué)科的申報與考核，沒有接受過檔案管理方面的培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的歸檔意識。其次，醫(yī)務(wù)人員忙于業(yè)務(wù)工作，對學(xué)科建設(shè)過程中產(chǎn)生的材料不注重歸檔，導(dǎo)致一個學(xué)科內(nèi)產(chǎn)生的檔案材料歸多人管理，對檔案集中統(tǒng)一管理認(rèn)識不到位，進(jìn)而對重點學(xué)科檔案資料的收集缺乏主動性和積極性，使重點學(xué)科檔案材料雜亂無章，管理混亂。最后，醫(yī)院檔案管理部門沒有積極介入重點學(xué)科檔案工作，不能夠結(jié)合檔案管理業(yè)務(wù)工作要求，對學(xué)科檔案管理提出指導(dǎo)性意見。

3.缺乏復(fù)合型重點學(xué)科檔案管理人才

首先，醫(yī)院是知識密集型單位，醫(yī)療行業(yè)的高風(fēng)險和職業(yè)的特殊性，對醫(yī)學(xué)專業(yè)人才的學(xué)歷與學(xué)識提出了更高要求，而檔案管理專業(yè)作為醫(yī)院的“小學(xué)科”，在“以醫(yī)療為中心”的大背景下，引進(jìn)檔案管理人才難度大，從業(yè)人員年齡老化、知識結(jié)構(gòu)單一。其次，由于缺乏良好的職業(yè)前景規(guī)劃，醫(yī)院檔案管理人員普遍缺乏工作激情，創(chuàng)新能力弱。最后，檔案專業(yè)知識普及率低，重點學(xué)科兼職檔案管理人員對檔案工作的重要意義缺乏認(rèn)識，嚴(yán)重影響工作熱情和對檔案工作價值的認(rèn)同感。

4.重點學(xué)科檔案管理經(jīng)費缺乏保障

重點學(xué)科檔案管理要規(guī)范發(fā)展必須要有持續(xù)和足夠的資金支持，才能保障滿足學(xué)科發(fā)展的需要。近些年，由于醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，取消了藥品和耗材的加成，政府財政補充不足，加之新冠病毒的影響，公立醫(yī)院門診、住院人數(shù)大幅度減少，造成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運行困難，對于無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的重點學(xué)科檔案管理工作，經(jīng)費投入就更加難以保障。學(xué)科檔案管理規(guī)范化與信息化需要經(jīng)費投入和支持，在經(jīng)費不足的情況下，大多數(shù)學(xué)科帶頭人先要保障科研和人才培養(yǎng)經(jīng)費，以及影響學(xué)科整體規(guī)劃和布局的重大事項，重點學(xué)科檔案需要的庫房等設(shè)備設(shè)施和信息化建設(shè)根本無從考慮，造成重點學(xué)科檔案管理落后。

三、實現(xiàn)重點學(xué)科檔案管理規(guī)范化、制度化與標(biāo)準(zhǔn)化的途徑

1.必須納入醫(yī)院總體規(guī)劃之中

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視重點學(xué)科檔案管理工作，把重點學(xué)科檔案管理上升到和醫(yī)院重點學(xué)科建設(shè)工作同等重要的高度，必須同部署、同落實、同檢查、同考核。另外，要打破部門壁壘，各部門之間要密切合作，檔案管理部門在制定檔案管理工作規(guī)劃時要將重點學(xué)科檔案管理與設(shè)備檔案、基建檔案和文書檔案等地位對等，把重點學(xué)科檔案當(dāng)作醫(yī)院檔案管理的重要部分統(tǒng)籌規(guī)劃，高起點、高定位、高標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)學(xué)科檔案的發(fā)展。

