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    數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

    2023-06-03 12:04:28陳晶
    蘭臺(tái)內(nèi)外 2023年11期
    關(guān)鍵詞:不動(dòng)產(chǎn)數(shù)字化技術(shù)檔案管理

    陳晶

    摘 要:不動(dòng)產(chǎn)檔案將不動(dòng)產(chǎn)權(quán)的獲得和確認(rèn)過(guò)程準(zhǔn)確、真實(shí)地記錄下來(lái),其在資源保護(hù)、住房保障和權(quán)益維護(hù)上都將無(wú)法取代。當(dāng)前,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展,并廣泛應(yīng)用到各行業(yè)與各領(lǐng)域,數(shù)字化技術(shù)也在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中發(fā)揮出關(guān)鍵性作用,極大提高了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和效率。文章就數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析,以供參考。

    關(guān)鍵詞:數(shù)字化技術(shù);不動(dòng)產(chǎn);檔案管理

    不動(dòng)產(chǎn)檔案管理關(guān)系到人們的財(cái)產(chǎn)安全,管理工作水平廣受關(guān)注。過(guò)去,檔案管理以人工操作為主,由于疏忽大意可能會(huì)出現(xiàn)諸多管理問(wèn)題。在信息化社會(huì)背景下,數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用為各行業(yè)的發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中,需要利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù),但由于各地區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記資料的內(nèi)容、管理模式等存在差異,不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理具有明顯的復(fù)雜性。

    一、不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)與出發(fā)點(diǎn)

    1.不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)

    對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理時(shí),需要有完善的檔案管理系統(tǒng),以便集中將檔案資料錄入其中,實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理,使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像化的不動(dòng)產(chǎn)檔案資料,實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化的儲(chǔ)存和管理與檢索。全面分析了解不動(dòng)產(chǎn)交易市場(chǎng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展與趨勢(shì),在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理時(shí),數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用目標(biāo)如下。

    第一,對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的電子版進(jìn)行集中化管理,共享電子版的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息;第二,提高管理系統(tǒng)的可操作性與靈活性,可依據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理具體的業(yè)務(wù)變化實(shí)現(xiàn)持續(xù)化的擴(kuò)容;第三,利用數(shù)字化技術(shù)要確保其安全性,做好業(yè)務(wù)、網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)安全管理;第四,管理者可獲得統(tǒng)一的接口,能夠快速響應(yīng)系統(tǒng)儲(chǔ)存資料查詢請(qǐng)求以及其他業(yè)務(wù)內(nèi)容相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)請(qǐng)求。

    2.不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的出發(fā)點(diǎn)

    為更好地利用不動(dòng)產(chǎn)檔案資料,當(dāng)不動(dòng)產(chǎn)業(yè)主要復(fù)印房屋買(mǎi)賣(mài)契約及其他相關(guān)資料時(shí),檔案管理工作人員利用計(jì)算機(jī)就可以調(diào)取不動(dòng)產(chǎn)圖片進(jìn)行打印,極大節(jié)省了入庫(kù)提取的時(shí)間。過(guò)去檔案管理中常發(fā)生檔案丟失的情況,主要是管理方式不合理,主要表現(xiàn)為三點(diǎn):首先,不動(dòng)產(chǎn)業(yè)務(wù)沒(méi)有在不動(dòng)產(chǎn)登記處登記不動(dòng)產(chǎn)的權(quán)屬。其次,由于工作中疏忽大意,檔案放置位置出現(xiàn)誤差。最后,檔案利用后,工作人員將檔案資料與其他資料混到一起,甚至出現(xiàn)丟失的情況。隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用,電子檔案建立后,能夠直接看到不動(dòng)產(chǎn)業(yè)主是否進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)的權(quán)屬登記,可以有效避免上述問(wèn)題的發(fā)生。基于房產(chǎn)檔案的安全,如果不動(dòng)產(chǎn)業(yè)主要查看房產(chǎn)檔案,一般情況是為了解決相關(guān)的民事、行政訴訟等產(chǎn)權(quán)糾紛。若有人隨便增減、涂改內(nèi)容,或是抽出委托書(shū)等內(nèi)容,會(huì)導(dǎo)致原本滿足法定程序的不動(dòng)產(chǎn)資料登記工作發(fā)生不嚴(yán)謹(jǐn)和缺失資料等情況,產(chǎn)生負(fù)面影響。為此,檔案管理工作人員要對(duì)檔案查閱人員的行為實(shí)時(shí)監(jiān)督,避免查閱人員行為出現(xiàn)偏差,或是將攝像頭安裝在檔案查閱室中,對(duì)查閱人員的行為進(jìn)行監(jiān)督。因此,利用數(shù)字化檔案能夠很好地避免這些問(wèn)題出現(xiàn)。