2.必須強化檔案意識

重點學(xué)科帶頭人作為學(xué)科建設(shè)第一責(zé)任人，不僅要擔(dān)負(fù)起學(xué)科建設(shè)重任，也要把學(xué)科檔案管理的重任扛在肩上、抓在手中、立在心里，將學(xué)科檔案的管理工作抓實、抓細(xì)、抓出成效。要發(fā)揮學(xué)科人員歸檔的主觀能動性，牢固樹立管檔、治檔和用檔意識，從被動催繳到主動收集，使制度的約束性和個人的自覺性有機結(jié)合，使學(xué)科檔案的收集、整理與歸檔工作內(nèi)化為學(xué)科帶頭人和醫(yī)務(wù)人員的自覺行為。另外，醫(yī)院檔案管理部門要有針對性地開展檔案方面的培訓(xùn)，提高學(xué)科內(nèi)人員檔案知識的普及率和知曉率，了解學(xué)科檔案的歸檔范圍、歸檔流程和查閱方法，培訓(xùn)課程務(wù)必做到簡便、實用，使臨床業(yè)務(wù)人員盡快掌握檔案專業(yè)的基本技能。

3.材料收集必須全面

醫(yī)院重點學(xué)科檔案管理中的首要任務(wù)就是材料的收集，也是一項學(xué)科檔案管理的基礎(chǔ)性工作。收集重點學(xué)科檔案材料時要遵循學(xué)科發(fā)展規(guī)律，把握學(xué)科建設(shè)的周期和特點，采用“縱橫交互”法，所謂“縱”要到底，指的是根據(jù)重點學(xué)科的建設(shè)時長，從申報開始到評估結(jié)束，所有的材料都要甄別和整理完全；“橫”要到邊，指的是重點學(xué)科建設(shè)橫跨的科室多，有上級主管部門的文件、評估材料，科研部門和學(xué)科管理辦公室的材料，學(xué)科內(nèi)部產(chǎn)生的材料和個人材料等。

4.建立健全重點學(xué)科檔案管理制度、完善激勵機制

制度的剛性是保障重點學(xué)科檔案推動落實和建立長效機制的關(guān)鍵。首先，要完善重點學(xué)科檔案工作制度和組織體系建設(shè)，明確醫(yī)院學(xué)科管理辦公室作為責(zé)任部門，與檔案室共同管理重點學(xué)科檔案，增強工作協(xié)同性。組建學(xué)科建設(shè)工作小組，由各重點學(xué)科建設(shè)工作小組成員兼任檔案管理員，承擔(dān)學(xué)科資料的收集、整理和歸檔工作，構(gòu)建醫(yī)院重點學(xué)科檔案三級網(wǎng)絡(luò)。其次，學(xué)科帶頭人作為學(xué)科建設(shè)的第一責(zé)任人，必須熟悉、掌握和遵守檔案管理制度，履行自身職責(zé)，引導(dǎo)醫(yī)務(wù)人員重視重點學(xué)科檔案工作，不斷提高其責(zé)任意識，確保學(xué)科檔案及時歸檔。最后，要實行激勵機制，建立重點學(xué)科檔案工作評價體系，其涵蓋的標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)應(yīng)體現(xiàn)工作量、工作質(zhì)量和效益績效，通過完善的激勵措施，激發(fā)醫(yī)務(wù)人員參與重點學(xué)科檔案工作的積極性和主動性。

5.人才培養(yǎng)模式要適應(yīng)新時代的要求

發(fā)展是第一要務(wù)，人才是第一資源。新形勢下，醫(yī)院重點學(xué)科檔案管理人才培養(yǎng)要以提升崗位勝任力為核心，持續(xù)加強檔案管理者的能力建設(shè)。以繼續(xù)教育培訓(xùn)為抓手，將健康管理知識、醫(yī)學(xué)知識和檔案知識培訓(xùn)納入常態(tài)化培訓(xùn)，不斷增加檔案管理人員（包括重點學(xué)科建設(shè)小組成員）的知識儲備。醫(yī)院要為檔案管理人員暢通職業(yè)上升通道，檔案管理人員本人應(yīng)做好個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，以期獲得職業(yè)成就感。復(fù)合型人才缺乏是重點學(xué)科檔案管理工作面臨的人才困境。高校承擔(dān)為國育才的重任和使命，全民健康關(guān)乎民族昌盛和國家富強，因此，高校在人才培養(yǎng)方向要適應(yīng)新時代發(fā)展需要，滿足公眾不斷增長的多層次、多樣化的健康需求，優(yōu)化專業(yè)布局，大力推動新文科建設(shè)，推進(jìn)醫(yī)學(xué)信息學(xué)與健康管理等“醫(yī)+文”交叉學(xué)科的融合發(fā)展。

四、進(jìn)一步延伸重點學(xué)科檔案的創(chuàng)新服務(wù)與應(yīng)用

1.增強服務(wù)的主動性

學(xué)科檔案管理最終落腳點要落實到為學(xué)科建設(shè)和醫(yī)院發(fā)展服務(wù)上。要改變工作思路，增強主動服務(wù)意識，摒棄以往的單純借閱的單一式服務(wù)，不斷提高綜合素質(zhì)，培養(yǎng)掌握醫(yī)學(xué)知識、檔案知識和信息技術(shù)的復(fù)合型人才，提高編研水平，瞄準(zhǔn)學(xué)科發(fā)展前沿，結(jié)合學(xué)科三年規(guī)劃和年度計劃，通過詳細(xì)調(diào)查統(tǒng)計以及分析學(xué)科檔案，利用所掌握的知識，為廣大醫(yī)務(wù)人員提供更有針對性的服務(wù)。

2.加強重點學(xué)科檔案管理的重要意義

（1）醫(yī)院重點學(xué)科檔案反映醫(yī)院的整體業(yè)務(wù)水平和管理水平。醫(yī)院對重點學(xué)科給予大力扶持，包括科研基金的投入、人才專項基金投入、政策傾斜、設(shè)備設(shè)施的投放等方面，一般學(xué)科無法企及，高投入必須要求高回報，重點學(xué)科檔案管理工作體現(xiàn)醫(yī)院整體管理水平，醫(yī)院檔案管理人員必須強化責(zé)任意識，按照重點學(xué)科檔案考核標(biāo)準(zhǔn)的要求，不斷提高重點學(xué)科檔案工作的規(guī)范化與制度化水平，帶動和引領(lǐng)醫(yī)院整體檔案管理工作達(dá)到新高度。

（2）重點學(xué)科檔案能夠反映出學(xué)科的傳承。醫(yī)院的重點學(xué)科從小到大、從弱到強的發(fā)展過程，凸顯歷代醫(yī)務(wù)工作者的奮斗歷程，重點學(xué)科的歷史間接反映了醫(yī)院的發(fā)展和壯大。重點學(xué)科檔案里的文字、圖片、影像等資料記錄科室的重大活動、事件和人物，利用科室建立紀(jì)念日、醫(yī)院的院慶日、新職工入科等重要的時間節(jié)點，制成展板或微視頻，弘揚學(xué)科文化，傳承學(xué)科精神，通過榜樣的力量，鼓舞和教育年輕職工，救死扶傷，恪盡職守，增強職業(yè)自豪感和使命感，提高科室凝聚力。

（3）個人從重點學(xué)科檔案中能夠受到啟發(fā)，找到學(xué)術(shù)研究創(chuàng)新點。根據(jù)疑難危重病例、三四級手術(shù)等，以及其他指標(biāo)的分析對比中找出規(guī)律，深入分析，提高個人的臨床服務(wù)能力和技術(shù)創(chuàng)新能力。通過科研檔案受到啟發(fā)，找出專業(yè)研究的創(chuàng)新點與學(xué)習(xí)研究方法，避免研究重復(fù)，少走彎路，降低科研成本，提高科技創(chuàng)新效率，為職業(yè)發(fā)展助力。

3.充分利用數(shù)字化管理，做好延伸服務(wù)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)與5G技術(shù)等信息技術(shù)為檔案服務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展提供了技術(shù)支持。目前，醫(yī)院重點學(xué)科檔案以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展對重點學(xué)科檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)，檔案從業(yè)人員的學(xué)習(xí)力要迅速適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的快速發(fā)展。隨著檔案軟件不斷開發(fā)和利用，數(shù)字檔案逐步取代了紙質(zhì)檔案，重點學(xué)科建設(shè)周期長、資料多，保存紙質(zhì)檔案需要占用空間大、查找利用不方便及易丟失等缺點，利用數(shù)字化檔案管理，會更加方便、省時與省力，也可以最大限度地發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的作用和價值，為醫(yī)務(wù)工作者提供服務(wù)，為醫(yī)院高質(zhì)量創(chuàng)新發(fā)展提供助力。

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（作者單位：山東省淄博市第一醫(yī)院）