    二、數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用的特點(diǎn)

    第一,便捷性。數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中,轉(zhuǎn)變了以往紙質(zhì)模式,多元化信息儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中,為查閱和登記提供了極大便利,也讓不動(dòng)產(chǎn)檔案資料得到了高效利用。過(guò)去,不動(dòng)產(chǎn)檔案的存放和登記會(huì)受到諸多因素影響,由于檔案資料繁雜,有些檔案的歸屬問(wèn)題無(wú)法明確,影響了不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理。數(shù)字化技術(shù)能夠?qū)⒉粍?dòng)產(chǎn)檔案信息通過(guò)數(shù)字化的方式儲(chǔ)存、展現(xiàn)在計(jì)算機(jī)中,有助于工作人員的歸檔整理以及隨時(shí)查閱。

    第二,共享性。網(wǎng)絡(luò)具有信息共享性,數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中也展現(xiàn)出一定的共享性。對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行共享,能夠及時(shí)更新和補(bǔ)充檔案信息,使檔案信息更加全面完整。同時(shí),信息與數(shù)據(jù)共享也能夠使不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的查閱更加便利。隨著不動(dòng)產(chǎn)檔案資料日漸豐富,形成數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)共享數(shù)據(jù)后,更能夠充分發(fā)揮出不動(dòng)產(chǎn)檔案的價(jià)值和作用。

    第三,服務(wù)性。對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案而言,其質(zhì)量水平是受到檔案資料信息完整性和查閱便利性影響的。不動(dòng)產(chǎn)檔案資料越是被高效利用,就越表明檔案價(jià)值大,這也得益于數(shù)字化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理旨在使客戶的查閱需要被滿足,為此,還需不斷強(qiáng)化自身管理,讓檔案管理達(dá)到較高的水平,以便更好地為人民群眾服務(wù)。利用數(shù)字化技術(shù),不動(dòng)產(chǎn)檔案原始資料可以實(shí)現(xiàn)新媒體技術(shù)的儲(chǔ)存,不動(dòng)產(chǎn)檔案的內(nèi)容更加多元,呈現(xiàn)方式也更加新穎,查詢更為便捷高效,讓不動(dòng)產(chǎn)檔案管理更具服務(wù)性。

    第四,安全性。對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案資料,通過(guò)錄入原始數(shù)據(jù)和掃描影像資料等方法搜集信息,分類(lèi)別將這些信息通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化處理,并結(jié)合實(shí)際更新變化。對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案資料,檔案管理部門(mén)需要做好加密保護(hù)工作,開(kāi)放一定查閱權(quán)限,使不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)更加安全,信息處理系統(tǒng)的安全性也更高。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù),以往檔案資料容易破損的情況可以得到很好解決,科學(xué)把握不動(dòng)產(chǎn)檔案資料,提高其利用率,讓不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用性得到提升,強(qiáng)化檔案安全,推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。

    三、數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用流程

    1.掃描檔案資料

    清晰明確地填寫(xiě)紙質(zhì)化檔案,確保無(wú)遺漏,掃描全部交接單資料。對(duì)文件中的偏差進(jìn)行糾正,使錄入的電子資料與人們閱讀習(xí)慣相符。對(duì)不動(dòng)產(chǎn)資料掃描時(shí),若由于紙張問(wèn)題或操作不當(dāng)?shù)仍斐蓹n案資料損壞,需要在原縫隙位置處粘貼,并使用平板掃描儀進(jìn)行掃描。掃描完一套不動(dòng)產(chǎn)資料后,掃描人員需要認(rèn)真核對(duì)張數(shù),若數(shù)量不同,需明確具體原因,或詢問(wèn)現(xiàn)場(chǎng)管理人員。核對(duì)完畢,將錄入的影像數(shù)據(jù)資料保存到指定的數(shù)據(jù)庫(kù)中。

    2.糾正錯(cuò)誤圖像

    影像掃描之后,其分辨率一般是200DPI。掃描完成的交接單應(yīng)與圖像數(shù)量一直相同,不能出現(xiàn)偏差。畫(huà)幅出現(xiàn)的順序要與原有紙質(zhì)檔案的順序是相同的。掃描完的影像資料要有高清晰度,文字內(nèi)容完整全面,要更加科學(xué)、可讀。影像資料的清晰度需要能夠準(zhǔn)確、清晰地辨別出文字與照片中的細(xì)節(jié)。若圖像文件不是原件,或無(wú)法準(zhǔn)確清晰地辨別出文字和圖像,就需要重新進(jìn)行掃描。

    3.檔案資料分類(lèi)管理

    在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案資料分類(lèi)管理時(shí),要依據(jù)管理實(shí)際科學(xué)調(diào)整,確保圖像文件名稱(chēng)與每份檔案資料內(nèi)容可以一一對(duì)應(yīng),讓圖像文件與檔案目錄能夠有效銜接。

    4.對(duì)接數(shù)據(jù)

    基于文件業(yè)務(wù)標(biāo)號(hào),對(duì)圖像文件與目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)接,并確保對(duì)接完成的信息無(wú)偏差。如果目錄數(shù)據(jù)和電子文件內(nèi)容有問(wèn)題,與原文件不同,需要將原文件作為標(biāo)準(zhǔn)。

    5.檔案整理

    對(duì)于已經(jīng)掃描完成的產(chǎn)權(quán)資料,要認(rèn)真細(xì)致地驗(yàn)收檢查,對(duì)其訂裝建卷,轉(zhuǎn)交給檔案編排的管理人員。檔案原件不可以拆分,尤其是不可以復(fù)原的檔案原件。對(duì)于老檔案可以拍照,并將照片輸入產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)中。

    6.編排檔案序號(hào)

    對(duì)于接收、掃描和整理檔案資料等環(huán)節(jié)要有專(zhuān)門(mén)人員管理負(fù)責(zé),利用不動(dòng)產(chǎn)資料管理系統(tǒng)對(duì)檔案自動(dòng)排列序號(hào),依據(jù)檔案不同屬性,將其科學(xué)歸類(lèi)。基于每卷檔案所處位置的情況,細(xì)致地排列檔案,對(duì)檔案的最后情況進(jìn)行觀察,確保日后可以準(zhǔn)確查找到檔案所在的具體位置。對(duì)老檔案照片拍攝時(shí),盡量不拆卸,依據(jù)檔案目錄建立案卷號(hào),編排流水號(hào),以提高老檔案拍攝的速度,避免丟失老檔案資料,更加安全、快速。

    7.科學(xué)校對(duì)數(shù)據(jù)

    通過(guò)抽樣的形式檢查數(shù)據(jù)與圖像文件,確保所檢查的內(nèi)容是科學(xué)、準(zhǔn)確的。如果在檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,要及時(shí)準(zhǔn)確記錄,并通知工作人員盡快改正,若全宗合格率低于95%,則驗(yàn)收不能通過(guò)。

    8.刻錄光盤(pán)

    檔案資料必須全部刻錄成光盤(pán),并保存。刻錄光盤(pán)時(shí),圖像信息必須是完整的??啼浗Y(jié)束后,工作人員要對(duì)其完整性進(jìn)行檢查,保證質(zhì)量達(dá)標(biāo)。對(duì)于合格的光盤(pán)內(nèi)容,通過(guò)只讀光盤(pán)復(fù)制兩份,分別選取不同地點(diǎn)保存。

    9.公開(kāi)查詢、利用檔案

    過(guò)去不動(dòng)產(chǎn)檔案資料在利用時(shí)雜亂無(wú)序,加之傳統(tǒng)管理理念的影響,檔案管理人員只關(guān)注檔案保管,對(duì)檔案利用重視不足。為此,在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢時(shí),常因各種因素限制而影響其利用率。隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用,建立不動(dòng)產(chǎn)查詢系統(tǒng),其中可設(shè)置查詢不動(dòng)產(chǎn)的功能,從查詢的受理、內(nèi)容、目的和證明出具等環(huán)節(jié)入手,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí),要科學(xué)分配前臺(tái)、后臺(tái)應(yīng)實(shí)現(xiàn)的功能,高效利用檔案信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行自動(dòng)化檢索、不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)化變更、自動(dòng)化編目和匯總以及打印不動(dòng)產(chǎn)檔案。如此,能夠極大提高檔案管理人員的工作效率,也有助于社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)。

    四、數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理應(yīng)用中的具體策略

    1.提高數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重視程度

    在當(dāng)前社會(huì)背景下,不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是形勢(shì)使然,數(shù)字化技術(shù)手段的應(yīng)用能夠?qū)崟r(shí)更新不動(dòng)產(chǎn)檔案資料,同時(shí),檢索系統(tǒng)也能夠?yàn)闄n案信息的查閱提供便利。以往單一的不動(dòng)產(chǎn)檔案形式已經(jīng)消失,不再出現(xiàn)檔案受損情況。檔案數(shù)據(jù)得到了科學(xué)有效的整理與歸類(lèi),能夠使不動(dòng)產(chǎn)檔案更加完整,更具有權(quán)威性,明顯提高了不動(dòng)產(chǎn)檔案的作用和價(jià)值。為此,作為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員,或是提供原始資料并隨時(shí)查閱檔案的客戶,都應(yīng)提高對(duì)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重視程度,認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中產(chǎn)生的積極作用,對(duì)數(shù)字化技術(shù)產(chǎn)生的成果進(jìn)行共享。數(shù)字化技術(shù)讓不動(dòng)產(chǎn)檔案管理發(fā)生了諸多變化,應(yīng)強(qiáng)化教育引領(lǐng),推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理良好發(fā)展。

    2.構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)

    為使不動(dòng)產(chǎn)檔案原始資料得到豐富和優(yōu)化,提高檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,就必須對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理,通過(guò)數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中。檔案管理人員要對(duì)數(shù)字化技術(shù)熟練應(yīng)用,優(yōu)化工作方法,在確保檔案資料完整的情況下,保證檔案內(nèi)容更加形象與直觀,為檔案的歸檔管理與查詢利用提供便利。提高對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理軟件的升級(jí)創(chuàng)新,緊跟時(shí)代發(fā)展需要,積極推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè),建立檔案查詢檢索系統(tǒng),快速便捷地對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行查詢,使客戶的實(shí)際需要得到滿足。同時(shí),建立統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)體系,將數(shù)字化檔案的內(nèi)在優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái),切實(shí)提高不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化水平。

    3.強(qiáng)化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

    要正確認(rèn)識(shí)和重視數(shù)字化技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)作用,挖掘數(shù)字化技術(shù)的價(jià)值,使其在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中發(fā)揮出最大的作用,開(kāi)發(fā)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的隱藏功能。對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理而言,高素質(zhì)、高水平的管理隊(duì)伍是十分重要和關(guān)鍵的,只有強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與能力,提升其理論聯(lián)系實(shí)踐的能力,才能夠使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理達(dá)到良好的效果。為此,要提高對(duì)檔案管理人員數(shù)字化培訓(xùn)的重視程度,通過(guò)開(kāi)展科學(xué)化、針對(duì)性的教育培訓(xùn),使檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力得到提高,將業(yè)務(wù)能力與數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來(lái),讓數(shù)字化技術(shù)能夠深入檔案管理人員的頭腦中,只有這樣才可以真正提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的整體效果,優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

    4.加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的開(kāi)發(fā)研究

    如今,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展,不動(dòng)產(chǎn)檔案管理也逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化發(fā)展,過(guò)去的管理方法已經(jīng)不能與當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需要相適應(yīng),為此,必須要積極優(yōu)化和探索新技術(shù),強(qiáng)化管理服務(wù)水平,讓管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。積極建立數(shù)字化課題研究中心,培養(yǎng)科研人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的研究意識(shí),開(kāi)發(fā)新技術(shù)、新手段。數(shù)字化的掌握也不是短時(shí)間內(nèi)就可以實(shí)現(xiàn)的,應(yīng)刻苦鉆研、積極探索,在不斷探索實(shí)踐中豐富和優(yōu)化數(shù)字化技術(shù)。將數(shù)字化技術(shù)的研究放在重點(diǎn)工作位置上,將挖掘和發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)檔案的最大功效作為最終目標(biāo),盡可能避免不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的不足,真正科學(xué)管控檔案,讓不動(dòng)產(chǎn)檔案更具利用價(jià)值。

    5.建立信息共享平臺(tái)

    在利用不動(dòng)產(chǎn)檔案信息時(shí),要依據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的具體特點(diǎn)和需要,發(fā)揮數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)優(yōu)勢(shì),建立科學(xué)有效的信息共享平臺(tái),以使不同需求下的檔案信息利用得到滿足。在對(duì)信息共享平臺(tái)建立時(shí),要發(fā)揮各部門(mén)聯(lián)合作用,打破不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理與信息資源上各部門(mén)間的壁壘,實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的聯(lián)動(dòng)共享信息。同時(shí),提高檔案信息的安全性,網(wǎng)絡(luò)具有一定的隱匿性,檔案信息在利用時(shí)也會(huì)面臨一定的安全風(fēng)險(xiǎn),為此,在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中,還應(yīng)建立完善的安全系統(tǒng),保證檔案信息真實(shí)安全,避免檔案信息泄露或丟失,對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的利用產(chǎn)生不利影響。

    五、結(jié)束語(yǔ)

    總而言之,如今已經(jīng)進(jìn)入信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代,數(shù)字化技術(shù)得到廣泛、良好的應(yīng)用。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門(mén)也開(kāi)始積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段,并在這一技術(shù)的輔助下實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展與變革。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展需要,明確網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案發(fā)展與管理的特點(diǎn),發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,讓不動(dòng)產(chǎn)檔案管理更加高效、規(guī)范和安全,滿足不同用戶的實(shí)際需求,有效保護(hù)主體權(quán)益,使我國(guó)的產(chǎn)權(quán)管理水平得到提升。

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    (作者單位:凌源市不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)中心)

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